辦公室管理形成性考核冊答案

1、辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)1一、單選選擇題 1、級別高的辦公室一般稱為( B辦公廳 )2、中央機關(guān)風(fēng)別采用分理制和宗理制設(shè)置下屬機構(gòu)，其辦公廳屬于分理制的是？（ D國務(wù)院 ）3、辦公室的核心功能是（ A 塑造出組織文化及價值觀 ）4、辦公室的本質(zhì)屬性是（ C 服務(wù)性 ）5、辦公室工作的第一要義是 （ A服務(wù) ）6、常用辦公用品中屬于辦公文具的是 （ A中性筆 ）7、發(fā)主辦公用品的人員要求是 （ D發(fā)放人員要提醒使用部門和人員節(jié)約辦公用品 ）8、辦公用品庫存管理中的再訂貨量是指 （ C判定需要訂購新的辦公用品的庫存余額 ）9、正確選擇辦公設(shè)備和易耗品供應(yīng)商不必考慮的因素是 （ B名牌和高檔

2、）10、有權(quán)對政府采當(dāng)重同進行監(jiān)督和管理的是(A. 國家級或省部級財政部門 )二、判斷題1.任何辦公室,都是指的單位里的綜合辦事機構(gòu) 。( V )2.省府的辦公廳比其他廳的行政級別要高 。( V )3.信息調(diào)研是辦公室的一項具體職能。( V )4.辦公室的工作具有綜合性特點 。( V )5.辦公室管理要嚴(yán)格按既定條條框框辦事,不能引用彈性原理。( X )6.發(fā)放辦公用品的時候,不需要對用品庫存進行記錄。( X )7.辦公電話應(yīng)定期檢查并核對電話賬單以控制開銷。( V )8.辦公用品的最大庫存量是指倉庫最多能容納的數(shù)量。( V )9.辦公用品的庫存管理和監(jiān)督中,出貨卡即是申請領(lǐng)用單 。( V )

3、10辦公設(shè)備使用權(quán)的獲取只能是通過購買。( X )三、簡答題1、簡答辦公室的主要特點。（l）輔助性：辦公室區(qū)別于其他職能部門的第一個特點是它的輔助性。辦公室工作應(yīng)當(dāng)在服務(wù)和服從于領(lǐng)導(dǎo)工作的前提下，充分發(fā)揮自己的輔助管理職能，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。（2）綜合性：辦公室是各種專業(yè)知識和技能相互交叉運作的部門；辦公室工作也是一項綜合性的工作辦公室工作是多元化的。（3）服務(wù)性：服務(wù)性是辦公室工作的本質(zhì)屬性。辦公室的設(shè)立與工作的開展，首先是為了適應(yīng)各級各類機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，為領(lǐng)導(dǎo)工作提供輔助性的服務(wù)，同時也要為各部門和基層提供服務(wù)。2、談?wù)勀銓k公室人員應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)中“善謀”的理解。善謀：能夠正確

4、理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，替領(lǐng)導(dǎo)過濾重要的事務(wù)；要“參”到點子上，“謀”到關(guān)鍵處，注重諫言技巧，學(xué)會把握職場環(huán)境的運作方法，一是個性與共性協(xié)調(diào)統(tǒng)一，二是滕朧與含蓄的工作技巧相結(jié)合。簡述辦公室設(shè)備使用規(guī)范。（l）必須明確每臺設(shè)備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴(yán)格按照使用說明書的要求進行操作。（2）必須明確專人專責(zé)的專管制度，嚴(yán)禁任何人隨意使用，除非是配置給個人專用或指定公用的辦公設(shè)備。（3）注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)。（4）未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)允準(zhǔn)，任何人嚴(yán)禁私自使用辦公設(shè)備，尤其是用于處理私人事務(wù)（5）辦公設(shè)備的使用環(huán)境溫度為5至35，相對濕度為20至85%，溫度過低時需用加溫器，濕度過高時需用除

5、濕器，并放在距辦公設(shè)備5米左右的有效影響距離內(nèi)。（6）如果辦公設(shè)備不處于工作狀態(tài)，應(yīng)及時切斷電源。（7）使用電腦時要做到；不要讓陽光照射電腦，以免機殼老化，不要隨意放置茶水，以免碰翻杯子弄溫電腦，造成短路；不要在開機狀態(tài)下插拔各種電纜，以免燒壞接口；不要使用來歷不明的軟件，防止病毒浸入，并且要配備必要的殺毒軟件，定期或經(jīng)常地對電腦進行保護性殺毒；不要在病毒入侵時使用電腦，除非有特殊的自我防護錯施不要自己隨意處理電腦硬件故障不要將電腦交給非專業(yè)人士修理，如有必要應(yīng)全程監(jiān)督。4,簡述在儲藏間存儲辦公用品時的注意事項。儲藏間或物品柜要上鎖，確保安全。儲藏間需要的面積取決于單位面積的大小。在儲藏間或物

