建筑工程有限公司材料采購(gòu)管理制度

1、【最新資料，Word版）可自由編輯！】XX建筑工程有限公司材料采購(gòu)管理制度第一章總則第一條目的為加強(qiáng)企業(yè)規(guī)范化管理規(guī)范采購(gòu)工作保障生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常持續(xù)進(jìn)行選擇合格的供應(yīng)商廠家并對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格的控制確保供貨商提供的物料滿足施工的規(guī)定要求最大限度的降低成本特制定本制度。第二條適用范圍本辦法適用于公司各項(xiàng)目工程施工材料物料采購(gòu)時(shí)計(jì)劃審批的價(jià)格之審核、訂購(gòu)、驗(yàn)收、付款結(jié)算等除另有規(guī)定外悉以制度處理。第三條職責(zé)劃分1、由材料公司全面負(fù)責(zé)對(duì)各工程材料物料的采購(gòu)工作2、由分公司對(duì)項(xiàng)目部計(jì)劃單的數(shù)量、要求進(jìn)行詳細(xì)審核把關(guān)3、由工程部對(duì)各項(xiàng)目材料的質(zhì)量技術(shù)要求把關(guān)4、由核算中心對(duì)該工程材料的數(shù)量、規(guī)格、價(jià)

2、格控制把關(guān)。第二章采購(gòu)計(jì)劃審批第一條采購(gòu)計(jì)劃的制定1、各項(xiàng)目部根據(jù)材料采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)工作流程進(jìn)行申報(bào)2、由分公司根據(jù)材料采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)工作流程完成審批工作。第二條選擇供應(yīng)商材料公司根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、議價(jià)與相關(guān)部門評(píng)選確定后由部門領(lǐng)導(dǎo)審核。1、供應(yīng)商的選擇需從批準(zhǔn)的合格供應(yīng)商名單中選取若選擇材料物資供應(yīng)按“材料招標(biāo)評(píng)定程序”進(jìn)行2、長(zhǎng)期報(bào)價(jià)采購(gòu) 司應(yīng)事先選定廠商 第三條價(jià)格調(diào)查 1、已核定的物料 本之依據(jù)2、總公司各部門 參考材料公司必須經(jīng)常分析或收集資料作為降低成均有義務(wù)協(xié)助提供價(jià)格信息以利材料公司比價(jià)凡經(jīng)常性使用且使用量較大宗的材料材料公議定長(zhǎng)期供應(yīng)價(jià)格。3、已核定之

3、物料采購(gòu)單價(jià)如需上漲或降低應(yīng)附上書面之原因說(shuō)明4、采購(gòu)的數(shù)量或頻率有明顯增加時(shí)應(yīng)要求供應(yīng)商廠家適當(dāng)降低單價(jià)5、材料公司隨時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)的浮動(dòng)數(shù)據(jù)以利于更好的把握市場(chǎng)。第四條詢價(jià)、比價(jià)和議價(jià)1、根據(jù)采購(gòu)物料的品種、規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量和交付期的不同采購(gòu)人員應(yīng)選擇至少三家符合采購(gòu)條件的供貨商作為詢價(jià)對(duì)象2、采購(gòu)人員根據(jù)過(guò)去采購(gòu)的情況、市場(chǎng)變化情況、以及公司成本預(yù)算等情況確定采購(gòu)目標(biāo)價(jià)格3、在得到供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息后采購(gòu)人員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)條件進(jìn)行品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等方面進(jìn)行核對(duì)以保證供應(yīng)商可以提供的物料符合公司實(shí)際的采購(gòu)要求并對(duì)供應(yīng)商所報(bào)的價(jià)格、交付期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行分析比較以便選擇條件最優(yōu)的供

4、應(yīng)商4、供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)之物料規(guī)格與請(qǐng)購(gòu)規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r(shí)采購(gòu)人員應(yīng)送請(qǐng)購(gòu)部門確認(rèn)5、專用材料或用品材料公司應(yīng)會(huì)同使用部門共同詢價(jià)與議價(jià)6、對(duì)廠商的報(bào)價(jià)資料整理后經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠商議價(jià)。在公司規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行磋商以使雙方最終在全部條款上達(dá)成一致7、對(duì)重大的物資采購(gòu)無(wú)論是技術(shù)、商務(wù)談判要保證參加人數(shù)不少于兩人。有關(guān)價(jià)格、選型及其他重要的技術(shù)、商務(wù)談判要求有兩個(gè)以上的部門派人參加。第五條購(gòu)前核決及權(quán)限采購(gòu)經(jīng)辦人員與廠商初步溝通并完成詢價(jià)后在“訂購(gòu)匯簽單”上詳細(xì)填列以下事項(xiàng)呈報(bào)負(fù)責(zé)材料采購(gòu)的各部門及公司經(jīng)理核決1、詢價(jià)或議價(jià)結(jié)果及擬定“訂購(gòu)廠商”“交貨期限

