商務(wù)電子郵件撰寫禮儀

1、商務(wù)電子郵件撰寫禮儀 職場(chǎng)系列培訓(xùn)職場(chǎng)系列培訓(xùn)u電子郵件的商務(wù)格式怎么寫？u電子郵件也是有寫作禮儀規(guī)范的！u還需要注意什么呢？u收件人、抄送人也需要精心選擇的！u寫電子郵件的最終目的是什么？u一封令人舒服的電郵需要什么？目目 錄錄寫商務(wù)電子郵件最終目的目的是什么？是什么？ 電子郵件是一種公共媒介。 每次寄出或 接收電子郵件時(shí)，信件的副本都會(huì)復(fù)制到服務(wù)器上，這樣，收信人以外的其他人也有可能會(huì)看到 你的郵件。所以，郵件內(nèi)容要格外謹(jǐn)慎。 一般不要通過電子郵件傳送以下信息： （一） 公司或個(gè)人的秘密信息 ：電子郵件中沒有所謂的隱私權(quán)。在你將公司的機(jī)密或他人的隱私放入郵件中前， 要想想萬一 有人將其刊登

2、在報(bào)紙上會(huì)怎么樣。 （二） 敏感的話題 ：電子郵件不是面對(duì)面的交流。由于沒有面部表情、肢體語言和語調(diào)的暗示作用，你無法意識(shí) 到信件的內(nèi)容對(duì)對(duì)方而言是傷害還是冒犯。 而且有時(shí)電子郵件中的內(nèi)容是在電話或面對(duì)面交談中 不會(huì)說的。所以，如果發(fā)送前不考慮收件人的感受，會(huì)很容易使人產(chǎn)生負(fù)面情緒。 （三） 復(fù)雜的信息： 信件的主體最好不要傳遞復(fù)雜信息，比如詳細(xì)報(bào)告。因?yàn)樵谄聊簧献x這樣的信息很費(fèi)勁、很 耗時(shí)，所以最好將其作為附件發(fā)送，而郵件主體主要描述或概述附件的主要內(nèi)容。此外，發(fā)現(xiàn)需 要回復(fù)的問題不只一個(gè)時(shí)，最好能夠根據(jù)情況采用面對(duì)面會(huì)談、及時(shí)通訊如 MSN、QQ 或電話等比 電子郵件更適當(dāng)、更有效率的方式

3、。別以為商務(wù)郵件是保密的！別以為商務(wù)郵件是保密的！一、需要對(duì)方做什么（一、需要對(duì)方做什么（在郵件中明確告訴對(duì)方，需要他在郵件中明確告訴對(duì)方，需要他（她、他們）看到你的郵件后需要做什么。）（她、他們）看到你的郵件后需要做什么。） 影響收件人的行為影響收件人的行為 告知或說服收件人實(shí)施某個(gè)行為。告知或說服收件人實(shí)施某個(gè)行為。 例如：例如： 1.請(qǐng)于周五前將我的提議意見發(fā)給我。請(qǐng)于周五前將我的提議意見發(fā)給我。 2.請(qǐng)于會(huì)議前三天發(fā)放議事日程。請(qǐng)于會(huì)議前三天發(fā)放議事日程。 3.請(qǐng)重新安排我的約會(huì)。請(qǐng)重新安排我的約會(huì)。通知收件人通知收件人 提供收件人所需的信息，如關(guān)于一個(gè)主題、行為或提供收件人所需的信息

4、，如關(guān)于一個(gè)主題、行為或決定等。決定等。 例如：例如： 1.我公司將于明年春季推出三款新產(chǎn)品，詳細(xì)信息請(qǐng)參閱附件。我公司將于明年春季推出三款新產(chǎn)品，詳細(xì)信息請(qǐng)參閱附件。 2.您星期五轉(zhuǎn)交給我的查詢信，我已回復(fù)。您星期五轉(zhuǎn)交給我的查詢信，我已回復(fù)。 3.董事會(huì)于上周做出了一些重要決定，我已總結(jié)如下。董事會(huì)于上周做出了一些重要決定，我已總結(jié)如下。為什么要寫商務(wù)郵件？為什么要寫商務(wù)郵件？二、二、 需要說明什么需要說明什么對(duì)于對(duì)方的疑問，甚至質(zhì)疑，需要把事情說明清楚對(duì)于對(duì)方的疑問，甚至質(zhì)疑，需要把事情說明清楚三、交流與分享三、交流與分享心得交流與知識(shí)分享心得交流與知識(shí)分享為什么要寫商務(wù)郵件？為什么要寫

