會計電算化工作規(guī)范

1、會計電算化工作規(guī)范財會字199617號第一章 總 則一、為了指導和規(guī)范基層單位會計電算化工作，推動會計電算化事業(yè)的健康發(fā)展，根據(jù)中華人民共和國會計法和會計電算化管理辦法的規(guī)定，特制定本規(guī)范。各企業(yè)、行政、事業(yè)單位（簡稱各單位）可根據(jù)本規(guī)范的要求，制定本單位會計電算化實施工作的具體方案，搞好會計電算化工作。各級財政部門和業(yè)務主管部門可根據(jù)本規(guī)范，對基層單位開展會計電算化工作進行指導。二、會計電算化是會計工作的發(fā)展方向，各級領(lǐng)導都應當重視這一工作。大中型企業(yè)、事業(yè)單位和縣級以上國家機關(guān)都應積極創(chuàng)造條件，盡早實現(xiàn)會計電算化；其它單位也應當逐步創(chuàng)造條件，適時開展會計電算化工作。三、開展會計電算化工作，

2、是促進會計基礎工作規(guī)范化和提高經(jīng)濟效益的重要手段和有效措施。各單位要把會計電算化作為建立現(xiàn)代企業(yè)制度和提高會計工作質(zhì)量的一項重要工作來抓。四、會計電算化是一項系統(tǒng)工程，涉及單位內(nèi)部各個方面，各單位負責人或總會計師應當親自組織領(lǐng)導會計電算化工作，主持擬定本單位會計電算化工作規(guī)劃，協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門共同搞好會計電算化工作。各單位的財務會計部門，是會計電算化工作的主要承擔者，在各部門的配合下，財務會計部門負責和承擔會計電算化的具體組織實施工作，負責提出實現(xiàn)本單位會計電算化的具體方案。五、各單位開展會計電算化工作，可根據(jù)本單位具體情況，按照循序漸進、逐步提高的原則進行。例如：可先實現(xiàn)帳務處理、報表編制、

3、應收應付帳款核算、工資核算等工作電算化，然后實現(xiàn)固定資產(chǎn)核算、存貨核算、成本核算、銷售核算等工作電算化，再進一步實現(xiàn)財務分析和財務管理工作電算化；在技術(shù)上，可先采用微機單機運行，然后逐步實現(xiàn)網(wǎng)絡化。也可根據(jù)單位實際情況，先實現(xiàn)工作量大、重復勞動多、見效快項目的電算化，然后逐步向其它項目發(fā)展。六、各單位要積極支持和組織本單位會計人員分期分批進行會計電算化知識培訓，逐步使多數(shù)會計人員掌握會計軟件的基本操作技能；具備條件的單位，使一部分會計人員能夠負責會計軟件的維護，并培養(yǎng)部分會計人員逐步掌握會計電算化系統(tǒng)分析和系統(tǒng)設計工作。對于積極鉆研電算化業(yè)務，技術(shù)水平高的會計人員，應該給予物質(zhì)和精神獎勵。七、

4、開展會計電算化工作的集團企業(yè)，應當加強對集團內(nèi)各單位會計電算化工作的統(tǒng)籌規(guī)劃，在各單位實現(xiàn)會計電算化的基礎上，逐步做到報表匯總或合并報表編制工作的電算化，并逐步向集團網(wǎng)絡化方向發(fā)展。八、會計電算化工作應當講求效益原則，處理好及時采用新技術(shù)和新設備與勤儉節(jié)約的關(guān)系，既不要盲目追求采用最新技術(shù)和先進設備，也不要忽視技術(shù)的發(fā)展趨勢，造成設備很快陳舊過時。對于一些投資大的會計電算化項目，有關(guān)部門應當加強監(jiān)督指導。九、各級財政部門應加強對基層單位會計電算化工作的指導，在硬軟件選擇、建立會計電算化內(nèi)部管理制度方面，積極提出建議，幫助基層單位解決工作中遇到的困難，使會計電算化工作順利進行。十、會計電算化工作