6、品拒放置物品時，必須清楚地加標(biāo)簽，以便迅速找到物品和標(biāo)明新物應(yīng)放置的地方；新物品置于舊物品的下面或后面；先來的物品先發(fā)出，體積大、分量重的物品放置在最下面，以減少危險，小的物品、常用的物品應(yīng)放在前面，易于找尋和領(lǐng)??；辦公耗材和打印機用品，必須保存在安全的地方，以便在需要時能輕松找到儲藏辦公用品的地方應(yīng)有良好的照明，以便于找到所需物品。辦公用品應(yīng)保存在干燥和通風(fēng)良好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中，將有可能導(dǎo)致紙張不能正常地送入打印機或復(fù)印機中。訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。作業(yè)2一、設(shè)計題調(diào)研工作大體上可分為三個階段，即準(zhǔn)備階段、實施階段和完成階段，請對調(diào)研工作的三個階段進行詳細(xì)設(shè)計。 P34

7、1調(diào)研工作的準(zhǔn)備階段（l）準(zhǔn)備調(diào)研內(nèi)容： 確定調(diào)研課題：領(lǐng)導(dǎo)提出、有關(guān)部門確定、調(diào)查者自選。 選題要求：既要注重現(xiàn)實意義，又要具有前瞻性既要注重領(lǐng)導(dǎo)和群眾關(guān)注的當(dāng)前工作和社會生活中的重點、熱點、難點問題，又要注重易被公眾忽略而又十分重要的冷門問題。 選題原則；價值原則、可行原則、適量原則、新穎原則。（2）調(diào)研課題的審定：  一般調(diào)研課題由機關(guān)單位或者授權(quán)調(diào)研部門的領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)重點調(diào)研課題可以采取申報、委托或招標(biāo)等形式，經(jīng)專家評審、領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)來確定。（3）成立調(diào)研小組，確定調(diào)研人員：  成立調(diào)研小組時要考慮的因素包括，成員應(yīng)具備良好的政治業(yè)務(wù)素質(zhì)；

8、有調(diào)研需要的專業(yè)能力或?qū)＜页蓡T有豐富的調(diào)研經(jīng)驗；注意新老搭配，以便成員相互取長補短少而精，避免人浮于事。（4）調(diào)研任務(wù)前的準(zhǔn)備工作：  學(xué)習(xí)和掌握與課題相關(guān)的黨和國家的方針、政策、規(guī)定等；查閱與課題相關(guān)的研究成果和文獻資料；學(xué)習(xí)與課題相關(guān)的自然科學(xué)和社會科學(xué)知識；了解與課題相關(guān)的背景資料。（5）明確調(diào)研各階段的任務(wù)和要求： 調(diào)研的初期，要求明確調(diào)研對象的性質(zhì)和發(fā)展方向。 調(diào)研的成長期，應(yīng)當(dāng)明確如何使調(diào)研對象進一步發(fā)展，主要是理清思路、擺明措施。 調(diào)研的成熟期，應(yīng)當(dāng)講清楚如何使事物進一步完善提高。 調(diào)研的末期，擬定調(diào)研提綱。調(diào)研提綱的內(nèi)容，主要包

9、括調(diào)研的目的要求，調(diào)研的對象、范圍和方式方法，調(diào)研的時間、步驟和過程，調(diào)研的人員組織與注意事項，調(diào)研經(jīng)費的預(yù)算等。 2調(diào)研工作的實施階段  實施階段是調(diào)研工作的中心階段。其實施步驟為：確定調(diào)查方法，搜集、整理調(diào)研材料，綜合分析調(diào)研材料。（l）調(diào)查方法主要包括全面調(diào)查法、重點調(diào)查法、典型調(diào)查法、抽樣調(diào)查法、問卷調(diào)查法、觀察法、試點調(diào)查法、開會調(diào)查法、訪談法、網(wǎng)絡(luò)調(diào)查法、BS（Brain-storming頭腦風(fēng)暴）法、專家調(diào)查法、哥頓法等。小提示：各調(diào)查方法常綜合、交替使用。（2）搜集、整理調(diào)研材料，要求全面、系統(tǒng)、豐富、充分、多多益善。（3）認(rèn)真分析調(diào)研材料，綜合提煉調(diào)研成果

