公司文控中心管理辦法

1、公司文控中心管理辦法公司文控中心管理辦法第一章總則一、為規(guī)范公司資料管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本辦法。二、資料范圍公司建檔范圍確定為：公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料；財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面

2、的材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料；信息、情報(bào)方面的文件材料；其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。轉(zhuǎn)摘于 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類(lèi)會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事文件資料、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料，以及百利集團(tuán)主要職能活動(dòng)和員工在從事研發(fā)和管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的文件材料。公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說(shuō)明構(gòu)成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說(shuō)第1頁(yè)共10頁(yè)明）；錄音

3、文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)）。三、公司內(nèi)部各中心 / 部門(mén)和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。第二章 管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)主體文件資料的管理，并對(duì)其他部門(mén)的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。總經(jīng)辦設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門(mén)，又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是

4、開(kāi)發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責(zé)：1負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對(duì)各中心/ 部門(mén)文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。2制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、除塵濾布資料工作的規(guī)章制度。3負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類(lèi)、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。4嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。5開(kāi)展文件、資料宣傳、咨詢(xún)活動(dòng)，做好文件、資料開(kāi)放和利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。6發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。7開(kāi)展文件資料編研工作和信息開(kāi)發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。8組織公司各部門(mén)文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)

5、習(xí)與培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。9做好防火、防盜、防蟲(chóng)等工作，確保文件資料安全。第三章文件材料的管理工作六、文件資料材料的收集：第2頁(yè)共10頁(yè)1建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10 年、 3 年、 1 年等）；注明文件的版本號(hào)。 2對(duì)遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；3及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。七、文件資料的歸檔、立卷與管理：1區(qū)分全宗，確定立檔單位。2分類(lèi)：依據(jù)文件資料來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類(lèi)別。分類(lèi)除按大類(lèi)外，同時(shí)按部門(mén)、是否保密、保密程度來(lái)分。21 大類(lèi)分為：制度 / 規(guī)定

6、：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。22 部門(mén)拼音縮寫(xiě)：物控：WK；生管：SG；倉(cāng)儲(chǔ)：CC；品管：PG；研發(fā)：YF；技術(shù)：JS；客服：KF；采購(gòu)：CG；生產(chǎn)：第3頁(yè)共10頁(yè)SH；市場(chǎng)：SC；銷(xiāo)售：XS；設(shè)備：SB；財(cái)務(wù)：CW；OEM：WB；后總：HZ；總經(jīng)辦：ZJ；人力資源：RL；制造中心：ZZ；營(yíng)銷(xiāo)中心：YX；壓濾機(jī)濾布廠家研發(fā)技術(shù)中心：YJ；財(cái)務(wù)中心：CW；廣州分公司：GZ；上海分 1 公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。23 保密用 Y 表示，非密級(jí)則用N表示。 24 密級(jí)：絕密：AS；機(jī)密：CS；秘密：PS；無(wú)：OP編碼原則：第4頁(yè)共10頁(yè)編碼共為

7、十二位數(shù)，（文件資料大類(lèi)）（部門(mén)前兩位拼音縮寫(xiě)）（是否保密）（密級(jí)程度）（年份）（流水號(hào)）。如總經(jīng)辦201X年某份制度編碼為：SZJNOP040001。3歸檔前將資料分類(lèi)，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。4案卷排列：立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。5整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至 2cm之間，材料過(guò)窄應(yīng)加襯邊；材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書(shū)寫(xiě)標(biāo)題。6對(duì)所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。7每年對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和

8、褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。8對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào)主管部門(mén)。集團(tuán)各部門(mén)及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報(bào)送相關(guān)資料至文控專(zhuān)員。9公司文件資料保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。對(duì)保管期限已滿(mǎn)的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀。 10公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。八、文件資料的保管：1防止文件資料的損壞，延長(zhǎng)資料的壽命，維護(hù)資料的安全；2公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募?kù)保存文件資料；3做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門(mén)窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。九

9、、文件資料借閱、利用工作：第5頁(yè)共10頁(yè)1總監(jiān)級(jí)（含）以上人員借閱非密級(jí)文件資料可直接通過(guò)文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)文件資料時(shí)，須填寫(xiě)借閱文件申請(qǐng)表（附件 1），部門(mén)經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào)閱。 2公司文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)文件資料禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)文件資料只能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò) 4 小時(shí)。秘密級(jí)文件資料的借閱本部門(mén)由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，跨部門(mén)的由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。 3