5、取得一定成果的單位，要研究并逐步開展其它管理工作電算化或與其它管理信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)工作，逐步建立以會計電算化為核心的單位計算機管理信息系統(tǒng)，做到單位內(nèi)部信息資源共享，充分發(fā)揮會計電算化在單位經(jīng)營管理中的作用。第二章 配備電子計算機和會計軟件一、電子計算機和會計軟件是實現(xiàn)會計電算化的重要物質(zhì)基礎，各單位可根據(jù)實際情況和今后的發(fā)展目標，投入一定的財力，以保證會計電算化工作的正常進行。二、各單位應根據(jù)實際情況和財力狀況，選擇與本單位會計電算化工作規(guī)劃相適應的計算機機種、機型和系統(tǒng)軟件及有關(guān)配套設備。實行垂直領(lǐng)導的行業(yè)、大型企業(yè)集團，在選擇計算機機種、機型和系統(tǒng)軟件及有關(guān)配套設備時，應盡量做到統(tǒng)一，為實現(xiàn)

6、網(wǎng)絡化打好基礎。具備一定硬件基礎和技術(shù)力量的單位，可充分利用現(xiàn)有的計算機設備建立計算機網(wǎng)絡，做到信息資源共享和會計數(shù)據(jù)實時處理?？蛻魴C服務器體系具有可擴充性強、性能價格比高、應用軟件開發(fā)周期短等特點，大中型企事業(yè)單位可逐步建立客戶機服務器網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)；采用終端主機結(jié)構(gòu)的單位，也可根據(jù)自身情況，結(jié)合運用客戶機服務器結(jié)構(gòu)。三、由于財務會計部門處理的數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復雜、處理方法要求嚴格和安全性要求高，各單位用于會計電算化工作的電子計算機設備，應由財務會計部門管理，硬件設備比較多的單位，財務會計部門可單獨設立計算機室。四、配套會計軟件是會計電算化的基礎工作，選擇會計軟件的好壞對會計電算化的成敗起著關(guān)鍵

7、性的作用。配備會計軟件主要有選擇通用會計軟件、定點開發(fā)、通用與定點開發(fā)會計軟件相結(jié)合三種方式，各單位應根據(jù)實際需要和自身的技術(shù)力量選擇配備會計軟件的方式。、各單位開展會計電算化初期應盡量選擇通用會計軟件。選擇通用會計軟件的投資少，見效快，在軟件開發(fā)或服務單位的協(xié)助下易于應用成功。選擇通用會計軟件應注意軟件的合法性、安全性、正確性、可擴充性和滿足審計要求等方面的問題，以及軟件服務的便利，軟件的功能應該滿足本單位當前的實際需要，并考慮到今后工作發(fā)展的要求。各單位應選擇通過財政部或省、自治區(qū)、直轄市、以及通過財政部批準具有商品化會計軟件評審權(quán)的計劃單列市財政廳（局）評審的商品化會計軟件，在本行業(yè)內(nèi)也

8、可選擇國務院業(yè)務主管部門推廣應用的會計軟件。小型企業(yè)、事業(yè)單位和行政機關(guān)的會計業(yè)務相對比較簡單，應以選擇投資較少的微機通用會計軟件為主。、定點開發(fā)會計軟件包括本單位自行開發(fā)、委托其它單位開發(fā)和聯(lián)合開發(fā)三種形式。大中型企業(yè)、事業(yè)單位會計業(yè)務一般都有其特殊需要，在取得一定會計電算化工作經(jīng)驗以后，也可根據(jù)實際工作需要選擇定點開發(fā)的形式開發(fā)會計軟件，以滿足本單位的特殊需要。、會計電算化初期選擇通用會計軟件，會計電算化工作深入后，通用會計軟件不能完全滿足其特殊需要的單位，可根據(jù)實際工作需要適時配合通用會計軟件定點開發(fā)配套的會計軟件，選擇通用會計軟件與定點開發(fā)會計軟件相結(jié)合的方式。五、配套會計軟件要與計算

