公司信息管理制度

1、碧海公司信息系統(tǒng)崗位要求規(guī)范一、總則第一條 為了加強(qiáng)碧海公司信息系統(tǒng)的管理，確保公司數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性， 促進(jìn)公司信息系統(tǒng)工作持續(xù)健康的發(fā)展，滿足管理決策的需要，根據(jù)公 司實(shí)際情況，結(jié)合信息管理工作的特點(diǎn)，特制定本辦法。第二條 信息系統(tǒng)管理是指碧海公司管理工作中，運(yùn)用通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì) 算機(jī)技術(shù)和信息分析技術(shù)而建設(shè)和運(yùn)行的能對(duì)有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、傳 送、加工、處理、存儲(chǔ)和管理的各種系統(tǒng)的總和。第三條 碧海公司信息系統(tǒng)工作目標(biāo)是：以供應(yīng)鏈、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算為基礎(chǔ)，逐步 建立全行業(yè)統(tǒng)一的、科學(xué)的、經(jīng)濟(jì)合理，并具備有輔助核算、支持決策 和辦公自動(dòng)化功能的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。第四條 碧海公司信息管理部負(fù)責(zé)全公司

2、的信息系統(tǒng)管理工作，基本任務(wù)是：（ 一） 研究制定管理信息系統(tǒng)發(fā)展規(guī)劃，并有計(jì)劃的組織實(shí)施工作；（ 二） 根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)新的需求組織相關(guān)部門、 人員對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)和 完善；（ 三） 制定信息管理系統(tǒng)的管理辦法和規(guī)章制度；（ 四 ） 組織和管理信息管理的相關(guān)人員的培訓(xùn)工作；（ 五 ） 總結(jié)、交流推廣信息管理系統(tǒng)應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)， 指導(dǎo)各部門開展信息管理工作；（ 六 ） 為公司決策層提供信息分析數(shù)據(jù)，為決策提供依據(jù)；（ 七 ） 建立公司“技術(shù)支持熱線” ，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各種同信息系統(tǒng)相關(guān)的技術(shù)服務(wù) 和相關(guān)技術(shù)的解答工作。第五條 信息管理系統(tǒng)是公司管理工作的發(fā)展方向和重點(diǎn)，各部門應(yīng)充分重視這 一工作，把它做

3、為建立現(xiàn)代企業(yè)制度、提高流程管理質(zhì)量、滿足決策需 求，加強(qiáng)公司內(nèi)部管理的一項(xiàng)重要工作來抓，為決策層、管理層提供高 質(zhì)量的信息服務(wù)，要把信息系統(tǒng)管理工作和其它工作相結(jié)合，逐步過渡 到以信息管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)和手段的工作方式中來，逐漸擺脫手工工作。 信息管理部要做好普及培訓(xùn)工作，使企業(yè)絕大部分人掌握各相關(guān)崗位的 信息管理系統(tǒng)。第六條 本公司員工在使用公司信息管理系統(tǒng)期間，應(yīng)尊重公司商業(yè)機(jī)密，所使 用的系統(tǒng)賬號(hào)密碼禁止外泄，公司商業(yè)信息不得外傳，本管理制度實(shí)行 30 個(gè)工作日內(nèi)，涉及信息管理系統(tǒng)的員工需與公司簽訂商業(yè)保密協(xié) 議。二、崗位及崗位責(zé)任隨著碧海公司信息管理的應(yīng)用層次不斷深化，為了使信息化工作沿

