培訓(xùn)資料怎樣做好酒店宴會(huì)銷售

1、培訓(xùn)資料：怎樣做好酒店宴會(huì)銷售一、 宴會(huì)的基本概念：何謂宴會(huì)？簡(jiǎn)而言之，宴會(huì)指以餐飲為中心的聚會(huì)，其特色為通過(guò)一件特殊的事件使許多人共聚一堂，采用同一款菜單或自助餐形式，進(jìn)行聚會(huì)活動(dòng)。二、宴會(huì)廳所能舉辦的會(huì)議形式：目前使用宴會(huì)廳所舉辦的會(huì)議并非僅限于餐會(huì)，如下所述的10類活動(dòng)都是宴會(huì)廳的服務(wù)對(duì)象，由此可知宴會(huì)形式的多樣性。1、訂喜宴、婚宴；2、滿月宴、壽宴；3、團(tuán)拜會(huì)、春茗會(huì)、尾牙宴 （限于每年12月一2月新年前后）；4、 同學(xué)聚會(huì)、謝師會(huì)、畢業(yè)餐會(huì)、慶功宴；5、記者招待會(huì)；6、 座談會(huì)、培訓(xùn)會(huì)、會(huì)員或職工大會(huì)、說(shuō)明會(huì)、新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、產(chǎn)品展示會(huì)；7、 雞尾酒會(huì)（如：開(kāi)幕酒會(huì)、周年酒會(huì)、結(jié)婚酒會(huì)

2、等）；8、服裝表演、歌友簽名會(huì)；9、官方宴會(huì)；10、 其他（如：選美大賽、各種棋類賽事、簽約儀式等）。三、 宴會(huì)的經(jīng)營(yíng)形式：因?yàn)檠鐣?huì)形式不一，有些宴會(huì)需要豪華的裝飾與布置，例如： 婚宴、慶功宴、發(fā)表會(huì)、各類展示會(huì)等。有些只需要一般桌椅陳設(shè)及視聽(tīng)器材即可，如：說(shuō) 明會(huì)、培訓(xùn)會(huì)等。因此，一般宴會(huì)廳的基本裝飾通常較為簡(jiǎn)單，若遇特殊需求，例如婚禮、 壽宴等場(chǎng)合則需根據(jù)顧客需要，增設(shè)舞臺(tái)、紅地毯、花卉、氣球、燈光、特效、樂(lè)團(tuán)、背景 等，以便營(yíng)造出宴會(huì)的華麗氣氛。四、宴會(huì)營(yíng)銷人員的基本職責(zé)：對(duì)內(nèi)負(fù)責(zé)與相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)，對(duì)外代表酒店接洽會(huì)議、宴會(huì)及相關(guān)業(yè)務(wù)，并負(fù)責(zé)與老客戶保持良好關(guān)系的同時(shí)拓展、開(kāi)發(fā)新客戶

3、，并通過(guò)業(yè)務(wù)活動(dòng)和了解市場(chǎng)信息，協(xié)助上級(jí)制定策略一求達(dá)到酒店年度計(jì)劃和預(yù)算收入目標(biāo)。五、 職責(zé)與任務(wù)；1、與酒店的客戶群體保持聯(lián)系、滿足其合理需求；2、與現(xiàn)有客戶維持良好的關(guān)系，同時(shí)開(kāi)發(fā)新客戶；3、促銷酒店現(xiàn)有的宴會(huì)產(chǎn)品、設(shè)施、場(chǎng)地及各項(xiàng)服務(wù) ；4、將客戶資料整理存檔，并保持完整的性及準(zhǔn)確性；5、服從部門主管指派，到酒店外拜訪客戶、接洽業(yè)務(wù)或戡察外大會(huì)場(chǎng)地 ；6、在當(dāng)班時(shí)間內(nèi)及其他餐廳尚未營(yíng)業(yè)前，負(fù)責(zé)接洽并 協(xié)助各餐廳的訂席的事宜；7、負(fù)責(zé)帶鄰來(lái)訪賓客參觀、介紹酒店宴會(huì)廳設(shè)施必要時(shí)交由上級(jí)處理，爭(zhēng)取生意；8、參加部門定期舉行的業(yè)務(wù)溝通會(huì)議，提交每天的業(yè)務(wù)簡(jiǎn)報(bào)以及任何 指定出席的會(huì)議；9、追蹤任

