合并郵件發(fā)放函證講解資料

1、第二章郵件合并基本情況介紹4郵件合并的用途：什么是“郵件合并”呢？為什么要在“合并” 前加上“郵件”一詞呢？其實“郵件合并”這個名稱最初是在批 量處理“郵件文檔”時提出的。如何處理郵件？計算機的方法就是復(fù)制粘貼。適用的情況為：有一部分固定內(nèi)容的模版，其中一部分的項目是需要變動的 情況下。也就是說，可以批量處理數(shù)據(jù)的更改情況下的資料 生成。斗具體地說就是在郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料（數(shù)據(jù)源：如Excel表、Access 數(shù)據(jù)表等），從而批量生成需要的郵件文檔，因此大大提高 工作的效率，“郵件合并”因此而得名顯然，“郵件合并”功能除 了可以批量處理信函、信封等

2、與郵件相關(guān)的文檔外，在我們 實際工作主要應(yīng)用范圍為：批量生成報告，以及批量生成企 業(yè)函證，以及在固定模版情況下的意見書等有廣泛的應(yīng)用。斗Word2002以上的版本中新增了“郵件合并”任務(wù)窗格式的“郵 件合并向?qū)А?，這讓我們在使用“郵件合并”操作時更加方便和 容易。實現(xiàn)合并郵件的步驟：（一）建立主文檔 （一個對于是否使用以及在使用中如何組織 數(shù)據(jù)的一個思考過程）“主文檔”就是前面提到的固定不變的主體內(nèi)容，比如信封中的落 款、信函中的對每個收信人都不變的內(nèi)容等。 使用郵件合并之前先建 立主文檔， 是一個很好的習(xí)慣。 一方面可以考查預(yù)計中的工作是否適 合使用郵件合并， 另一方面是主文檔的建立， 為數(shù)

3、據(jù)源的建立或選擇 提供了標準和思路。（二）準備好數(shù)據(jù)源 （如何取得數(shù)據(jù)源？） 數(shù)據(jù)源就是前面提到的含有標題行的數(shù)據(jù)記錄表， 其中包含著相 關(guān)的字段和記錄內(nèi)容。數(shù)據(jù)源表格可以是 Word 、Excel 、Access 或 Outlook 中的聯(lián)系人記錄表。在實際工作中，數(shù)據(jù)源通常是現(xiàn)成存在的， 在這種情況下，你直 接拿過來使用就可以了，而不必重新制作。也就是說，在準備自己建 立之前要先考查一下，是否有現(xiàn)成的可用。如果沒有現(xiàn)成的則要根據(jù)主文檔對數(shù)據(jù)源的要求建立， 根據(jù)你的 習(xí)慣使用 Word 、Excel 、Access 都可以，實際工作時，常常使用 Excel 制作。（三）把數(shù)據(jù)源合并到主文檔中

4、 （文檔與數(shù)據(jù)源的連接問題） 前面兩件事情都做好之后， 就可以將數(shù)據(jù)源中的相應(yīng)字段合并到 主文檔的固定內(nèi)容之中了， 表格中的記錄行數(shù)， 決定著主文件生成的 份數(shù)。整個合并操作過程將利用“郵件合并向?qū)А边M行，使用非常輕松 容易。這是郵件合并的最基本步驟，理解郵件合并主要還是一個對于問 題的思考過程，而郵件合并這個功能的設(shè)置主要解決的是計算機處理 問題，其中如何組織數(shù)據(jù)需要你進行思考。思考：我們要取得什么樣子的結(jié)果？ 目的 我們目前擁有什么樣子的數(shù)據(jù)？材料 如何使用郵件合并功能？工具 一句話：我們使用什么樣子的工具能夠把材料加工為我們需要的目的文檔？實例講述： 詢證函制作如何使用合并郵件功能制作企

