接待標(biāo)準(zhǔn)流程

1、1. 目的為規(guī)范公司對(duì)外接待和參觀指導(dǎo)工作，保證接待工作的高效有序進(jìn)行，樹立公司良好形象，保證給來訪公司的領(lǐng)導(dǎo)與客戶提供一個(gè)滿意的接待服務(wù)。2. 適用范圍本制度適用于公司的商務(wù)接待活動(dòng)。3. 職責(zé)3.1 行政管理部作為參觀接待工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)接待工作的安排和管理，擬定 來賓的接待計(jì)劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實(shí)接待任務(wù)，提供后勤保障。3.2 各部門作為來賓接待部門，負(fù)責(zé)配合行政管理部的接待工作，及時(shí)提報(bào)、反饋來訪 信息，協(xié)助擬定接待計(jì)劃，參與來賓接待。4. 參觀接待流程4.1 處理接待信息4.1.1 來賓對(duì)接部門或公司領(lǐng)導(dǎo)獲悉來賓來訪通知后，及時(shí)傳遞信息至行政管理部；如 因時(shí)間緊急，應(yīng)及時(shí)電話通

2、知行政管理部負(fù)責(zé)人。4.1.2 行政管理部及時(shí)與來賓聯(lián)系，全面了解來賓基本情況，包括來賓姓名、性別、職 務(wù)、來訪具體時(shí)間、人數(shù)、航班信息、來訪目的和要求、是否需用車、訂房或其它要求，并 及時(shí)落實(shí)。上述來賓信息由來賓對(duì)接部門聯(lián)系取得的，來賓對(duì)接部門將信息及時(shí)反饋給行政 管理部。4.2 編制接待日程安排表行政管理部根據(jù)來賓的來訪行程編制接待日程安排表，包含日期、時(shí)間、事件、地點(diǎn)等內(nèi)容。4.3 制定接待計(jì)劃行政管理部在全面了解來賓信息的基礎(chǔ)上協(xié)調(diào)來賓對(duì)接部門擬定接待計(jì)劃，排出接待議程，確定接待負(fù)責(zé)人及參與人員，酌情安排接待標(biāo)準(zhǔn)，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.3.1接待標(biāo)準(zhǔn)接待級(jí)別接待對(duì)象住宿標(biāo)準(zhǔn)餐飲標(biāo)準(zhǔn)陪同

3、人員車輛標(biāo)準(zhǔn)娛樂標(biāo)準(zhǔn)VIP接待集團(tuán)BOD員、重要的政府官員五星級(jí)酒店400-600 元午餐：90元/人晚餐：120元/人（不含酒水）GY總經(jīng)理豐田車桂 A A1397800元高級(jí)接待集團(tuán)分公司負(fù)責(zé) 人、合作經(jīng)銷高 級(jí)人員、政府部 門領(lǐng)導(dǎo)、國外技 術(shù)合作人員等四星級(jí)酒店300-400 元午餐：70元/人晚餐：100元/人（不含酒水）GY總經(jīng)理 或行政人 事中心總 監(jiān)風(fēng)行車桂 A JX180600元普通接待經(jīng)銷商業(yè)務(wù)類考察人員、技術(shù)人員、認(rèn)證人員等200-300 元午餐：50元/人晚餐：80元/人（不含酒水）各對(duì)口部門人員風(fēng)行車桂 A JX1804.4 安排接待人員接待計(jì)劃通過公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，行政

4、管理部根據(jù)實(shí)際工作的需要安排接待人員，告知接 待人員相應(yīng)的接待任務(wù)及注意事項(xiàng)。肩負(fù)接待任務(wù)的人員必須嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)整個(gè)接待過 程。一般情況下，來賓沒有離開前，接待人員不宜隨意更改。4.5 傳達(dá)接待信息行政管理部根據(jù)日程安排表通知參加會(huì)晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員、落實(shí)會(huì)晤時(shí)間及場(chǎng)所。4.6 接待前期準(zhǔn)備工作4.6.1 會(huì)議準(zhǔn)備4.6.1.1 會(huì)前聯(lián)絡(luò)：確定參加會(huì)議的人員名單，包括會(huì)議的主持人、組織人、與會(huì)人員。 通知參會(huì)人員（包括來賓、公司員工）具體的會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，提醒與會(huì)人員按照日程表安 排準(zhǔn)時(shí)參加。4.6.1.2 會(huì)議室選擇：中小型會(huì)議（20人以下）首選第三會(huì)議室，其次為第二會(huì)議室; 人數(shù)超過2

