工程監(jiān)理資料歸檔規(guī)定

1、工程監(jiān)理資料歸檔規(guī)定1、編制目的建設(shè)項目檔案管理是工程管理的重要內(nèi)容。將工程監(jiān)理過程中所形成的文件(含電子文件）按照有關(guān)規(guī)定及要求，進行規(guī)范化、標準化管理，并實現(xiàn)計算機存儲檢索、網(wǎng)絡(luò)運行之功能,更好地為電力工程監(jiān)理和各項工作服務(wù)，特制定本規(guī)定。2、編制依據(jù)2.1 GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求2。2 GB50319建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范2。3 GB/T50328建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范2。4 DA/T28國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范2。5GB/T18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范3、適用范圍及說明本規(guī)定適用于公司所承攬的火力發(fā)電廠工程、110kV以上輸變電工程、房屋建

2、筑及市政建設(shè)工程所形成的監(jiān)理資料的整理及歸檔.本規(guī)定只對公司工程監(jiān)理檔案（第6大類）資料的整理和歸檔進行了規(guī)定，不適用于其他類別資料的整理和歸檔。4、職責(zé)4。1經(jīng)營部負責(zé)將合同文件及時交檔案室整理、立卷和歸檔.4。2各工程項目監(jiān)理部負責(zé)工程監(jiān)理歸檔資料的整理立卷、編目、歸檔移交.4。3質(zhì)量安全部負責(zé)工程監(jiān)理檔案的驗收、保管、借閱等管理。5、工程監(jiān)理資料整理、歸檔要求5.1總體要求5。1。1部門負責(zé)人（總監(jiān)）應(yīng)指定專人負責(zé)組織工程監(jiān)理檔案的整理立卷、編目、歸檔移交工作，工程監(jiān)理檔案應(yīng)在工程達標驗收后1個月內(nèi)向公司質(zhì)量安全部全部移交。5。1.2檔案移交時同步移交紙質(zhì)的監(jiān)理歸檔文件總目錄(20806

3、-N01）一份、卷內(nèi)目錄（附錄B)2份（一份在卷內(nèi)、一份在總目錄后）放在總目錄后的卷內(nèi)目錄右下角應(yīng)編寫頁碼，并將頁碼標注在總目錄的備注欄內(nèi)。5.1。3所有紙質(zhì)歸檔文件在檔案移交時同步歸檔電子文件或掃描件，具體移交范圍按工程監(jiān)理資料檔案的組卷、分類及保管期限一覽表（附錄A）執(zhí)行。5.2紙制文字性歸檔文件的質(zhì)量要求5。2。1歸檔的工程監(jiān)理文件應(yīng)為原件.5。2.2監(jiān)理文件的內(nèi)容及其深度必須符合建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范的要求。5.2.3工程文件的內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符合。5。2.4工程文件載體應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如:碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆

4、、復(fù)寫紙、鉛筆等。5.2.5歸檔文件應(yīng)字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。5.2。6文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4（297mm210mm)。5。2。7文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。5。3電子檔案的歸檔要求5.3.1電子檔案的歸檔載體形式為光盤.光盤使用公司統(tǒng)一購置的檔案專用光盤，刻錄、移交均為一式兩份，以確保數(shù)據(jù)安全。5。3。2電子檔案歸檔范圍包括:a）資料目錄。包括監(jiān)理歸檔文件總目錄（電子版）、歸檔資料電子版目錄,格式要求為EXECL格式;歸檔資料電子版目錄（EXECL格式)格式如下：歸檔資料電子版目錄（EXECL格式）柜號檔號卷內(nèi)目錄序號責(zé)任者案卷（文件)

5、題名025-650-0011XXXXXXXXX注：除“柜號項不填外，其他項目由監(jiān)理部填寫完整。b)監(jiān)理策劃文件,包括：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、安全監(jiān)理工作方案等監(jiān)理作業(yè)文件；c)監(jiān)理報告及記錄文件，包括:工程質(zhì)量評估報告、監(jiān)理工作總結(jié)，專業(yè)、階段、專題性報告，監(jiān)檢匯報等由計算機產(chǎn)生的有關(guān)歸檔監(jiān)理文件和資料；d)工程影像資料文件.歸檔要求見5。4。e)紙質(zhì)檔案電子掃描件.歸檔要求見5。5。5.3。3電子文件檔案檔號按工程監(jiān)理資料檔案的組卷、分類及保管期限一覽表(附錄A）制定,并按以下要求進行組卷:5。3。3.1電子文件檔案按一級目錄（類目名稱)進行組卷，檔號省略三級分類號。如“025號”項目的電子文