10、案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。 4借閱期限不得超過(guò)一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 5借閱文件資料者應(yīng)愛(ài)護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。 6外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。 7公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1) 提供文件資料原件； 2) 提供文件資料復(fù)印件； 3) 提供文獻(xiàn)索引資料。 8出文部門(mén)

11、負(fù)責(zé)人要求或同意時(shí)，文控中心應(yīng)主動(dòng)向各部門(mén)、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專(zhuān)題技術(shù)信息等。第四章文件資料的鑒定和銷(xiāo)毀1公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由文件資料管理員填寫(xiě)公司文件資料銷(xiāo)毀審批第6頁(yè)共10頁(yè)表（附件 2）交部門(mén)主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級(jí)的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀；一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。2銷(xiāo)毀時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀清單上簽字。3對(duì)已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司文件資料，文控中心管理員須認(rèn)真核對(duì)

12、，編制銷(xiāo)毀清單（附件3），將批準(zhǔn)的公司文件資料銷(xiāo)毀審批表和銷(xiāo)毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。第五章附則1文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)文件資料進(jìn)行管理，提高管理效率。2本辦法由總經(jīng)辦解釋、補(bǔ)充。自頒布之日起生效。公司文控中心管理辦法附送：公司文明單位創(chuàng)建與管理辦法公司文明單位創(chuàng)建與管理辦法創(chuàng)建文明單位，是推進(jìn)公司“三個(gè)文明”建設(shè)不斷發(fā)展的有效形式。為了在全公司廣泛開(kāi)展創(chuàng)建文明單位活動(dòng)，加強(qiáng)和規(guī)范企業(yè)文明單位的建設(shè)管理，根據(jù)重慶市交通委員會(huì)印發(fā)重慶市交通系統(tǒng)委級(jí)文明單位創(chuàng)建與管理辦法的精神，結(jié)合公司實(shí)際，制定本辦法。一、文明單位是社會(huì)主義物質(zhì)文明建設(shè)、精神文明建設(shè)和政治文明建設(shè)三個(gè)方面取得顯著

13、成績(jī)，由上級(jí)黨委、行政授予的綜合性集體榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)。第7頁(yè)共10頁(yè)二、交通系統(tǒng)委級(jí)文明單位，由中共重慶市交通委員會(huì)和重慶市交通委員會(huì)批準(zhǔn)命名；公司級(jí)文明單位、處室、船舶、班組，由中共重慶輪船總公司委員會(huì)和重慶輪船總公司批準(zhǔn)命名。三、重慶輪船總公司精神文明建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組指導(dǎo)全公司精神文明建設(shè)工作。除塵濾布下設(shè)辦公室，與黨委工作部合署辦公，負(fù)責(zé)總公司級(jí)文明單位的創(chuàng)建和日常工作；在交委精神文明建設(shè)委員會(huì)辦公室指導(dǎo)下，開(kāi)展委級(jí)文明單位創(chuàng)建工作，協(xié)助下屬單位的組織、申報(bào)和銜接工作。四、總公司級(jí)文明單位應(yīng)具備的條件1、組織領(lǐng)導(dǎo)好。黨政主要領(lǐng)導(dǎo)堅(jiān)持“三個(gè)文明”一起抓，重視精神文明建設(shè)，實(shí)行責(zé)任目標(biāo)管理。分管領(lǐng)導(dǎo)、

14、工作部門(mén)落實(shí)，職工廣泛參與，實(shí)際效果明顯。領(lǐng)導(dǎo)班子加強(qiáng)自身建設(shè)，解放思想，實(shí)事求是，勇于開(kāi)拓，勤奮務(wù)實(shí)，廉潔奉公，團(tuán)結(jié)協(xié)作，作風(fēng)民主，職工信任。2、思想建設(shè)好。堅(jiān)持以馬列主義毛澤東思想鄧小平理論為指導(dǎo)，在廣大干部職工中深入開(kāi)展愛(ài)國(guó)主義、集體主義、社會(huì)主義和艱苦創(chuàng)業(yè)精神教育，加強(qiáng)社會(huì)公德、職業(yè)道德、家庭美德和民主與法制教育，引導(dǎo)職工樹(shù)立“富民興企”、“司興我富，司衰我窮”的共同價(jià)值觀、人生觀和正確的世界觀。3、改革競(jìng)爭(zhēng)好。全面貫徹黨的基本路線，按照“三個(gè)代表”的要求，堅(jiān)持“三個(gè)有利于”標(biāo)準(zhǔn)和公司總體發(fā)展方向，樹(shù)立和落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，正確處理改革、發(fā)展和穩(wěn)定的關(guān)系，正確處理眼前利益和長(zhǎng)遠(yuǎn)利益的關(guān)系、