5、0人，則選擇六樓培訓(xùn)室。4.6.1.3 會(huì)議室布置：（1）桌椅擺放：根據(jù)會(huì)議類型、性質(zhì)、人數(shù)，結(jié)合會(huì)議室具體情況安排會(huì)場(chǎng)布局，主客桌要安排恰當(dāng)，會(huì)議用桌要平整，無污垢，無破損，椅子要趕緊整潔，椅子左右距離合適，桌椅各成直線。如與會(huì)人數(shù)較多，需提前準(zhǔn)備好椅子，在會(huì)議室根據(jù)來賓的數(shù)量進(jìn)行準(zhǔn)備，要求擺放前后排插孔擺放。（ 2）桌牌：根據(jù)與會(huì)人員名單提前將桌牌打好，并確認(rèn)擺放位置。（ 3）鮮花：根據(jù)來訪客戶的級(jí)別而定，提前3 小時(shí)準(zhǔn)備到位，鮮花需根據(jù)要求擺放到講臺(tái)上。（ 4）電器設(shè)備：包括電腦、投影儀、翻閱/ 激光筆、白板、移動(dòng)音箱、固定音箱、話筒，按規(guī)定位置擺放，確保物品干凈整潔，無破損，能夠正常使

6、用。投影儀正確擺放，確保投影儀不歪斜，對(duì)正投影幕，應(yīng)提前1 小時(shí)調(diào)試完畢；音箱整齊擺放在墻角處，提前調(diào)試好音量及效果，放在會(huì)場(chǎng)靠邊適當(dāng)位置或墻角處；各種設(shè)備都有備用會(huì)前，五分鐘檢查設(shè)備設(shè)施是否能夠正常使用。（ 5）白板筆、白板刷、復(fù)印紙：白板筆（黑、藍(lán)、紅各兩支）需提前備齊放在指定位置并檢查是否有墨，復(fù)印紙準(zhǔn)備一包放在指定位置。（ 6）茶水、點(diǎn)心準(zhǔn)備：確定點(diǎn)心、水果品種、數(shù)量及費(fèi)用，提前一天完成購買；會(huì)議前1 個(gè)小時(shí)，將點(diǎn)心、水果（洗凈）放在托盤上放置在指定位置；準(zhǔn)備好放果皮的托盤和紙巾，放于指定位置；將茶水杯或礦泉水?dāng)[放會(huì)議桌的所定位置（通常夏季擺放礦泉水，春秋冬三級(jí)擺放茶水） ；會(huì)前 5

7、分鐘泡好茶水、咖啡并擺放好。（ 7）空調(diào)：夏天將空調(diào)提前30 分鐘打開，保持室內(nèi)涼爽。（ 8）會(huì)議室衛(wèi)生：保潔員在會(huì)議前1 個(gè)小時(shí)做好桌子、椅子、地面、窗簾等衛(wèi)生情況，各個(gè)地方都要打掃到位，保證會(huì)議室內(nèi)外無異味、無雜物。（ .6.1.4 會(huì)議資料準(zhǔn)備：行政管理部落實(shí)會(huì)議需要匯報(bào)材料，演示材料，并于會(huì)議前半個(gè)小時(shí)按照客人的數(shù)量提前準(zhǔn)備好宣傳資料并擺放整齊。1.1.2 參觀準(zhǔn)備工作1.1.2.1 指定參觀方案：來賓來訪前一周制定參觀路線方案，明確參觀路線、解說人、準(zhǔn)備好解說詞。1.1.2.2 參觀用品準(zhǔn)備：行政管理部根據(jù)來賓信息準(zhǔn)備橫幅，歡迎牌，指示牌；在一樓迎賓前臺(tái)擺放2個(gè)鞋套機(jī)，根據(jù)客人數(shù)量在

8、四樓第一會(huì)議室準(zhǔn)備白大褂、鞋子、帽子、口罩，白大褂紐扣全部打開，衣服必須疊放整齊；鞋套機(jī)需提前檢查，如遇人多，鞋套機(jī)不夠用時(shí)需有協(xié)助人員發(fā)鞋套。1.1.2.3 注意事項(xiàng)提醒：在公司各個(gè)顯眼的地點(diǎn)張貼注意事項(xiàng)。1.1.2.5 檢查及演練：在來賓到達(dá)的前一天進(jìn)行一次參觀演練，確保一切準(zhǔn)備工作已落實(shí)到位。1.1.3 住宿安排如來賓需要公司安排住宿的，則由行政管理部行政助理按規(guī)格要求預(yù)訂酒店，并事先到酒店考察是否符合要求，明確付款方、付款方式并預(yù)付定金；預(yù)訂成功后，把確認(rèn)函信息提前告知客人；如有需要，為來賓辦理入住、退房手續(xù)；在來賓住宿期間，根據(jù)來賓要求與酒店進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。1.1.4 車輛安排1.1.

