集團(tuán)會(huì)務(wù)管理制度

1、會(huì)務(wù)管理制度（試行稿）1、目的 規(guī)范會(huì)議管理，使公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的各種會(huì)議，通過(guò)合理的組織能夠高效率、 高質(zhì)量的進(jìn)行。2、制度文件的類(lèi)別定義 集團(tuán)會(huì)議管理制度：是強(qiáng)制性要求執(zhí)行，具有普遍適應(yīng)性，且相對(duì)穩(wěn)定性質(zhì)的管 理規(guī)定。集團(tuán)會(huì)議管理作業(yè)規(guī)則：是指強(qiáng)制性要求集團(tuán)員工執(zhí)行的，但會(huì)根據(jù)企 業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境和策略變化，而適時(shí)進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化的作業(yè)管理類(lèi)規(guī)定。集團(tuán)會(huì)議管理作業(yè)文本：是指要求集團(tuán)員工使用，但員工可以依據(jù)實(shí)際狀況進(jìn)行 優(yōu)化、帶指導(dǎo)性的作業(yè)管理類(lèi)工具。3、會(huì)議基本目標(biāo)要求會(huì)前：會(huì)議召集人 / 主持人須明確會(huì)議議題，并做好會(huì)務(wù)及會(huì)議資料準(zhǔn)備； 會(huì)中：會(huì)議主持人須把握會(huì)議方向，控制會(huì)議質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)會(huì)議既定目標(biāo)

2、 成果；會(huì)后：會(huì)議召集人 / 相關(guān)人須負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的形成，并跟蹤相關(guān)人員 按會(huì)議紀(jì)要要求完成后續(xù)工作。4、會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)議計(jì)劃4.1.1 所有的會(huì)議召開(kāi)前都應(yīng)有會(huì)議計(jì)劃，重要和大型會(huì)議應(yīng)制定書(shū)面 計(jì)劃（或方案 ） 。會(huì)議計(jì)劃原則上應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議名稱(chēng)、會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議召集人（或部門(mén)） 、會(huì)議組織、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議日程、會(huì)議議程、會(huì)議資料清單、會(huì) 議籌備工作、會(huì)議費(fèi)用預(yù)算等。4.1.2例行會(huì)議的會(huì)議計(jì)劃在第一次會(huì)議確定后，原則上不再變化，如有變化，由會(huì)議召集人（或部門(mén)）臨時(shí)通知。小型或非正式會(huì)議，以上內(nèi) 容可以簡(jiǎn)化，由會(huì)議召集人（或部門(mén)）決定。4.1.3沿海綠色家園集團(tuán)

3、固定會(huì)議一覽表是根據(jù)集團(tuán)經(jīng)營(yíng)環(huán)境和策略 目標(biāo)制定的會(huì)議計(jì)劃，定位為集團(tuán)作業(yè)規(guī)則類(lèi)的規(guī)定。4.1.4會(huì)議計(jì)劃（或方案），由會(huì)議召集人/部門(mén)擬定后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)（年 度會(huì)議報(bào)總裁和集團(tuán)董事長(zhǎng)，大型會(huì)議報(bào)集團(tuán)分管會(huì)議管理的執(zhí)行總裁） 審批同意后執(zhí)行。會(huì)議通知4.2.1會(huì)議召開(kāi)前，會(huì)議召集人/部門(mén)應(yīng)提前通知參會(huì)人員，以便做好參會(huì)準(zhǔn)備。4.2.2會(huì)議通知有口頭（直接或電話）和文字通知兩種形式，小型或非正式會(huì)議可采用口頭通知；重要和大型會(huì)議則應(yīng)采用電子文本或紙質(zhì)文 本的書(shū)面通知（提倡用電子文本）；例行會(huì)議除第一次和有變動(dòng)時(shí)通知外, 以后可不再通知。會(huì)議資料準(zhǔn)備4.3.1會(huì)議所需要文件由召集人/部門(mén)擬制，并報(bào)