4、著健康 嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆较蜢柟烫岣撸_保此項(xiàng)工作的準(zhǔn)確性、安全性，特制定如下信息 管理系統(tǒng)的崗位及崗位職責(zé)，各部門要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行管理并進(jìn)行相應(yīng) 的考核。 我公司信息管理系統(tǒng)目前分為系統(tǒng)管理、 銷售管理、采購(gòu)管理、庫存管理、 財(cái)務(wù)管理，每個(gè)模塊對(duì)應(yīng)各部門領(lǐng)導(dǎo)，為該模塊的總負(fù)責(zé)人，根據(jù)系統(tǒng)職 能的設(shè)置，對(duì)各模塊最終用戶職責(zé)進(jìn)行界定，共分解出如下崗位：模塊職能部門關(guān)鍵用戶數(shù)據(jù)輸入員數(shù)據(jù)審核員系統(tǒng)管理財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部經(jīng)理系統(tǒng)管理員財(cái)務(wù)部經(jīng)理銷售管理商場(chǎng)部商場(chǎng)部副總收銀員各店店長(zhǎng)采購(gòu)管理綜合服務(wù)部綜合服務(wù)部經(jīng)理采購(gòu)專員綜合服務(wù)部經(jīng)理倉存管理倉儲(chǔ)部倉儲(chǔ)主管倉庫管理員倉儲(chǔ)主管財(cái)務(wù)管理財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部主管總賬管理員財(cái)務(wù)部

5、主管成本管理員r存貨核算員應(yīng)收應(yīng)付管理 員固定資產(chǎn)管理 員崗位要求及崗位職責(zé)2.1系統(tǒng)管理員崗位2.1.1崗位要求系統(tǒng)管理員是信息管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理人員，是一個(gè)技術(shù)性較強(qiáng)的崗 位。經(jīng)過培訓(xùn)，此崗要求具備計(jì)算機(jī)軟硬件及數(shù)據(jù)庫知識(shí)，有維護(hù)系統(tǒng)環(huán) 境的經(jīng)驗(yàn)。2.1.2崗位職責(zé)a) 負(fù)責(zé)公司軟硬件的日常維護(hù)工作，并登記相應(yīng)的維護(hù)制度；b) 負(fù)責(zé)公司電子數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫的備份工作；c) 按照相關(guān)制度檢查信息管理系統(tǒng)操作人員的工作，根據(jù)實(shí)際工作需要分 配系統(tǒng)權(quán)限；d) 為公司提供系統(tǒng)技術(shù)支持，負(fù)責(zé)解答、解決涉及系統(tǒng)的員工在操作過程 中所碰到的問題；E)嚴(yán)格遵守公司關(guān)于安全性、保密性的規(guī)章制度，對(duì)于違反規(guī)章制

6、度，進(jìn) 行泄密行為，公司有權(quán)利追究其法律責(zé)任。2.2 收銀員崗位2.2.1 崗位要求 收銀員是信息管理系統(tǒng)中較重要的環(huán)節(jié)，是一個(gè)要求計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)操作熟 練，細(xì)心、耐心的崗位，此崗位要求收銀員每天及時(shí)完成現(xiàn)銷單、訂單、 收款單的錄入工作， 并熟悉產(chǎn)品型號(hào)， 以免在工作中頻繁出現(xiàn)誤操作現(xiàn)象， 新入公司的收銀員應(yīng)經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)合格后方可上崗。2.2.2 崗位職責(zé)a) 現(xiàn)銷單、銷售訂單的錄入；b) 收款單的錄入；c) 現(xiàn)金收取、找兌；d) 銷售日?qǐng)?bào)表整理，各店設(shè)計(jì)師、量尺員、導(dǎo)購(gòu)員業(yè)績(jī)統(tǒng)計(jì)；e) 客戶資料的輸入、更新 ；f) 每日于下班前必須將當(dāng)天的現(xiàn)銷單、訂單交財(cái)務(wù)部，不能因自己的工作 延誤影響財(cái)務(wù)的出

7、貨對(duì)帳；g) 根據(jù)客戶的訂貨情況經(jīng)店長(zhǎng)確認(rèn)后修改現(xiàn)銷單、訂單。2.3 店長(zhǎng)崗位2.3.1 崗位要求 店長(zhǎng)是信息管理系統(tǒng)中銷售單據(jù)審核的重要環(huán)節(jié)，是一個(gè)要求有管理經(jīng)驗(yàn) 并要求處理?xiàng)l事情條理清晰的崗位，此崗位要求店長(zhǎng)每天及時(shí)審核現(xiàn)銷 單，按時(shí)審核訂單，確保銷單、訂單的可執(zhí)行性。2.3.2 崗位職責(zé)a) 現(xiàn)銷單、銷售訂單的審核；b) 本店面銷售報(bào)表查閱、收發(fā)存報(bào)表查閱；c) 本店銷售回款情況督導(dǎo)；d) 本店導(dǎo)購(gòu)、收銀、倉管人員的管理；e) 操作人員的工作分配 ;f) 指導(dǎo)、監(jiān)督銷售收銀員的工作，檢查銷售基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的正確性，現(xiàn)銷單、 訂單的正確性；g) 跟蹤訂單執(zhí)行情況，如有錯(cuò)誤及時(shí)指導(dǎo)糾正；2.4 采