5、商務(wù)郵件？ 溝通是雙向的只有當(dāng)你的信息被對(duì)方接受并理解后， 溝通才能完成。 沒有能夠清晰地進(jìn) 行交流的主要原因是沒有考慮收件人的信息。所以，在寫商務(wù)郵件前請(qǐng)先停下來幾分鐘，考慮一下收件人： （一） 與收件人的關(guān)系。 （二） 收件人是否希望收到這封郵件。 （三） 收件人對(duì)這一主題的信息。 （四） 收件人讀信后的反應(yīng)。 （五） 收件人對(duì)這一主題的興趣。 （六） 收件人收到這封信的感受。寫商務(wù)郵件前請(qǐng)先停下來想幾分鐘！寫商務(wù)郵件前請(qǐng)先停下來想幾分鐘！一封令人舒服的電郵一封令人舒服的電郵需要什么？需要什么？ 在今天的職場(chǎng)中，人們每天都需要不停地應(yīng)對(duì)、處理各種問題。時(shí)間的緊迫迫使人們不得不以盡可能高的效

6、率處理手頭上的工作。閱讀郵件時(shí)，人們常常僅僅讀幾行就決定這封郵件是否值得再讀下去。所以務(wù)必將要點(diǎn)放在信件的開頭，然后是對(duì)有關(guān)要點(diǎn)的事實(shí)和觀點(diǎn)的陳述。 下面這些問題可以幫助確認(rèn)郵件中的重要信息。 （一） 要詢問什么問題？ （二） 要發(fā)送什么文件？為什么要發(fā)給對(duì)方？ （三） 要陳述什么觀點(diǎn)？ （四） 要征詢什么意見？ （五） 要給予什么建議？為什么對(duì)方要接受？ （六） 要推銷什么產(chǎn)品？為什么對(duì)方要購(gòu)買？ （七） 為什么要表示感謝？ 好的開頭是成功的一半，好的開頭是成功的一半，YeYe！用兩三個(gè)能簡(jiǎn)潔地表達(dá)主要觀點(diǎn)的句子來開始你的郵件。用兩三個(gè)能簡(jiǎn)潔地表達(dá)主要觀點(diǎn)的句子來開始你的郵件。有時(shí)候需要幾個(gè)

7、詞或一兩個(gè)短有時(shí)候需要幾個(gè)詞或一兩個(gè)短 句來引出要點(diǎn)。句來引出要點(diǎn)。例如： 1.約定的期限快到了。你方何時(shí)能夠匯報(bào)項(xiàng)目的進(jìn)展情況？ 2.很高興在上周的會(huì)議中與您相識(shí)。 我對(duì)您關(guān)于明年四月份舉辦籌款活動(dòng)的建議非常感興趣。 如果你回復(fù)一個(gè)問題，可以先將這個(gè)問題陳述或概括一下，如果你回復(fù)一個(gè)問題，可以先將這個(gè)問題陳述或概括一下，然后再進(jìn)入要點(diǎn)。然后再進(jìn)入要點(diǎn)。例如： 你方曾詢問如果提前一周完工，開銷將會(huì)增加多少。據(jù)我方估計(jì)，開銷將會(huì)如何開言？如何開言？ 很多人在抱怨：很多人在抱怨： “ “不停地讀郵件讓我感到疲憊。不停地讀郵件讓我感到疲憊。 為什么人們認(rèn)為我應(yīng)該了解跟他們?yōu)槭裁慈藗冋J(rèn)為我應(yīng)該了解跟他