10、。3調(diào)研工作的完成階段  本階段的主要工作是撰寫調(diào)研報告，其中包含確定主題、選用材料、擬寫提綱、按綱寫作，修改定稿五個步驟。（l）確定主題：主題要正確、新穎、鮮明、集中、有一定高度。（2）選用材料一：材料要具有典型性、生動性、新穎性，多樣性和準(zhǔn)確性等特點。（3）擬寫提綱：注意觀點和材料，大綱和細(xì)目的統(tǒng)一，如“導(dǎo)引案例一案例1”。（4）按綱寫作：如表3-1所示。（5）修改定稿：檢查所用資料是否有誤、觀點是否明確、語言是否流暢、有無錯別字、標(biāo)點使用準(zhǔn)確與否等。表3-1調(diào)研報告版面結(jié)構(gòu)模式標(biāo)題分單標(biāo)題和雙標(biāo)題（即正副題）前言也叫導(dǎo)語，介紹調(diào)研目的，原因，時間，地點，對象范圍，調(diào)查方法等正文

11、正文開頭有開門見山、結(jié)論先行、提出問題等方式：論述結(jié)構(gòu)有縱式、橫式、縱橫式等結(jié)尾概括全文，形成結(jié)論，提出看法和建議附件包括數(shù)居匯總表、原始資料、背景材料、必要的工作技術(shù)報告等調(diào)研時間（略）二、案例分析題辦公室的李敏每天一上班和下班前都將自己的工作區(qū)域清潔整理得干干凈凈、有條不紊，同時她也主動清潔整理自己常用的復(fù)印機、打印機、飲水機、檔案柜、公用書架等。每當(dāng)她看到復(fù)印紙抽拿零亂，公用字典扔在窗臺，廢紙桶滿了沒人倒，都及時做些清潔整理工作，以維護辦公環(huán)境的整潔。秘書小王每天都認(rèn)真清潔整理自己的辦公桌，常用的筆、紙、回型針、訂書器、文件夾以及專用電話等都擺放有序。下班前，她也將辦公桌收拾得干凈整齊，

12、從不把文件、物品亂堆亂放在桌面上。但小王很少參與清理和維護公用區(qū)域，也常將公用資源如電話號碼本、打孔機、檔案夾等鎖進自己的辦公桌，使別人找不到。辦公室的小劉上班匆匆忙忙，接待室的窗臺布滿灰塵，辦公桌上堆得滿滿當(dāng)當(dāng)，電腦鍵盤污跡斑斑，上司要的文件總是東查西翻，每日常用的“訪客接待本”也總是找不到。自己的辦公桌都沒有管理清楚，更無暇顧及他處。你怎樣評價這三位工作人員的行為？*點評：通過上述案例，可以看出辦公室工作環(huán)境的清潔、有序，直接對組織的形象和績效產(chǎn)生一定的影響。一個良好的工作環(huán)境，有利于組織的對外形象塑造，有利于提高秘書的工作效率。可見，李敏符合要求；小王的工作存有誤區(qū)；小劉工作不合要求。*

13、工作程序加強對日常環(huán)境的管理，營造一個令人神靜心怡的工作環(huán)境，是公司秘書一項經(jīng)常性的工作，也是一份責(zé)任和義務(wù)。秘書對日常環(huán)境的管理包括3個方面的內(nèi)容，即個人工作區(qū)的環(huán)境管理，上司辦公室的環(huán)境管理，日常公務(wù)活動區(qū)的環(huán)境管理。*1.保持你所參與的公共區(qū)域整潔(1)要保持上司會客室和會議室的清潔，在來訪客人離開及會議結(jié)束后要及時通知保潔員進行打掃和清理。(2)正確使用并注意維護復(fù)印機、傳真機等辦公自動化設(shè)備，保持周邊的整潔，發(fā)現(xiàn)問題自己動手或及時找人維修。(3)對文件柜、檔案柜、書架、物品柜等公用資源要經(jīng)常注意清理，對報刊、文件及公用的辦公用品，用后要及時放歸原處，保持整潔有序。(4)注意發(fā)現(xiàn)在辦公

