南京信息工程大學外事檔案工作規(guī)范

1、南京信息工程大學外事檔案工作規(guī)范一、外事檔案工作的基本原則1、學校在與外國團體或個人在學術研究、科技合作、人才交流、友好往來等活動中直接形成的，對學校和社會當前與長遠具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料，均屬外事檔案。2、外事檔案必須集中統(tǒng)一管理，必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系、體現(xiàn)涉外工作的職能和特點，確保完整、系統(tǒng)、準確和安全，便于開發(fā)和利用。3、外事檔案工作必須納入學校外事工作計劃、管理制度之中，落實到學校有關部門外事人員職責范圍，做到與布置、檢查、總結外事工作同步進行。4 、外事部門要有一位領導分管外事檔案工作，由本部門兼職檔案員負責收集、積累、歸檔。二、外事檔案歸檔范圍的確

2、定1、歸檔的主要內容包括綜合管理、出國（境）、來校任教、講學、訪問、考察、參加國際會議、國際合作、留學生工作等方面。歸檔的重點是重大涉外工作和國際合作項目、留學生工作活動中形成的不同載體的文件材料。2、本校人員在國外獲得的證書、獎狀、獎章、獎品、可采用不同方式歸檔或存復印件、影印件；外國贈送學校的紀念品、禮品、有保存意義的，應歸檔，不宜長期保存的可存影印和清單。3、不歸檔的材料3.1上級關于外事工作普發(fā)（不專指高校）不辦的文件；3.2未定稿的各種文件；3.3未生效的合同，協(xié)議書；3.4無查考利用價值的一般性、臨時性函件；3.5重份文件，校內各單位發(fā)來的文件；3.6與校外單位交換來的材料。三、外

3、事文件材料部門立卷與歸檔流程1、外事管理部門是學校外事管理、涉外教學和科研文件材料的歸口部門，在來校、出國（境）、國際合作、國際會議活動結束后，負責將此項工作有關的單位形成的各種外事文件材料、收集、匯總、整理組卷，按規(guī)定向學校檔案部門移交。2、凡出國（境）學習、訪問、考察、講學、參加國際會議的人員，應在回國后將在國（境）外各項活動中形成的材料交外事管理部門進行驗收后，出具證明，財務部門方可準予報帳結算，師資管理部門才準予報到上班。3、根據(jù)外事文件材料的形成規(guī)律以及內容、價值、數(shù)量、密級和載體等實際情況，保持其文件材料之間有機聯(lián)系和便于查考利用的組卷原則，以內容為主，將每組外事文件材料進行整理，

4、組成一個或數(shù)個案卷。 4、對來校、出國（境）和國際合作、國際會議的文件材料中，上級文件、請示報告、上級批復與國外來往信函等準備階段的材料，按年度分類組卷，將國內和國（境）外活動期間形成的材料及派出回國后的綜合性材料按活動性質，分類組卷，各階段密不可分的材料按正件在前、附件在后，印件在前、原稿在后，批復在前、請示在后排列。四、外事類檔案歸檔范圍和保管期限表WS11 綜合序號類目名稱保 管 期 限1上級機關有關本校外事工作的文件材料長期2本校外事工作規(guī)章制度、計劃、總結、簡報等長期3外事工作統(tǒng)計年報長期4外事工作會議材料長期WS12 出國（境）序號類目名稱保 管 期 限1上級機關有關出國（境）人員

5、的文件材料長期2國際學術會議論文長期3出國（境）人員考察、訪問材料長期4出國（境）講學、研究人員的有關材料長期5出國（境）進修、留學取得學位及研究成果論文和各類證書（影印件）永久6參加國外國際比賽、競賽材料長期WS13 來校序號類目名稱保 管 期 限1邀請、聘請外籍人士的計劃、批復和來往函件長期2外國黨政官員、各界人士來校參觀訪問的文件材料長期3外籍教師、專家、學者及友好人士來校講學的講稿、教材等材料長期4來校進修、短期培訓研究的外籍人士有關材料長期5本校主辦的國際比賽、競賽材料長期WS14 國際合作與會議序號類目名稱保 管 期 限1中外合作校、系際交流協(xié)議、合同、項目紀要材料、備忘錄長期2本校完成的國際合作項目、成果等材料長期3合作項目中國外單位完成項目、成果等材料長期4授予外籍人士名譽稱號的材料長期5雙方互贈的禮品、紀念品長期6國際會議的有關材料永久WS15 外國留學生工作序號類目名稱保 管 期 限1錄取審批材料長期2學籍登記表、學籍卡片長期3教學計劃、大綱及教學安排長期4學位論文及學位證書復印件長期5學生去向及有關材料長期五、外事類檔案二級類目代號簡表 WS 11 綜合 12 出國（境） 13 來校