15會計(jì)電算化管理辦法

1、1目的規(guī)范會計(jì)電算化系統(tǒng)運(yùn)行，確保系統(tǒng)內(nèi)各類信息和資源的安全、可靠和完 整。2 范圍適用于公司及各子公司財(cái)務(wù)部門會計(jì)電算化的管理。3職責(zé)3.1電算主管全面負(fù)責(zé)和協(xié)調(diào)會計(jì)電算化整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行。3.2系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)會計(jì)電算化系統(tǒng)的日常管理。3.3系統(tǒng)維護(hù)人員負(fù)責(zé)檢查會計(jì)電算化硬件和軟件的運(yùn)行。3.4數(shù)據(jù)錄入員負(fù)責(zé)會計(jì)電算化有關(guān)會計(jì)核算信息的錄入。3.5數(shù)據(jù)審核員負(fù)責(zé)對會計(jì)電算化錄入的會計(jì)信息進(jìn)行審核。3.5檔案管理員負(fù)責(zé)會計(jì)電算化軟盤及輸出打印會計(jì)資料的存檔、保管。4措蜩方法4.1機(jī)房的管理4.1.1機(jī)房由電算主管全面負(fù)責(zé)，并由操作人員具體負(fù)責(zé)。4. 1. 2保持環(huán)境衛(wèi)生，每周對微機(jī)以及其他設(shè)備清

2、潔一次，地上塵埃應(yīng)用濕拖 地布清除。4. 1. 3嚴(yán)禁在微機(jī)前飲水、吸煙和吃食物。4. 1. 4.嚴(yán)禁在微機(jī)內(nèi)安裝、運(yùn)行游戲盤或播放其他娛樂光盤片。4. 1. 5.機(jī)房內(nèi)有關(guān)電器設(shè)備須經(jīng)系統(tǒng)維護(hù)人員同意方可安裝，其他人員一律不 得擅自拆卸和安裝。4. 1.6在運(yùn)行過程中突然停電，應(yīng)注意及時(shí)關(guān)閉有關(guān)設(shè)備電源，在操作人員離開 微機(jī)時(shí)應(yīng)關(guān)閉微機(jī)電源，下班前應(yīng)檢查電源的關(guān)閉情況。4. 1. 7未經(jīng)批準(zhǔn)不得對外提供服務(wù)，以防病毒傳入。4. 2操作使用管理4. 2.1上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)的規(guī)定4. 2.1. 1電算主管、系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員及其他經(jīng)電算主管 批準(zhǔn)的有關(guān)人員，有權(quán)上機(jī)操作運(yùn)行系統(tǒng)，嚴(yán)禁

3、其他非指定人員上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)。4. 2.1. 2上機(jī)操作人員必須使用其真實(shí)姓名，操作密碼注意保密，不得互相泄 密，若泄密，操作人員應(yīng)當(dāng)即刻修改自己的密碼，否則，出現(xiàn)問題，操作人員 負(fù)有不可推卸的責(zé)任，并按照保密制度中的有關(guān)規(guī)定處罰。4. 2.1. 3上機(jī)人員必須按照各自工作權(quán)限進(jìn)行操作，不得越權(quán)，為防止此類情況 的發(fā)生，上機(jī)人員操作完畢后，必須退出系統(tǒng)。4. 2.1.4為確保財(cái)務(wù)系統(tǒng)的正常運(yùn)行，必須保證數(shù)據(jù)的安全和完整，系統(tǒng)管理 員要切實(shí)做好數(shù)據(jù)備份工作，主要是每天的硬盤自動備份和每周的光盤備份。4. 2.1. 5嚴(yán)禁使用來路不明的軟盤和光盤及非法拷貝，以防止病毒的傳入，為 使系統(tǒng)最大限度地不受

4、病毒侵?jǐn)_，在每臺工作站均安裝了實(shí)時(shí)監(jiān)控軟件，操作 人員若發(fā)現(xiàn)監(jiān)控軟件提示有病毒，應(yīng)及時(shí)報(bào)告系統(tǒng)管理員，以防止病毒進(jìn)一步 危害系統(tǒng)。4. 2.1. 6上機(jī)人員在操作過程發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)故障，應(yīng)認(rèn)真及時(shí)填寫計(jì)算機(jī)操作 故障記錄表，并報(bào)告系統(tǒng)管理員，以便及時(shí)查明原因予以排除。4. 2.1. 7上機(jī)使用注意事項(xiàng)4. 2.1. 7.1開機(jī)步驟：打開電源開關(guān)一打卬機(jī)開關(guān)一顯示器開關(guān)一主機(jī)開關(guān)。4. 2.1. 7. 2關(guān)機(jī)步驟：關(guān)上主機(jī)開關(guān)一顯示器開關(guān)一打卬機(jī)開關(guān)一UPS電源開關(guān) 一電源開關(guān)。4. 2.1. 7. 3每次關(guān)機(jī)后再開機(jī)需間隔一至三分鐘。4. 2.1. 7.4上網(wǎng)工作完畢后一定要按順序退網(wǎng)離開。4.