6、件檔案第一卷檔號為“02566001”，檔號標記在光盤包裝盒上。5。3。3。2光盤內(nèi)檔案資料逐級建立文件夾，一級文件夾名由項目編號和工程監(jiān)理資料檔案的組卷、分類及保管期限一覽表(附錄A）中“工程監(jiān)理電子檔案”類目下所列的“歸檔范圍名稱”組成,例如“025號項目“監(jiān)理策劃文件”電子文件檔案文件夾名為“025-監(jiān)理策劃文件”。若同類文件占用空間過大,需存儲在不同光盤上的,可將該類文件分若干文件夾存儲，文件夾名按先后順序編制流水號，例如“025號項目“紙質(zhì)檔案電子掃描件”分為若干文件夾存儲在不同光盤上，各文件夾名依次為“025紙質(zhì)檔案電子掃描件（1）”、“025紙質(zhì)檔案電子掃描件（2)”等。二級文件

7、夾建立規(guī)則為：a)“資料目錄”文件夾可不建立二級文件夾。b）“監(jiān)理策劃文件、“監(jiān)理報告及記錄”文件夾中二級文件夾按電子文件對應(yīng)的紙質(zhì)歸檔資料卷冊建立,每一卷建立一個文件夾，文件夾名為對應(yīng)紙質(zhì)檔案的“檔號+案卷題名。c）“工程影像資料”文件夾中各級文件夾以公司工程影像資料管理規(guī)定要求建立。d）“紙質(zhì)檔案電子掃描件文件夾中按對應(yīng)的紙質(zhì)歸檔資料分類號建立文件夾。例如“025號”項目“汽機專業(yè)工程質(zhì)量檢驗記錄”資料二級文件夾名為“025633”。5。3。3。3光盤內(nèi)存儲的內(nèi)容應(yīng)按一級文件夾名列出目錄，一級文件夾內(nèi)應(yīng)附該文件夾內(nèi)電子版目錄(列出一級文件夾內(nèi)包含的下一級文件夾或文件即可，要求為EXECL格

8、式）。5.3。3。4歸檔時應(yīng)隨光盤同時移交6。4.3。3條所列兩級目錄的紙質(zhì)文件.以025號項目為例，一、二級文件夾設(shè)置示例如下：5。4工程影像資料的歸檔要求5。4。1工程監(jiān)理影像資料歸檔范圍包括視屏資料、音頻資料、數(shù)碼照片資料，文件類型要求為電子文件，儲存載體統(tǒng)一要求為光盤。5.4.2內(nèi)容要求：a)能夠反映上級領(lǐng)導(dǎo)及公司領(lǐng)導(dǎo)親臨現(xiàn)場視察指導(dǎo)的內(nèi)容；b）重大會議（有會議標題)的場景；c）全面反映主要旁站監(jiān)理內(nèi)容和工程總體質(zhì)量控制情況;d)隱蔽工程驗收時的質(zhì)量狀況（照片內(nèi)要顯示用黑板標注出的驗收部位、內(nèi)容和時間）；e）反映現(xiàn)場發(fā)生的有關(guān)工程質(zhì)量、安全文明施工的問題及經(jīng)整改后的情況；f）反映現(xiàn)場發(fā)

9、生的重大事件、重大質(zhì)量（安全）事故、重大自然災(zāi)害及其它異常情況和現(xiàn)象（時間、場所、人物、多視角觀察記錄)；g）反映工程階段性重大形象及總體形象。5。4。3影像資料應(yīng)圖像清晰,按專題內(nèi)容進行分類，逐級建立文件夾,按形成時間進行排序，并統(tǒng)一編制影像資料目錄和編號（目錄與照片編號對應(yīng)）.5。4.4歸檔的影像資料文件題名為文件標題的全稱或進行編號（照片編號與目錄編號對應(yīng)）。5。4.5歸檔的影像資料應(yīng)附文字說明,注明文件所反應(yīng)的主要內(nèi)容、地點、人物、背景等簡要說明。5.5紙質(zhì)文件電子掃描件歸檔要求5.5。1電子掃描件歸檔范圍按工程監(jiān)理資料檔案的組卷、分類及保管期限一覽表（附錄A)執(zhí)行。5.5。2電子掃描

