建筑工程有限公司材料采購管理制度

1、【最新資料，Word版）可自由編輯！】XX建筑工程有限公司材料采購管理制度第一章總則第一條目的為加強企業(yè)規(guī)范化管理規(guī)范采購工作保障生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常持續(xù)進行選擇合格的供應商廠家并對采購過程進行嚴格的控制確保供貨商提供的物料滿足施工的規(guī)定要求最大限度的降低成本特制定本制度。第二條適用范圍本辦法適用于公司各項目工程施工材料物料采購時計劃審批的價格之審核、訂購、驗收、付款結(jié)算等除另有規(guī)定外悉以制度處理。第三條職責劃分1、由材料公司全面負責對各工程材料物料的采購工作2、由分公司對項目部計劃單的數(shù)量、要求進行詳細審核把關(guān)3、由工程部對各項目材料的質(zhì)量技術(shù)要求把關(guān)4、由核算中心對該工程材料的數(shù)量、規(guī)格、價

2、格控制把關(guān)。第二章采購計劃審批第一條采購計劃的制定1、各項目部根據(jù)材料采購計劃申報工作流程進行申報2、由分公司根據(jù)材料采購計劃申報工作流程完成審批工作。第二條選擇供應商材料公司根據(jù)審批后的采購計劃選擇合格的供應商進行詢價、議價與相關(guān)部門評選確定后由部門領(lǐng)導審核。1、供應商的選擇需從批準的合格供應商名單中選取若選擇材料物資供應按“材料招標評定程序”進行2、長期報價采購 司應事先選定廠商 第三條價格調(diào)查 1、已核定的物料 本之依據(jù)2、總公司各部門 參考材料公司必須經(jīng)常分析或收集資料作為降低成均有義務協(xié)助提供價格信息以利材料公司比價凡經(jīng)常性使用且使用量較大宗的材料材料公議定長期供應價格。3、已核定之

3、物料采購單價如需上漲或降低應附上書面之原因說明4、采購的數(shù)量或頻率有明顯增加時應要求供應商廠家適當降低單價5、材料公司隨時掌握市場價的浮動數(shù)據(jù)以利于更好的把握市場。第四條詢價、比價和議價1、根據(jù)采購物料的品種、規(guī)格、標準、數(shù)量和交付期的不同采購人員應選擇至少三家符合采購條件的供貨商作為詢價對象2、采購人員根據(jù)過去采購的情況、市場變化情況、以及公司成本預算等情況確定采購目標價格3、在得到供應商的報價信息后采購人員對供應商的報價條件進行品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等方面進行核對以保證供應商可以提供的物料符合公司實際的采購要求并對供應商所報的價格、交付期、售后服務等方面進行分析比較以便選擇條件最優(yōu)的供

4、應商4、供應商提供報價之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r采購人員應送請購部門確認5、專用材料或用品材料公司應會同使用部門共同詢價與議價6、對廠商的報價資料整理后經(jīng)辦人員應深入分析以電話等聯(lián)絡方式向廠商議價。在公司規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)采購人員應與供應商進行磋商以使雙方最終在全部條款上達成一致7、對重大的物資采購無論是技術(shù)、商務談判要保證參加人數(shù)不少于兩人。有關(guān)價格、選型及其他重要的技術(shù)、商務談判要求有兩個以上的部門派人參加。第五條購前核決及權(quán)限采購經(jīng)辦人員與廠商初步溝通并完成詢價后在“訂購匯簽單”上詳細填列以下事項呈報負責材料采購的各部門及公司經(jīng)理核決1、詢價或議價結(jié)果及擬定“訂購廠商”“交貨期限

5、”與“報價有效期限”2、注明與廠商擬定的付款條件3、需與供應廠家簽訂長期合同者采購經(jīng)辦人應以簽呈及擬妥的長期合同書核決權(quán)限按照請購類別和對應的級別逐級呈各部門主管及公司經(jīng)理核決第六條價格復核與市場行情資料提供1、材料公司應調(diào)查主要材料的市場與行情并建立廠商資料作為采購及價格審核的參考2、材料公司應就企業(yè)內(nèi)各公司項目部所提重要材料的項目提供市場行情資料作為材料存量管理及核決價格的參考。第七條訂購作業(yè)采購人員接到經(jīng)核決的“定購單”后應與供應廠商進一步接觸進行正式的質(zhì)量、價格和后續(xù)服務談判。金額較大或批量采購的應到對方生產(chǎn)工廠進行實際考察在充分了解對方的資信程度、供貨能力和現(xiàn)貨品質(zhì)后向?qū)Ψ矫鞔_訂貨意