14、設(shè)備、室內(nèi)光線、溫度、通風(fēng)、噪音、通道等方面存在的有礙健康和安全的隱患，并及時提出建議或通知有關(guān)人員進行整改。2.保持你的上司的工作環(huán)境的整潔(1)經(jīng)常整理上司辦公室和辦公桌，將文件和物品擺放整齊，文件柜、書架、博古架和各種陳設(shè)要保持清潔。(2)每天要定時開窗通風(fēng)，保持空氣的自然清新，并定時測溫、測濕，保持適合上司習(xí)慣的溫度和濕度。(3)經(jīng)上司授權(quán)后，定期對上司的文件柜進行清理，將文件資料歸類保管存放，將一些無用的文件及時清退或銷毀。(4)對上司辦公室的花卉、盆景，要及時澆水、施肥、剪枝，保持其美觀和生機;對辦公室內(nèi)的金魚，要及時喂食、清排魚缸內(nèi)的濁物，保持水質(zhì)的清潔。(5)上司接待客人后，要

15、及時對煙缸、茶具等進行清洗和整理。(6)經(jīng)常對安全、衛(wèi)生等狀況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時通知有關(guān)人員進行處理，時刻保持良好的狀態(tài)。3.整理個人工作環(huán)境辦公桌是每一位秘書人員的直接工作空間，所以在布置自己的辦公桌時，既要使自己感覺舒適，又要保持桌面上有條不紊。有了整齊清潔的辦公環(huán)境，不僅可以提高工作效率，還有助于提升專業(yè)形象，甚至還會因此而受到同事欣羨的眼光，并成為典范，對辦公室人際關(guān)系也有意想不到的益處。辦公桌的必備物品及其整理擺放在辦公桌上的物品都應(yīng)是經(jīng)常使用的。比如記錄紙、鉛筆、文件夾、剪刀、訂書機、膠水、回形針、信封以及其他一些工作上需要的用品，應(yīng)將它們整齊地擺放在你的辦公桌上。電話。電腦。

16、參考書。文具用品盒。文件夾。辦公桌抽屜。(2)整理辦公桌的技巧要想快速治理辦公桌的混亂局面，營造出高效率的辦公環(huán)境，可以采取以下5個步驟：將不常用的東西轉(zhuǎn)移到其他的地方。清理過期的文件。注意你的電腦顯示器。充分利用辦公空問。清理舊的閱讀材料。作業(yè)3一、單選選擇題1.下畫屬子文書的是( A.書信 )。 2.在公文行文中,下級向上級行文時,錯誤的是(C.抄送下級機美 )。3.公文寫作的規(guī)范要求( C.異有規(guī)范體式,行合公文橋式標(biāo)準(zhǔn) )。4.向上級做請示時,下面哪個做法不妥( C.地級市政府越過省政府直接向國務(wù)院行文請示 )。5.意向書的特點不包括( C.的東性 )。6.在辦理發(fā)文時,經(jīng)復(fù)核,對于不

17、符合要求的公文應(yīng)該( B.退交起草部門補充成修正 ) 。7.在收文過程中,可以由辦公室人員啟封的信件是( D.公開出版的雜志的贈閱信件 )。8.“四分四注意”立卷方法不包括(D.分紙型)。9.電子公文的屬性是( C.具有規(guī)范格式 )。10.電子公文的處理( C.可以印制成紙質(zhì)文件分發(fā)處理 )。 二、判斷題1.狹義的文件即指公文。（ X ）2.公文行文時越級行文是普遍現(xiàn)象。（ X ）3.辦文能力就是指寫文能力。（ V ）4.意向書簡單而言就是傳送意向的文書。（ V ）5.協(xié)議書本身與合同的法律效力是一樣的。（ V ）6.上行發(fā)文的主送機關(guān)必須為上級機關(guān),而不是上組領(lǐng)導(dǎo)個人。（ V ）7.收文時應(yīng)

18、逐件清點,并以簽字成蓋章的方式簽收。（ V ）8.檔案保管期限就是對檔案劃定的存留年眼, 它與檔案本身的價值大小無美。（ X ）9. 檔案庫房要堅固、安全、專用,適宣保管檔案,和閱覽室,辦公室實行三分開。（ V ）10.電子文檔不存在銷毀問題,。（ X ）三、簡答題1、簡要回答公文寫作的五部曲。公文說什么領(lǐng)悟核心思想內(nèi)容是在什么背景下產(chǎn)生的內(nèi)容是怎么表達(dá)的是否符合國家公文格式標(biāo)準(zhǔn)。  第一步，公文說什么，領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖；要求準(zhǔn)確、全面地提煉領(lǐng)導(dǎo)意圖，增加“貼近度”。  第二步，領(lǐng)悟核心思想，站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問題。  第三步，內(nèi)容是在什么背景下產(chǎn)生的，關(guān)鍵把握常用思維

