會計(jì)電算化節(jié)節(jié)高升答案,計(jì)算機(jī)二級考試

1、1了解會計(jì)電算化與財務(wù)軟件現(xiàn)在是信息化的時代，名稱術(shù)語滿天飛，幾天就會變換出新的花樣來，令人目不暇接。于是總會有人問我，什么是會計(jì)電算化？它和財務(wù)軟件有什么區(qū)別？亦或是有什么聯(lián)系？“會計(jì)電算化”這個名字聽起來好大、好寬泛、好嚇人，似乎是一個常人不容易觸及的高深領(lǐng)域?？墒强既?jì)證時有一門功課就叫“會計(jì)電算化”，于是嚇著了許多想要入門者。其實(shí)，讓我來告訴你，你知道財務(wù)軟件嗎？你知道電腦記賬嗎？其實(shí)，所謂“會計(jì)電算化”只不過是通過財務(wù)軟件實(shí)現(xiàn)電腦記賬的“官方”術(shù)語罷了。這本書的目的，就是讓你從一點(diǎn)也不知道開始，快速成為一個會計(jì)電算化的高手。1.1 什么是會計(jì)電算化會計(jì)電算化是把電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代數(shù)據(jù)

2、處理技術(shù)應(yīng)用到會計(jì)工作中的簡稱，是用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬和報賬，以及部分代替人腦完成對會計(jì)信息的分析、預(yù)測、決策的過程，其目的是提高企業(yè)財會管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，從而實(shí)現(xiàn)會計(jì)工作的現(xiàn)代化。目前已經(jīng)時髦的叫做會計(jì)信息系統(tǒng)，其實(shí)說白了就是用財務(wù)軟件代替手工記賬而已。會計(jì)電算化也是當(dāng)前工業(yè)與信息化融合的典范，隨著全面信息化的時代前進(jìn)，會計(jì)的電算化、信息化程度也必將越來越高。財務(wù)軟件就是實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的最重要的工具之一，當(dāng)然除此之外還需要人。沒有了人的操作，財務(wù)軟件也不會自動工作。所以，只要有了一款合適的財務(wù)軟件，再有了你一個會計(jì)或希望成為一個會計(jì)的人，我們就可以實(shí)現(xiàn)理想中的“會計(jì)電算化”了。1

3、.1.1 會計(jì)電算化與手工記賬有什么不同會計(jì)電算化和手工記賬，一個基于計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)，一個完全依賴于人的手腦，它們之間當(dāng)然存在著很多差別，但也不乏相互依存之處。這些雖然對我們做賬沒有什么實(shí)質(zhì)性的影響，但作為一個常識，還是讓我們簡單了解一下吧。1相同點(diǎn)目標(biāo)相同，都是為了提供會計(jì)信息，提高企業(yè)效益。依據(jù)相同，進(jìn)行核算的依據(jù)都是國家統(tǒng)一的會計(jì)制度和法律法規(guī)。結(jié)果相同，最終都是為記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，出具會計(jì)報表服務(wù)。對同一套賬最終處理結(jié)果完全相同。流程相同，業(yè)務(wù)核算的流程基本是相同，由從建賬開始，一直到出具報表。歡迎下載2檔案保管方式相同，無論是手工記賬產(chǎn)生的憑證和賬簿，還是電算化軟件生成的數(shù)據(jù)，均需要按規(guī)

4、定保管。2不同點(diǎn)盡管手工賬與會計(jì)電算化有諸多相通之處，但他們的區(qū)別還是十分明顯的。手工記賬與會計(jì)電算化的區(qū)別如表 1-1 所示。表 1-1 手工記賬與會計(jì)電算化的區(qū)別項(xiàng)項(xiàng) 目目手工記賬手工記賬會計(jì)電算化會計(jì)電算化使用的工具不同算盤、計(jì)算器、筆計(jì)算機(jī)、財務(wù)軟件信息格式及載體不同固定格式的賬簿打印并自行裝訂的賬簿、存放在軟盤或硬盤的電子文件記賬規(guī)則不盡相同使用固定格式的賬簿記賬，更正錯誤有劃線更正法、紅字沖銷法、藍(lán)字補(bǔ)記法，空白賬頁需要劃銷打印出的賬頁需自行裝訂，不能劃線更正，已記賬的憑證數(shù)據(jù)不能更改，只可紅字沖銷或藍(lán)字補(bǔ)記數(shù)據(jù)處理過程不同根據(jù)憑證記賬后，需要人工進(jìn)行賬證、賬賬、賬表核對等各項(xiàng)對賬

5、結(jié)賬工作錄入憑證后，由程序進(jìn)行各種勾稽關(guān)系的核對，自動對賬結(jié)賬出報表組織體制、人員分工不同明細(xì)賬、日記賬、總賬由不同崗位人員按照不同的科目，分別在不同的賬冊上加以記錄，專人負(fù)責(zé)制作報表人員分工發(fā)生變化，只需要設(shè)置憑證錄入、審核、數(shù)據(jù)維護(hù)等崗位，后續(xù)工作全部自動化無須專人負(fù)責(zé)，增加了計(jì)算機(jī)軟硬件維護(hù)人員。效率不同工作周期長、速度慢、效率低速度快、質(zhì)量高、便于查閱信息1.1.2 有了財務(wù)軟件還需要手工賬嗎盡管用計(jì)算機(jī)代替手工記賬是許多會計(jì)夢寐以求的事，但這并不是說一買了財務(wù)軟件，就可以完全甩掉手工賬了，即使大家都希望是這樣，因?yàn)槭止び涃~實(shí)在太麻煩、太容易出錯了。因?yàn)樨攧?wù)軟件畢竟是依靠機(jī)器來工作的，

6、它的穩(wěn)定性還是需要時間來考察的。為了保證會計(jì)電算化實(shí)施以后會計(jì)工作的質(zhì)量，有一個大前提必須要滿足，那就是一般由手工賬轉(zhuǎn)電腦賬時，計(jì)算機(jī)與手工會計(jì)核算應(yīng)該并行 3 個月以上，并行期間計(jì)算機(jī)與手工核算的數(shù)據(jù)相互一致，財務(wù)軟件運(yùn)行也安全可靠。另外，從財務(wù)軟件中打印輸出的證賬表格式必須正確，簽名蓋章也必須齊全。也就是說，電腦記賬的同時還需要手工記賬一段時間，兩者互相印證，以免電腦出問題帶來大麻煩。1.1.3 應(yīng)用財務(wù)軟件前的準(zhǔn)備一個企業(yè)要想上一套財務(wù)軟件，應(yīng)該事先做一些基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作。1配有專用的或主要用于會計(jì)核算工作的軟硬件系統(tǒng)。設(shè)備是會計(jì)電算化的物質(zhì)基礎(chǔ)，必須配有足夠的專門或主要用于會計(jì)核算的計(jì)算機(jī)

7、或終端，以及相應(yīng)的操作系統(tǒng)。軟硬件系統(tǒng)的配置需要按照打算購買的財務(wù)軟件的類型和版本來進(jìn)行。 2配有與會計(jì)電算化工作需要相適應(yīng)的專職人員。總之基本會計(jì)崗位和電算化會計(jì)崗位，可在保證會計(jì)數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置，保持相對穩(wěn)定。中小型單位和使用小歡迎下載3規(guī)模會計(jì)電算化系統(tǒng)的單位，可根據(jù)本單位的工作情況，設(shè)立一些必要的電算化崗位，許多崗位可以由一個人擔(dān)任。3建立健全相應(yīng)的內(nèi)部管理制度。包括崗位分工制度、操作管理制度、機(jī)房管理制度、會計(jì)檔案管理制度、會計(jì)數(shù)據(jù)與軟件管理制度等。會計(jì)電算化中人員分工管理是十分重要的，每個人對財務(wù)軟件的操作權(quán)限都要嚴(yán)格規(guī)定，以免財務(wù)數(shù)據(jù)被竄改、盜取或丟失。當(dāng)然，對于一個人員

