公文基本格式要求

1、公文基本格式要求結合日常公文處理實際，提出一些基本要求，請認真研讀執(zhí)行。一、公文寫作1.方向要正確。撰寫公文必須要符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及本企業(yè)的制度、規(guī)定，并能客觀、完整、準確地體現(xiàn)本單位、部門所要表達的意圖。2.主題要突出。起草公文要開門見山，簡明準確，要合理安排正文結構，做到層次、條理清楚，要確保請示件一事一文，不可一文多事。3.表達要深入。尤其請示件，一定要內容完整、有深度。例，對于涉及到經費方面的請示項目，在明確理由的同時，還應拿出依據(jù)，測算經費，并提出合理方案，或擬定幾種方案，闡明利弊，供領導決策借鑒，從而增強文件的前瞻性和批辦效果。4.文題要對應。目前上報的請

2、示中，文不對題的現(xiàn)象依然存在。例，某已開工工程需申請費用，標題卻寫“關于××工程的請示”。5.用語要得體、規(guī)范。具體應注意以下幾點：（1）文句嚴謹，周密、準確，不生歧義，沒有漏洞、失當之處。（2）簡明，精煉，去浮辭，忌冗長空泛。（3）文理通順，符合語法、邏輯規(guī)律。（4）格調鄭重、嚴肅、客觀，不主觀褒貶、肆意渲染，不矯操造作、虛構加工，體現(xiàn)公文的權威性。（5）平實自然，通俗易懂，忌堆砌詞藻，濫用辭格。（6）要使用規(guī)范化公文書面詞語，現(xiàn)重點例舉以下幾種常用詞進行說明。稱謂詞，第一人稱用“我”、“本”，第二人稱用“貴”、“你”，第三人稱用“該”。領敘詞，一般有根據(jù)、依據(jù)、按照、遵

3、照、接、頃接、近接。作為下文依據(jù)的詞有悉、收悉、敬悉、欣悉、驚悉、恭悉、獲悉、謹悉等。表示目的的詞有“為”、“為了”。表示理由的詞有“由于”、“因為”、“茲因”、“鑒于”。承轉詞常用的有“據(jù)此”、“為此”、“故此”、“有鑒于此”、“基于上述”、“綜上所述”、“由此可見”、“總之”、“總而言之”。時態(tài)詞不能用“明年”、“后年”等不準確的詞，而應使用具體化的年、月、日。此外常用的時態(tài)詞有茲、現(xiàn)、將、值此、時值、按時、準時、屆時、在即、立即、當即、先期、逾期、片刻、曾經、暫、暫行等。結尾詞，一般有此復、特此批復、特此函告、特此報告、 為盼、為要。還有致意性結尾詞，如謝謝合作，謹致謝意，順致誠摯問候等

4、。公文語言要符合發(fā)文機關職權、符合文體特點、符合行文關系，下行文要明確肯定，平行文、上行文要用語謙和，分寸適宜。“請示”要求理由充分，必要性、可行性闡述清楚，在結尾處不能含糊，如“請領導考慮”、“上述意見不知妥否，請上級酌定”就含糊其詞，而應當明確請求批示，例如，“妥否，請批示?！钡染捅容^明確。6.字句要正確。避免病句、錯字、標點亂用等文字性錯誤，減少語句前后缺乏邏輯性、關聯(lián)詞使用不恰當、標題不準確、不確切等表達上的錯誤。7.引文要準確。常見的錯誤有：引用某個相關文件名稱時，公文文號置前，標題置后，或者引文文號中的六角號“”用“”代替，正確格式應為“標題（文號）”；引用會議紀要內容時，專門強調

5、某個領導提出某某事項，不符合行文規(guī)定。正確的表達應該是會議強調某某事項，不出現(xiàn)個人姓名；專業(yè)術語、計量單位和數(shù)字用法不符合相關規(guī)定等錯誤。二、文種使用公文種類主要有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等13種。1.不能漏寫文種。例：“關于××的方案”、“關于××的辦法”，為不完整正式公文，“方案”、“辦法”不能作為文種，應為 “關于印發(fā)××方案的通知”。2.不能自編文種，行文時必須在上述13個文種中選擇適當?shù)奈姆N，避免出現(xiàn)“說明”、“建議”、“要求”等自編文種的現(xiàn)象。3.正確選擇文種。要