10、件按對應(yīng)紙質(zhì)檔案卷冊形成，每一卷形成一個掃描文件，文件名稱為對應(yīng)紙質(zhì)檔案檔案號。案卷文件過多無法掃描形成一個掃描文件的，可分開掃描，文件名依次為02560001（1），025-60001（2)。5.5。3掃描形成的文件按6.3。3。2所要求的二級文件夾進行分類，分別放入相應(yīng)文件夾內(nèi).6、立卷的原則6.1立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律,保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系,便于檔案的保管和利用。 6.2一個監(jiān)理工程由多個單位工程組成時，監(jiān)理歸檔文件應(yīng)分專業(yè)并按單位工程及所含的分部、分項工程組卷.6。3案卷不宜過厚，一般不超過50mm.6。4案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件應(yīng)分別組卷。7、卷內(nèi)文件的排列順

11、序原則7。1按問題的重要程度：重要問題在前,次要問題在后;7。2按文件形成時間的先后順序;7。3按事項、專業(yè)順序排列.同一事項的請示與批復(fù)、主件與附件不能分開,并按正件在前、附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)在前、原件在后；批復(fù)在前、請示在后；結(jié)論在前、依據(jù)在后;文字在前、圖樣在后;譯文在前、原文在后的順序。8、案卷的編目8。1編制卷內(nèi)文件頁碼的原則a）卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號.每卷單獨編號,頁號從“1開始。b）有多份文件裝訂成一冊的,要重新連續(xù)編號碼,且卷內(nèi)目錄中在“頁次”欄應(yīng)標出每份文件的起始頁號，最后一份文件填寫起止頁號.c）頁號編寫位置：單面書寫的文件標在文件的右下角；雙面書寫的文件,標在正面在右

12、下角，背面在左下角.d)印刷成冊的文件資料自成一卷的,卷內(nèi)目錄只列文件名稱、文件號、頁次等，且文件不再重新編寫頁碼.e）卷內(nèi)每份文件材料已編寫頁號的,可不再重新編寫連續(xù)頁號,只在卷內(nèi)目錄中列出各文件材料的件號，且不用填寫頁號，但在最后一份文件的“頁次”欄要填寫本案卷的總頁數(shù)。f)內(nèi)容較少的同類資料按一級目錄（類目名稱)進行組卷，檔號將省略三級分類號。如將025號項目的60類資料組成一卷，該卷檔號應(yīng)為02560001。而卷內(nèi)目錄則應(yīng)列二級目錄(歸檔范圍名稱）。g)案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號,也不進行裝訂.8。2卷內(nèi)目錄編制規(guī)定a）卷內(nèi)目錄表式見附表B.卷內(nèi)目錄應(yīng)注明該卷檔號，卷內(nèi)留

13、一份、總目錄后防一份,另制成電子版的卷內(nèi)目錄交公司質(zhì)量安全部。b）檔號章：一卷分幾冊裝訂或不裝訂的案卷，在每冊（或每份）文件資料的右上角加蓋檔號章（到質(zhì)量安全部領(lǐng)?。?，檔號的內(nèi)容為項目代號案卷分類號案卷流水號；序號按卷內(nèi)目錄文件的順序號,用鋼筆填寫。如：檔號為025650001卷中的第3件資料，其檔號章及序號應(yīng)標注為:檔 號序 )責(zé)任者：填寫文件的直接形成的部門或主要責(zé)任者。有多個責(zé)任者時，選擇兩個主要責(zé)任者,其余用“等代替。d）文件編號:填寫工程文件原有的文號（無原有的文號的可不填寫）.e）文件題名：填寫文件標題的全稱，對無標題的文件，整理歸檔人員可根據(jù)文件內(nèi)容擬定