5、業(yè)函證？思考虧：函證是根據(jù)企業(yè)提供的往來情況數(shù)據(jù)，將這部分的數(shù) 據(jù)填列到我們“企業(yè)詢證函”的簡單重復(fù)機械勞動過程，這個過程中主 要是 復(fù)制（Ctrl+c）和粘貼（Ctrl+v ）的重復(fù)使用，有可能使用的 還有切換頁面（Alt + tab），這幾個功能應(yīng)用是最基本的！人在進行這 樣操作過程中出錯的機率很高，因為重復(fù)所以容易亂！我們經(jīng)常使用的制作函證的方法：1、手工填寫。缺點：速度慢，準確性差，而且字跡也是一個問題。2、復(fù)制、粘貼。優(yōu)點：比手工的要快，字跡工整。缺點：準確 性還是存在問題，重復(fù)勞動多。這樣的情況下，就需要進行使用合并郵件功能！在審計過程中，我們能夠得到的有 科目余額表和往來帳款明細

6、 表，有了這些就可以是制作往來的函證了。第d步 將取得的資料加工為需要的格式，這個可以使用的方法很多，在對于數(shù)據(jù)的處理過程中會講述，主要的使用方法就是一些基本 的應(yīng)用。函證繍號1單位若稱|貴公司欠久貴公司H1-1-6二海華普發(fā)動機有眼腔司1,5731 16H1-1-T沈陽東四環(huán)離舍器有限£司915.46H1-1-8丸連丈機肓豐發(fā)動機廠796?2E3.58H1-1-9大達電鋌有恨公司3,593,249.26H1-1-1C遼陽光汽年集團艇份有限公司1,555,310H1-1-11潼源鴻翁曲軸制迭有限公司250,554.23H1-1-12I二肓伊頓喪遙n有p艮公司IjSMfiISM展春市一

7、汽裝備枝術(shù)開叢需譴有限公司（市境部一禱廠訓(xùn)邸如?H1-1-14吉林大華機秋制造有限公旬4,413,746.95Hl-1-15檜春一汽四環(huán)汽車制品有限公司底盤零件廠1,390.291DD-4rl長春一汽四環(huán)汽年制品有卩艮去司底盤尋件廠二特1,470,51679DD-4-2悵春一肓四環(huán)集團有限公司辛橋部件廠1二鑄）74LP2726CC-1-7保定隆達鋁業(yè)有限公旬17,21 ?315427OC-l-8河北立口有色金集團有限公司13,35,54032DC-1-91吉林書東豐扶會金有很癥司911,848.72圖表1改造為這樣的格式在處理的過程中就比較清晰，可以一目了然 第（2步對往來函證的模板進行處理，

8、思考需要通過郵件合并功能 取得的數(shù)據(jù)為那些:企業(yè)詢證函函證編號:本公可聘請的申端華恆信會計師事務(wù)所有限公司正在對本公司會計報表進 行審計，按照中團注冊會計師執(zhí)業(yè)淮則的要求，應(yīng)當(dāng)詢證本公司與貴公司的往來 賬項等事項。下列數(shù)據(jù)出自本公可賬簿記錄（截止到2D%年12月31日），如與 貴公閔記錄相苻，請在本函杠回復(fù)意見”欄和“并簽章證明，如有不符，請 在更復(fù)奪見”欄填入正確數(shù)字并說明正確原因?；睾堉苯渝笾林卸巳A煩倍會 計卿事務(wù)所有限公旬Q ffffffff地址；北京市西城區(qū)金融大街3$號圍際企業(yè)大屢A座-郵編；100032 佶真； 010-01123 電話；聯(lián)系人：*L本公訂與貴公司的往來賬項列示如

9、下；羊位：元載止日期肯公司丈丈貪公司備注20恥年敢月劑日圖表2綠色區(qū)域為需要進行從excel文檔中取數(shù)的區(qū)域,對應(yīng)的關(guān)系為：函證編號=函證編號單位名稱=致貴公司欠=貴公司欠欠貴公司=欠貴公司上述的關(guān)系在合并郵件中比較重要，需要明確關(guān)系才能實現(xiàn)連接 的準確性，這也是我們使用郵件合并的目的！明確的上述問題，就可以進行下一步了！ ！第（3步進行合并郵件i、顯示合并郵件的工具欄：視圖工具欄合并郵件圖表32、顯示合并郵件的步驟工具欄：工具信函與郵件合并郵件郵件合并” x廚收件人團使用現(xiàn)有列表0從Outlook聯(lián)系人中選擇O鍵入新列表使用現(xiàn)有列表您當(dāng)前的收件人選自：“函證明細表一中的函證數(shù)球圉 選擇另外的