4、何有潛力的生意來(lái)源，對(duì)市場(chǎng)信息保持高度警覺(jué)性，及時(shí)報(bào)告 上級(jí)，以制定對(duì)應(yīng)策略；10、將客戶意見(jiàn)及同行評(píng)語(yǔ)予以記錄，并報(bào)告上級(jí)以求改進(jìn)；11、隨時(shí)保持積極主動(dòng)的態(tài)度招呼客人，注意個(gè)人的儀容，保持端莊；12、每周上交工作重點(diǎn)報(bào)告，包括確定及待追蹤的生意，每月上交業(yè)績(jī)報(bào)告；13、按值班表所排定的時(shí)間上、下班，遇業(yè)務(wù)繁忙及人手不足時(shí)，應(yīng)機(jī)動(dòng)調(diào)整予以協(xié)助；14、負(fù)責(zé)填寫(xiě)宴會(huì)預(yù)訂本，并與客人進(jìn)行跟進(jìn)；15、對(duì)灑店宴會(huì)廳、餐廳、服務(wù)設(shè)施、設(shè)備了如指掌，以便對(duì)顧客作全面的介紹。六、宴會(huì)、會(huì)議的洽談：舉辦宴會(huì)，顧客所采取的第一個(gè)步驟便是向中意的酒店咨詢相關(guān)的信息，采取的方式大約可分為 3種-來(lái)電、來(lái)傳真、親自前

5、來(lái)洽談。一般客人的問(wèn)題不外乎場(chǎng)是否有空、宴會(huì)、會(huì)議的費(fèi)用、宴會(huì)廳規(guī)模、宴會(huì)廳能提供的相關(guān)儀器設(shè)備、菜單的內(nèi)容、最低消費(fèi)額、現(xiàn)場(chǎng)平面圖、訂金以及宴會(huì)活動(dòng)相關(guān)廠商資料的獲得等。面 對(duì)諸如此類的疑問(wèn)，銷售人員中須一一為顧客說(shuō)明，努力掌握每一個(gè)可能的生意機(jī)會(huì)。首先，一旦獲悉顧客有舉辦宴會(huì)的意愿，銷售人員最好能邀請(qǐng)顧客新自到宴會(huì)廳現(xiàn)場(chǎng)看場(chǎng)地。畢竟光通過(guò)電話進(jìn)行解說(shuō)， 無(wú)實(shí)物可供參照，往往無(wú)法讓顧客真正了解宴會(huì)場(chǎng)的實(shí)際 情況，反而使其對(duì)場(chǎng)地的認(rèn)識(shí)模糊不清，不論銷售人員如何詳盡介紹場(chǎng)地的完善，客人也很難體會(huì)。因此盡量邀請(qǐng)客人親臨宴會(huì)廳面對(duì)面解說(shuō)，由銷售人員就現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備清楚地為其解答問(wèn)題，不但可以增加說(shuō)服力，讓

6、顧客不愿前往，銷售人員要考慮登門拜訪。一般來(lái)說(shuō)，宴會(huì) 生意大概只有75%是自己找上門來(lái)的，其他 25%必須依靠銷售人員進(jìn)行促銷活動(dòng)，主動(dòng)爭(zhēng)取 客源。在洽談的過(guò)程中，負(fù)責(zé)接洽的銷售人員必須備妥足夠的資料供顧客參考，例場(chǎng)地的平面圖、各式菜單的價(jià)格表、客人的容量表、租金一覽表、器材租金表。接受咨詢時(shí)，首先要 讓客戶了解場(chǎng)地大小和形狀，即使顧客已親臨現(xiàn)場(chǎng)， 銷售人員仍需準(zhǔn)備場(chǎng)地平面圖，為其解說(shuō)。由于不同桌數(shù)與不同形態(tài)的宴會(huì)所適合的場(chǎng)地類型不盡相同，所以宴會(huì)廳要設(shè)多種平面擺設(shè)圖，滿足顧客需求。二、宴會(huì)、會(huì)議的預(yù)訂及確認(rèn)：假使顧客有意預(yù)約宴會(huì)，銷售人員需問(wèn)清楚宴會(huì)的日 期、時(shí)間、宴會(huì)名稱、性質(zhì)及聯(lián)絡(luò)人員姓