14、關(guān)鍵詞命名.f）日期:填寫文件形成的日期,格式統(tǒng)一為：XXXX。XX。XX（如2002。01。03）.g）頁次的填寫:執(zhí)行9.1有關(guān)要求。h）卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前(不裝訂).8.3卷內(nèi)備考表的編制規(guī)定：a）卷內(nèi)備考表的式樣見附表C。b)卷內(nèi)備考表主要標明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)(照片張數(shù)），以及立卷單位對案卷情況的說明。c）立卷人:由組卷人簽字或蓋手章；審核人：由總監(jiān)或總監(jiān)代表簽字或蓋手章.d）卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后(不裝訂）.8。4案卷封面的編制規(guī)定:a)案卷封面采用內(nèi)封面形式，其式樣見附表D.b）案卷封面的內(nèi)容包括：檔號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管

15、期限。c）檔號應(yīng)由項目代號、分類號和案卷號組成。d)案卷題名應(yīng)簡明、準確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。e)編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形成單位（項目監(jiān)理機構(gòu))或主要責(zé)任者.F)起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的最早至最晚日期。g)保管期限分為永久、長期、短期三種期限.各類文件的保管期限詳見本辦法的附表C。永久：是指永久保存；長期：是指檔案文件的保存期限等于該工程的使用壽命。短期：是指檔案文件保存515年同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件,該案卷保管期限從長.h）密級分為絕密、機密、秘密三種。我公司的監(jiān)理歸檔文件均為秘密級.8。5卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷內(nèi)封面

16、均采用70g以上白色書定紙制作，幅面統(tǒng)一采用A4幅面.9、案卷的裝訂9.1各項目監(jiān)理機構(gòu)在整理歸檔文件裝訂時，必須首先剔除金屬物，然后采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用;不含金屬物且裝訂成冊的文件資料，可保持原樣不再重新裝訂。9。2已裝訂成冊的文件資料與其它散裝文件資料組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件資料的最后，將其作為一份文件填寫入卷內(nèi)目錄,不必重新編寫頁號,在卷內(nèi)目錄備注及卷內(nèi)文件備考表中，注明總頁數(shù)。10、案卷裝具、脊背要求10。1案卷裝具采用卷盒，且卷盒的外表尺寸為310mm220mm、厚度分別為20、30、40、50mm,卷盒采用無酸紙制作。10。2案卷脊背的內(nèi)容包括檔號

17、、案卷題名、保管期限等.見附表E。11、檔號的編制11。1歸檔資料的檔號由監(jiān)理項目代號、分類號、案卷流水號等三個主要部份組成。 案卷流水號（001999) 三級分類號(09） 二級分類號（09) 一級分類號（0-9） 項目代號 （001999）11。2工程監(jiān)理文件檔案的組卷、分類號及保管期限：見附表C11.3舉例說明 0 0 1 - 6 2 9 - 005 第5卷(XXX監(jiān)理日志） 監(jiān)理日志 邯峰工程附錄A工程監(jiān)理資料檔案的組卷、分類及保管期限一覽表分類號類目名稱（一級目錄）歸 檔 范 圍 名 稱（ 二 級 目 錄 ）原件（紙質(zhì)檔案)掃描件歸檔電子文件歸檔備注是否歸檔保存期限60合同資料監(jiān)理委

18、托合同20年61施工階段監(jiān)理資料611設(shè)計交底與圖紙會審會議紀要、記錄5年卷內(nèi)文件應(yīng)保留會議簽到和會簽頁,分專業(yè)按時間前后順序組卷.612工程變更單、設(shè)計變更、變更設(shè)計、工程洽商報審表（含材料變更、檢驗項目讓步申請）10年分專業(yè)按時間順序組卷。613分包單位資格報審表（含供貨商)、試驗室資格報審表、施工承包單位質(zhì)量、技術(shù)、安全體系報審表/監(jiān)理考察評價報告5年被審查單位的資質(zhì)證書、責(zé)任制等文件不歸檔。614施工組織總設(shè)計，各標段、各專業(yè)施工組織設(shè)計5年615安全作業(yè)指導(dǎo)書審查計劃記錄表/措施(方案）報審表5年措施審查計劃記錄表在前、報審表在后,分專業(yè)組卷，且相互對應(yīng)。616專項作業(yè)指導(dǎo)書(方案）

