辦公用品管理規(guī)定

1、版次：2014年 11 月 18 日起實施有限公司 發(fā)布2014年 11 月 18 日發(fā)布 編號：辦公用品及設(shè)備管理規(guī)定有限公司文件批準頁編 制/日期：綜合部批 準/日期：審 核/日期：評 審/日期：目 錄1、目的- 1 -2、范圍- 1 -3、職責- 1 -3.1集團綜合部- 1 -3.2各系列公司綜合部- 2 -3.3各系列公司分管領(lǐng)導- 2 -3.4集團公司及各系列公司財務(wù)部- 2 -3.5采購中心- 2 -4、程序- 2 -4.1辦公設(shè)備及用品的分類- 2 -4.2辦公用品的配置標準- 3 -4.3辦公設(shè)備及用品的采購管理- 3 -4.4辦公設(shè)備及用品的入庫- 6 -4.5辦公設(shè)備及用

2、品的建檔管理- 7 -4.6辦公設(shè)備及用品的發(fā)放- 7 -4.7辦公設(shè)備及用品的費用結(jié)算- 8 -4.8辦公設(shè)備的調(diào)配及異動- 9 -4.9辦公設(shè)備的故障維修及報廢- 9 -4.10辦公電腦的管理- 10 -4.11辦公設(shè)備及用品的賠償及責任故障的處罰- 10 -5 、記錄附表- 11 -1、目的為規(guī)范對辦公設(shè)備及用品的管理，有效控制辦公費用，合理利用辦公資源，特制訂本規(guī)定。2、范圍本辦法適用于周口唐隆實業(yè)有限公司（以下簡稱集團公司）及其有實際控制權(quán)的各子公司（以下簡稱子公司）的辦公設(shè)備及用品的管理，對辦公設(shè)備及用品的采購、驗收入庫、領(lǐng)用、庫存保管、調(diào)配、故障維修、回收管理、報廢處置及費用控制

3、等管理事項進行規(guī)定。3、職責3.1集團公司綜合部3.1.1負責集團公司及各系列公司辦公設(shè)備及用品的歸口管理，制定辦公設(shè)備及用品管理辦法；3.1.2負責集團公司及各系列公司辦公設(shè)備及用品的采購、印刷、 保管、發(fā)放及費用結(jié)算，并建立臺賬；3.1.3負責集團公司辦公設(shè)備及用品的日常管理和集團公司辦公設(shè)備及用品購置申請的審批，建立集團公司辦公設(shè)備及用品臺賬；3.1.4負責集團公司辦公設(shè)備及用品的計劃、領(lǐng)用、費用控制等日常管理。3.2各系列公司綜合部3.2.1負責本公司辦公設(shè)備及用品的日常管理，建立本公司辦公設(shè)備及用品臺賬；3.2.2負責本公司辦公設(shè)備及用品的計劃、領(lǐng)用、費用控制等日常管理。3.3各系列

4、公司分管領(lǐng)導負責本公司辦公設(shè)備及用品購置申請的審批。3.4集團公司及各系列公司財務(wù)部負責建立辦公設(shè)備及用品賬冊、計提折舊、維修、報廢處置等會計業(yè)務(wù)。 3.5采購部門負責辦公設(shè)備及用品的采購和辦公設(shè)備入出庫手續(xù)的辦理。4、程序4.1辦公設(shè)備及用品的分類4.1.1公司所使用的辦公設(shè)備包括辦公家具、電腦、復印機、打印機、傳真機、數(shù)碼相機、攝影機、投影儀、移動硬盤、音響設(shè)備等。4.1.2公司所使用的辦公用品包括以下種類A類：個人使用辦公用品如：簽字筆、固體膠、長尾夾、文件夾、檔案袋、記事本、剪刀、裁紙刀、電池、訂書機、計算器、電話機、U盤等。B類：印刷品如：稿紙、檔案袋、紙杯、出庫單、領(lǐng)料單等各種工作

5、聯(lián)系單。C類：辦公設(shè)備耗材如：打印紙、傳真紙、墨盒、色帶、硒鼓等。D類：維修工具及機械設(shè)備等。4.2辦公用品的配置標準 A類：辦公用品的配置標準原則上為15元/人/月（含部門公用物品），配置標準實行動態(tài)管理，由財務(wù)部每年初根據(jù)上年度的使用情況重新核定，核定后的新標準由集團總經(jīng)理批準。B類：印刷品及C類辦公設(shè)備使用耗材（如硒鼓、墨盒、打印紙等）由各系列公司行政管理部門按需求提出。 D類：新入職員工根據(jù)崗位需求配備。4.3辦公設(shè)備及用品的采購管理 4.3.1辦公設(shè)備的采購申請4.3.1.1集團公司各部門在年度預算計劃內(nèi)根據(jù)工作需要，提出采購申請，填寫辦公設(shè)備購置申請單按本部門內(nèi)部審批流程批準后，報