5、2.1. 7. 5停電后UPS不間斷電源會發(fā)出警告，要及時(shí)將數(shù)據(jù)存盤，執(zhí)行退網(wǎng)步 驟。4. 3硬件設(shè)備管理和維護(hù)4. 3.1硬件設(shè)備的范圍：硬件是指為會計(jì)電算化服務(wù)的電子計(jì)算機(jī)及其配套設(shè) 備，包括計(jì)算機(jī)主機(jī)、顯示器、服務(wù)器、打卬機(jī)、UPS電源等。4. 3.2為了避免計(jì)算機(jī)染上病毒，所有軟盤必須進(jìn)行病毒檢測，經(jīng)檢測無病毒后 方可操作，同時(shí)，配備專用殺毒軟盤對計(jì)算機(jī)是否感染病毒進(jìn)行隨時(shí)監(jiān)測，發(fā) 現(xiàn)病毒要立即采取有效措施加以消除。4. 3. 3為保證硬件的安全，不得帶電拔插任何接口，包括打卬線、顯示器連線等。4. 3. 4斷電時(shí)應(yīng)及時(shí)退出系統(tǒng)，關(guān)閉UPS電源。4. 3. 5硬件設(shè)備的維護(hù)：硬件設(shè)備的

6、維護(hù)工作由系統(tǒng)維護(hù)人員負(fù)責(zé)，每月對各種 硬件進(jìn)行例行維護(hù)。上機(jī)人員在操作過程中如發(fā)現(xiàn)硬件運(yùn)行異常，應(yīng)隨時(shí)告知 系統(tǒng)維護(hù)人員處理，其維護(hù)工作應(yīng)建立維護(hù)登記表。4.4軟件管理和維護(hù)4. 4.1軟件的范圍軟件是指購入的商品化會計(jì)核算和管理上應(yīng)用的各種專用軟件以及各種支 持會計(jì)電算化軟件正常運(yùn)行的系統(tǒng)軟件。4. 4.2軟件的管理4. 4. 2. 1凡會計(jì)電算化需要購入的各種軟件安裝上主機(jī)后，原購軟件必須貼上 標(biāo)簽，標(biāo)明購買和啟用日期，列冊登記，裝入專用軟件保管盒隨同軟件的使用 手冊及其有關(guān)技術(shù)資料一并由專人保管。4. 4. 2. 2由于本集團(tuán)公司應(yīng)用“新中大系列財(cái)務(wù)軟件”，其程序修正和會計(jì)軟件 的參數(shù)

7、調(diào)整一般由新中大公司實(shí)施。4. 4. 2. 3會計(jì)數(shù)據(jù)的更正與恢復(fù)一般由系統(tǒng)維護(hù)人員負(fù)責(zé)，其他操作人員一律不 得進(jìn)行維護(hù)操作，維護(hù)人員實(shí)施數(shù)據(jù)更正與恢復(fù)必須作好詳細(xì)記錄，由于憑證 填制或錄入錯(cuò)誤而導(dǎo)致會計(jì)賬簿數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤只能通過憑證更正方法進(jìn)行數(shù)據(jù)的 修正，不得通過維護(hù)操作給予修正，一般情況下不允許實(shí)施數(shù)據(jù)恢復(fù)操作，只 有當(dāng)硬盤數(shù)據(jù)己破壞，并無法修正或更換硬件設(shè)備時(shí)才能實(shí)施數(shù)據(jù)的恢復(fù)操作。4. 4. 3軟件的升級換版：當(dāng)軟件研制單位對原供應(yīng)的會計(jì)軟件發(fā)布升級換版信 息后，本公司應(yīng)及時(shí)根據(jù)具體情況決定是否進(jìn)行升級換版，并做好相關(guān)的轉(zhuǎn)換 工作，對升級換版時(shí)間、版別等情況應(yīng)有詳細(xì)記錄。4.4.4軟件使

8、用密碼4. 4. 4.1由系統(tǒng)管理員根據(jù)軟件提供的功能和工作需要設(shè)置操作人員的操作權(quán) 限并由操作人員設(shè)置密碼，操作人員必須對自己的操作密碼嚴(yán)格保密，不得泄 密。4. 4. 4. 2操作密碼原則上每年變更一次，操作員更換時(shí)應(yīng)隨時(shí)變更。4. 4. 4. 3操作密碼的設(shè)置、變更、使用起止日期等應(yīng)有書面記錄，并視同會計(jì) 電算化檔案列入管理范圍。4. 4. 5軟件的維護(hù)由系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)，操作人員在操作過程中發(fā)現(xiàn)異常情況時(shí)，應(yīng)立即告知系統(tǒng)管理員處理，系統(tǒng)管理員對軟件的維護(hù)要做好記錄。4. 5檔案的管理4. 5.1檔案管理的任務(wù)4. 5.1. 1收入和整理應(yīng)歸檔的會計(jì)電算化資料。4. 5.1. 2保管和利用

9、會計(jì)電算化檔案。4. 5.1. 3遵守會計(jì)檔案的保存期限。4.5.2檔案管理內(nèi)容4. 5. 2.1會計(jì)電算化全套初始化設(shè)置資料。4. 5. 2. 2光盤備份的會計(jì)電算化數(shù)據(jù)。4. 5. 2. 3各操作人員分配使用的操作密碼及更換記錄。4. 5. 2. 4通過計(jì)算機(jī)打卬出來的各種憑證、賬簿、報(bào)表等數(shù)據(jù)。4. 5. 2. 5其他有關(guān)電算化運(yùn)行過程中形成的文件、記錄和資料。4.5.3存貯在服務(wù)器上的會計(jì)數(shù)據(jù)必須建立光盤備份，并且每月備份一次，年 終備份三份。4.5.4用作備份的光盤必須妥善保管，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁 的場所，并每年定期檢查一次。4.5.5多份備份下的備份光盤，應(yīng)存放在不同的地點(diǎn)，一般為財(cái)務(wù)辦公室或檔 案室。4. 5. 6對備份的光盤在存檔時(shí)，必須填寫檔案