6、依據(jù)發(fā)文機關的職權選擇，上行文多采用“請示”或“報告”，必要時也可使用“意見”；平行文用“函”，指在同一系統(tǒng)內部平級單位之間或不相隸屬的任何級別的單位之間；下行文使用的文種有“通知”、“通報”和“批復”等。要注意幾個易出錯文種的正確使用：“請示”和“報告”，“請示”需上級批復，而“報告”則是向上級匯報，不須批復。“請示”必須是一文一事。“通知”和“通報”，“通知”具有執(zhí)行性，主要用于批轉下級機關行文，轉發(fā)公文，印發(fā)本機關公文；通報具有教育性，如批評、表揚及情況通報等?！皼Q定”和“決議”， 這兩個文種都屬于下行文，具有決策性，但決議是黨的機關文種之一，而且是會議通過的，在題注中要注明是哪次什么會

7、議什么時間通過的。三、公文格式規(guī)范的公文包括眉首，正文和版記三個部分。1.眉首。一般包括公文份數(shù)序號、秘密等級與期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人6個部分。上行文必須要注明簽發(fā)人姓名。2.正文。一般包括公文標題、主送機關、正文及成文時間，有時還有附件。（1）標題。準確簡要地概括公文的主要內容，要文字簡明。文種中已表達過的內容標題不再重復，如，不能說“關于申請××的請示”，“申請”二字是多余的。標題中除必要時使用書名號外，一般不用標點符號。要正確使用介詞，要么用“關于”，要么用“對”，不能出現(xiàn)“關于對”。標題的排列要均稱，不能將一個詞拆分成兩行。轉發(fā)的公文，如通知

8、的通知的通知，可省略中間層次，但在正文中須敘述完整。（2）主送機關?！罢埵尽辈荒芏囝^主送。（3）成文時間。成文時間以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。3.版記。版記部分包括主題詞、印發(fā)機關、印刷份數(shù)和發(fā)文時間。（1）主題詞：主題詞應主要選擇名詞、動名詞和名詞性詞組，有些公文標注的主題詞是將標題簡單割裂，有的甚至出現(xiàn)介詞“關于”、動詞“調整”等等，對于揭示公文主題內容、便于檢索毫無意義，選詞數(shù)量應不多于6個，排列順序為類別詞、類屬詞，最后必須加上文種。（2）版記最后要標注印發(fā)機關、成文時間和打印份數(shù)。4.其他格式遵循“參照標準，力求美觀”的原則，對常出現(xiàn)的格式及其

9、他細節(jié)方面的問題作如下統(tǒng)一規(guī)范:（1）文號、正文（除標題外）、版記（除主題詞、詞素外）及上行文中的“簽發(fā)人”3個字都采用仿宋GB2312三號字，頁碼采用仿體四號阿拉伯數(shù)字；上行文的簽發(fā)人姓名為楷體三號；標題用宋體小二加粗；“主題詞”3個字為黑體三號，主題詞詞素為宋體小三，各詞之間空一全角漢字。（2）正文統(tǒng)一用1.5倍行距。（3）一般標題上與紅色反線空兩行三號字距離，下與正文空一行。（4）附件與正文空一行，附件名稱不加標點符號，如需回行，則回行后第一字與名稱首字對齊。正確格式為：附件: 1.×××××××××

10、;×××××××××××××2.××××××××××××××××××××××（5）有附件的文件，正文中一定要按以上格式標明，并與后附標題一致。（6）成文日期中的“”從特殊符號里引用，并與正文字體相同。（7）正文層次序號依次為：“一、（一）1.（1）”或“一、1.（1）”（8）單獨發(fā)文落款處只寫日期，不寫發(fā)文單位。（9）用印要求橫向居成文日期中間，縱向上不壓正文，下壓日期，騎年蓋月。印章所在頁必須有正文，不能在空白頁上打上“此頁無正文”之后再加蓋印章，必要時可調整行間距或標題與紅色反線距離。（10）版記應置于文件最后一頁，亦即偶數(shù)頁。（11）要雙面打印紙質文件，以備歸檔。在OA系統(tǒng)電子版公文制作時，要按紙質文件要求排版。（12)“妥否，請批示”并不是請示中必用的固定格式，如以“請公司批復”收尾，再加“妥否，請批示”，則屬多余。（13）請示文件應在成文日期下隔一行標