8、有限的小企業(yè)來說，嚴(yán)格的分工管理顯得不太實(shí)際，但會計(jì)人員的自律就變得十分重要了。1.1.4 你知道哪些財務(wù)軟件目前市場上的財務(wù)軟件有很多，大的小的、簡單的復(fù)雜的，還有很多小公司出的小軟件可以免費(fèi)讓你用，要想了解得多一些，不妨上網(wǎng)搜一搜。每款軟件、特別是大型開發(fā)商開發(fā)的財務(wù)軟件都會區(qū)分不同的系列和版本，以適應(yīng)不同類型企業(yè)的需求。不過，一般的財務(wù)軟件在財務(wù)處理流程上都大同小異，只是每個軟件在界面上會有所差異，操作方法略有不同，但在賬務(wù)處理方面的主要功能差別并不大。因此，只要學(xué)會使用一款，其他的也就差不多了，基本可以依靠自學(xué)掌握。1.2 初識好朋友如果要問那款財務(wù)軟件被用得最多，我想大概要數(shù)好朋友財

9、務(wù)軟件系列了。好朋友財務(wù)軟件應(yīng)該是我們國家最早的一批電算化軟件之一，因而被廣大的老板們所熟知。如果你去一個地方應(yīng)聘財務(wù)，被問到會不會好朋友是常有的事。所以我們這本書的目的就是要教會大家如何使用好朋友財務(wù)軟件。1.2.1 版本及功能模塊簡介好朋友財務(wù)軟件分為幾個系列，適應(yīng)于不同規(guī)模的企業(yè)，每個系列下又有多個版本，在功能上有所調(diào)整。為目前好朋友財務(wù)軟件的各個系列的適用范圍以及所包含的功能模塊的大致情況如表 1-2 所示。表 1-2 好朋友 財務(wù)軟件版本及功能簡表好朋友版本好朋友版本所包含的主要功能模塊所包含的主要功能模塊所解決的需求所解決的需求適應(yīng)企業(yè)類型適應(yīng)企業(yè)類型好朋友好朋友T3財務(wù)通普及財務(wù)

10、通普及版版總賬（現(xiàn)金銀行/往來管理）財務(wù)報表核算管理賬務(wù)處理、報表處理滿足一般企業(yè)會計(jì)核算電算化要求創(chuàng)業(yè)型企業(yè)、創(chuàng)業(yè)型企業(yè)、小公司、兼職小公司、兼職會計(jì)、記賬公司會計(jì)、記賬公司好朋友好朋友T3好朋友通標(biāo)好朋友通標(biāo)準(zhǔn)版準(zhǔn)版總賬（現(xiàn)金銀行/往來管理/項(xiàng)目管理）財務(wù)報表、核算管理、工資管理、固定資產(chǎn)管理、財務(wù)分析業(yè)務(wù)通、出納通、老板通業(yè)務(wù)（購/銷/存）和財務(wù)一體化管理提供一般企業(yè)部門級應(yīng)用中小型企業(yè)中小型企業(yè)好朋友普及好朋友普及財務(wù)會計(jì)供應(yīng)鏈管理財務(wù)管理或財務(wù)業(yè)務(wù)一體化中小型企業(yè)中小型企業(yè)歡迎下載4好朋友版本好朋友版本所包含的主要功能模塊所包含的主要功能模塊所解決的需求所解決的需求適應(yīng)企業(yè)類型適應(yīng)企

11、業(yè)類型型型ERP-T6企企業(yè)管理軟件業(yè)管理軟件總賬UFO報表固定資產(chǎn)工資管理出納管理網(wǎng)上銀行應(yīng)收款管理應(yīng)付款管理財務(wù)分析采購管理銷售管理庫存管理存貨核算委外管理生產(chǎn)制造管理簡單生產(chǎn)管理計(jì)劃生產(chǎn)管理管理提供中小企業(yè)全面應(yīng)用好朋友好朋友ERP U8系列系列財務(wù)會計(jì)總賬UFO報表固定資產(chǎn)應(yīng)收款管理應(yīng)付款管理專家財務(wù)評估網(wǎng)上銀行現(xiàn)金流量表出納管理報賬中心網(wǎng)上報銷人力資源管理人事管理人事合同管理薪資管理管理會計(jì)資金管理成本管理供應(yīng)鏈管理采購管理銷售管理庫存管理存貨核算生產(chǎn)制造管理決策支持系統(tǒng)集團(tuán)管理網(wǎng)絡(luò)分銷內(nèi)部控制 企業(yè)應(yīng)用集成企業(yè)全面應(yīng)用管理提供企業(yè)經(jīng)營管理平臺大中型企業(yè)大中型企業(yè)好朋友好朋友NC管管

12、理軟件理軟件略略對下屬企業(yè)進(jìn)行集中管理對下屬企業(yè)進(jìn)行集中管理提供集團(tuán)企業(yè)全線管理平臺提供集團(tuán)企業(yè)全線管理平臺集團(tuán)型企業(yè)集團(tuán)型企業(yè)提示：并不是說一個軟件的功能越多就越好，要根據(jù)自己企業(yè)的規(guī)模大小、業(yè)務(wù)范圍等實(shí)際情況選擇不同的系列和版本購買和使用。1.2.2 運(yùn)行環(huán)境硬件環(huán)境：如果選擇安裝 U872 服務(wù)端（如應(yīng)用服務(wù)器、Web 服務(wù)器、數(shù)據(jù)服務(wù)器和文件服務(wù)器等），最好使用 Server 版的操作系統(tǒng)，且磁盤分區(qū)的文件系統(tǒng)格式應(yīng)為 NTFS；確保系統(tǒng)盤有 1G 以上的空閑空間；如果安裝數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，則需要確保存儲數(shù)據(jù)文件的邏輯磁盤至少有 10G 以上的空閑空間，因 U8 產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)和臨時數(shù)據(jù)均

13、存儲在這臺服務(wù)器的硬盤上。軟件環(huán)境：Windows 2000 及以上操作系統(tǒng)（Server 版或 Professional 版，打相應(yīng)版本關(guān)鍵補(bǔ)?。?，同時安裝 IISIE6.0 及以上版本SQL Server 2000 及以上版本的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)系統(tǒng)（打相應(yīng)版本關(guān)鍵補(bǔ)?。g迎下載5若安裝有其他好朋友版本，必須全部卸載干凈。1.2.3 安裝與卸載在安裝好朋友財務(wù)軟件時必須安裝配套的數(shù)據(jù)庫程序。每個系列及版本所需要的數(shù)據(jù)庫支持版本可能是不同的，要安裝前一定要看清所購買版本中的安裝說明。安裝注意事項(xiàng)：必須按順序安裝。安裝 U8 前要將數(shù)據(jù)庫及其他關(guān)鍵程序和補(bǔ)丁全部安裝好，否則好朋友安裝環(huán)境檢測無法通過。

14、安裝數(shù)據(jù)庫過程中，要記住數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的名稱，以便安裝結(jié)束后 U8 與數(shù)據(jù)庫的連接測試。建議數(shù)據(jù)庫名稱不要起得太長。好朋友 U8 是一個功能復(fù)雜、相當(dāng)龐大的系統(tǒng)，對系統(tǒng)硬件要求比較高。如果你的電腦配置較低，而又將 U8 的所有服務(wù)（包括數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用服務(wù)）都安裝在了一臺電腦上，那么運(yùn)行 U8 將會相當(dāng)緩慢。1.2.4 基本操作流程好朋友 U8 是一款適用于大中型企業(yè)的集成財務(wù)管理軟件，不僅包括了財務(wù)處理系統(tǒng)、還包含有供應(yīng)鏈管理、人力資源管理、生產(chǎn)制造管理等多項(xiàng)產(chǎn)品功能。不過，對于不同的功能，都有大致相同的操作流程對于小企業(yè)來說，U8 的模塊顯得太過繁復(fù)了。實(shí)際工作中我們能夠用到的功能非常有限，最主