9、4.1 接/ 送機(jī)（ 1）確定接/ 送機(jī)司機(jī)、車輛安排、接/ 送機(jī)人。（ 2）物品準(zhǔn)備：接機(jī)牌（中英文版本）、日程安排表（中英文版本） 、南寧市地圖。（ 3）需在地圖上標(biāo)出訪問時(shí)所要到達(dá)的地點(diǎn)。（ 4）接待負(fù)責(zé)人將來賓的基本信息情況、航班信息、住宿信息以書面形式告知負(fù)責(zé)接/送機(jī)司機(jī)。司機(jī)在收到接/ 送機(jī)用車任務(wù)后，按照要求接送。（ 6）如無法安排車輛的應(yīng)通知來賓并告之坐車方式，特別是飛機(jī)的，可通知其坐機(jī)場(chǎng)高速專線或打出租車。1.1.4.2 訪問期間的用車安排：確定司機(jī)、車輛安排及用車時(shí)間點(diǎn)，并將信息告知司機(jī)。司機(jī)接受用車任務(wù)后，按要求接送。1.1.5 餐飲娛樂安排1.1.5.1 確認(rèn)餐飲娛樂項(xiàng)

10、目負(fù)責(zé)人，由餐飲娛樂項(xiàng)目負(fù)責(zé)人預(yù)訂餐館、娛樂場(chǎng)所，交付定金。在預(yù)訂前應(yīng)對(duì)餐館/ 娛樂場(chǎng)所的位置、交通、特色、價(jià)格等方面進(jìn)行考察。1.1.5.2 據(jù)來賓情況，酌情安排用餐標(biāo)準(zhǔn)、酒水，與餐館方確認(rèn)菜譜（菜譜重需有一兩道菜是根據(jù)客人口味安排的） 。1.1.5.3 確定宴請(qǐng)時(shí)間、地點(diǎn)、出席者名單、座位安排。1.1.5.4 根據(jù)出席者的職務(wù)安排好座位，必要時(shí)需制作臺(tái)卡；1.1.5.5 向宴請(qǐng)出席者發(fā)布具體通知，包括宴請(qǐng)的時(shí)間、地點(diǎn)、出席人物、車輛安排等。1.1.5.6 就餐過程中，接待人員可以適當(dāng)?shù)貛?dòng)氣氛，促進(jìn)雙方的感情交流（注意事項(xiàng)：接待人員本人不要喝酒過度，結(jié)帳不要當(dāng)來客面，出外結(jié)帳） 。1.1.

11、6 旅游1.1.6.1 根據(jù)來賓的需求，制定旅游計(jì)劃。4.6.6.2 提前確認(rèn)旅行社；1.1.6.3 確定旅游路線以及景點(diǎn)安排；1.1.6.4 確認(rèn)旅游用車，車牌號(hào)，座位等信息；1.1.6.5 聯(lián)系好餐館，保證旅游期間的用餐。1.1.6.6 提醒客人注意自己的貴重物品并根據(jù)天氣的變化情況提醒客人增減衣物；1.1.6.7 備好小藥箱，外出旅游時(shí)需要準(zhǔn)備好放在車上1.1.7 其他1.1.7.1 橫幅、歡迎牌、指示牌：確定橫幅、歡迎牌、指示牌的內(nèi)容，交由領(lǐng)導(dǎo)審核，通過審核后及時(shí)聯(lián)系制作，于接待前一天與制作方交接完畢。1.1.7.2 禮品：制定禮品標(biāo)準(zhǔn)，呈公司領(lǐng)導(dǎo)審批，領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行購買，并包裝好。1

12、.1.7.3 攝影：確定攝影負(fù)責(zé)人，攝影地點(diǎn)、座位安排及攝影時(shí)間；1.1.7.4 檢查全廠衛(wèi)生：通知各個(gè)部門整理好各自的區(qū)域衛(wèi)生。1.1.7.5 宣傳欄：提前兩天完成二樓、三樓宣傳欄的更新。1.1.7.6 轉(zhuǎn)賬 / 現(xiàn)金預(yù)支：接待過程中需要支出費(fèi)用的，各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制定費(fèi)用預(yù)算，填寫現(xiàn)金預(yù)支單或用款申請(qǐng)單 ，經(jīng)總經(jīng)理審批后，持表單到財(cái)務(wù)部預(yù)支。4.7 接待準(zhǔn)備工作前期確認(rèn)來賓到達(dá)的前一天，對(duì)各項(xiàng)接待準(zhǔn)備工作進(jìn)行前期確認(rèn)，確保每一項(xiàng)準(zhǔn)備都落實(shí)到位。4.8 正式接待4.8.1 接機(jī)4.8.2 司機(jī)、接機(jī)人提前半個(gè)小時(shí)到達(dá)機(jī)場(chǎng)，持接機(jī)牌在出口住等候來賓。4.8.3 司機(jī)、接機(jī)人接到來賓后，幫來賓提行李