6、于集團總經(jīng)理審批。4.3.1.2綜合部根據(jù)資產(chǎn)狀況、購置標準等對集團公司各部門提交的辦公設(shè)備購置申請單進行復核，最后由集團總經(jīng)理審批后，交由采購中心統(tǒng)一以招標形式購買。4.3.1.3各系列公司辦公設(shè)備按本公司部門審批流程批準后，申報給各系列公司綜合部復核，由各系列公司分管領(lǐng)導審批后，交由集團公司審批后，再交由采購中心購買。4.3.1.4對于臨時增購的辦公設(shè)備，由需求部門提出采購申請，流程報批后由采購中心進行購買。4.3.2公司統(tǒng)一購置的辦公電腦的采購 以下范圍的辦公用電腦由公司統(tǒng)一采購發(fā)放，其資產(chǎn)屬性屬公司所有，配置范圍包括： 4.3.2.1根據(jù)工作性質(zhì)和工作需要，財務(wù)部財務(wù)人員（原則上配備臺

7、式電腦，有特殊需求的申請批準后可配置筆記本電腦）、各部門文員統(tǒng)一配備臺式電腦。4.3.2.2公司統(tǒng)一采購辦公電腦，由需求部門填寫辦公設(shè)備購置申請單流程報批后，由公司按標準統(tǒng)一選型、采購與發(fā)放。4.3.2.3本辦法未正式實施前，按公司原管理辦法領(lǐng)用的電腦使用年限為五年，員工如需更換電腦，應(yīng)在綜合部或各系列公司綜合部門辦理結(jié)清或退還手續(xù)后，填寫辦公設(shè)備購置申請單按本規(guī)定程序辦理重新申請購置手續(xù)。4.3.2.4員工崗位變化后，其電腦配置標準按新崗位配置標準執(zhí)行，綜合部門對其現(xiàn)使用電腦按崗位變化時間進行結(jié)算，員工憑人事部開具的任命書或員工異動表辦理電腦重新申請手續(xù)，原配置電腦報銷中止，員工也可選擇繼續(xù)

8、使用原電腦。4.3.3辦公用品的申請采購 4.3.3.1每兩年由綜合部組織、財務(wù)部和采購中心參加，以議價或密封報價的形式確定辦公用品的指定供應(yīng)商，由綜合部專責人員根據(jù)實際庫存量及各公司需求計劃合理制訂采購數(shù)量。4.3.3.2每月25日前各公司做下月辦公用品申請計劃，填寫辦公用品申購單經(jīng)部門負責人及各系列公司綜合部門專責人員審批后，交于集團綜合部，逾期不報視為無需求。4.3.3.3系列公司各部門填寫各個公司的辦公用品及設(shè)備申購單（用A4紙打印），由各個部門負責人簽字后報于公司綜合部。綜合部門審核匯總需要采購的物品，填寫唐隆集團辦公用品申購單，經(jīng)公司總經(jīng)理簽字審批后交于集團綜合部。4.3.3.4辦

9、公用品的購買計劃均由綜合部或各系列公司綜合部審核，并對費用進行控制。4.3.3.5對于B類印刷品的印制，由各系列公司行政管理部門報出需求計劃，集團綜合部負責統(tǒng)一組織印制，保管、發(fā)放。4.3.3.6 D類用品申購前按照4.9流程檢測確定報廢不能維修繼續(xù)使用的填寫設(shè)備報廢單，由使用人、部門負責人簽字和總經(jīng)理簽字交于本公司綜合部后才能申購、填寫辦公設(shè)備申購單，采取依舊換新措施，報廢單原件由集團公司保管，報廢物品由本公司綜合部保管。采購人員在采購D類用品時需相關(guān)使用人員陪同。4.4辦公設(shè)備及用品的入庫 4.4.1辦公設(shè)備及用品的入庫驗收4.4.1.1物品驗收時，采購人員與綜合部專責人員均應(yīng)在場，采購人