8、購(gòu)專員崗位2.4.1 崗位要求 采購(gòu)專員是信息管理系統(tǒng)中較重要的環(huán)節(jié)，是一個(gè)要求計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)操作熟 練，細(xì)心、具備一定分析能力的崗位，此崗位要求采購(gòu)專員每天及時(shí)錄入 綜合服務(wù)部下達(dá)的采購(gòu)訂單以及付款單數(shù)據(jù)，并熟悉產(chǎn)品型號(hào)，以免出現(xiàn) 誤操作情況，新入的公司的采購(gòu)專員需要經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)后方可上崗。2.4.2 崗位職責(zé)a) 采購(gòu)訂單的錄入；b) 付款單據(jù)錄入；c) 采購(gòu)日?qǐng)?bào)表整理，采購(gòu)月報(bào)表統(tǒng)計(jì)，d) 負(fù)責(zé)根據(jù)部門主管簽發(fā)的供應(yīng)商編碼、供應(yīng)商資料，輸入、更新供應(yīng)商 數(shù)據(jù);e) 到貨單數(shù)據(jù)錄入生成；f) 如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)訂單不正確或有疑問，應(yīng)及時(shí)向部門主管報(bào)告，在有關(guān)錯(cuò)誤 解決后才能進(jìn)行下一步工作。2.5 綜合

9、服務(wù)部經(jīng)理崗位2.5.1 崗位要求綜合服務(wù)部經(jīng)理是信息管理系統(tǒng)最重要的環(huán)節(jié)，是一個(gè)要求計(jì)算機(jī)操作熟 練，對(duì)公司運(yùn)營(yíng)情況了解，對(duì)公司經(jīng)營(yíng)的產(chǎn)品熟悉，并具備統(tǒng)籌、管理能 力的重要崗位，此崗位要求把控公司供應(yīng)鏈運(yùn)營(yíng)周期，合理做出采購(gòu)、調(diào) 配產(chǎn)品、派工安裝的調(diào)度能力。2.5.2 崗位職責(zé)a) 負(fù)責(zé)制定采購(gòu)合同、以及供應(yīng)商編碼、產(chǎn)品編碼；d) 分配、指導(dǎo)、監(jiān)督采購(gòu)專員的工作，檢查供應(yīng)商數(shù)據(jù)、采購(gòu)訂單、的正 確性，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)指導(dǎo)糾正 ;b) 審核并簽字確認(rèn)系統(tǒng)輸入依據(jù)的基礎(chǔ)文件，包括供應(yīng)商編碼、供應(yīng)商資 料、產(chǎn)品資料等 ;c) 提供供應(yīng)商編碼給采購(gòu)專員，供應(yīng)商編碼發(fā)生改變時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu) 專員;e)

10、追蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)指導(dǎo)糾正 ;f) 根據(jù)公司要求制定派工計(jì)劃，并指導(dǎo)客服專員錄入調(diào)撥單，安排派工安 裝；g) 審核采購(gòu)訂單。2.6 倉庫管理員崗位2.6.1 崗位要求倉庫管理員是信息系統(tǒng)管理中較重要的部分，要求計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)操作熟練； 對(duì)公司產(chǎn)品型號(hào)熟悉，工作細(xì)心、認(rèn)真，能吃苦。此崗位要求嚴(yán)謹(jǐn)、對(duì)公 司的產(chǎn)品進(jìn)出管理嚴(yán)格。新入公司倉庫管理員需要經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)后方可上 崗。2.6.2 崗位職責(zé)a) 根據(jù)部門主管簽發(fā)的倉庫資料文件，輸入、更新系統(tǒng)倉庫基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，當(dāng) 倉庫基礎(chǔ)數(shù)據(jù)發(fā)生改變時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知各相關(guān)部門 ;b) 接到綜合服務(wù)簽字確認(rèn)后的到貨單，和送貨單后，當(dāng)天輸入采購(gòu)入庫數(shù) 量，完成