15、要的就是總賬的部分功能和 UFO 報表。本部分我們主要教給大家好朋友財務(wù)軟件的最基本的、最常用的，也是最有效的功能模塊總賬。好朋友總賬系統(tǒng)的操作流程如圖 1-1 所示，希望大家有所了解，這對于我們以后的學(xué)習(xí)具有提示性作用，也便于大家今后在實(shí)際工作中遇到問題時進(jìn)行參考。歡迎下載6 建賬（在系統(tǒng)管理中進(jìn)行） 進(jìn)行初始設(shè)置 啟用進(jìn)入總賬 創(chuàng)建新的賬套 設(shè)置會計(jì)科目 設(shè)置憑證類別 錄入期初余額 設(shè)置各類輔助核算檔案 結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù) 進(jìn)入總賬系統(tǒng) 建立新年度賬 調(diào)整會計(jì)科目 初始設(shè)置調(diào)整 調(diào)整期初余額 調(diào)整輔助核算 錄入憑證 審核憑證 記 賬 賬簿查詢打印 對賬結(jié)賬 出 報 表 日常業(yè)務(wù)處理 備份并開始下

16、月工作 圖 1-1 好朋友 總賬系統(tǒng)操作流程圖1.2.5 帶著你快速上道財務(wù)軟件的使用和手工做賬一樣，是一個流程性的工作，除了初始建賬時比較麻煩之外，以后的工作都是重復(fù)性的，僅有個別時候需要進(jìn)行些微調(diào)整。為了讓大家對好朋友 U8 有一個比較全面的認(rèn)識，我們在開始系統(tǒng)學(xué)習(xí)之前，帶領(lǐng)大家一起快速瀏覽一下好朋友財務(wù)處理的過程。第一步：以系統(tǒng)管理員登錄系統(tǒng)管理第二步. 新建用戶（即操作員）第三步 創(chuàng)建新賬套第四步 進(jìn)入企業(yè)應(yīng)用平臺，進(jìn)行初始設(shè)置。第五步 啟用其他模塊，進(jìn)行初始設(shè)置和日常業(yè)務(wù)處理第六步 進(jìn)入總賬系統(tǒng)，進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理第七步 對賬結(jié)賬第八步 生成報表歡迎下載72建樓打地基 系統(tǒng)設(shè)置從這一章

17、開始，我們進(jìn)入到系統(tǒng)地學(xué)習(xí)使用好朋友 U8 的過程。無論是好朋友的哪個版本，首次使用時必須進(jìn)入到系統(tǒng)管理中進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，之后一些關(guān)鍵性的操作也仍需在系統(tǒng)管理中進(jìn)行。也就是說，系統(tǒng)管理是好朋友 U8 的工作起點(diǎn)，只有系統(tǒng)管理運(yùn)行正常，其他功能才能正常發(fā)揮作用。系統(tǒng)管理包括：新建賬套、新建年度賬、賬套修改和刪除、賬套備份，根據(jù)企業(yè)經(jīng)營管理中的不同崗位職能建立不同角色，新建操作員并為其分配不同的權(quán)限等功能。能夠通過系統(tǒng)管理進(jìn)行上述操作的人員包括兩類：系統(tǒng)管理員 admin 和賬套主管。2.1 進(jìn)入系統(tǒng)管理首次進(jìn)入系統(tǒng)管理模塊，先要以系統(tǒng)管理員的身份注冊登錄。新建賬套、增加賬套主管必須由系統(tǒng)管理員操

18、作。好朋友 U8 默認(rèn)的系統(tǒng)管理員情況如下：操作員名稱：admin密碼：為空系統(tǒng)管理員的名稱不能修改，但密碼可以更改。提醒大家注意，更改登錄密碼要謹(jǐn)慎。在正式使用 U8 系統(tǒng)進(jìn)行賬務(wù)處理時，建議更改系統(tǒng)管理員登錄密碼以防非授權(quán)人員進(jìn)入，但在練習(xí)階段建議大家不要改密碼、而是保持為空較好。2.1.1 啟動并初始化數(shù)據(jù)庫默認(rèn)情況下，好朋友安裝完成后在“開始”菜單中生成程序組文件夾“好朋友 ERP-U872”，所有功能的啟用均可通過該文件夾實(shí)現(xiàn)。我們以在 Windows XP 系統(tǒng)下安裝好朋友為例，啟動系統(tǒng)管理的方法如下：步驟 1. 依次打開“開始”“所有程序”“好朋友 ERP-U872”“系統(tǒng)服務(wù)”

19、菜單，如圖 2-1 所示。歡迎下載8圖 2-1 通過“開始”菜單啟動 好朋友 U8 的“系統(tǒng)管理 ”模塊步驟 2. 最后單擊“系統(tǒng)管理”命令，進(jìn)入“系統(tǒng)管理”窗口。步驟 3. 打開“系統(tǒng)”菜單，選擇“初始化數(shù)據(jù)庫”命令，彈出相應(yīng)對話框。步驟 4. 依次輸入數(shù)據(jù)庫名稱和口令。這兩部分內(nèi)容是你在安裝 SQL Server 數(shù)據(jù)庫時設(shè)定的。一般情況下，數(shù)據(jù)庫取系統(tǒng)默認(rèn)值即可，口令如果沒有設(shè)定即為空。步驟 5. 單擊“確認(rèn)”按鈕，提示對話框。步驟 6. 單擊“是”按鈕，接著彈出另一個提示對話框。因?yàn)槲覀冊诎惭b完成后曾經(jīng)做過數(shù)據(jù)庫連接測試，所以會有此一問。步驟 7. 之后，可能還會出現(xiàn)各種提示是否覆蓋相

20、關(guān)內(nèi)容的對話框出現(xiàn)，由于我們是初次使用，只需單擊“是”按鈕繼續(xù)即可。最后，系統(tǒng)進(jìn)入初始化數(shù)據(jù)庫過程，這一過程比較慢，需要一定的時間，請大家耐心等待。步驟 8. 數(shù)據(jù)庫升級結(jié)束后，將會直接進(jìn)入如圖 2-2 所示的“登錄”對話框。單擊“取消”按鈕，完成初始化數(shù)據(jù)庫的操作。有關(guān)系統(tǒng)登錄，我們隨后再進(jìn)行系統(tǒng)地學(xué)習(xí)。提示：初始化數(shù)據(jù)庫的操作只在初次使用時進(jìn)行，在系統(tǒng)各個模塊啟用后不要再輕易執(zhí)行這一操作，以免數(shù)據(jù)丟失。2.1.2 以系統(tǒng)管理員身份注冊系統(tǒng)管理員是好朋友 U8 系統(tǒng)中權(quán)限最高的操作員。默認(rèn)情況下，系統(tǒng)管理員的名稱為admin，登錄密碼為空。步驟 1. 依次選擇“開始”“所有程序”“好朋友 E

21、RP-U872”“系統(tǒng)服務(wù)”“系統(tǒng)管理”命令，進(jìn)入系統(tǒng)管理界面。歡迎下載9步驟 2. 打開“系統(tǒng)”菜單，選擇“注冊”命令，彈出一個“登錄”對話框，如 所示。圖 2-2“登錄”對話框步驟 3. 在“登錄到”下拉列表中選擇需要連接的數(shù)據(jù)庫。這個數(shù)據(jù)庫在前面初始化時已連接過，一般情況下，取系統(tǒng)默認(rèn)的結(jié)果即可，無需修改。步驟 4. 在“操作員”文本框中輸入系統(tǒng)管理員的用戶名“admin”。默認(rèn)情況下顯示的就是該名稱，一般無需修改。如果不是，則需要手動輸入。步驟 5. 在“密碼”文本框中輸入登錄密碼。默認(rèn)情況下，系統(tǒng)管理員的登錄密碼為空，也就是說不用輸入任何內(nèi)容。如果需要設(shè)置新密碼，可單擊選中“改密碼”

22、復(fù)選項(xiàng)步驟 6. 首次登錄時，保持默認(rèn)“賬套”選項(xiàng)即可，并保證“語言區(qū)域”為“簡體中文”。步驟 7. 單擊“確定”按鈕，如果在前述步驟 5.中選中了“改密碼”復(fù)選項(xiàng)，則會彈出如圖 2.所示的“設(shè)置操作員密碼”對話框。分別在“新密碼”和“確定”兩行中輸入同一密碼，即可完成密碼的設(shè)置。這里我們主要是為了練習(xí)賬套，建議不要設(shè)置密碼，所以單擊“取消”按鈕退出即可。步驟 8. 隨后，系統(tǒng)退出“登錄”對話框，返加“系統(tǒng)管理”界面，窗口上部顯示成功注冊的信息，如圖 2-3 所示。圖 2-3“系統(tǒng)管理 ”窗口上部顯示系統(tǒng)管理員已注冊的信息2.1.3 退出登錄如果需要取消當(dāng)前系統(tǒng)管理員的登錄狀態(tài)，只需打開“系統(tǒng)