10、員因故不能到場的，應(yīng)由采購人員指定其他人到場組織驗收，并根據(jù)驗貨清單逐項認真核對，數(shù)量、型號、外觀，核實無誤后方可簽字接收，必要時請專業(yè)人員參加驗收。4.4.1.2驗收合格后由采購人員和綜合部專責人員在貨品清單上簽字確認。因驗收不當造成的責任，由采購人員和綜合部專責人員共同承擔。 4.4.2辦公設(shè)備及用品的入庫登記 4.4.2.1物品驗收合格后，綜合部專責人員必須辦理入庫登記，物品登記統(tǒng)一使用出入庫登記單（一式三聯(lián)，第一聯(lián)各系列公司綜合部留存，第二聯(lián)交財務(wù)，第三聯(lián)交采購部門）。辦公設(shè)備與辦公用品應(yīng)分類登記入庫，并建立相應(yīng)入庫臺帳。4.4.2.2由于登記不當造成分發(fā)、使用、維修、報廢、結(jié)算等工作

11、程序無法正常執(zhí)行的責任，由專責人員承擔。 4.5辦公設(shè)備及用品的建檔管理 4.5.1對于入庫的辦公設(shè)備及用品，各系列公司綜合部專責人員必須按類存放，并建立相應(yīng)臺帳。定期進行物品的盤點、核查，并及時更新臺帳。做到帳物相符、帳帳相符，使物品的種類、數(shù)量、流向及庫存一目了然，易于清點、便于管理。 4.5.2辦公設(shè)備應(yīng)做好設(shè)備入/出庫臺帳、出庫設(shè)備使用臺賬、回收設(shè)備入/出庫臺帳及庫存舊設(shè)備管理臺帳。辦公用品應(yīng)做好入/出庫臺帳、各公司或部門領(lǐng)用名細臺帳。 4.5.3各公司財務(wù)部控制本公司辦公設(shè)備及用品的總值并設(shè)立總賬。各系列公司綜合部設(shè)立辦公設(shè)備及用品分戶明細賬，各公司財務(wù)部每月與各系列公司行綜合部核對

12、一次辦公設(shè)備及用品明細賬。4.6辦公設(shè)備及用品的發(fā)放 4.6.1發(fā)放條件：物品到貨且已建檔，方可發(fā)放。4.6.2辦公用品的發(fā)放4.6.2.1日常辦公用品原則上每月申領(lǐng)一次，每月25日之前各公司/部門申報下月辦公用品計劃，5日為統(tǒng)一發(fā)放所申購辦公用品的時間，其它時間不予領(lǐng)?。ㄌ厥馇闆r除外）。4.6.2.2各公司/部門指定專人根據(jù)上月已審批的辦公用品申領(lǐng)單驗收領(lǐng)用本月辦公用品。4.6.2.3新入職員工憑人事部門開具的員工報到程序表可在本部門領(lǐng)取個人辦公用品。4.6.2.4使用壽命較長的辦公用品（如電話機、計算器、訂書機等）更換時需以舊換新，在一年內(nèi)人為損壞或丟失的不予發(fā)放。 4.6.3辦公設(shè)備的發(fā)

13、放4.6.3.1辦公設(shè)備由使用人或申購部門指定責任人憑辦公設(shè)備購置申請單到各系列公司綜合部領(lǐng)用。4.6.3.2各系列公司綜合部專責人員在發(fā)放辦公設(shè)備時，應(yīng)按申領(lǐng)部門或個人發(fā)放設(shè)備，落實責任人，設(shè)備信息要與領(lǐng)用人信息對應(yīng)。出庫單上填寫清楚設(shè)備信息（電子設(shè)備應(yīng)盡量填寫清楚設(shè)備型號、序列號、數(shù)量、價格等信息），領(lǐng)用人必須簽字確認。4.6.3.3辦公設(shè)備及用品領(lǐng)用時，領(lǐng)用人員和專責人員應(yīng)仔細核查領(lǐng)用物品清單并驗貨，確認無誤后填寫材料物資出入庫單（一式三聯(lián)，第一聯(lián)行政管理部留存，第二聯(lián)交財務(wù)，第三聯(lián)交領(lǐng)用人）并簽字交接。一旦完成辦公設(shè)備及用品的領(lǐng)用程序，物品的使用權(quán)及維護責任轉(zhuǎn)移到領(lǐng)用部門。 4.7辦公

14、設(shè)備及用品的費用結(jié)算 綜合部根據(jù)各公司報送的需求計劃及領(lǐng)用名細，制定辦公設(shè)備/用品費用分攤表，各系列公司綜合部專責人員確認后辦理報銷手續(xù),辦公用品費用每季度結(jié)算一次。4.8辦公設(shè)備的調(diào)配及異動 4.8.1部門使用辦公設(shè)備如需調(diào)配時須向綜合部或各系列公司綜合部提出申請，調(diào)入部門使用人辦理辦公設(shè)備調(diào)配單，經(jīng)集團綜合部或各系列公司綜合部負責人審批后，專責人員做好相應(yīng)的出庫登記及臺帳更新，調(diào)配完成。部門不得隨意自行調(diào)配設(shè)備及附件，由此引起的一切責任由相關(guān)部門負責人承擔。4.8.2辦公設(shè)備需在各公司之間異動時，報雙方公司分管領(lǐng)導同意，調(diào)出公司行政管理部門填寫辦公設(shè)備調(diào)配單（一式兩份，調(diào)出及調(diào)入公司綜合部