19、方法：模式化思維方法，對象化思維方法，辯證思維方法，散點思維方法，求同存異思維方法。  第四步，內(nèi)容是怎么表達(dá)的，關(guān)鍵是牢記擬寫公文的要素及要求：格式，公文的包裝；主題，公文的靈魂；材料，公文的血肉；結(jié)構(gòu)，公文的骨骼；語言，公文的細(xì)胞。目的明確，行文有據(jù)；主旨單一，內(nèi)容合法；文字表達(dá)準(zhǔn)確、鮮明、簡練、得體。  第五步，符合國家公文格式標(biāo)準(zhǔn)黨政機關(guān)公文格式（GB/T9704一2012）。  總之，找好角色定位與行文角度；清晰擬寫公文是受領(lǐng)導(dǎo)之命，代機 關(guān)立言。代擬公文：要認(rèn)準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)的身份和職位特征；對外發(fā)文：要考慮收發(fā)文機關(guān)的地位特征，區(qū)別文稿應(yīng)用范圍，內(nèi)外、上下有別

20、。2、簡要回答起草請示的“五步棋”。起草請示的思維模式沿著以下“五步棋”思路走（l）因為什么請示對于原因、目的的說明。（2）請示什么問題提出請示的主題內(nèi)容。 （3）怎樣解決問題提出解決問題的建議或方案。（4）請求上級回復(fù)結(jié)尾用語的使用。  （5）有無附件需要說明根據(jù)需要確定附件的使用與否。3、簡述公文校對工作要求。答：校正.補充一切與定稿不符的文字、標(biāo)點符號、圖表、格式等：解決統(tǒng)行、倒版等排版方面的問題和正文、注碼、與注文之間衍接以及頁碼編排問題：進一步審核定稿中的疏漏，發(fā)現(xiàn)問題及時提交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或撰稿人處理：需要使用標(biāo)準(zhǔn)校對符號：對于重要的或者大量印制的公文，應(yīng)實施三校、

21、四校，以確保公文的正本不出差錯。簡答電子公文處理過程的五個環(huán)節(jié)。P143答：電子公文處理過程可分為五個部分（電子公文的生命周期） （1）創(chuàng)建：根據(jù)一定的規(guī)則建立電子公文。 （2）辦理：通過計算機系統(tǒng)對電子公文進行收發(fā)、批閱等相關(guān)操作。 （3）交換；按始發(fā)者意圖進行跨系統(tǒng)的公文傳遞。 （4）歸檔：依據(jù)國家或本部門檔案管理規(guī)定對辦理完畢后的電子公文予以存儲。 （5）銷毀：依據(jù)有關(guān)規(guī)定將電子公文從存儲介質(zhì)上物理刪除。作業(yè)4一、填空題常用禮貌用語七字訣：與人相見說“您好” 問人姓氏說“貴姓” 問人住址說“府上”仰慕已久說“久仰” 長期未見說“久違” 求

22、人幫忙說“勞駕”向人詢問說“請問” 請人協(xié)助說“費心” 請人解答說“請教”求人辦事說“拜托” 麻煩別人說“打擾” 求人方便說“借光”請改文章說“斧正” 接受好意說“領(lǐng)情” 求人指點說“賜教”得人幫助說“謝謝” 祝人健康說“保重” 向人祝賀說“恭喜”老人年齡說“高壽” 身體不適說“欠安” 看望別人說“拜訪”請人接受說“笑納” 送人照片說“惠存” 歡迎購買說“惠顧”希望照顧說“關(guān)照” 贊人見解說“高見” 歸還物品說“奉還”請人赴約說“賞光” 對方來信說“惠書” 自己住家說“寒舍”需要考慮說“斟酌” 無法滿足說“抱歉” 請人諒解說“包涵”言行不妥“對不起” 慰問他人說“辛苦” 迎接客人說“歡迎”賓客來到說“光臨” 等候別人說“恭候” 沒能迎接說“失迎”客人入座說“請坐” 陪伴朋友說“奉陪” 臨分別時說“再見”中途先走說“失陪” 請人勿送說“留步” 送人遠(yuǎn)行說“平安”二、簡答題1、簡述公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素及其原則（1）公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素包括：社會組織主體；公眾客體；傳播手段。（2）公共關(guān)系的原則：公眾利益至上，實事求是，互惠互利，雙向溝通，始終如一，開拓創(chuàng)新，整體統(tǒng)一。2、提高會議質(zhì)量的主要方法和措施。P