23、”菜單，從中選擇“注銷”命令即可，此時并不會退出系統(tǒng)管理狀態(tài)。2.1.4 退出系統(tǒng)管理歡迎下載10如果需要退出系統(tǒng)管理窗口，只需打開“系統(tǒng)”菜單，從中選擇“退出”命令，即可退出系統(tǒng)管理。2.2 白手起家創(chuàng)建新賬套創(chuàng)建賬套是項(xiàng)重要且必要的工作，任何一個企業(yè)在初次使用 U8 進(jìn)行財務(wù)處理時，都需要首先為該企業(yè)建立一個新賬套。下面我們來為一個小企業(yè)創(chuàng)建一個賬套。該企業(yè)的具體信息如下所列：企業(yè)名稱：北京云海商貿(mào)有限責(zé)任公司企業(yè)簡稱：云海商貿(mào)成立時間：2009年2月主營業(yè)務(wù)：電子產(chǎn)品的批發(fā)和零售，會計(jì)啟用期：2010年1月記賬本位幣：人民幣外幣業(yè)務(wù)：無企業(yè)類型：商業(yè)企業(yè)行業(yè)性質(zhì)：純內(nèi)資有限責(zé)任公司，注冊

24、資本30萬元人民幣，小規(guī)模納稅人會計(jì)核算依據(jù)：執(zhí)行2001年新企業(yè)會計(jì)制度，尚未實(shí)施2006年新會計(jì)準(zhǔn)則需要進(jìn)行下列核算：業(yè)務(wù)簡單，只使用總賬進(jìn)行會計(jì)處理，不設(shè)任何輔助核算，僅通過設(shè)置明細(xì)科目處理業(yè)務(wù)新建賬套的具體操作步驟如下：步驟 1. 如果已經(jīng)退出了系統(tǒng)管理，那么就通過“開始”“所有程序”“好朋友ERP-U872”“系統(tǒng)服務(wù)”“系統(tǒng)管理”命令，重新進(jìn)入系統(tǒng)管理界面吧。步驟 2. 通過“系統(tǒng)”菜單下的“注冊”命令，以系統(tǒng)管理員 admin 的身份登錄系統(tǒng)。此時，“賬套”菜單項(xiàng)就會由灰變黑顯示，如圖 2.所示。步驟 3. 打開如圖 2.所示的“賬套”菜單，從中選擇“建立”命令，彈出“創(chuàng)建賬套”

25、賬套信息對話框。步驟 4. 依次輸入賬套的基本信息，輸入完成的對話框如圖 2. 所示：歡迎下載11圖 2-4“創(chuàng)建賬套 ”賬套信息對話框賬套號：一個賬套一個號碼，不能重復(fù)。默認(rèn)情況下，系統(tǒng)按順序給出當(dāng)前賬套的號碼，我們只需直接使用，不需修改。賬套名稱：自己按情況設(shè)置。這里，我們輸入“云海商貿(mào) 2010 年（原制度）”做為賬套名稱。賬套語言：取默認(rèn)選項(xiàng)，不要修改。賬套路徑：本套賬存放的位置。建議取默認(rèn)選項(xiàng)，不要修改。啟用會計(jì)期：本賬套準(zhǔn)備建立電子賬的日期，可以是任何一個月份。這里，我們選擇2010 年 1 月會啟用期，需要在“月”前面的文本框中輸入 1其他均保持系統(tǒng)默認(rèn)值不變。步驟 5. 設(shè)置完

26、成后，單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入如圖 2.所示的“創(chuàng)建賬套”單位信息對話框。步驟 6. 依次輸入有關(guān)建賬單位的各類信息。其中“單位名稱”是必須輸入的內(nèi)容，其他內(nèi)容可不輸入。這里，我們在第一行輸入單位名稱“北京云海商貿(mào)有限責(zé)任公司”；在第三行輸入單位簡稱“云海商貿(mào)”。步驟 7. 輸入完畢后，單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入如圖 2.所示的“創(chuàng)建賬套”核算類型對話框。步驟 8. 在該對話框進(jìn)行下列設(shè)置，設(shè)置結(jié)果如圖 2. 所示。從“企業(yè)類型”下拉列表中選擇“商業(yè)”；從“行業(yè)性質(zhì)”下拉列表中選擇“新會計(jì)制度科目”；保證“按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目”復(fù)選框已被選中。因?yàn)槲覀冞€沒有設(shè)置操作員，所以“賬套主管”先不用指定，

27、可先使用默認(rèn)選項(xiàng)。其他選項(xiàng)均取系統(tǒng)默認(rèn)值，無需修改。歡迎下載12步驟 9. 設(shè)置完畢后，單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入如圖 2.所示的“創(chuàng)建賬套”基礎(chǔ)信息對話框。步驟 10. 因?yàn)檫@個賬套很簡單，不進(jìn)行任何輔助核算，所以這些設(shè)置選與不選都對今后的賬務(wù)處理沒有影響，所以我們無需任何操作直接單擊“完成”按鈕，彈出提示對話框。步驟 11. 單擊“是”按鈕，系統(tǒng)開始創(chuàng)建賬套，對話框下部出現(xiàn)進(jìn)度條如圖 2.右圖所示。這一過程可能時間比較長，大家需要耐心等待。步驟 12. 隨后，屏幕上彈出 “編碼方案”對話框。無需做任何修改，直接單擊“取消”按鈕，彈出如圖 2.所示的“數(shù)據(jù)精度”對話框。圖 2-5“數(shù)據(jù)精度 ”

28、對話框步驟 13. 不做任何修改直接作用系統(tǒng)默認(rèn)值，單擊“確定”按鈕，稍候片刻，彈出提示系統(tǒng)啟用的對話框。提示：系統(tǒng)啟用也可以不在這里進(jìn)行，而在企業(yè)門戶中設(shè)置。不過，任何一個賬套都必須要啟用總賬系統(tǒng)才可以進(jìn)行后續(xù)操作。所以我們建議在新建賬套時就同時啟用總賬系統(tǒng)。步驟 14. 單擊“是”按鈕，進(jìn)入如圖 2.所示的“系統(tǒng)啟用”窗口。步驟 15. 單擊“總賬”前面的復(fù)選框，彈出日歷選擇框，如圖 2.所示。將月份指定為“一月”，將日期指定為“1”日，這樣我們就設(shè)置為從 2010 年 1 月 1 日啟用總賬系統(tǒng)。提示：這一日期不能早于我們在創(chuàng)建賬套時在“啟用會計(jì)期”中設(shè)定的日期。2.3 添丁進(jìn)口增加新操

29、作員賬套建好了，必須有相應(yīng)的操作人員才能進(jìn)行賬務(wù)處理，如賬套主管、出納、審核人員等，這些人員都被統(tǒng)稱為“用戶”，又叫“操作員”。下面，我們來添加一個新的操作員，為新建的賬套做準(zhǔn)備。步驟 1. 如果已經(jīng)退出了系統(tǒng)管理，那么就通過“開始”“所有程序”“好朋友ERP-U872”“系統(tǒng)服務(wù)”“系統(tǒng)管理”命令，重新進(jìn)入系統(tǒng)管理界面吧。歡迎下載13步驟 2. 通過“系統(tǒng)”菜單下的“注冊”命令，以系統(tǒng)管理員 admin 的身份登錄系統(tǒng)。此時，“權(quán)限”菜單項(xiàng)就會由灰變黑顯示。步驟 3. 打開“權(quán)限”菜單，選擇“用戶”命令，進(jìn)入如圖 2.所示的“用戶管理”窗口。步驟 4. 單擊“增加”按鈕，彈出如圖 2.左圖的