15、局部利益和全局利益關(guān)系，不斷深化改革，提高綜合競(jìng)爭(zhēng)能力，擴(kuò)大市場(chǎng)占有率。第8頁(yè)共10頁(yè)4、生產(chǎn)工作好。堅(jiān)持以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心，按照公司總體發(fā)展目標(biāo)，大力發(fā)展生產(chǎn)，搞活經(jīng)營(yíng)，不斷提高經(jīng)濟(jì)效益；內(nèi)部管理科學(xué)民主，堅(jiān)持安全生產(chǎn)，搞好優(yōu)質(zhì)服務(wù)，經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益好，生產(chǎn)、工作、壓濾機(jī)濾布廠家效益居于先進(jìn)水平。5、文化建設(shè)好。重視科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用和職工的教育，加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，積極倡導(dǎo)文明、健康、科學(xué)的生活方式，廣泛開(kāi)展群眾性的讀書(shū)活動(dòng)、科技活動(dòng)和文體活動(dòng)，創(chuàng)建學(xué)習(xí)型組織，努力提高干部職工的科學(xué)、文化素質(zhì)和生產(chǎn)工作能力。6、文明風(fēng)氣好。廣泛深入開(kāi)展“講文明、樹(shù)新風(fēng)”、“愛(ài)崗敬業(yè)、崗位奉獻(xiàn)”等群眾性精神文明建

16、設(shè)活動(dòng)和多種形式的思想教育活動(dòng)，認(rèn)真宣傳貫徹交通行業(yè)文明公約和市民公約，干部職工的文明素質(zhì)不斷提高；各種文明細(xì)胞創(chuàng)建工作堅(jiān)持不懈，樹(shù)立企業(yè)新風(fēng)。無(wú)重大治安刑事案件、安全事故，無(wú)嚴(yán)重違紀(jì)問(wèn)題發(fā)生；計(jì)劃生育各項(xiàng)考核指標(biāo)達(dá)到國(guó)家要求；環(huán)境整潔，清潔衛(wèi)生工作制度化、經(jīng)?；?。五、總公司級(jí)文明單位的申報(bào)、命名與獎(jiǎng)勵(lì)1、司級(jí)文明單位的申報(bào)、考核、批準(zhǔn)、命名，每年組織一次。委級(jí)文明單位按照重慶市交通系統(tǒng)委級(jí)文明單位創(chuàng)建與管理辦法執(zhí)行（下同）。2、凡總公司所屬單位、處室、船舶、班組，制定創(chuàng)建規(guī)劃，落實(shí)創(chuàng)建措施，開(kāi)展創(chuàng)建活動(dòng)并取得成效的，可向總公司提出申報(bào)。3、司級(jí)文明單位（處室、船舶、班組，下同）由總公司文明辦公室負(fù)責(zé)組織考核評(píng)審。4、經(jīng)批準(zhǔn)命名和復(fù)查合格的司級(jí)文明單位，參照市交委確定的渝委辦 199847 號(hào)文件的有關(guān)規(guī)定，在進(jìn)行精神鼓勵(lì)的同時(shí)，當(dāng)年可按第9頁(yè)共10頁(yè)照單位人均月工資50%的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)給獎(jiǎng)金，還可以給在創(chuàng)建工作中做出突出貢獻(xiàn)的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員以適當(dāng)?shù)木窈臀镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，所發(fā)獎(jiǎng)金進(jìn)入生產(chǎn)成本。5、文明單位在鞏固創(chuàng)建成果，提高創(chuàng)建水平方面成績(jī)突出的，在復(fù)查合格的當(dāng)年亦可比照上款規(guī)定的獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)，一次性發(fā)給職工獎(jiǎng)金。六、文明單位的復(fù)查1、委級(jí)文明單位按市交委規(guī)定進(jìn)行復(fù)查。