9、機硬件的配置相適應，可逐步從微機單用戶會計軟件，向網(wǎng)絡會計軟件、客戶機服務器會計軟件發(fā)展。六、配備的會計軟件應達到財政部會計核算軟件基本功能規(guī)范的要求，滿足本單位的實際工作需要。七、會計核算電算化成功的單位，應充分利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)進行會計分析和預測，除了選擇通用會計分析軟件，或定點開發(fā)會計分析軟件外，還可選擇通用表處理軟件對數(shù)據(jù)進行分析。八、部分需要選用外國會計軟件的外商投資企業(yè)或其它單位，可選用通過財政部評審的外國商品化會計軟件。選用未通過財政部評審在我國試用的外國會計軟件，應確認其符合我國會計準則、會計制度和有關(guān)規(guī)章制度，具有中文界面和操作使用手冊，能夠按照我國統(tǒng)一會計制度要求，打印輸出中文會

10、計帳證表，符合我國會計人員工作習慣，其經(jīng)銷單位具有售后服務能力。第三章 替代手工記帳一、采用電子計算機替代手工記帳，是指應用會計軟件輸入會計數(shù)據(jù)，由電子計算機對會計數(shù)據(jù)進行處理，并打印輸出會計帳簿和報表。替代手工記帳是會計電算化的目標之一。二、替代手工記帳的單位，應具備以下條件：、配備了適用的會計軟件和相應的計算機硬件設備；、配備了相應的會計電算化工作人員；、建立了嚴格的內(nèi)部管理制度。三、具備條件的單位應盡快采用計算機替代手工記帳。替代手工記帳之前，地方單位應根據(jù)當?shù)厥?、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市財政廳（局）的規(guī)定，中央直屬單位應根據(jù)國務院業(yè)務主管部門的規(guī)定，計算機與手工并行三個月以上（一般不

11、超過六個月），且計算機與手工核算的數(shù)據(jù)相一致，并應接受有關(guān)部門的監(jiān)督。四、替代手工記帳的過程是會計工作從手工核算向電算化核算的過渡階段，由于計算機與手工并行工作，會計人員的工作強度比較大，各單位需要合理安排財務會計部門的工作，提高工作效率。五、計算機與手工并行工作期間，可采用計算機打印輸出的記帳憑證替代手工填制的記帳憑證，根據(jù)有關(guān)規(guī)定進行審核并裝訂成冊，作為會計檔案保存，并據(jù)以登記手工帳簿。如果計算機與手工核算結(jié)果不一致，要由專人查明原因并向本單位領(lǐng)導書面報告。六、記帳憑證的類別，可以采用一種記帳憑證或收、付、轉(zhuǎn)三種憑證的形式；也可以在收、付、轉(zhuǎn)三種憑證的基礎上，按照經(jīng)濟業(yè)務和會計軟件功能模塊

12、的劃分進一步細化，以方便記帳憑證的輸入和保存。七、計算機內(nèi)會計數(shù)據(jù)的打印輸出和保存是替代手工記帳單位的重要工作，根據(jù)會計電算化的特點，各單位應注意以下問題：采用電子計算機打印輸出書面會計憑證、帳簿、報表的，應當符合國家統(tǒng)一會計制度的要求，采用中文或中外文對照，字跡清晰，作為會計檔案保存，保存期限按會計檔案管理辦法的規(guī)定執(zhí)行。在當期所有記帳憑證數(shù)據(jù)和明細分類帳數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下，總分類帳可以從這些數(shù)據(jù)中產(chǎn)生，因此可以用“總分類帳戶本期發(fā)生額及余額對照表”替代當期總分類帳?，F(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳的打印，由于受到打印機條件的限制，可采用計算機打印輸出的活頁帳頁裝訂成冊，要求每天登記并打

13、印，每天業(yè)務較少、不能滿頁打印的，可按旬打印輸出。一般帳簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月或按季、按年打??；發(fā)生業(yè)務少的帳簿，可滿頁打印。在保證憑證、帳簿清晰的條件下，計算機打印輸出的憑證、帳簿中表格線可適當減少。八、采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計帳簿、報表，作為會計檔案保存的單位，應滿足以下要求：采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，不再定期打印輸出會計帳簿，應征得同級財政部門的同意。保存期限同打印輸出的書面形式的會計帳簿、報表。記帳憑證、總分類帳、現(xiàn)金日記帳和銀行存款帳日記帳仍需要打印輸出，還要按照有關(guān)稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)帳簿、報表。大中型企