6、向并送樣報驗未通過報驗的材料不準米購。第八條簽訂采購合同1、在采購作業(yè)所需的全部條款與供應商達成一致后采購人員需填寫正式的采購合同合同需要列明至少下列條款1 供應商資料包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式2 采購物料的詳細描述包括品名、型號、規(guī)格等如有超出標準的特殊要求需特別注明3 訂單所采購的數(shù)量/重量單位包裝數(shù)量/重量包裝件數(shù)4 價格單價合計價合同總額定金或預付款5 交付期分批交付時應明確每批的交付時間和交付數(shù)量6 付款方式7 所需的質(zhì)量證明檢驗單、質(zhì)保單、出廠證明單、化驗報告單等8 質(zhì)量保證條款發(fā)生質(zhì)量問題是進行退換或其他處理方法9 運輸方式和銷售發(fā)票的要求。2、采購單經(jīng)部門經(jīng)理審核后加蓋公

7、司合同公章經(jīng)對方簽章后生效。到供應廠商處現(xiàn)場采購的由授權(quán)代理人簽字對方簽章后生效采購單一式兩份雙方各保存一份。材料公司負責采購合同的傳閱會簽和各部門的存檔。3、采購人員應跟蹤控制材料物料交貨期及時向供應商跟催交貨進度。4、發(fā)貨前要求供應商在“送貨單”上注明“訂購單編號”及“包裝方式”以便驗收確認。5、若屬分批交貨者采購人員應在“訂購單”上注明“分批交貨”以資識別。6、長期訂貨和大額進貨原則上均應通過簽訂買賣合同的辦法進行應與供應商定買賣合同書一式兩份。第一份存行政辦第二份存供應商另需合同復印件四份分別交材料公司、核算中心、財務中心及工程部存檔。第九條緊急訂貨采購人員接到主管經(jīng)理以電話聯(lián)絡的緊急

8、采購案件應立即進行詢價、議價迅速辦理。第十條進度控制及事物聯(lián)系除一般采購作業(yè)方式外材料公司可依材料使用及采購特性選擇下列一種最有利的方式進行采購1、集中計劃采購凡具有共同性的材料須以集中計劃辦理采購較為有利者可核定材料項目通知各請購部門依計劃提出請購材料公司定期集中辦理采購2、長期報價采購凡經(jīng)常性使用且使用量較大宗的材料材料公司應事先選定廠商擬定長期供應價格呈準后通知各請購部門依需要提出請購。第十一條退貨作業(yè)對于檢驗不合格的材料退貨時應開立“材料退貨單”并見附有關(guān)的“材料檢驗報告表”呈主管簽認后憑此異常材料出廠。第三章驗收與付款第一條貨物進廠驗收1、貨物進場供應商交貨時采購人員通知庫管員實際清

9、點件數(shù)或稱重對貨物攜帶的有關(guān)證件進行驗證經(jīng)與采購清單或采購合同內(nèi)容核對相符后簽收倉庫出具入庫單并由庫管員簽章入庫。如發(fā)現(xiàn)不符時即通知材料公司會同處理2、對有專項質(zhì)量要求的材料物資通知工程部派質(zhì)檢員驗收驗收合格后由庫管出具入庫單并由庫管員簽字。第二條付款結(jié)算1、嚴格按照公司報賬工作流程和掛賬工作流程執(zhí)行2、采購款項須按采購合同規(guī)定或采購單所約定的時間由材料公司統(tǒng)一支付3、付款申請由采購人員或被委托采購人員提出申請付款應嚴格按照采購合同要求和項目進度情況進行分清輕重緩急必要時須提交驗收報告、物品入庫單據(jù)和對方發(fā)票申請付款單上應注明預付款、已付款、余款按審批權(quán)限經(jīng)相關(guān)負責人簽字后方可辦理付款手續(xù)4、只有在出現(xiàn)以下情況時才可由采購人員借款或墊款進行直接支付1緊急采購且不能及時辦理財務支付手續(xù)2 在外埠采購且供應商要求立即付款時3 在現(xiàn)場調(diào)試期間急需材料的采購4 1000元以下的零星采購。第三條進度控制及異常處理1、材料公司應特別注意“采購單”注明的到貨時間要求掌握到貨進度2、采購人員發(fā)現(xiàn)供貨方發(fā)貨日期有延誤時應主動與供貨廠商聯(lián)系催交對異常原因及時處理對策匯通相關(guān)職能部門、分公司處理。第四條質(zhì)量評價使用單位應就企業(yè)內(nèi)所使用的材料質(zhì)量予以關(guān)注根據(jù)使用效果對材料質(zhì)量提出評價以利于進一步工作。第四章附則第一