8、們一樣多的一樣多的 東西。只要提供我需要的信息就夠了，其他的就不必了。東西。只要提供我需要的信息就夠了，其他的就不必了?！?” 我們的電子郵件中常常包含了很多不必要 的信息或者省略掉了很多重要的信息。 這主要是因?yàn)槲覀兊淖⒁饬偸羌性谙胱屖占肆私馐?么樣的信息而不是他們需要什么樣的信息上。 但是如果從收件人的角度來寫郵件， 你會(huì)發(fā)現(xiàn)郵件 應(yīng)該回答收件人的所有問題，而且只能是這些問題。 想弄明白那些問題是什么很棘手。除非你回 答的是收件人提出的具體問題，否則得仔細(xì)考慮收件人可能問的問題。 要點(diǎn)和收件人所提問題的答案就構(gòu)成了郵件的主要框架， 這使得寫一封清晰、 簡(jiǎn)潔的郵件變 成一件很容易的事情

9、。 例如： 我提議各Team小組長(zhǎng)每個(gè)月舉行一次工作午餐會(huì)。 這樣每個(gè)人能夠及時(shí)了解項(xiàng)目最新 的進(jìn)展情況。此外，我們也有更多的機(jī)會(huì)討論如何解決問題。 你的意見如何，Kiki？收件人需要知道什么？收件人需要知道什么？ 一封好的郵件應(yīng)該簡(jiǎn)明扼要、層次清晰、邏輯性強(qiáng)。要點(diǎn)出現(xiàn)在最開始，其他信息都和要點(diǎn) 相關(guān)，這樣收件人不需費(fèi)勁就能知道郵件的主題。但是在組織信息時(shí)也會(huì)存在困難，不妨考慮下 面因素： （一）是否沒有考慮寫作的目的、收件人的信息、寫作的要點(diǎn)、收件人可能質(zhì)疑的問題就直 接寫作了。 如果是這樣，要試著將信息組織一下，重新安排，否則這封郵件將令人費(fèi)解。 （二）是否有多余信息。盡管仔細(xì)思考了，但是

10、大多數(shù)人還是會(huì)將所有的內(nèi)容放在郵件中， 好像我們所說的內(nèi)容對(duì)收件人來說都很有趣。 牢記： 正文應(yīng)該是對(duì)重要信息的支撐、 解釋和擴(kuò)展。 如果不是，就趕緊省略。 （三） 是否中途變換方向。有時(shí)我們開始是讓收件人做一件事，但突然間，我們跳到一個(gè) 完全不同的話題。這樣會(huì)使收件人困惑，也會(huì)使你困惑。 （四） 是否想要呈現(xiàn)太多的信息。每封信都關(guān)于一個(gè)話題或主題，每封信都針對(duì)一個(gè)收件 人（群）。如果想在一封信內(nèi)發(fā)送所有信息，在開頭列出要點(diǎn)，然后用標(biāo)題幫助收件人（群）迅 速地找到具體的細(xì)節(jié)。如果寫的內(nèi)容太復(fù)雜，最好獨(dú)立成一個(gè)文本然后作為附件發(fā)送，而郵件僅 提供簡(jiǎn)要的說明。簡(jiǎn)明扼要的郵件讓人舒服！簡(jiǎn)明扼要的郵件

11、讓人舒服！寫郵件時(shí)， 需要注意： （一） 在敏感的、復(fù)雜的、機(jī)密的情況下，要再三考慮電子郵件是否是傳遞信息的最好方 式。如果是，使用文字處理系統(tǒng)起草一封郵件。這樣的話，在寫好之前不會(huì)發(fā)送出去，而你會(huì)首 先并且務(wù)必進(jìn)行拼寫、語法、標(biāo)點(diǎn)的檢查和文本的編輯。（二） 使用清晰、簡(jiǎn)潔、主動(dòng)、具體的語言使你的郵件能夠盡可能快速準(zhǔn)確地傳達(dá)。避免 使用行話。 （三） 確信你的要點(diǎn)和最重要的信息放在開頭。如果必要，加一些詞或短句構(gòu)建起上下文 （如四所述）。 （四） 如果發(fā)現(xiàn)包含很多多余的信息，再篩選一下?；蛟S你沒有充分考慮收件人的需求。 （五） 不要急著挖空心思尋找詞語來表達(dá)觀點(diǎn)，而應(yīng)該首先考慮收件人和你的寫作