7、名、電話、并書(shū)面記錄下來(lái)。另外，菜單內(nèi)容、飲 料種類、與宴會(huì)人數(shù)、宴會(huì)預(yù)算、擺設(shè)方式、顧客的付款方面也應(yīng)如實(shí)記錄。當(dāng)然，在預(yù)約 步驟中，銷售人員要提供報(bào)價(jià)單給顧客，因?yàn)榇蠖鄶?shù)顧客在簽訂合約后可能還會(huì)與其他飯店進(jìn)行比價(jià)。無(wú)論如何，銷售人員應(yīng)詳細(xì)記錄每次跟顧客洽談的結(jié)果，除存檔備查外，也需正 確無(wú)誤地將資料轉(zhuǎn)達(dá)給其他相關(guān)人員。只有如此，方能確保宴會(huì)的成功。為方便記錄起見(jiàn)，預(yù)訂宴會(huì)所需的資料都已經(jīng)包括在宴會(huì)洽談表中。有了宴會(huì)洽談表，銷售人員與客人洽談時(shí)便可以馬上將所有資料填妥，并將客人的要求選出，等到將宴會(huì)通知單發(fā)給各部門時(shí)， 所有宴會(huì)需求都一目了然。 如果顧客只是暫訂宴席， 酒店則必須對(duì)其保持追蹤

8、，直到客人下訂單為止。若顧客取消訂席，也要詢問(wèn)取消宴會(huì)的原因， 并予以記錄，作為日后改進(jìn)的參考。通常，除熟客不收預(yù)訂金外，其他所有宴會(huì)及會(huì)議確認(rèn)時(shí)，都必須先交30%的訂金，付完訂金才表示該宴會(huì)場(chǎng)地確實(shí)被訂下。否則一個(gè)宴會(huì)如果臨時(shí)取消，對(duì)酒店勢(shì)必造成重大損失，因此預(yù)收訂金酒店是另一種自保方式，誠(chéng)屬必要。除此之外，若在原來(lái)預(yù)訂宴席的顧客未付之前另有其他顧客欲訂同一場(chǎng)地，銷售人員應(yīng)打電話給先預(yù)訂的顧客，詢問(wèn)其意愿。如果顧客表示確定要使用該場(chǎng)地，就必須請(qǐng)其先繳付訂金，否則將讓給下一位想預(yù)訂的顧客。假使客戶看中的宴會(huì)廳已被預(yù)訂，銷售人員仍然不可輕易放棄任何生意機(jī)會(huì)，而應(yīng)積極推薦其他可替代的宴會(huì)廳，或嘗試

9、說(shuō)服客人更改宴會(huì)日期。只要銷售人員永保一顆熱誠(chéng)的心，往往能成功促每筆宴會(huì)生意。雖然在預(yù)訂時(shí)銷售人員已記下顧客所有的要求，但是客人日后可能變卦卻仍是個(gè)潛在的問(wèn)題。所有銷售人員必須將雙方同意的事項(xiàng)記錄在合約書(shū)上并請(qǐng)客人簽字，以保障客人與飯店自身的權(quán)利。倘若客人沒(méi)時(shí)間親自到酒店進(jìn)行簽約手續(xù)，銷售人員可能通過(guò)書(shū)面?zhèn)髡婊蜞]寄的方式，將文件送至顧客手中， 請(qǐng)顧客在確認(rèn)書(shū)上簽字， 簽妥后再傳真或郵寄回飯店以 示慎生。在簽訂確認(rèn)書(shū)時(shí)，酒店通常會(huì)要求收取30%作為訂金。有時(shí)銷售人員忘記與客人簽確認(rèn)書(shū)而平白蒙受許多損失。所以為了確保宴會(huì)的正常營(yíng)運(yùn)，與客人簽約是不可忽略的。三、宴會(huì)、會(huì)議接待跟進(jìn)工作要領(lǐng)：1、宴會(huì)、