11、發(fā)貨單、 銷售出庫單及其他入庫單， 并確認(rèn)審核、 聯(lián)單交財(cái)務(wù)部；c）如發(fā)現(xiàn)自身操作失誤應(yīng)及時(shí)通知受影響部門，并采取相應(yīng)措施及時(shí)糾 正；d）根據(jù)調(diào)撥需要及時(shí)錄入調(diào)撥單，完成其它出入庫流程；e）所有操作須在接到通知后半日內(nèi)執(zhí)行，不能影響各項(xiàng)出入庫業(yè)務(wù)，造成 公司經(jīng)濟(jì)損失；f）如發(fā)現(xiàn)倉儲(chǔ)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、物料基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、發(fā)貨單、采購(gòu)訂單、到貨單、調(diào) 撥單不正確或有疑問，應(yīng)及時(shí)通知信息管理部與其它相關(guān)部門，不能知錯(cuò) 不報(bào)、將錯(cuò)就錯(cuò)，進(jìn)一步造成下層結(jié)果錯(cuò)誤；g）負(fù)責(zé)每月月初核對(duì)實(shí)際庫存、賬面庫存與系統(tǒng)庫存，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤應(yīng)根據(jù)庫 存歷史數(shù)據(jù)提供的上月庫存歷史數(shù)據(jù)和倉管員提供的倉庫進(jìn)出資料，找出 原因記錄備案并報(bào)告部門主

12、管、財(cái)務(wù)部門、信息管理部；h）照各個(gè)倉庫的盤點(diǎn)周期，倉庫管理員定期對(duì)各倉庫進(jìn)行盤點(diǎn)，倉庫數(shù)據(jù) 管理員在遵照系統(tǒng)盤點(diǎn)作業(yè)流程盤點(diǎn)前審核所有倉存單據(jù)備份帳存數(shù)據(jù)， 列印盤點(diǎn)表交倉管員物料盤點(diǎn)。2.7 倉儲(chǔ)主管2.7.1 崗位要求 倉儲(chǔ)主管是信息管理系統(tǒng)中很重要的崗位，要求計(jì)算機(jī)操作熟練，對(duì)公司 物流運(yùn)行情況非常清晰，對(duì)產(chǎn)品型號(hào)熟悉，并具備調(diào)度、調(diào)配各倉平衡關(guān) 系的管理能力；各倉的實(shí)物與賬面數(shù)、系統(tǒng)數(shù)要經(jīng)常性檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問 題，解決問題。2.7.2 崗位職責(zé)a）負(fù)責(zé)制定倉庫編碼、庫存調(diào)整原則、庫存事務(wù)處理權(quán)限分配表；b）審核并簽字確認(rèn)本模塊所有作為系統(tǒng)輸入依據(jù)的基礎(chǔ)文件，包括倉庫資料、庫存調(diào)整原因

13、、庫存事務(wù)處理權(quán)限文件等 ;c）確保物流暢通，提高庫存效率，降低庫存成本 ;d）負(fù)責(zé)分配、指導(dǎo)、監(jiān)督倉庫管理員的工作，確保庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、確保 出入庫控制的及時(shí)性和準(zhǔn)確性；e）根據(jù)總庫存量及銷售情況及時(shí)調(diào)配各倉之間的平衡；f）核對(duì)各倉的盤點(diǎn)差異， 找出差異原因， 并與財(cái)務(wù)部協(xié)作尋找差異解決辦 法，并在庫存差異表上確認(rèn)簽字。g）及時(shí)審核當(dāng)天的到貨單、出入庫單、調(diào)撥單，對(duì)公司的物流運(yùn)行情況要心中有數(shù)，發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)找到解決辦法。h）定期檢查各倉管理員的庫存收發(fā)存賬、庫存報(bào)表，找出差異及問題，及 時(shí)解決。信息系統(tǒng)訪問安全管理一、信息系統(tǒng)中的等級(jí)與賬號(hào)1、企業(yè)信息系統(tǒng)中的信息、數(shù)據(jù)按級(jí)別劃分，員工根