12、目的。再次強(qiáng)調(diào)的幾點(diǎn)再次強(qiáng)調(diào)的幾點(diǎn)使用模板 充分利用模板。模板使用得當(dāng)，可以節(jié)省大量時(shí)間。模板提供了基本的詞匯和結(jié)構(gòu)，你只需根據(jù)特定的情況來改變內(nèi)容即可。注意模板的使用原則：（一） 模板需根據(jù)你要不斷發(fā)送的基本信息來生成。 （二） 不斷更新模板：刪掉不需要的信息，或者修改信息。（三） 只在適合的情況下使用模板。因?yàn)橛袝r(shí)修改模板比重新寫新郵件還慢。（四） 仔細(xì)校對(duì)模板信息，確定沒有陳舊的、不相關(guān)的信息，沒有使用他人名字或忘記變 更日期等等。模板，模板！模板，模板！電子郵件的商務(wù)格式的商務(wù)格式怎么寫？怎么寫？ 電子郵件的格式與書信格式相同。電子郵件的格式與書信格式相同。內(nèi)容構(gòu)成：內(nèi)容構(gòu)成：稱呼、問

13、候、正文、祝頌語、署名、日期稱呼、問候、正文、祝頌語、署名、日期格式上的要求：格式上的要求：（1 1）稱呼：稱呼頂格寫在第一行，然后，再在后面加上）稱呼：稱呼頂格寫在第一行，然后，再在后面加上冒號(hào)，表示下面有話要說冒號(hào)，表示下面有話要說（2 2）問候語：?jiǎn)柡蛘Z要寫在稱呼的下一行，空兩格。它）問候語：?jiǎn)柡蛘Z要寫在稱呼的下一行，空兩格。它可以獨(dú)立成為一段可以獨(dú)立成為一段還記得怎么寫書信嗎？還記得怎么寫書信嗎？格式上的要求：格式上的要求：（3 3）正文：正文一般分為連接語、主體文、總括語三）正文：正文一般分為連接語、主體文、總括語三個(gè)部分。每一個(gè)部分開頭都應(yīng)另起一行，空兩格落筆個(gè)部分。每一個(gè)部分開頭

14、都應(yīng)另起一行，空兩格落筆 （4 4）祝頌語：祝頌語是表示致敬或祝賀一類的話，如）祝頌語：祝頌語是表示致敬或祝賀一類的話，如“此致此致”、“祝?！钡?。它可以緊接著正文寫，也可以等。它可以緊接著正文寫，也可以獨(dú)占一行，空兩格寫。另外，在寫與獨(dú)占一行，空兩格寫。另外，在寫與“此致此致”和和“祝祝”相配套的相配套的“敬禮敬禮”、“健康健康”一類表示祝愿的話語時(shí)，一類表示祝愿的話語時(shí)，一般要另起一行頂格寫一般要另起一行頂格寫小學(xué)生都知道，你知道嗎？小學(xué)生都知道，你知道嗎？格式上的要求：格式上的要求： （5 5）署名：寫完信之后，在信的右下角寫上發(fā)信人）署名：寫完信之后，在信的右下角寫上發(fā)信人的姓名叫做署

15、名（如郵件已設(shè)置自動(dòng)簽名，可省略）的姓名叫做署名（如郵件已設(shè)置自動(dòng)簽名，可省略）（6 6）日期）日期 發(fā)信的日期可寫在具名的后邊，也可以另發(fā)信的日期可寫在具名的后邊，也可以另起一行（因電子郵件的即時(shí)性，可省略）起一行（因電子郵件的即時(shí)性，可省略）怎能沒有署名？怎能沒有署名？電子郵件也是有電子郵件也是有寫作禮儀規(guī)范寫作禮儀規(guī)范的！的！ 因?yàn)殡娮余]件是一種商務(wù)文本，所以應(yīng)當(dāng)認(rèn)真撰寫：因?yàn)殡娮余]件是一種商務(wù)文本，所以應(yīng)當(dāng)認(rèn)真撰寫：1. 1. 主題要明確主題要明確收件人見到它便對(duì)整個(gè)電子郵件一目了然了收件人見到它便對(duì)整個(gè)電子郵件一目了然了 2. 2. 語言要流暢語言要流暢盡量別寫生僻字、異體字。引用數(shù)