4、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核同意。4.3.2重要專(zhuān)題或需研討的會(huì)議，研討報(bào)告或相關(guān)資料，會(huì)議召集部門(mén)或會(huì)務(wù)組，須考慮參會(huì)人員閱讀及思考所需的合理時(shí)間提前發(fā)送或發(fā)放 給參會(huì)人員。4.3.3會(huì)議需參會(huì)人員準(zhǔn)備發(fā)言稿或提供相關(guān)文件的，應(yīng)在會(huì)議通知時(shí)具體說(shuō)明。會(huì)議行政事務(wù)準(zhǔn)備4.4.1會(huì)務(wù)籌備：在外地召開(kāi)的集團(tuán)重大會(huì)議，應(yīng)成立會(huì)議籌備組，會(huì)議籌備組負(fù)責(zé)組織會(huì)務(wù)工作，并備齊會(huì)議所需會(huì)議用具；各地區(qū)公司/部門(mén)的會(huì)議，則由各公司/部門(mén)會(huì)議召集人，自行指定會(huì)務(wù)籌備人進(jìn)行會(huì)前 準(zhǔn)備。442會(huì)議室管理：行政事務(wù)組負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議室的使用進(jìn)行管理，并負(fù)責(zé) 編寫(xiě)會(huì)議室使用規(guī)則。行政事務(wù)組在接到會(huì)議室使用申請(qǐng)后， 應(yīng)對(duì)使用做合理調(diào)配，防止使

5、用上出現(xiàn)使用“重疊”現(xiàn)象。4.4.3 會(huì)務(wù)服務(wù)：會(huì)議室的衛(wèi)生、茶水供應(yīng)由行政事務(wù)部負(fù)責(zé)并提供服務(wù)。4.4.4會(huì)議場(chǎng)地布置：包括音響效果、燈光效果、座位排列、幻燈片放 映測(cè)試、廣告調(diào)幅排放等，集團(tuán)重大會(huì)議由會(huì)議籌備組/行政事務(wù)組負(fù)責(zé)，一般會(huì)議由會(huì)議召集部門(mén)/人負(fù)責(zé)安排。4.4.5 會(huì)議接待事務(wù)：包括交通安排、住宿安排、用餐安排、參觀安排、醫(yī)療準(zhǔn)備等。集團(tuán)重大會(huì)議由會(huì)議籌備組/行政事務(wù)組負(fù)責(zé)，一般會(huì)議由 會(huì)議召集部門(mén)/人負(fù)責(zé)安排。4.4.6 會(huì)議費(fèi)用預(yù)算：會(huì)議召集人負(fù)責(zé)組織對(duì)會(huì)議費(fèi)用進(jìn)行預(yù)算，年度會(huì)議費(fèi)用進(jìn)入總裁辦費(fèi)用預(yù)算，其他會(huì)議費(fèi)用按會(huì)議召集人/部門(mén)進(jìn)入部門(mén)的預(yù)算，各會(huì)議須嚴(yán)格將費(fèi)用控制在預(yù)算

6、范圍內(nèi)。5、會(huì)間管理會(huì)前檢查會(huì)議前，尤其是重要和大型會(huì)議，會(huì)議召集人和會(huì)務(wù)組必須對(duì)會(huì)議的各 項(xiàng)準(zhǔn)備工作進(jìn)行全面檢查，包括所有參會(huì)人員是否都已通知，會(huì)議的文件是 否準(zhǔn)備完畢，會(huì)場(chǎng)內(nèi)的布置是否合乎要求，各種的會(huì)議設(shè)施、會(huì)議用品是否 準(zhǔn)備齊備，車(chē)輛是否落實(shí)，會(huì)議錄像、照相、新聞?dòng)浾呤欠癜才诺轿坏?，?發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施。會(huì)議簽到521 會(huì)議召集人/部門(mén)應(yīng)準(zhǔn)備好會(huì)議簽到冊(cè)，參會(huì)人員到會(huì)時(shí)應(yīng)簽到。522 各地區(qū)應(yīng)有專(zhuān)門(mén)的會(huì)議記錄本對(duì)召開(kāi)的會(huì)議進(jìn)行簽到和記錄。 會(huì)議紀(jì)律5.3.1 參會(huì)人員須遵守會(huì)議議程和會(huì)議主持人的指令。5.3.2 參會(huì)人員不得遲到、早退、中途無(wú)故退席；因故不能參加會(huì)議，必須向