14、據(jù)權(quán)限進(jìn)行閱讀、使 用；2、信息管理部根據(jù)員工職位與權(quán)限編號(hào)，一人一號(hào)，禁止使用他人或外借 他人使用賬號(hào)，造成損失由使用人與賬號(hào)所有人共同承擔(dān)責(zé)任；3、越級(jí)使用企業(yè)信息系統(tǒng)，須經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)，否則視為非法使用，擅自越級(jí) 使用的企業(yè)信息系統(tǒng)的員工視情節(jié)輕重將處以 100-1000 元罰款，對(duì)公 司造成嚴(yán)重?fù)p失的，公司將保留法律上訴手段。二、賬號(hào)申請(qǐng)程序1 、 使用部門向信息管理部提交申請(qǐng)，普通員工權(quán)限經(jīng)信息管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后，予以開通；中層以上管理人員權(quán)限經(jīng)公司總裁批準(zhǔn)后，予以開通；2 、 信息管理部將在 2 個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審批，條件合格部門員工，審批通過后由信息管理部通過郵件方式發(fā)放賬號(hào)。三、操作人

15、員規(guī)范1 、 未經(jīng)相關(guān)部門及信息管理部培訓(xùn)禁止使用系統(tǒng)，以免造成數(shù)據(jù)重復(fù)、錯(cuò) 誤；2 、 企業(yè)信息管理系統(tǒng)的升級(jí)、殺毒、安裝，統(tǒng)一由信息管理部操作，禁止 使用部門自行操作，造成后果者將承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；3 、 更換操作人員或密碼泄露后應(yīng)及時(shí)更換操作人員使用；4 、 信息管理部工作人員在信息系統(tǒng)中設(shè)置的安全參數(shù)與軟件系統(tǒng)配置環(huán) 境，禁止各部門操作人員進(jìn)行修改；如經(jīng)發(fā)現(xiàn)將處以 500-2000 元罰款；5 、 信息管理系統(tǒng)中的信息、數(shù)據(jù)為企業(yè)資產(chǎn)，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的員工使用 U 盤等移動(dòng)存儲(chǔ)工具拷貝、刪除。四、信息管理部人員確保安全的規(guī)范1 、 信息管理部人員應(yīng)定期審閱信息管理系統(tǒng)中賬號(hào)，避免授權(quán)不當(dāng)或存

16、在 非法賬號(hào)；2 、 系統(tǒng)管理員加強(qiáng)對(duì)防火墻、路由器等網(wǎng)絡(luò)安全方面的管理、防止外網(wǎng)信 息對(duì)信息系統(tǒng)造成傷害。信息管理系統(tǒng)硬件管理規(guī)范、 硬件采購(gòu)1、購(gòu)回的計(jì)算機(jī)類硬件產(chǎn)品必須由信息管理人員檢測(cè)，以確認(rèn)是否符合產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)，若不符合，則由采購(gòu)人員聯(lián)系供應(yīng)商退還；2、購(gòu)回硬件產(chǎn)品需注意保存使用說明書，驅(qū)動(dòng)程序及保修卡；3、經(jīng)檢測(cè)合格完好的硬件由信息管理部人員貼標(biāo)簽；標(biāo)簽內(nèi)容注明硬件名稱、編號(hào)、硬件購(gòu)買日期及硬件使用部門、責(zé)任人或保管人；4、逐步建立企業(yè)硬件檔案管理。、 硬件使用1 、 企業(yè)硬件設(shè)施由授權(quán)人員使用，在未經(jīng)授權(quán)人同意的情況下，其它工作 人員一律不得使用；2 、 未經(jīng)允許禁止移動(dòng)硬件存放地點(diǎn)，移動(dòng)硬件設(shè)備時(shí)需得到信息管理部許 可，方可進(jìn)行移動(dòng)；3 、 禁止任何人員更換硬件上的標(biāo)簽與硬件部件；