16、據(jù)、資料最好標(biāo)明盡量別寫生僻字、異體字。引用數(shù)據(jù)、資料最好標(biāo)明出處，以便核對(duì)出處，以便核對(duì) 3. 3.郵件的內(nèi)容要簡(jiǎn)潔郵件的內(nèi)容要簡(jiǎn)潔內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明扼要，愈短愈好內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明扼要，愈短愈好電子郵件也是一種商務(wù)文本！電子郵件也是一種商務(wù)文本！二、電子郵件應(yīng)當(dāng)避免濫用，不發(fā)無意義的郵二、電子郵件應(yīng)當(dāng)避免濫用，不發(fā)無意義的郵件件u若無必要，輕易不要向他人亂發(fā)。電子郵件在信若無必要，輕易不要向他人亂發(fā)。電子郵件在信息社會(huì)中，任何人的時(shí)間都是無比珍貴的。對(duì)商息社會(huì)中，任何人的時(shí)間都是無比珍貴的。對(duì)商界人士來講，這一點(diǎn)就顯得更加重要了。所以有界人士來講，這一點(diǎn)就顯得更加重要了。所以有人才會(huì)說：人才會(huì)說：“在

17、商務(wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先在商務(wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間。就要懂得替他節(jié)省時(shí)間。” ” u收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的往往還是必不可少的濫用電子郵件是一種犯罪！濫用電子郵件是一種犯罪！u商界人士在使用中文向除了中國(guó)內(nèi)地之外的其他國(guó)商界人士在使用中文向除了中國(guó)內(nèi)地之外的其他國(guó)家和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時(shí)，必須同時(shí)用英文家和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時(shí)，必須同時(shí)用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對(duì)方可以注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對(duì)方可以收到自己的郵件。收到自己的郵件。第三，電子郵件應(yīng)當(dāng)

18、注意編碼問題 編碼竟然是個(gè)問題？編碼竟然是個(gè)問題？l對(duì)電子郵件修飾過多，難免會(huì)使其容量增大，收發(fā)時(shí)間對(duì)電子郵件修飾過多，難免會(huì)使其容量增大，收發(fā)時(shí)間增長(zhǎng)，既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)金錢，而且往往會(huì)給人以華而增長(zhǎng)，既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)金錢，而且往往會(huì)給人以華而不實(shí)之感。不實(shí)之感。l電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來，他所收到的那個(gè)電子郵件就很有可能會(huì)能。這樣一來，他所收到的那個(gè)電子郵件就很有可能會(huì)大大地背離了發(fā)件人的初衷，因而使之前功盡棄。大大地背離了發(fā)件人的初衷，因而使之前功盡棄。 第四，電子郵件應(yīng)當(dāng)慎選花哨功能并不是所有的花哨都是美

19、麗的！并不是所有的花哨都是美麗的！收件人、抄送人也需要收件人、抄送人也需要精心選擇的！精心選擇的！ 收件人、抄送人在功能上無特別區(qū)別，但在指向收件人、抄送人在功能上無特別區(qū)別，但在指向上有所區(qū)別：主要是為了區(qū)分收件人的主次用。上有所區(qū)別：主要是為了區(qū)分收件人的主次用。收件人：收件人：指的是你郵件的指的是你郵件的主送人主送人，可以是一個(gè)或多個(gè)，可以是一個(gè)或多個(gè)抄送人：抄送人：需要告知的人，比如其他相關(guān)人員、跨級(jí)、需要告知的人，比如其他相關(guān)人員、跨級(jí)、 領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)收件人，抄送人本來就是兩種人！收件人，抄送人本來就是兩種人！有關(guān)主送、抄送機(jī)關(guān)的規(guī)范有關(guān)主送、抄送機(jī)關(guān)的規(guī)范 （一）關(guān)于主送（一）關(guān)于主送