7、會(huì)議召集人/主持人請(qǐng)假。5.3.3 會(huì)議進(jìn)行時(shí)，手機(jī)應(yīng)設(shè)置為振動(dòng)狀態(tài)，重要電話須接聽(tīng)，應(yīng)到會(huì) 議室外接聽(tīng)，嚴(yán)禁在會(huì)場(chǎng)內(nèi)打電話。5.3.4 會(huì)議期間尊重他人，不打斷發(fā)言，不私下交談。會(huì)議組織5.4.1會(huì)議召集人/主持人，須按會(huì)議目的與議程，及時(shí)糾正會(huì)議中的偏 題發(fā)揮?？刂茣?huì)議達(dá)成會(huì)議目標(biāo)和成果。5.4.2 對(duì)會(huì)議做了充分準(zhǔn)備及沒(méi)有進(jìn)行會(huì)議準(zhǔn)備的參會(huì)者，主持人要及 時(shí)作出評(píng)估，以培育集團(tuán)的執(zhí)行文化。5.4.3 會(huì)議召集人/主持人，須提倡精短、簡(jiǎn)要到位的會(huì)議文化，控制會(huì) 議時(shí)間，提高會(huì)議效率。5.4.4 會(huì)議在進(jìn)行問(wèn)題研討時(shí)，會(huì)議主持人引導(dǎo)參會(huì)人員暢所欲言，形成開(kāi)放、對(duì)立、統(tǒng)合的會(huì)議風(fēng)氣。會(huì)議記錄5

8、.5.1 參會(huì)人員應(yīng)自帶筆記本，并做好會(huì)議記錄。5.5.2 有外部客戶(hù)的重要會(huì)議，會(huì)務(wù)組應(yīng)為參會(huì)者準(zhǔn)備好記錄本和筆。5.5.3 重要和大型會(huì)議，會(huì)議召集人/主持人應(yīng)指定專(zhuān)人做好會(huì)議記錄;若會(huì)議分組討論，還應(yīng)安排專(zhuān)人記錄各組討論的結(jié)果。5.5.4 會(huì)議記錄要求字跡清晰、內(nèi)容完整，對(duì)會(huì)議的意見(jiàn)、結(jié)論或決定事項(xiàng)，必須準(zhǔn)確、詳細(xì)地記錄。會(huì)議發(fā)言5.6.1 會(huì)議指定的發(fā)言人，應(yīng)提前做好發(fā)言準(zhǔn)備，需放幻燈片的演講稿， 應(yīng)提前交與會(huì)務(wù)組或會(huì)議秘書(shū)做放映準(zhǔn)備。5.6.2會(huì)議發(fā)言者應(yīng)嚴(yán)格控制時(shí)間，除會(huì)議有安排時(shí)間外，一般發(fā)言不 應(yīng)超過(guò)10分鐘，力求使會(huì)議開(kāi)得緊湊、高效。6、會(huì)后工作會(huì)議紀(jì)要6.1.1 根據(jù)會(huì)議規(guī)

9、定，應(yīng)形成“會(huì)議紀(jì)要” / “決議”的會(huì)議，會(huì)議記錄人（由 會(huì)議召集人指定）須在會(huì)議結(jié)束后的兩個(gè)工作日內(nèi)，完成“會(huì)議紀(jì)要” / “決議”整理, 并上報(bào)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。6.1.2 “會(huì)議紀(jì)要” / “決議”須在會(huì)議結(jié)束后，五個(gè)工作日內(nèi)，按要求上載集 團(tuán)資訊文檔平臺(tái)/遞交相關(guān)部門(mén)。6.1.3會(huì)議紀(jì)要未經(jīng)允許不得外傳，如有必要知會(huì)其他未參會(huì)人員，需簽發(fā)人同意、。會(huì)議的貫徹落實(shí)6.2.1參加會(huì)議的人員，應(yīng)負(fù)責(zé)會(huì)議精神和內(nèi)容的轉(zhuǎn)達(dá)與貫徹；6.2.2 會(huì)議紀(jì)要/會(huì)議成果文件，須按要求由會(huì)議召集人或其指定人，送 達(dá)相關(guān)人員、執(zhí)行跟蹤人和執(zhí)行監(jiān)督人。6.2.3 集團(tuán)的年度會(huì)議及集團(tuán)指定要求傳達(dá)的文件，各地