13、，引導(dǎo)來賓上車。4.8.4 詢問來賓行程是否有變化，及時(shí)調(diào)整車輛安排。根據(jù)來賓要求，將來賓送至下榻酒店或直接送到公司。4.8.5 工廠參觀指導(dǎo)4.8.5.1 行政管理部安全組根據(jù)來訪時(shí)間，提前半個(gè)小時(shí)15分鐘設(shè)立形象崗，在一樓迎賓前臺(tái)擺放2 個(gè)鞋套機(jī)，擺放好水牌。4.8.5.2 參觀組負(fù)責(zé)人于來賓到達(dá)前半個(gè)小時(shí)，根據(jù)來訪者數(shù)量，準(zhǔn)備好的白大褂、帽子、口罩等整齊擺放在四樓第一會(huì)議室的會(huì)議桌上。4.8.5.3 來賓到達(dá)前半個(gè)小時(shí)，開放會(huì)議室空調(diào)，會(huì)議室一切準(zhǔn)備工作已就緒。4.8.5.4 來賓快到達(dá)廠區(qū)時(shí)，接待負(fù)責(zé)人應(yīng)組織參與陪同人員在廠區(qū)大門口站立迎接以示禮貌。接待負(fù)責(zé)人及陪同人員應(yīng)衣著得體，精神

14、煥發(fā)，佩戴工作牌。4.8.1.5 來賓到達(dá)公司后，接待負(fù)責(zé)人引領(lǐng)來賓到指定會(huì)議室就坐。4.8.5.6 來賓入座 5分鐘內(nèi)，為來賓斟茶。4.8.5.7 會(huì)議期間，接待人員應(yīng)做到：（ 1）會(huì)議進(jìn)行期間，每隔 40 分鐘續(xù)水、咖啡一次；（ 2）會(huì)議期間及時(shí)提供服務(wù)，如臨時(shí)資料的準(zhǔn)備、復(fù)印、打印等，如有事需要離開，必須找人替崗，保證會(huì)議有人值班；（ 3）會(huì)議期間，做好保潔工作，盡快整理補(bǔ)充和更換各種用品，保持臺(tái)面整潔；（ 4）為客人指示洗手間和吸煙區(qū)方向。（ .8.1.8 按接待計(jì)劃，需要安排相關(guān)人員與來賓進(jìn)行技術(shù)交流的，由接待負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)代理相關(guān)人員與來賓進(jìn)行技術(shù)交流，安排人員做好技術(shù)交流會(huì)議記錄。（

15、 .8.1.9 來賓要求參觀廠區(qū)的，接待人員告知來賓參觀注意事項(xiàng)，并將來賓指引至第一會(huì)議室穿大白褂、戴帽子，然后解說人員按事先安排的路線帶領(lǐng)來賓參觀。參觀結(jié)束后，第一會(huì)議室負(fù)責(zé)人要收拾好白大褂、帽子，并放回原處。4.8.2 就餐安排4.8.2.1 午餐訂餐：負(fù)責(zé)餐飲的接待人員確認(rèn)來賓是在餐館就餐還是叫外賣。（ 1）餐館就餐：按照接待計(jì)劃安排向宴請(qǐng)出席者發(fā)布具體通知。（ 2）叫外賣：負(fù)責(zé)餐飲的接待人員根據(jù)就餐人員數(shù)量和要求，電話叫外賣，要求外賣方于 12:00 前送到公司四樓，并提供發(fā)票。外賣送到后，按指定位置擺放好，同時(shí)放上紙巾，就餐完畢負(fù)責(zé)餐后清潔。4.9 送別4.9.1 來賓離開前，接待人員將已經(jīng)準(zhǔn)備好的禮品及照片送給來賓。4.9.2 來賓參觀視察完畢無需安排宴請(qǐng)的，接待負(fù)責(zé)人及配套人員應(yīng)與來賓握手，送來賓上車并送來賓離廠。4.9.3 由公司安排司機(jī)、送機(jī)人、車輛從公司或酒店送來賓到機(jī)場(chǎng)