30、所示的“操作員詳細(xì)情況”對話框。步驟 5. 按下列提示依次輸入操作員信息，結(jié)果如圖 2.中右圖所示：在“編號”文本框中輸入：0011。操作員編號由自己決定，沒定什么固定的編碼規(guī)則，但不能重復(fù)使用。記住自己的操作員編號，以備登錄總賬時使用。在“姓名”文本框中輸入：周海娟。在“認(rèn)證方式”下拉列表中選擇“用戶+口令(傳統(tǒng))”方式。分別在“口令”和“確認(rèn)口令”框中輸入密碼：123。一定要記住自己的口令，否則無法登錄總賬。按需要輸入其他內(nèi)容，也可以為空。步驟 6. 在下側(cè)的“所屬角色”列表框中單擊“賬套主管”前面的復(fù)選框，將該操作員指定為賬套主管。提示：“賬套主管”這一角色將會擁有管理一個賬套的全部功能

31、權(quán)限，在練習(xí)過程中以“賬套主管”的身份登錄，有利于順利學(xué)習(xí)所有的功能。另外，在新增操作員就將其設(shè)定為賬套主管，該操作員將會作為所有賬套的賬套主管對所有賬套具有全部操作權(quán)限。步驟 7. 單擊對話框下方的“增加”按鈕，新的操作員增加成功。此時可以接著在“操作員詳細(xì)情況”對話框中增加其他操作員。在這里，目前我們只增加一個操作員，單擊按鈕退出即可。步驟 8. 新增加的操作員將顯示在“用戶管理”窗口的操作員列表中。單擊“退出”按鈕，關(guān)閉“用戶管理”窗口即可。2.4 分配任務(wù)為新賬套指定賬套主管一個賬套必須至少指定一個賬套主管。賬套主管擁有全部的操作權(quán)限。如果在增加操作員時并沒有將其指定為賬套主管，那么可

32、以在以后再將其指定為某一賬套的賬套主管?，F(xiàn)在，我們來增加第二個操作員，并將其指定為我們前面新建的 001 賬套的賬套主管。具體操作步驟如下：步驟 1. 按照前述步驟，通過“權(quán)限”“用戶”菜單，新增一個操作員，該操作員的基本信息如下如列（注意，不要在這里設(shè)定角色）：編號：0012歡迎下載14姓名：張和平認(rèn)證方式：用戶+口令(傳統(tǒng))口令：456其他：為空或系統(tǒng)默認(rèn)所屬角色：無步驟 2. 增加完成后，退出“用戶管理”窗口。然后打開“權(quán)限”菜單，選擇“權(quán)限”命令，彈出如圖 2.所示的“操作員權(quán)限”窗口。步驟 3. 在左側(cè)的操作員列表中單擊選中需要指定權(quán)限的操作員“0012 張和平”。步驟 4. 在右上

33、方的賬套下拉列表中選擇賬套“001云海商貿(mào) 2010 年”。步驟 5. 接著單擊選中賬套名稱左側(cè)的“賬套主管”復(fù)選框，將會彈出一個提示對話框。步驟 6. 單擊“是”按鈕，張和平即被指定為 001 賬套的賬套主管。提示：在這里指定的賬套主管，只對當(dāng)前選定的賬套有效，無權(quán)對其他賬套進(jìn)行操作，這是與在增加操作員時就指定賬套主管的重大區(qū)別。步驟 7. 單擊“操作員權(quán)限”窗口右上側(cè)的“退出”按鈕，完成操作員權(quán)限的指定操作。步驟 8. 退出系統(tǒng)管理，至此，我們已完成了系統(tǒng)管理的基本操作，可以進(jìn)入賬套處理系統(tǒng)了。2.5 自己動手吧1. 練習(xí)以系統(tǒng)管理員的身份登錄系統(tǒng)管理，如果已登錄，不妨先退出來。2. 增加

34、一個操作員，具體信息如下：編號：0021姓名：曾小軍認(rèn)證方式：用戶+口令(傳統(tǒng))口令：789其他：為空或系統(tǒng)默認(rèn)所屬角色：無3在總賬中進(jìn)行基礎(chǔ)賬務(wù)處理歡迎下載15本章，我們開始進(jìn)入好朋友 U8 的核心模塊總賬系統(tǒng)的學(xué)習(xí)。為了滿足大量的規(guī)模不大、業(yè)務(wù)簡單的小型企業(yè)的賬務(wù)處理需求，我們在這里只學(xué)習(xí)最基本、最常用的、必不可少的總賬功能，其中包括：總賬的基礎(chǔ)初始化設(shè)置，一個賬套只需進(jìn)行一次，后期可根據(jù)需要部分調(diào)整。對憑證進(jìn)行管理：錄入、修改、刪除、審核、打印憑證，這是財務(wù)處理的基礎(chǔ)。出納管理：生成并查詢銀行日記賬和現(xiàn)金日記賬、進(jìn)行銀行對賬。記賬、對賬和結(jié)賬：其中包括期末損益自動結(jié)轉(zhuǎn)的設(shè)置和生成。對賬簿

35、進(jìn)行管理：賬簿的生成、查詢、打印。以上功能都是在我們上一章創(chuàng)建好的 001 賬套中實(shí)現(xiàn)的，有關(guān)具體的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，將會在錄入憑證時一一給出。3.1 賬務(wù)處理第一步首先我們要掌握的是有關(guān)總賬系統(tǒng)的初始化基本設(shè)置，這些設(shè)置是總賬順利運(yùn)行的基礎(chǔ)。總賬系統(tǒng)的初始化設(shè)置其實(shí)包括很多項(xiàng)目，但并一定每個人、每套賬都會用到所有的項(xiàng)目。不過，下列的基礎(chǔ)設(shè)置是創(chuàng)建每個新賬套后都必須進(jìn)行的，也是大家必須掌握的：設(shè)置總賬運(yùn)行的基本業(yè)務(wù)參數(shù)：如是否需要出納簽字。設(shè)置會計(jì)科目：對會計(jì)科目進(jìn)行增刪修改。設(shè)置會計(jì)憑證的類別。錄入期初余額：對于非新建企業(yè)，必須錄入期初余額。3.1.1 進(jìn)入工作平臺企業(yè)應(yīng)用平臺是一個集成的工作環(huán)境。

36、在早一些的版本中，則被稱為“企業(yè)門戶”。為使企業(yè)能夠存儲企業(yè)內(nèi)部和外部的各種信息，使各方使用者能夠從單一的渠道訪問其所需的個性化信息，好朋友 U872 為我們提供了“企業(yè)應(yīng)用平臺”這一集成界面。通過企業(yè)應(yīng)用平臺，我們可以訪問 U8 下已啟用的所有系統(tǒng)模塊，定義自己的業(yè)務(wù)工作，并設(shè)計(jì)自己的工作流程。這個平臺方便了企業(yè)信息的及時溝通，資源的有效利用。一般來說，作為小型企業(yè)的財務(wù)人員使用 U8，主要是通過企業(yè)應(yīng)用平臺來方便地進(jìn)入已啟用的系統(tǒng)模塊，如總賬、固定資產(chǎn)管理等，并進(jìn)行各類操作，如錄入憑證、查詢賬簿等；而對于管理類的功能如企業(yè)流程等則很少使用，因此我們作為普通的財務(wù)人員在初學(xué)時可以不關(guān)注這些內(nèi)

37、容。1. 啟動企業(yè)應(yīng)用平臺歡迎下載16下面，我們以上一章增加的操作員 0011 周海娟的名義登錄新創(chuàng)建的 001 賬套。步驟 1. 依次打開“開始”“所有程序”“好朋友 ERP-U872”菜單。步驟 2. 從中選擇“企業(yè)應(yīng)用平臺”命令，彈出“登錄”對話框，如圖 3.所示。圖 3-1 通過“開始”菜單進(jìn)入到 “登錄”對話框步驟 3. 在“操作員”文本框中直接輸入操作員編號：0011，或者姓名：周海娟。步驟 4. 在“密碼”文本框中輸入設(shè)置好的口令：123。為了保密，密碼不會顯示出來。步驟 5. 單擊“賬套”右側(cè)的下拉箭頭，從列表中選擇 001 號賬套。步驟 6. 設(shè)定操作日期：默認(rèn)情況下，操作日