10、區(qū)和職能部總 經(jīng)理是當(dāng)然的傳達(dá)責(zé)任人。6.2.4對(duì)于會(huì)議紀(jì)要/會(huì)議成果文件中的決定/決議/工作指令，執(zhí)行跟蹤人 須及時(shí)進(jìn)行督辦，并將結(jié)果準(zhǔn)確地向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋。會(huì)議的品牌宣傳631對(duì)重大和大型的會(huì)議，集團(tuán)品牌負(fù)責(zé)部門(mén)應(yīng)安排錄像、照相、錄音，記錄會(huì)議的全過(guò)程。6.3.2 對(duì)外有宣傳意義的會(huì)議，應(yīng)邀請(qǐng)新聞?dòng)浾邊⒓?，并跟進(jìn)達(dá)成媒體的正面宣傳報(bào)道。會(huì)議檔案6.4.1 會(huì)議完畢，根據(jù)會(huì)議類(lèi)別，集團(tuán)檔案管理負(fù)責(zé)部門(mén)、集團(tuán)各職能部、各地區(qū)檔案管理部門(mén)、地區(qū)相關(guān)職能部，應(yīng)遵循集團(tuán)檔案管理制度， 對(duì)會(huì)議的所有資料進(jìn)行整理并歸檔。6.4.2 會(huì)議資料包括：會(huì)議申請(qǐng)、會(huì)議計(jì)劃（方案）、會(huì)議通知、發(fā)言稿、 會(huì)議文件、會(huì)

11、議記錄、會(huì)議紀(jì)要（決定）及其他會(huì)議成果文件、會(huì)議費(fèi) 用清單等。6.4.3 所有的會(huì)議成果文件，須按“沿海綠色家園集團(tuán)固定會(huì)議計(jì)劃之 會(huì)議成果文件表”的要求，上傳集團(tuán)資訊系統(tǒng)。7、“固定會(huì)議計(jì)劃”作業(yè)規(guī)則集團(tuán)固定會(huì)議計(jì)劃表是根據(jù)集團(tuán)經(jīng)營(yíng)環(huán)境需求安排的會(huì)議計(jì)劃，定位為集團(tuán) 作業(yè)規(guī)則類(lèi)的管理規(guī)定。集團(tuán)固定會(huì)議計(jì)劃表內(nèi)的會(huì)議安排，是強(qiáng)制性要求召開(kāi)的會(huì)議，屬于指令性工 作計(jì)劃，各相關(guān)部門(mén)和責(zé)任人必須遵照實(shí)施。（集團(tuán)固定會(huì)議計(jì)劃表詳見(jiàn)附件一）“集團(tuán)固定會(huì)議計(jì)劃表”規(guī)定中的會(huì)議召開(kāi)時(shí)間，會(huì)議召集人可根據(jù)參會(huì)人員的工作 安排，在計(jì)劃時(shí)間區(qū)間內(nèi)，選擇合適時(shí)間召開(kāi)。會(huì)議計(jì)劃表中的“時(shí)間長(zhǎng)度”欄的時(shí)間表述，會(huì)議主持