5、”與“報(bào)價(jià)有效期限”2、注明與廠商擬定的付款條件3、需與供應(yīng)廠家簽訂長(zhǎng)期合同者采購(gòu)經(jīng)辦人應(yīng)以簽呈及擬妥的長(zhǎng)期合同書核決權(quán)限按照請(qǐng)購(gòu)類別和對(duì)應(yīng)的級(jí)別逐級(jí)呈各部門主管及公司經(jīng)理核決第六條價(jià)格復(fù)核與市場(chǎng)行情資料提供1、材料公司應(yīng)調(diào)查主要材料的市場(chǎng)與行情并建立廠商資料作為采購(gòu)及價(jià)格審核的參考2、材料公司應(yīng)就企業(yè)內(nèi)各公司項(xiàng)目部所提重要材料的項(xiàng)目提供市場(chǎng)行情資料作為材料存量管理及核決價(jià)格的參考。第七條訂購(gòu)作業(yè)采購(gòu)人員接到經(jīng)核決的“定購(gòu)單”后應(yīng)與供應(yīng)廠商進(jìn)一步接觸進(jìn)行正式的質(zhì)量、價(jià)格和后續(xù)服務(wù)談判。金額較大或批量采購(gòu)的應(yīng)到對(duì)方生產(chǎn)工廠進(jìn)行實(shí)際考察在充分了解對(duì)方的資信程度、供貨能力和現(xiàn)貨品質(zhì)后向?qū)Ψ矫鞔_訂貨意

6、向并送樣報(bào)驗(yàn)未通過(guò)報(bào)驗(yàn)的材料不準(zhǔn)米購(gòu)。第八條簽訂采購(gòu)合同1、在采購(gòu)作業(yè)所需的全部條款與供應(yīng)商達(dá)成一致后采購(gòu)人員需填寫正式的采購(gòu)合同合同需要列明至少下列條款1 供應(yīng)商資料包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式2 采購(gòu)物料的詳細(xì)描述包括品名、型號(hào)、規(guī)格等如有超出標(biāo)準(zhǔn)的特殊要求需特別注明3 訂單所采購(gòu)的數(shù)量/重量單位包裝數(shù)量/重量包裝件數(shù)4 價(jià)格單價(jià)合計(jì)價(jià)合同總額定金或預(yù)付款5 交付期分批交付時(shí)應(yīng)明確每批的交付時(shí)間和交付數(shù)量6 付款方式7 所需的質(zhì)量證明檢驗(yàn)單、質(zhì)保單、出廠證明單、化驗(yàn)報(bào)告單等8 質(zhì)量保證條款發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題是進(jìn)行退換或其他處理方法9 運(yùn)輸方式和銷售發(fā)票的要求。2、采購(gòu)單經(jīng)部門經(jīng)理審核后加蓋公

7、司合同公章經(jīng)對(duì)方簽章后生效。到供應(yīng)廠商處現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)的由授權(quán)代理人簽字對(duì)方簽章后生效采購(gòu)單一式兩份雙方各保存一份。材料公司負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的傳閱會(huì)簽和各部門的存檔。3、采購(gòu)人員應(yīng)跟蹤控制材料物料交貨期及時(shí)向供應(yīng)商跟催交貨進(jìn)度。4、發(fā)貨前要求供應(yīng)商在“送貨單”上注明“訂購(gòu)單編號(hào)”及“包裝方式”以便驗(yàn)收確認(rèn)。5、若屬分批交貨者采購(gòu)人員應(yīng)在“訂購(gòu)單”上注明“分批交貨”以資識(shí)別。6、長(zhǎng)期訂貨和大額進(jìn)貨原則上均應(yīng)通過(guò)簽訂買賣合同的辦法進(jìn)行應(yīng)與供應(yīng)商定買賣合同書一式兩份。第一份存行政辦第二份存供應(yīng)商另需合同復(fù)印件四份分別交材料公司、核算中心、財(cái)務(wù)中心及工程部存檔。第九條緊急訂貨采購(gòu)人員接到主管經(jīng)理以電話聯(lián)絡(luò)的緊急