14、業(yè)應采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，盡量少采用軟盤存儲會計檔案。九、替代手工記帳后，各單位應做到當天發(fā)生業(yè)務，當天登記入帳，期末及時結(jié)帳并打印輸出會計報表；要靈活運用計算機對數(shù)據(jù)進行綜合分析，定期或不定期地向單位領(lǐng)導報告主要財務指標和分析結(jié)果。第四章 建立會計電算化內(nèi)部管理制度一、開展會計電算化的單位應根據(jù)工作需要，建立健全包括會計電算化崗位責任制、會計電算化操作管理制度、計算機硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度、電算化會計檔案管理制度的會計電算化內(nèi)部管理制度，保證會計電算化工作的順利開展。二、建立會計電算化崗位責任制，要明確各個工作崗位的職責范圍，切實做到事事有人管，人人有專責，辦事有要求，工

15、作有檢查。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位?；緯媿徫豢砂ǎ簳嬛鞴?、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等工作崗位。電算化會計崗位包括直接管理、操作、維護計算機及會計軟件系統(tǒng)的工作崗位。三、電算化會計崗位和工作職責一般可劃分如下：電算主管：負責協(xié)調(diào)計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作，要求具備會計和計算機知識，以及相關(guān)的會計電算化組織管理的經(jīng)驗。電算化主管可由會計主管兼任，采用中小型計算機和計算機網(wǎng)絡會計軟件的單位，應設立此崗位。軟件操作：負責輸入記帳憑證和原始憑證等會計數(shù)據(jù)，輸出記帳憑證、會計帳簿、報表，和進行部分會計數(shù)據(jù)處理工作，要求具備會計軟件操作知識，達到會計

16、電算化初級知識培訓的水平；各單位應鼓勵基本會計崗位的會計人員兼任軟件操作崗位的工作。審核記帳：負責對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)（記帳憑證和原始憑證等）進行審核，操作會計軟件登記機內(nèi)帳簿，對打印輸出的帳簿、報表進行確認；此崗要求具備會計和計算機知識，達到會計電算化初級知識培訓的水平，可由主管會計兼任。電算維護：負責保證計算機硬件、軟件的正常運行，管理機內(nèi)會計數(shù)據(jù)；此崗要求具備計算機和會計知識，經(jīng)過會計電算化中級知識培訓；采用大型、小型計算機和計算機網(wǎng)絡會計軟件的單位，應設立此崗位，此崗在大中型企業(yè)中應由專職人員擔任。電算審查：負責監(jiān)督計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行，防止利用計算機進行舞弊；要求具備會計和計

17、算機知識，達到會計電算化中級知識培訓的水平，此崗可由會計稽核人員兼任；采用大型、小型計算機和大型會計軟件的單位，可設立此崗位。數(shù)據(jù)分析：負責對計算機內(nèi)的會計數(shù)據(jù)進行分析，要求具備計算機和會計知識，達到會計電算化中級知識培訓的水平；采用大型、小型計算機和計算機網(wǎng)絡會計軟件的單位，可設立此崗位，由主管會計兼任。四、實施會計電算化過程中，各單位可根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和本單位的工作需要，參照上條對電算化會計崗位的劃分進行調(diào)整和設立必要的工作崗位?；緯媿徫缓碗娝慊瘯媿徫?，可在保證會計數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設置，各崗位人員要保持相對穩(wěn)定。由本單位人員進行會計軟件開發(fā)的，還可設立軟件開發(fā)崗位。小型企事

18、業(yè)單位設立電算化會計崗位，應根據(jù)實際需要對上條給出的崗位進行適當合并。五、建立會計電算化操作管理制度，主要內(nèi)容包括：明確規(guī)定上機操作人員對會計軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，對操作密碼要嚴格管理，指點專人定期更換密碼，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會計軟件。預防已輸入計算機的原始憑證和記帳憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機內(nèi)帳簿。操作人員離開機房前，應執(zhí)行相應命令退出會計軟件。根據(jù)本單位實際情況，由專人保存必要的上機操作記錄，記錄操作人、操作時間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。六、建立計算機硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度，主要內(nèi)容包括：保證機房設備安全和計算機正常運行是進行會計電算化的前提條件，要經(jīng)常對有關(guān)設備進行保養(yǎng)，保持機房