15、各留一份），經(jīng)集團綜合部負責人審批后，雙方綜合部專責人員做好相應(yīng)的臺帳更新，財務(wù)部門根據(jù)設(shè)備殘值辦理設(shè)備移交手續(xù),由設(shè)備使用部門簽訂購銷合同。 4.8.3由于交接清單有誤或交接設(shè)備有誤造成的責任，由設(shè)備調(diào)出公司或部門承擔。一旦調(diào)配程序完成，設(shè)備的使用權(quán)及維護責任將由調(diào)入部門承擔。4.9辦公設(shè)備的故障維修及報廢4.9.1當辦公設(shè)備發(fā)生故障時，設(shè)備負責人或使用人填寫辦公設(shè)備故障報修單，部門負責人簽字后，由設(shè)備維修部門判定故障原因及程度。4.9.2確認設(shè)備故障程度及責任后，綜合部專責人員與設(shè)備維修單位提出費用預算，報行總經(jīng)理審核批準。 4.9.3設(shè)備修復后，經(jīng)設(shè)備負責人或使用人及綜合部專責人員驗收后

16、，共同在辦公設(shè)備故障報修單上簽字確認，修復設(shè)備領(lǐng)回，專責人員做好相關(guān)的維修記錄。4.9.4辦公設(shè)備經(jīng)設(shè)備維修部門確認無法修復的，由設(shè)備維修部門在辦公設(shè)備故障報修單上簽注無法修復的理由，綜合部專責人員根據(jù)維修部門的意見，填寫辦公設(shè)備報廢單，報分管領(lǐng)導審批后，財務(wù)部及綜合部專責人員辦理該辦公設(shè)備核銷手續(xù)。4.10辦公電腦的管理4.10.1公司購置辦公電腦的使用期限為5年,使用期滿后，員工可提出重新配置申請，配置標準按目前崗位配置標準辦理。 4.10.2當員工使用公司購置電腦因非人為因素損壞，經(jīng)4.9程序判斷不能修復使用或維修費用較高時,可按現(xiàn)崗位標準重新申請配置電腦。 4.11辦公設(shè)備及用品的賠償

17、及責任故障的處罰4.11.1辦公設(shè)備及用品發(fā)放后，使用人或設(shè)備負責人應(yīng)承擔物品的保管和維護責任。由于保管、使用不當造成的一切損壞，或者發(fā)生物品丟失，由使用人或相關(guān)部門按設(shè)備殘值賠償損失。使用人填寫辦公設(shè)備處置單，在財務(wù)繳納了賠償金后，方可重新申領(lǐng)。4.11.2如發(fā)生正常使用損壞之外的公用辦公設(shè)備及其附件的損壞、丟失等情況，除追究直接責任人的責任外，相關(guān)部門設(shè)備負責人也應(yīng)承擔一定責任。綜合部根據(jù)設(shè)備損壞程度及責任情節(jié)輕重，向分管領(lǐng)導提交對相關(guān)責任人進行處罰的建議，分管領(lǐng)導批準后，由綜合部具體執(zhí)行。處罰方式為：a)通報批評b)賠償c)罰金5 、記錄附表5.1 辦公設(shè)備申購單5.2 辦公用品申購單5.3 辦公設(shè)備申購單5.4 辦公設(shè)備調(diào)配單5.5 辦公設(shè)備故障報修單5.6 辦公設(shè)備報廢單5.7 辦公用品/設(shè)備領(lǐng)用單5.8 辦公設(shè)備出入庫一覽表5.9 辦公用品出入庫一覽表5.10 固定資產(chǎn)驗收表集團申購辦公用品流程圖 集團申請維修/報廢流程圖- 21 -周口唐隆實業(yè)有限公司 辦公設(shè)備申購單申購公司 申請日期需求日期序號品名型號規(guī)格數(shù)量預算單價預算金額用途備注1133203040506070合計金額（元）：3綜合部意見簽字/日期相關(guān)部門負責人意見簽字/日期財務(wù)部意見簽字/日期總經(jīng)理意見簽字/日期周口唐隆實業(yè)有限公司固定資產(chǎn)調(diào)配單編號： 序號：設(shè)備名稱規(guī)格型號設(shè)備數(shù)量序列號調(diào)