會議管理制度(試行版)

1、企業(yè)名稱集團(tuán)會議管理制度（試行版）第一章總則1.1 為促進(jìn)公司各業(yè)務(wù)條線及區(qū)域內(nèi)業(yè)務(wù)交流、協(xié)調(diào)整合資源，規(guī)范議事方式和決策程序，提高決 策效率，保證決議快速落地，根據(jù)公司實際情況，特制訂本規(guī)則。1.2 原則上非必要不開會，避免不必要的時間成本，確需采取會議方式時要盡量精簡與會人員、明 確會議主題、嚴(yán)格把控會議時間，以解決問題為導(dǎo)向，有事則長，無事則短。1.3 本規(guī)則適用于集團(tuán)總部及所轄各子公司。第二章會議類型及與會人員組成2.1 集團(tuán)戰(zhàn)略層面會議：2.1.1 全體股東大會：由董秘發(fā)起、召集并主持，原則上定期會議為每年召開一次，主要目的是向 全體股東通報公司治理、戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營管理等方面的重大舉

2、措，對涉及股東權(quán)益的事項進(jìn)行討論和 表決；因?qū)嶋H需要或突發(fā)事件，也可由提議股東自行或委托董秘召集臨時股東大會，股東大會具體議 事規(guī)則見相關(guān)制度。全體股東大會與會人員：國內(nèi)及海外全體股東。大會召集基本要求：召開前10天通知全體股東，如召開臨時會議，召集人提前至少2天發(fā)會議通知。2.1.2 半年度戰(zhàn)略及預(yù)算編制大會： 由戰(zhàn)略部（戰(zhàn)略部組建前由人力資源部）發(fā)起、召集并主持， 每半年召開一次（一般為年中及年底），組織高管就公司中長期發(fā)展戰(zhàn)略進(jìn)行頭腦風(fēng)暴、分管各板塊做前半年度戰(zhàn)略執(zhí)行情況匯報及后半年度戰(zhàn)略規(guī)劃設(shè)想，并回顧前半年度預(yù)算編制情況、通報并討論調(diào) 整后半年度預(yù)算編制計劃。半年度戰(zhàn)略及預(yù)算編制大會

3、與會人員：董事長 CEO各業(yè)務(wù)單元及職能板塊負(fù)責(zé)人。大會召集基本要求：召開前半個月通知與會人員準(zhǔn)備相關(guān)資料。2.2 經(jīng)營層面會議2.2.1 CEO、公會：由董秘發(fā)起、召集，董事長/CEO主持會議，原則上為每周召開一次（一般為周 一上午），由各分管高管通報公司業(yè)務(wù)及職能運營管理狀況， 并就需要進(jìn)一步?jīng)Q策或協(xié)調(diào)的事宜提交討 論并現(xiàn)場決策。CEO、公會與會人員：董事長CEO各業(yè)務(wù)單元負(fù)責(zé)人。2.2.2 經(jīng)營分析會：由集團(tuán)財務(wù)負(fù)責(zé)人（財務(wù)缺席情況下，由業(yè)務(wù)副總）發(fā)起、召集并主持會 議，原則上為每兩周召開一次，由各業(yè)務(wù)板塊負(fù)責(zé)人對板塊、部門或工廠的財務(wù)管理、資金使用、 經(jīng)濟(jì)效益情況、下階段運營計劃及資源

4、調(diào)配使用計劃進(jìn)行匯報分析；固定與會人員為董事長CEO集團(tuán)財務(wù)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)副總、董秘。2.3 各部門例會和區(qū)域例會：由各區(qū)域、工廠、部門、條線負(fù)責(zé)人發(fā)起、召集和主持，原則上為每 周一次；主要內(nèi)容為上周工作總結(jié)與匯報，下周工作計劃、重點工作方案研討，待解決問題的討論、 協(xié)調(diào)和決策。與會人員：由會議召集人自行安排?；疽螅罕仨毝ㄆ谙蚣瘓F(tuán)人力資源部提交會議紀(jì)要并存檔。第三章會議流程3.1 會前準(zhǔn)備1）所有會議（除臨時緊急會議）召開前，需提前通知與會人員并發(fā)送正式的會議通知， 以便與會人員提前安排時間和工作計劃， 各類會議通知的提前量詳見第二章中會議召集基本要 求；2）需要提前閱讀的材料或了解的事項需

5、提前發(fā)送到與會人郵箱，并明確需要與會人準(zhǔn)備 的材料，開會時需要的文件要在開會前按照與會人數(shù)準(zhǔn)備齊全。3.2 會議通知根據(jù)會前準(zhǔn)備擬定會議通知，包括：會議的名稱、議題、時間、地點、議程、每位與會人的發(fā) 言時間、整個會議召開時限；3.3 會議主持人一般來說，會議召集人即會議主持人：1）會議主持人需要把控整個會議的進(jìn)程，特別是會議的時間把控；2）會議主持人需要敦促會議的決策結(jié)果，在會議結(jié)束后，對決策結(jié)果有明確的任務(wù)分工 并進(jìn)行追蹤和反饋；3）會議主持人在每次會議開始時，要對上一次會議布置的任務(wù)進(jìn)行回顧，并對實施效果 進(jìn)行評估；3.4 會議紀(jì)要1）所有會議需有會議記錄，會議記錄人由會議主持人指定；2）

6、由會議記錄人整理會議紀(jì)要，對下一步行動計劃要記錄明確的交付成果和完成時間節(jié)3）會議紀(jì)要整理后由會議主持人審核后，發(fā)到每位與會者的郵箱，標(biāo)注每個人的任務(wù)和 完成的時限，并在下次會議進(jìn)行反饋和評估；3.5 協(xié)調(diào)和決策上傳機(jī)制：各例會將有機(jī)聯(lián)系，上一級例會對下一級例會未能解決的事項提供資源協(xié)調(diào)和決策支持。如：各 區(qū)域或工廠未能解決的問題提交經(jīng)營分析會做進(jìn)一步?jīng)Q策；日常經(jīng)營中涉及到上層架構(gòu)等無法通過經(jīng) 營管理解決的問題可提交CEO、公會進(jìn)一步?jīng)Q策。第四章會議紀(jì)律4.1 與會人員必須按時參加會議，不得無故遲到，確有特殊原因不能參加會議，須提前通知召集人, 無故遲到實施樂捐，樂捐標(biāo)準(zhǔn)由各地自行制定；4.2 嚴(yán)守會議紀(jì)律，保守會議秘密，在會議決議未正式公布以前，不得私自泄漏會議內(nèi)容，以免影 響決議實施。第五章附則5.1 會議管理制度由公司人事行政部制訂，經(jīng)人力資源總監(jiān)、董事長審核通過后實施；5.2 該制度為試行版，隨公司業(yè)務(wù)發(fā)展?fàn)顩r的變化，新增例會、刪減例會或調(diào)整例會將及時在制度 中修改