物業(yè)中心管家部業(yè)主檔案管理制度程序

1、WORD格式物業(yè)中心管家部業(yè)主檔案管理制度程序1 目的 為了建立、健全業(yè)主的檔案，以便查閱。2 適用范圍 適用于北京至觀物業(yè)管理有限公司管家部對(duì)業(yè)主檔案數(shù)據(jù) 的收集、整理、歸檔、使用等。3 職責(zé)3.1 管家：負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的收集、整理、更新工作；3.2 管家部：負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的保管、借閱手續(xù)的管理。4 工作內(nèi)容4.1 管家負(fù)責(zé)業(yè)主檔案收集、整理，業(yè)主檔案主要包括4.1.1 業(yè)主入住時(shí)填寫、簽收及簽署的資料； 包括：、業(yè)主資料登記表、浩思家園消防安全協(xié) 議書(shū) 、浩思家園空調(diào)運(yùn)行協(xié)議、物品移交單 、浩思家園物業(yè)管理服務(wù)協(xié) 議 、浩思家園消防安全責(zé)任書(shū) 浩思家園裝修施工消防安全協(xié)議書(shū)浩思家園裝 修管理協(xié)

2、議書(shū)等；4.1.2 業(yè)主繳費(fèi)記錄，包括各種應(yīng)付之押金；4.1.3 業(yè)主資料的補(bǔ)充；4.1.4 緊急聯(lián)絡(luò)人的資料；4.1.5 業(yè)主與項(xiàng)目往來(lái)文件；4.1.6 業(yè)主違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄（包括閉水確認(rèn)單）4.1.7 業(yè)主報(bào)修 / 保修記錄，一式三份，工程部及管家部各留一專業(yè)資料整理份。業(yè)主投訴記錄/ 回訪記錄；4.1.8 業(yè)主單元有關(guān)與二次裝修的記錄檔案。4.1.9 管家依據(jù)所收集的業(yè)主資料編制業(yè)主檔案目錄清單 ，并將此清單粘于檔案盒表面。4.1.10 管家根據(jù)業(yè)主數(shù)據(jù)信息的更新，每日對(duì)業(yè)主檔案進(jìn)行更新，并在業(yè)主檔案目錄清單上做出相應(yīng)調(diào)整。4.2所有業(yè)主資料均屬物業(yè)公司保密文件，收集到的業(yè)主資料由專人

3、負(fù)責(zé)制作和保管，中途制作人發(fā)生變更，雙方應(yīng)履行交接簽字手續(xù)，業(yè)主資料嚴(yán)禁對(duì)外泄漏。4.3管家部主任負(fù)責(zé)督導(dǎo)管家進(jìn)行檔案的收集和整理工作，確保檔案的準(zhǔn)確性、完整性及存檔的及時(shí)性，同時(shí)做到定期檢查資料及檔案的更新及登記情況，確保每一周抽查一次。4.4管家將整理好的業(yè)主檔案分別放進(jìn)維修檔案；入住資料；銷售檔案；裝修檔案等，同時(shí)存入檔案柜，并作相應(yīng)記錄。4.5 業(yè)主檔案的保管和借閱的管理由管家部助理負(fù)責(zé)，涉及業(yè)主 檔案的查閱和借閱時(shí)， 執(zhí) 理制度。（具體流程為：由借閱部門申請(qǐng)人填寫申請(qǐng)，然 后由檔案管理人員將申請(qǐng)?zhí)峤唤o經(jīng)理審核，行物業(yè)公司 檔案管經(jīng)理審核后經(jīng)由項(xiàng)目總經(jīng)理批準(zhǔn)后相關(guān)檔案資料方可借閱使用則上不超過(guò)三天超過(guò)三天管家部要追回，并追究相應(yīng)責(zé)任。）5、記錄記錄名稱 內(nèi)部信息聯(lián)絡(luò)單 業(yè)主檔案目錄清單記錄編號(hào)HSJY