38、期顯示系統(tǒng)當(dāng)前日期，可以修改。由于我們創(chuàng)建賬套和啟用總賬的日期均為 2010 年 1 月，為了操作方便，我們將操作日期改為2010 年 1 月 31 日，修改的方法是：輸入：可以在“操作日期”文本框中直接輸入：2010-01-31；選擇：單擊“操作日期”右側(cè)的下拉箭頭 ，打開如圖 3.所示的日歷，單擊標(biāo)題欄左右兩側(cè)的箭頭可以改變年份；單擊標(biāo)題欄的月份處選擇一月，單擊選擇日期列表中的31，設(shè)定完畢后在日歷框外任意處單擊即可關(guān)閉日歷。步驟 7. 單擊“確定”按鈕，就會進(jìn)入如圖 3.所示的企業(yè)應(yīng)用平臺窗口。2. 企業(yè)應(yīng)用平臺的界面組成我們來看看這個平臺窗口都由什么組成，每個組成部分都有哪些作用。工具

39、欄：提供一些常用功能的快捷方式按鈕，如單擊“重注冊”按鈕可在不退出平臺情況下以其他操作員身份重新登錄。單擊其中的“退出”按鈕，即可關(guān)閉企業(yè)應(yīng)用平臺。業(yè)務(wù)導(dǎo)航視圖：默認(rèn)情況下位于工作區(qū)右側(cè)，分為上下兩部分，下半部分顯示一系列選項(xiàng)卡，表示不同的操作大類，如“業(yè)務(wù)工作”選項(xiàng)卡，包括當(dāng)前賬套所能夠操作的所有功能模塊。上半部分顯示當(dāng)前選項(xiàng)卡下能夠?qū)崿F(xiàn)的所有功能列表。好朋友 U8 提供給我們許多視圖模式，在不同的視圖下可進(jìn)行不同的工作。通過如圖 3.歡迎下載17所示“視圖”菜單可以控制某一個視圖及工具欄的顯示與否。通常情況下，我們會始終保持“業(yè)務(wù)導(dǎo)航視圖”呈顯示狀態(tài)，以便進(jìn)行各項(xiàng)操作和設(shè)置。消息中心：也是

40、默認(rèn)情況下顯示的視圖，對于一臺單機(jī)使用 U8 的電腦來說，這個視圖沒有什么作用，可以通過“視圖”菜單將其關(guān)閉。狀態(tài)欄：位于窗口的最下方，顯示當(dāng)前登錄的賬套、操作員、操作日期等信息。3. 業(yè)務(wù)導(dǎo)航視圖基本操作方法對于我們來說，業(yè)務(wù)導(dǎo)航視圖最重要、也最常用，有必要掌握它的操作方法。下方的選項(xiàng)卡：單擊下方的某一選項(xiàng)卡，即可選擇該選項(xiàng)卡，上方相應(yīng)顯示該選項(xiàng)卡可選擇的功能列表。上方的功能列表：雙擊列表中的某一選項(xiàng)，即可展開下級列表（選項(xiàng)前方帶有加號標(biāo)記表示有下級列表）。如果是末級選項(xiàng)，雙擊則會打開相應(yīng)的工作窗口。3.1.2 設(shè)置總賬業(yè)務(wù)參數(shù)有些條件需要在進(jìn)行賬務(wù)處理之前就需要設(shè)定，這樣在賬務(wù)處理過程中才

41、能發(fā)揮作用，如“赤字控制”，也就是說如果在錄入憑證的過程中沒有完全按照業(yè)務(wù)發(fā)生的順序來進(jìn)行，那么可能會出現(xiàn)現(xiàn)金余額為負(fù)數(shù)這樣的不正?，F(xiàn)象。發(fā)生這種情況時是否需要系統(tǒng)進(jìn)行提示，就應(yīng)該事先進(jìn)行業(yè)務(wù)參數(shù)的設(shè)定。在這里，我們要指定與現(xiàn)金和銀行存款有關(guān)的憑證必須經(jīng)由出納簽字后才能記賬。具體的操作步驟如下：步驟 1. 如前所述，啟動企業(yè)應(yīng)用平臺，以 0011 號操作員的身份登錄 001 賬套。步驟 2. 單擊“業(yè)務(wù)導(dǎo)航視圖”左下角的“基礎(chǔ)設(shè)置”選項(xiàng)卡。步驟 3. 從上方的功能列表中依次雙擊選擇“業(yè)務(wù)參數(shù)”“財務(wù)會計(jì)”“總賬”，打開如圖 3.所示的“選項(xiàng)”對話框。步驟 4. 在這個對話框中可以進(jìn)行各項(xiàng)基礎(chǔ)參

42、數(shù)的設(shè)置，其中就包括我們前面提到的“赤字控制”。大家不妨瀏覽一下每個選項(xiàng)卡中都提供了哪些參數(shù)，但是不必對其進(jìn)行修改。步驟 5. 單擊“權(quán)限”選項(xiàng)卡，進(jìn)入相應(yīng)的設(shè)置窗口。步驟 6. 單擊右下方的“編輯”按鈕，進(jìn)入可修改狀態(tài)。步驟 7. 單擊選中其中的“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”復(fù)選框。步驟 8. 單擊“確定”按鈕，完成設(shè)置同時退出對話框。提示：“選項(xiàng)”對話框中包含許多重要的系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置，隨著學(xué)習(xí)的深入，你會發(fā)覺很多功能要想實(shí)現(xiàn)，必須先要在這里進(jìn)行設(shè)置。所以我們建議大家認(rèn)真瀏覽該對話框中的每個選項(xiàng)卡，了解其中包含了的哪些內(nèi)容，這樣以后用到時心中就會有印象。歡迎下載183.1.3 設(shè)置會計(jì)科目每一個

43、新建賬套第一次使用時，或多或少都要對會計(jì)科目進(jìn)行增刪修改；在錄入憑證的過程中，也可能隨時需要增加一些新的明細(xì)科目；每個新年度建賬時，也許需要對上年度所使用的會計(jì)科目進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。總之，會計(jì)科目的使用是賬務(wù)處理的基礎(chǔ)，會計(jì)人員必須掌握如何調(diào)整會計(jì)科目，能夠熟練進(jìn)行會計(jì)科目的增加、刪除、修改等操作。本節(jié)我們來為前述已創(chuàng)建完成的賬套 001 設(shè)置會計(jì)科目。1. 進(jìn)入“會計(jì)科目”設(shè)置窗口會計(jì)科目可以按資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益等類別分類列示。通過單擊會計(jì)科目列表上方的類別選項(xiàng)卡中的不同按鈕，可以選擇顯示不同的類別。例如：單擊“負(fù)債”按鈕，列表中即可顯示所有負(fù)債類的會計(jì)科目。2. 設(shè)置會計(jì)科目的基本原則盡管

44、從理論上講，系統(tǒng)允許我們對會計(jì)科目隨意進(jìn)行增加、刪除和修改操作，但從實(shí)務(wù)的角度出發(fā)，我們?nèi)孕枰裱恍┗驹瓌t：會計(jì)科目編碼：由系統(tǒng)指定為 4-2-2 格式，表示一級科目編碼 4 位，二級和三級明細(xì)科目編碼分別為 2 位，每個科目必須有對應(yīng)的科目編碼，且是唯一的。為了以后自動編制會計(jì)報表的需要，建議大家、特別是初學(xué)者不要改變系統(tǒng)預(yù)置的科目編碼，否則可能無法生成正確的會計(jì)報表。一級會計(jì)科目：一級科目名稱一般是由企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則、國家統(tǒng)一的會計(jì)制度規(guī)定好的。這里我們選用的是由財政部 2000 年頒布、2001 正式實(shí)施、適用于所有企業(yè)的的企業(yè)會計(jì)制度規(guī)定的會計(jì)科目。建議大家不要過多修改一級會計(jì)科目名稱