12、人可作控制會(huì)議時(shí)間的參考， 但非指令性要求時(shí)間，在計(jì)劃表中，僅作時(shí)間統(tǒng)計(jì)分析使用。還沒(méi)有進(jìn)入房產(chǎn)開(kāi)發(fā)狀態(tài)公司，對(duì)不能按規(guī)定召開(kāi)的會(huì)議，須上報(bào)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整申請(qǐng),經(jīng)集團(tuán)分管的管理部門(mén)，批準(zhǔn)后可按調(diào)整規(guī)定執(zhí)行“集團(tuán)固定會(huì)議計(jì)劃表”中會(huì)議參加人是指基本參加人員，會(huì)議召集人可根據(jù)實(shí)際情 況需要，增加參加人員。參會(huì)人員相同和會(huì)議內(nèi)容基本相同的周、月、季會(huì)議，重疊的時(shí)候可以選擇合并一起召開(kāi)，但在會(huì)議紀(jì)要中須作說(shuō)明，以免監(jiān)督評(píng)估人產(chǎn)生誤解。集團(tuán)各部、各地區(qū)公司，須依據(jù)“集團(tuán)固定會(huì)議成果文件表”的要求，形成和按時(shí)上 報(bào)，相應(yīng)的“會(huì)議紀(jì)要”或其他會(huì)議成果文件。會(huì)議紀(jì)要/決定是傳達(dá)會(huì)議事項(xiàng)、工作安排、會(huì)議主要精神等

13、的正式公文，具有要求 強(qiáng)制性執(zhí)行的效力。8執(zhí)行監(jiān)督、執(zhí)行評(píng)估及獎(jiǎng)懲作業(yè)規(guī)則執(zhí)行監(jiān)督與工具執(zhí)行監(jiān)督分別通過(guò)：地區(qū)常董、執(zhí)行跟蹤人、執(zhí)行監(jiān)督人、會(huì)議成 果文件（會(huì)議紀(jì)要等）上載集團(tuán)資訊系統(tǒng)、集團(tuán)內(nèi)部審計(jì)等，三個(gè)監(jiān)督 人、兩個(gè)監(jiān)督工具來(lái)運(yùn)作。執(zhí)行評(píng)估作業(yè)規(guī)則8.2.1 常董按集團(tuán)固定會(huì)議計(jì)劃，對(duì)地區(qū)的會(huì)議制度執(zhí)行進(jìn)行督察， 并通過(guò)“常董月報(bào)”對(duì)地區(qū)的會(huì)議執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評(píng)估。8.2.2 執(zhí)行跟蹤人，對(duì)會(huì)議形成的紀(jì)要（決定），負(fù)有督促跟蹤完成工作 的責(zé)任，并通過(guò)集團(tuán)績(jī)效考核路徑對(duì)經(jīng)辦責(zé)任人 /部門(mén)的工作效果 進(jìn)行評(píng)估。8.2.3 執(zhí)行監(jiān)督人，具有對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行檢查的權(quán)力，并通過(guò)集團(tuán)績(jī)效 考核路徑對(duì)經(jīng)辦責(zé)任人/部門(mén)和執(zhí)行跟蹤人的工作效果進(jìn)行評(píng)估。8.2.4 對(duì)于要求上載的會(huì)議成果文件（會(huì)議紀(jì)要等），知識(shí)管理部通過(guò)資 訊系統(tǒng)記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并進(jìn)行評(píng)估。8.2.5 集團(tuán)的內(nèi)部審計(jì)組通過(guò)對(duì)各地區(qū)、各職能部的會(huì)議成果文件（會(huì)議紀(jì)要等）的檔案管理（如會(huì)議簽到本/會(huì)議文件等）進(jìn)行檢查，并 對(duì)會(huì)議制度執(zhí)行的結(jié)果進(jìn)行評(píng)估?？己酥笜?biāo)與獎(jiǎng)懲作業(yè)規(guī)則831 會(huì)議制度的獎(jiǎng)罰作業(yè)規(guī)則與集團(tuán)的績(jī)效考核體系掛鉤。832 會(huì)議制度及規(guī)則的執(zhí)行考核指標(biāo)，以集團(tuán)下達(dá)的“沿海集團(tuán)KPI指標(biāo)表”為執(zhí)行標(biāo)