10、會(huì)議跟進(jìn)人員應(yīng)將客戶的每個(gè)細(xì)節(jié)要求， 清楚列明在宴會(huì)備忘錄或宴會(huì)通知單上，以便上司查核或必要時(shí)其它工作人員能隨時(shí)參加跟進(jìn)工作，而無(wú)誤、遺漏之處。2、宴會(huì)、會(huì)議跟進(jìn)人員的責(zé)任是確保宴會(huì)、會(huì)議的每個(gè)細(xì)節(jié)能夠符合客戶要求，故而在宴會(huì)開(kāi)始前必須不斷與有關(guān)部門聯(lián)系，確實(shí)各部門已清晰各項(xiàng)宴會(huì)要求。3、宴會(huì)、會(huì)議跟進(jìn)人員在宴會(huì)前需仔細(xì)檢查各項(xiàng)安排的落實(shí)情況，如發(fā)現(xiàn)遺漏、 有誤之處，需及時(shí)通知宴會(huì)負(fù)責(zé)人，處理解決。4、每個(gè)客戶對(duì)宴會(huì)的要求各不相同，但大致上以下幾點(diǎn)，都是宴會(huì)跟進(jìn)人員在每個(gè)宴會(huì)前必須跟進(jìn)的。A、 宴會(huì)開(kāi)始前一小時(shí)，檢查指示牌、橫幅、席珍是否已經(jīng)放好，文字有無(wú)錯(cuò)誤；B、在宴會(huì)、會(huì)議開(kāi)始前一小時(shí)，檢

11、查各種設(shè)備、謝謝是否運(yùn)轉(zhuǎn)正常，如照明設(shè)備、空調(diào)電話、背景音樂(lè)、麥克風(fēng)、接待臺(tái)、席號(hào)的位置是否擺放正確；C在宴會(huì)、會(huì)議開(kāi)始前一小時(shí)，檢查各種設(shè)備、設(shè)施是否運(yùn)轉(zhuǎn)正常，如照明設(shè)備、空 調(diào)電話、背景音樂(lè)、麥克風(fēng)、接待臺(tái)、席號(hào)的位置是否擺放正確；D在宴會(huì)、會(huì)議開(kāi)始前一小時(shí)，檢查地毯、門、墻壁、洗手間及裝飾物是否干凈；E、協(xié)助餐飲部在宴會(huì)、會(huì)議開(kāi)始前一小時(shí)，召集相關(guān)部門跟進(jìn)人員開(kāi)會(huì)，講解宴會(huì)的內(nèi)容和注意事項(xiàng)，包括人數(shù)、宴會(huì)形式、服務(wù)方式、食品和飲料、參加宴會(huì)的重要客人，以及客人提出的特殊要求，分配具體工作，指定各工作環(huán)節(jié)的檢查人；F、若需要演出公司、禮儀小姐，事先應(yīng)審核演出節(jié)目有無(wú)破壞酒店形象之內(nèi)容，并安排他們提前到達(dá)；G檢查餐臺(tái)上杯具是否與酒水相對(duì)應(yīng)，如白酒擺烈酒杯，紅酒擺紅酒杯，汽水、啤酒擺水杯；H檢查宴會(huì)、會(huì)議期間專用洗手間是否有PA值守，宴會(huì)空調(diào)是否已提前找開(kāi)，溫度是否適合；I、宴會(huì)前半小時(shí)安排保安協(xié)助客人泊車；J若是重要宴會(huì)、會(huì)議，提前安排美工到場(chǎng)拍攝；K、 請(qǐng)客戶宴會(huì)、會(huì)議負(fù)責(zé)人提前到達(dá)檢查場(chǎng)地，若有不甚滿意之處，可即 協(xié)商更正；L、告訴宴會(huì)、會(huì)議負(fù)責(zé)人你會(huì)一直留在宴會(huì)中，若有需要之處，請(qǐng)他隨時(shí)找你；四、宴會(huì)、會(huì)議的追蹤服務(wù)：宴會(huì)、會(huì)議結(jié)束后，由負(fù)責(zé)的銷售人員親自拜訪或打電話給客