10、列表蟹編輯收件人列表.圖表43、根據(jù)屏幕的提示就可以進行了，前兩步按照默認的情況*使用現(xiàn)有列表A Outlook 聯(lián)系O鍵入新列表使用現(xiàn)有列恚便用來自某立件或數(shù) 和地址.圍 Ma-.選擇就好，進行到第三步驟的時候點擊- - ，就會出現(xiàn)圖表5n- m in -i d w m f rr 巾 -mr " rr% r>-i n w rrt7ITTAift0 n< ftfli i ii n 0 nh jjl KTKo 0 rtai 1 0 5帶件合并測aUu選播收件人d便用現(xiàn)百列表門從Outlook聯(lián);O挺入新捌表蹶現(xiàn)矍用采目某文件取 拓地址.3刪.y編輯收件人圖表6然后選擇數(shù)據(jù)源

11、“函證明細表”由于數(shù)據(jù)源的工作薄可能是多工作表圖表7工作薄，可能出現(xiàn)下面的狀況：這樣情況下，選擇數(shù)據(jù)所在工作表就可以了， word中也提供了 篩選功能，與excel中的相近，可以使用：2d |全部港除(A)確定2£1地址塊問候語HOO20圖表8圖表90郵杵合并收件人簧入合并域要對列恙講廳排序潔單擊相應(yīng)的列標題.要縮小満定某種條件的收件人范團，如某城幣.請 單擊列標題套的箭頭°諸使用復(fù)選框或按翅添加或刪除郵件合并的收件人收件人列表：全選|査找0)|刷新|驗證邊I通過點擊“其他項目”進行相關(guān)的插入完成此步驟的操作以后，就可以點擊進行相關(guān)的預(yù)覽了思考 ：對于數(shù)字的問題，由于在處理

12、的時候有時候數(shù)字的格式并不是我們需要的#,#,#00.00 格式，因此需要進一步對其數(shù)插入：r地址域址) 域邏)：貪公司矢 欠貪公司若要佑收件人信息巨 諸單擊丈檔中的某 再單擊下列的一個IIE F -JJ T如果還未攜寫信函II煤完成信函撰寫之后 一步"攝著筒即I 件人的信函，并可左匹配域豹| 插入0)| 取消 I金數(shù)據(jù)庫域)J電子郵政a苴牠項目旦單位名稱函證騙號貴公司矢疑尢機汽車發(fā)動機廠大連電瓷有限公司遼寧曙光汽車集團股份有限 凌謂鴻左曲釉制造有限公司 一汽伊頓變速箱有限公司 長春市一育裝備技術(shù)開發(fā)制 吉林大華機械制造有限螢司 長春一汽四環(huán)汽車制品右限 長春一汽四環(huán)肓車制品祈良 長

13、春一汽四環(huán)集團有限公司 保定隆達鋁業(yè)有眼公司Hl-l-7937385.4599-.Hl-1-87896285.58tL Ml-l-93593&49. 259.Hi-l'LO1535810.389.HLTT1250554. 2300H1-1-L21624615.04i.Hl-1-13301S836.16工Ml-l-144413745.950.,.；.HLT751390245.909.L.DD-4-1L470516.1r-DD-4-2741627 2ECC-l-T17219154< isi - bll-l-ial - I-:Hl-l-6字格式進行相關(guān)的處理，相關(guān)方法主要涉及域

14、u的問題，打開域的方法為alt +f9,對數(shù)字的地方修改其公式：即添加一個“,# #,#,#.00 ”注意在 “#”后面有一個空格的存在栽止日期mm年月a MERGEFIELD 貴公司處沖 昭坤皿 MERGEFIELD 艾貴公司斯 牡榊粋戕血圖表10關(guān)閉域也是Alt + f9。完成上述上個步驟合并郵件基本完成了， 還有一些對于文件進行整理 的過程。作完之后可以對于文件進行，合并到新文檔的處理，這樣就 可以變成單獨文檔的函證信了。總結(jié)：在合并郵件的過程中遇到的問題不會很多，對于出現(xiàn)的問題可以在網(wǎng)絡(luò)，或者通過詢問，或者看脫機的幫助都可以解決，因此在這 個過程中應(yīng)該步存在技術(shù)問題，主要是一個解決問題的能力，也就是 我們對于word這一個工具的運用的思考，如何正確的思考用最簡單 快捷的方式完成工作才是最重要的，word作為一