45、，并且盡量不要增加新的一級會計(jì)科目。新增一級會計(jì)科目，可能導(dǎo)致無法正確自動生成會計(jì)報表。也不要隨便刪除一級科目，即使你不打算使用它。二、三級明細(xì)科目：除了一般納稅人“應(yīng)交稅費(fèi)（新準(zhǔn)則）/應(yīng)交稅金（原制度）”下的明細(xì)科目由于稅務(wù)法規(guī)的要求一般情況下是固定的外，其他科目明細(xì)完全由自己確定，因而可以任意進(jìn)行增刪修改，沒有什么限制，也不會影響報表的編制。增設(shè)明細(xì)的限制：會計(jì)科目一經(jīng)使用，就不能再增設(shè)下級科目，而只能增加同級科目。例如：我們已經(jīng)制作了一張?zhí)岈F(xiàn)的記賬憑證，用到了“現(xiàn)金”和“銀行存款”兩個科目。如果在這之前沒有在“銀行存款”下設(shè)置不同賬號的明細(xì)科目，那么就無法再設(shè)置分賬號明細(xì)了?；谶@一點(diǎn)，

46、要求大家在真正進(jìn)行賬務(wù)處理之前，要認(rèn)真考慮好會計(jì)科目的明細(xì)設(shè)置，為需要進(jìn)行明細(xì)核算的科目先行增加至少一個下級科目。例如，“管理費(fèi)用”通常是需要分設(shè)明細(xì)進(jìn)行核算的，如果在設(shè)置會計(jì)科目時并不能確定究竟需要設(shè)多少、設(shè)哪些明細(xì)科目，可以先為其僅增加一個“工資”明細(xì)，這樣在以后需要時就可以方便地增加平級的明細(xì)科目了。3. 增加會計(jì)科目一般情況下，一級科目是無需增加的，但是明細(xì)科目的增加卻是不可避免的。歡迎下載19提示：現(xiàn)在你明白了嗎？要想添加下級科目，必須要知道其所屬上級科目的編碼，這個編碼可以在“會計(jì)科目”窗口的科目列表中查找。如果需要在“管理費(fèi)用工資”下再增加下級科目“管理人員”，就需要輸入編碼“5

47、5020101”，當(dāng)然代表本級科目的最后兩位編號可以從任意數(shù)字開始，如 55020111，不過一般情況下我們建議從 01開始比較符合正常思維。4. 復(fù)制會計(jì)科目管理費(fèi)用和營業(yè)費(fèi)用下的明細(xì)科目大都相同，我們可以通過復(fù)制的方式將已添加好的管理費(fèi)用明細(xì)批量增加到營業(yè)費(fèi)用下，從而省去一一錄入的麻煩。步驟 1. 如果已經(jīng)退出，則從“基礎(chǔ)設(shè)置”選項(xiàng)卡下依次雙擊“基礎(chǔ)檔案”“財務(wù)”“會計(jì)科目”，打開如圖 3.所示的“會計(jì)科目”窗口。步驟 2. 打開如圖 3.所示的“編輯”菜單。圖 3-2 會計(jì)科目窗口中的 “編輯”菜單步驟 3. 從中選擇“成批復(fù)制”命令，彈出如圖 3.所示的“成批復(fù)制”對話框步驟 4. 在

48、第一行“科目編碼”文本框中輸入管理費(fèi)用的編碼“5502”。在第二行“科目編碼”文本框中輸入營業(yè)費(fèi)用的編碼“5501”，表示將前者下的明細(xì)科目復(fù)制到后者下使用。步驟 5. 保證左下角的“本賬套”被選中，單擊“確認(rèn)”按鈕，稍候片刻復(fù)制完成，結(jié)果如圖 3.所示。這種復(fù)制操作還可以在不同的賬套間進(jìn)行：只需在“成批復(fù)制”對話框中單擊選中左下角的“其他賬套”即可進(jìn)行設(shè)置。5. 刪除會計(jì)科目不使用的會計(jì)科目可以刪除，包括一級科目，不過建議大家如果沒有十足把握，不要刪除系統(tǒng)默認(rèn)提供的一級科目。在這里，我們要刪除兩部分多余科目：前面復(fù)制的“營業(yè)費(fèi)用”明細(xì)科目中，“辦公費(fèi)”和“印花稅”是多余的，需要刪除?！皯?yīng)交稅

49、金應(yīng)金增值稅”下的三級明細(xì)科目。因?yàn)橘~套 001 云海商貿(mào)公司是個小規(guī)模商業(yè)企業(yè)，增值稅的核算無需分明細(xì)。提示：一個會計(jì)科目一旦被使用，例如科目已錄入期初余額或已在錄入憑證時引用過，則不能刪除。另外，非末級會計(jì)科目不能刪除，也就是說，如果想要刪除某級科目，就需要將該科目的下級科目全部刪除。6. 修改會計(jì)科目歡迎下載20會計(jì)科目的名稱、屬性可以被修改。會計(jì)科目名稱可以隨時修改，即使已被使用過。而科目的屬性則不一定，有一些在使用后也可以修改，如設(shè)為“日記賬”，而另一些則不能，如科目性質(zhì)（余額方向）。以下我們要進(jìn)行的操作是：改科目名稱：將“其他應(yīng)付款”下的明細(xì)“王老板”改為“王一丁”。改屬性：將“現(xiàn)

50、金”科目設(shè)為“日記賬”，將“銀行存款”科目指定為“日記賬”和“銀行賬”。只有經(jīng)過這項(xiàng)設(shè)置，才可以查詢現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。這項(xiàng)設(shè)置也可以在以后進(jìn)行，不影響憑證的錄入和科目的使用。修改會計(jì)科目的具體操作步驟如下：步驟 1. 進(jìn)入“會計(jì)科目”窗口，首先在科目列表中單擊選擇要修改的科目“218101 王老板”。步驟 2. 單擊工具欄中的“修改”按鈕，彈出如圖 3.所示的“會計(jì)科目_修改”對話框。步驟 3. 單擊右下角的“修改”按鈕，進(jìn)入修改狀態(tài)。步驟 4. 將“科目名稱”改為“王一丁”，單擊“確定”按鈕，確認(rèn)修改完成。步驟 5. 在未進(jìn)入修改狀態(tài)之前，對話框的左下角有一排翻頁按鈕。單擊第一個按

51、鈕，直接翻到首個科目“現(xiàn)金”步驟 6. 單擊右下角的“修改”按鈕，進(jìn)入修改狀態(tài)，單擊選中“日記賬”復(fù)選框，如圖 3.所示，然后單擊“確定”按鈕，確認(rèn)修改。步驟 7. 接著單擊翻頁按鈕的第三個，翻到下一個科目“1002 銀行存款”。步驟 8. 單擊“修改”按鈕，同時選中“日記賬”和“銀行賬”兩個復(fù)選框。步驟 9. 先單擊“確定”按鈕，確認(rèn)修改，再單擊“返回”按鈕，退出科目修改對話框。步驟 10. 至此，我們完成了會計(jì)科目的的設(shè)置，單擊“會計(jì)科目”窗口工具欄中的“退出”按鈕，關(guān)閉相應(yīng)窗口。3.1.4 設(shè)置憑證類別在錄入憑證之前，必須要先指定一下憑證類別，否則無法進(jìn)行制單。一般情況下，由于一個中小企

52、業(yè)的財務(wù)人員少、分工不詳細(xì)，所以沒有必要使用“收付轉(zhuǎn)”等復(fù)雜類型的憑證，只需選用統(tǒng)一的記賬憑證即可。設(shè)置憑證類別的方法是：步驟 1. 在“基礎(chǔ)設(shè)置”選項(xiàng)卡，依次雙擊“基礎(chǔ)檔案”“財務(wù)”“憑證類別”，打開如圖 3.所示的“憑證類別預(yù)置”對話框。歡迎下載21圖 3-3“憑證類別預(yù)置 ”對話框步驟 2. 保證“記賬憑證”選項(xiàng)處于選中狀態(tài)，否則單擊選擇它。步驟 3. 單擊“確定”按鈕，彈出如圖 3.所示的“憑證類別”窗口。步驟 4. 無需進(jìn)行任何操作，單擊工具欄中的“退出”按鈕，即可完成設(shè)置。3.1.5 錄入期初余額如果不是新建企業(yè)，也不是從企業(yè)成立的第一個月就開始啟用賬套，那么總會有部分的資產(chǎn)、負(fù)債