8、采購(gòu)案件應(yīng)立即進(jìn)行詢價(jià)、議價(jià)迅速辦理。第十條進(jìn)度控制及事物聯(lián)系除一般采購(gòu)作業(yè)方式外材料公司可依材料使用及采購(gòu)特性選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購(gòu)1、集中計(jì)劃采購(gòu)凡具有共同性的材料須以集中計(jì)劃辦理采購(gòu)較為有利者可核定材料項(xiàng)目通知各請(qǐng)購(gòu)部門依計(jì)劃提出請(qǐng)購(gòu)材料公司定期集中辦理采購(gòu)2、長(zhǎng)期報(bào)價(jià)采購(gòu)凡經(jīng)常性使用且使用量較大宗的材料材料公司應(yīng)事先選定廠商擬定長(zhǎng)期供應(yīng)價(jià)格呈準(zhǔn)后通知各請(qǐng)購(gòu)部門依需要提出請(qǐng)購(gòu)。第十一條退貨作業(yè)對(duì)于檢驗(yàn)不合格的材料退貨時(shí)應(yīng)開(kāi)立“材料退貨單”并見(jiàn)附有關(guān)的“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”呈主管簽認(rèn)后憑此異常材料出廠。第三章驗(yàn)收與付款第一條貨物進(jìn)廠驗(yàn)收1、貨物進(jìn)場(chǎng)供應(yīng)商交貨時(shí)采購(gòu)人員通知庫(kù)管員實(shí)際清

9、點(diǎn)件數(shù)或稱重對(duì)貨物攜帶的有關(guān)證件進(jìn)行驗(yàn)證經(jīng)與采購(gòu)清單或采購(gòu)合同內(nèi)容核對(duì)相符后簽收倉(cāng)庫(kù)出具入庫(kù)單并由庫(kù)管員簽章入庫(kù)。如發(fā)現(xiàn)不符時(shí)即通知材料公司會(huì)同處理2、對(duì)有專項(xiàng)質(zhì)量要求的材料物資通知工程部派質(zhì)檢員驗(yàn)收驗(yàn)收合格后由庫(kù)管出具入庫(kù)單并由庫(kù)管員簽字。第二條付款結(jié)算1、嚴(yán)格按照公司報(bào)賬工作流程和掛賬工作流程執(zhí)行2、采購(gòu)款項(xiàng)須按采購(gòu)合同規(guī)定或采購(gòu)單所約定的時(shí)間由材料公司統(tǒng)一支付3、付款申請(qǐng)由采購(gòu)人員或被委托采購(gòu)人員提出申請(qǐng)付款應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同要求和項(xiàng)目進(jìn)度情況進(jìn)行分清輕重緩急必要時(shí)須提交驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、物品入庫(kù)單據(jù)和對(duì)方發(fā)票申請(qǐng)付款單上應(yīng)注明預(yù)付款、已付款、余款按審批權(quán)限經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字后方可辦理付款手續(xù)4、只有在出現(xiàn)以下情況時(shí)才可由采購(gòu)人員借款或墊款進(jìn)行直接支付1緊急采購(gòu)且不能及時(shí)辦理財(cái)務(wù)支付手續(xù)2 在外埠采購(gòu)且供應(yīng)商要求立即付款時(shí)3 在現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試期間急需材料的采購(gòu)4 1000元以下的零星采購(gòu)。第三條進(jìn)度控制及異常處理1、材料公司應(yīng)特別注意“采購(gòu)單”注明的到貨時(shí)間要求掌握到貨進(jìn)度2、采購(gòu)人員發(fā)現(xiàn)供貨方發(fā)貨日期有延誤時(shí)應(yīng)主動(dòng)與供貨廠商聯(lián)系催交對(duì)異常原因及時(shí)處理對(duì)策匯通相關(guān)職能部門、分公司處理。第四條質(zhì)量評(píng)價(jià)使用單位應(yīng)就企業(yè)內(nèi)所使用的材料質(zhì)量予以關(guān)注根據(jù)使用效果對(duì)材料質(zhì)量提出評(píng)價(jià)以利于進(jìn)一步工作。第四章附則第一