20、 應(yīng)當(dāng)根據(jù)郵件的內(nèi)容及發(fā)文、收文部門（或個(gè)人應(yīng)當(dāng)根據(jù)郵件的內(nèi)容及發(fā)文、收文部門（或個(gè)人為為簡(jiǎn)便，以下統(tǒng)一稱為簡(jiǎn)便，以下統(tǒng)一稱為“主送人主送人”、“抄送人抄送人”）的隸屬關(guān)系及職權(quán)范）的隸屬關(guān)系及職權(quán)范圍確定主送人。圍確定主送人。 上行文（向上級(jí)請(qǐng)示）應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持一個(gè)主送人的作法，不上行文（向上級(jí)請(qǐng)示）應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持一個(gè)主送人的作法，不能多頭主送。能多頭主送。多頭主送往往造成受文人之間相互推諉或產(chǎn)多頭主送往往造成受文人之間相互推諉或產(chǎn)生矛盾、抵觸，反而不利于盡快解決問題。生矛盾、抵觸，反而不利于盡快解決問題。機(jī)關(guān)也是有規(guī)范的！機(jī)關(guān)也是有規(guī)范的！有關(guān)主送、抄送機(jī)關(guān)的規(guī)范有關(guān)主送、抄送機(jī)關(guān)的規(guī)范 確定上行文主

21、送人的規(guī)范是：確定上行文主送人的規(guī)范是： 1 1請(qǐng)示：請(qǐng)示：一般只寫一個(gè)主送人，需要同時(shí)送其他人的，一般只寫一個(gè)主送人，需要同時(shí)送其他人的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。應(yīng)當(dāng)用抄送形式。 2 2受雙重領(lǐng)導(dǎo)受雙重領(lǐng)導(dǎo)：發(fā)送上行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作內(nèi)容，即：發(fā)送上行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作內(nèi)容，即針對(duì)具體公務(wù)活動(dòng)的職權(quán)歸屬寫明主送人和抄送人。針對(duì)具體公務(wù)活動(dòng)的職權(quán)歸屬寫明主送人和抄送人。 3 3除上級(jí)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不要隨意向上級(jí)負(fù)除上級(jí)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不要隨意向上級(jí)負(fù)責(zé)人報(bào)送責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示請(qǐng)示”、“意見意見”和和“報(bào)告報(bào)告”。 不要隨便得罪領(lǐng)導(dǎo)！不要隨便得罪領(lǐng)導(dǎo)?。ǘ╆P(guān)于抄送（二）關(guān)于抄送 抄送人是

22、指除主送人外需要執(zhí)行或知曉內(nèi)容的其抄送人是指除主送人外需要執(zhí)行或知曉內(nèi)容的其他人。抄送范圍得當(dāng)，有助于公文處理，否則將貽誤他人。抄送范圍得當(dāng)，有助于公文處理，否則將貽誤溝通或造成人力、物力的浪費(fèi)。溝通或造成人力、物力的浪費(fèi)。 抄送也是需要謹(jǐn)慎的！抄送也是需要謹(jǐn)慎的！1 1應(yīng)當(dāng)抄送的情況應(yīng)當(dāng)抄送的情況 （1 1）除主送人外，）除主送人外，需要執(zhí)行或知曉公文的其他人員需要執(zhí)行或知曉公文的其他人員，應(yīng)列為抄送人；應(yīng)列為抄送人； （2 2）向下級(jí)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直向下級(jí)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)部門接上級(jí)部門； （3 3）上級(jí)部門向受）上級(jí)部門向受雙重領(lǐng)導(dǎo)雙重領(lǐng)導(dǎo)的下

23、級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一個(gè)上級(jí)部門；應(yīng)當(dāng)抄送其另一個(gè)上級(jí)部門； （4 4）隔級(jí)溝通：）隔級(jí)溝通：下級(jí)因特殊情況必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)抄送被越過的上級(jí)；下級(jí)因特殊情況必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)抄送被越過的上級(jí)；上級(jí)越級(jí)向下級(jí)行文時(shí)，可以抄送受文人的直接上級(jí)。上級(jí)越級(jí)向下級(jí)行文時(shí)，可以抄送受文人的直接上級(jí)。 不要隨隨便便抄送！不要隨隨便便抄送！2 2不應(yīng)當(dāng)抄送的情況不應(yīng)當(dāng)抄送的情況 （1）請(qǐng)示郵件不得抄送其下級(jí)部門或個(gè)人； （2）接受抄送公文的部門或個(gè)人不必再向其他機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)抄、轉(zhuǎn)送； （3）凡與公文辦理無關(guān)的單位一律不予抄送凡與公文辦理無關(guān)的單位一律不予抄送。 瞎抄送會(huì)有問題的！瞎