19、5年分專業(yè)并與審查計劃記錄表相對應(yīng)。62監(jiān)理管理性資料620總監(jiān)理工程師的書面任命資料及人員變更資料、監(jiān)理規(guī)劃及監(jiān)理實施細則；安全監(jiān)理工作方案等5年621監(jiān)理月報5年每月一份的月報歸檔,其它形式或非監(jiān)理單位的月、周報表等均不歸檔。622工程監(jiān)檢報告（質(zhì)量監(jiān)督站）5年工程質(zhì)量評估報告5年623監(jiān)理工作總結(jié)以及專業(yè)（含安全）、階段、專題報告等5年624監(jiān)理協(xié)調(diào)會、專題會會議紀要5年分類并按時間順序組卷；卷內(nèi)文件應(yīng)含會議紀要、會議簽到表和會簽頁。625監(jiān)理工作聯(lián)系單及來往函件5年來往函件：指業(yè)主對監(jiān)理或監(jiān)理部發(fā)出的或施工單位報申的需協(xié)商并要求回復(fù)的函件（施工單位、建設(shè)單位的周、月報及上級下達的文件不

20、歸檔）。626監(jiān)理工程師通知單/回復(fù)單10年卷內(nèi)文件分類分專業(yè)按時序排列，卷內(nèi)目錄應(yīng)注明各類各專業(yè)文件起始時間。627工程創(chuàng)優(yōu)相關(guān)策劃類文件(包括質(zhì)量、安全資料)5年1、紙質(zhì)檔案及掃描件只移交封面、編審批頁及其他無電子版文件.策劃類文件具體內(nèi)容以電子文件移交。2、火電、風(fēng)電項目獲行優(yōu)及以上工程，輸變電項目獲華北網(wǎng)級及以上流動紅旗工程移交,其他工程不移交。629工程項目監(jiān)理日志、監(jiān)理大事記5年監(jiān)理工作日志5年業(yè)主要求監(jiān)理工作日志歸檔時,可不必向公司移交,但應(yīng)在本卷內(nèi)保留移交簽證、歸檔卷冊目錄（姓名、專業(yè)、起止日期、冊數(shù)）。63工程質(zhì)量檢驗記錄及強條實施檢查記錄631土建專業(yè)5年1、電廠、變電站工

21、程驗評資料分標段以單位工程組卷；線路工程分標段以分部工程組卷。各卷內(nèi)容為該單位(分部)工程及所含的分部、分項、檢驗批、隱蔽工程的報驗單/驗收簽證.卷內(nèi)目錄應(yīng)列出該單位工程的分部工程。2、施工單位報審，監(jiān)理審核簽字的強條實施記錄和監(jiān)理單位形成的強條檢查記錄等資料根據(jù)現(xiàn)場實際情況進行組卷：可納入對應(yīng)的分項、分部、單位工程驗評，與驗評共同組卷，也可分專業(yè)按單位工程獨立組卷，按本專業(yè)所有驗評在前、強條資料在后的順序編制案卷流水號.3、若單位工程記錄較少時，可數(shù)個單位工程合并組卷，但卷內(nèi)目錄應(yīng)列該卷單位工程名稱。632鍋爐專業(yè) 5年633汽機專業(yè)5年634電氣專業(yè)5年635熱控專業(yè)5年636焊接專業(yè)5年637輸電專業(yè)（含光纜通信、基礎(chǔ)、桿塔、線路、接地等)5年638項目調(diào)試、試運行驗收簽證、工程竣工預(yù)驗報驗單5年單機試運驗收簽證、調(diào)試報告也入此卷。639工程中間交接驗收簽證、工程移交簽證、竣工報告、達標檢查驗收文件，監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊20年64投資進度控制資料641工程款支付臺帳工程變更費用報審表/工程量變更簽證費用索賠報審表工程竣工結(jié)算審核意見書5年642工程一、二級網(wǎng)絡(luò)計劃,調(diào)整計劃報審表、調(diào)整計劃、實際進度標段劃分工程項目及單位工程的開工報審表工程暫停令/復(fù)工報審表工程階段盤點報告工程最終延期審批表圖紙交付進度計劃設(shè)備交付進度計劃5年組卷順序：分標段、按項