53、、所有者權(quán)益科目存在余額，也樣就會涉及到期初余額的錄入。如果期初余額錄入不正確，那么就無法結(jié)賬、也不能正確生成報表。賬套 001 云海商貿(mào)公司于 2009 年 2 月成立，2010 年 1 月開始使用好朋友軟件建賬。其 2010 年年初余額（即 2009 年年末余額）如表 3.所示。因?yàn)橘~套 001 的啟用期為 1月 1 日，所以它的期初余額就是年初余額。提示：期初余額和年初余額是有區(qū)別的。每個會計(jì)年度的年初余額只有一個，那就是本年度 1 月 1 日的余額（也即上年度 12 月 31 號的年末余額）。而期初余額與會計(jì)期間相聯(lián)系，一年中會有多個。如 1 月份的期初余額即是年初余額，而 2 月份的

54、期初余額則為 1 月份的期末余額。如果建賬及啟用賬套的日期在年中，比如 3 月份，那么 3月份的期初余額年初余額1-2 月增加額1-2 減少額。1. 錄入期初余額下面，我們來按照表 3.所示的數(shù)據(jù)錄入賬套 001 的期初余額。注意：其中的合計(jì)額由系統(tǒng)自動生成，無需錄入。步驟 1. 首先保證登錄的是 001 號賬套。在“業(yè)務(wù)導(dǎo)航視圖”下單擊“業(yè)務(wù)工作”選項(xiàng)卡。步驟 2. 依次雙擊功能列表中的“財務(wù)會計(jì)”“總賬”“設(shè)置”“期初余額”，彈出如圖 3.所示的“期初余額錄入”窗口。提示：如果賬套啟用時間不是 1 月份，那么這個窗口的顯示有所不同，會增加年初余額、借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額三列。此時，只需要分

55、別輸入期初余額、借貸方發(fā)生額，系統(tǒng)將會自動計(jì)算出年初余額。年初余額是為了生成報表時取數(shù)。歡迎下載22步驟 3. 在“現(xiàn)金”行后的“期初余額”欄中單擊或雙擊鼠標(biāo)，輸入 2489.30，按回車鍵表示輸入結(jié)束。步驟 4. 在“應(yīng)收賬款”的下級科目“東方三星公司”行后的“期初余額”欄中輸入160000.00，回車確認(rèn)，系統(tǒng)自動計(jì)算其上級科目“應(yīng)收賬款”的金額。提示：對于有下級明細(xì)的科目，不可能直接如入其余額。而是需要依次錄入其下級科目的余額，系統(tǒng)將會自動合計(jì)出該科目的余額。步驟 5. 向下拖動右側(cè)的滾動條，找到“利潤分配”這個科目。在其下級科目“未分配利潤”行后的“期初余額”欄中輸入：-117060.

56、90。這是因?yàn)樵摽颇康挠囝~方向我們表 3 中的實(shí)際余額方向不一致。提示：在好朋友 U8 中，下級科目的余額方向必須和其所屬上級科目一致。正常情況下，“本年利潤”和“利潤分配”兩個科目作為權(quán)益類科目，余額應(yīng)該在貸方。但是，企業(yè)經(jīng)營虧損可能會導(dǎo)致利潤額為負(fù)數(shù)，這時，在錄入期初余額就需要注意科目的余額方向。如果某個科目的實(shí)際余額與系統(tǒng)規(guī)定的余額方向不一致，則應(yīng)錄入負(fù)數(shù)來表示。步驟 6. 按照表 3.中所列，依次錄入其他科目的期初余額。2. 調(diào)整余額方向一級科目的余額方向由系統(tǒng)根據(jù)所選用的會計(jì)制度的規(guī)定設(shè)定，而新增下級科目的余額方向與其上級科目相同，所以一般情況下，科目的余額方向不用。不過，凡事都會有

57、例外，萬一有個不小心將余額方向搞錯了，就需要調(diào)整余額方向了。調(diào)整余額方向途徑有兩條：第一，在設(shè)置或修改會計(jì)科目時，在“科目性質(zhì)（余額方向）”處進(jìn)行指定。第二，在錄入期初余額時，方法是：步驟 1. 在“期初余額錄入”窗口中，單擊選擇需要調(diào)整余額方向的科目所在行。步驟 2. 單擊工具欄中的“方向”按鈕，彈出如圖 3.所示的提示對話框。步驟 3. 單擊“是”按鈕，完成調(diào)整。3. 修改期初余額當(dāng)發(fā)現(xiàn)錄入的期初余額發(fā)生錯誤，就需要修改，方法非常簡單：雙擊要修改的數(shù)字進(jìn)入修改狀態(tài)，重新輸入正確的即可。4. 試算平衡與對賬期初余額錄入完畢之后，必須進(jìn)行試算和對賬兩項(xiàng)操作，以保證期初余額錄入的正確性。進(jìn)行試算

58、平衡：目的是檢查借貸方金額是否相等，期初試算平衡結(jié)果應(yīng)該符合會計(jì)等式：資產(chǎn)=負(fù)債+歡迎下載23所有者權(quán)益。單擊工具欄中的“試算”按鈕，系統(tǒng)開始進(jìn)入試算平衡，圖 3.所示結(jié)果表明期初余額錄入有誤。圖 3-4 期初試算平衡表顯示結(jié)果不平衡，表明期初余額錄入有誤單擊“確定”按鈕退出，然后仔細(xì)檢查所錄入的余額數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)少錄了“低值易耗品”余額 2470，重新錄入后，再次進(jìn)行試算平衡，直到期初余額已平衡。進(jìn)行對賬：對賬的目的是為了核對總帳和明細(xì)帳余額是否相符。如果不符，也不能認(rèn)為期初余額錄入正確。步驟 1. 單擊工具欄中的“對賬”按鈕，彈出如圖 3.所示的“期初對賬”對話框。步驟 2. 單擊“開始”按鈕

59、，系統(tǒng)開始對賬。當(dāng)設(shè)置了輔助核算時，對賬操作尤其重要。關(guān)于輔助核算，我們將會在后面學(xué)到。對賬完畢，顯示對賬結(jié)果，表示所有核對均正確。步驟 3. 單擊“取消”按鈕退出對話框即可。步驟 4. 至此，所有有關(guān)期初余額工作都已完成，單擊工具欄中的“退出”按鈕，關(guān)閉“期初余額錄入”窗口。提示：只有期初試算平衡、對賬全部正確后，才表示期初余額錄入正確，可以放心地進(jìn)行后續(xù)的賬務(wù)處理了。如果期初余額試算不平衡，雖然可以填制憑證，但系統(tǒng)不允許進(jìn)行當(dāng)月的期末記賬、結(jié)賬工作，下個月的工作也就無法開始。3.2 填制憑證前述的基礎(chǔ)設(shè)置工作非常繁復(fù)，但又是必不可少的，幸好這不是一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，只有新建一個賬套才如此麻煩

60、，此后只有必要時才會有個別改動，如新增一個明細(xì)科目等。到現(xiàn)在為止，那些必須的基礎(chǔ)設(shè)置工作都已經(jīng)結(jié)束了，我們終于可以開始日常工作。本節(jié)，我們就來為 001 賬套錄入 1 月份的憑證，這才是項(xiàng)經(jīng)常性的、最主要的日常工作。本節(jié)所用到的資料：根據(jù)云海商貿(mào)公司 2010 年 1 月份發(fā)生的業(yè)務(wù)，我們給出了如表 3.所示的相關(guān)會計(jì)分錄。歡迎下載24下面就根據(jù)這些會計(jì)分錄通過好朋友 U8 的總賬系統(tǒng)生成記賬憑證，這一過程就相當(dāng)于我們手工記賬時填制記賬憑證，只不過用鍵盤和鼠標(biāo)代替了紙和筆。3.2.1 錄入憑證錄入憑證，也稱為制單，是電腦記賬的核心工作，是其他一切工作的基礎(chǔ)。如果憑證錄放錯了，那么賬簿、報表就都