24、抄送會(huì)有問題的！還需要注意還需要注意什么呢？什么呢？如果一次要和對(duì)方討論的事情是不同的主題，建議如果一次要和對(duì)方討論的事情是不同的主題，建議分開不同的電郵傳送分開不同的電郵傳送也就是說，每封信的主題最好只有一個(gè)，這樣對(duì)方也就是說，每封信的主題最好只有一個(gè)，這樣對(duì)方會(huì)比較好針對(duì)單純的主題加以回信。會(huì)比較好針對(duì)單純的主題加以回信。郵件主題別太多！郵件主題別太多！ 撰寫商務(wù)電郵前，不妨想到此時(shí)是面對(duì)著對(duì)方，而不撰寫商務(wù)電郵前，不妨想到此時(shí)是面對(duì)著對(duì)方，而不是面對(duì)鍵盤與屏幕，這樣可以讓語氣溫暖一點(diǎn)；是面對(duì)鍵盤與屏幕，這樣可以讓語氣溫暖一點(diǎn)；書寫時(shí)要比口語對(duì)話再稍微正式一點(diǎn)書寫時(shí)要比口語對(duì)話再稍微正式一

25、點(diǎn)設(shè)想對(duì)方看了你的信之后可能有的觀點(diǎn)，也就是要在設(shè)想對(duì)方看了你的信之后可能有的觀點(diǎn)，也就是要在別人的思考里思考別人的思考里思考了解對(duì)方和你一樣都是大忙人，講重點(diǎn)即可了解對(duì)方和你一樣都是大忙人，講重點(diǎn)即可多一點(diǎn)體貼，想辦法讓你的電郵，看起來簡(jiǎn)短扼要，多一點(diǎn)體貼，想辦法讓你的電郵，看起來簡(jiǎn)短扼要，有親和力但不失禮。有親和力但不失禮。商務(wù)郵件的修辭也需要注意！商務(wù)郵件的修辭也需要注意！ 電子郵件的撰寫，應(yīng)該掌握由上而下的重點(diǎn)，也就是電子郵件的撰寫，應(yīng)該掌握由上而下的重點(diǎn)，也就是說，重點(diǎn)在最前面的第一段說，重點(diǎn)在最前面的第一段如果信件很長(zhǎng)，最好在結(jié)尾的部分，再度強(qiáng)調(diào)第一段如果信件很長(zhǎng)，最好在結(jié)尾的部分

26、，再度強(qiáng)調(diào)第一段的重點(diǎn)。的重點(diǎn)。郵件結(jié)構(gòu)第一段與最后一段是重點(diǎn)郵件結(jié)構(gòu)第一段與最后一段是重點(diǎn) 當(dāng)你想要收件者采取行動(dòng)時(shí)，如果電郵的內(nèi)容長(zhǎng)，在當(dāng)你想要收件者采取行動(dòng)時(shí)，如果電郵的內(nèi)容長(zhǎng)，在信件的一開始，就說明你的要求信件的一開始，就說明你的要求如果內(nèi)容很短，不超過一個(gè)屏幕可以讀完的范圍，就如果內(nèi)容很短，不超過一個(gè)屏幕可以讀完的范圍，就直接在信件內(nèi)容的結(jié)尾提出要求即可。直接在信件內(nèi)容的結(jié)尾提出要求即可。主動(dòng)說出你期待對(duì)方做的事情主動(dòng)說出你期待對(duì)方做的事情 在電郵中提到的日期與時(shí)間，一定要具體，你說的下在電郵中提到的日期與時(shí)間，一定要具體，你說的下個(gè)月或是下周三到底是什么時(shí)候個(gè)月或是下周三到底是什么時(shí)候? ?因此最好改成下因此最好改成下周三周三( (如如3 3月月7 7日日) )下個(gè)月下個(gè)月( (如如8 8月月) )，時(shí)間也要明確，時(shí)間也要明確，是上午還是下午是上午還是下午? ?是以自己或?qū)Ψ降臅r(shí)區(qū)為準(zhǔn)是以自己或?qū)Ψ降臅r(shí)區(qū)為準(zhǔn)? ?以免雙以免雙方認(rèn)知不同而產(chǎn)生誤會(huì)。方認(rèn)知不同而產(chǎn)生誤會(huì)。郵件的日期與時(shí)間也是有講究的郵件的日期與時(shí)間也是有講究的 如