北京某某廣告公司報銷管理制度5.12

1、保密級別北京某某某有限責(zé)任公司文件 報銷管理制度編號： 2006年5月11日發(fā)布 一、編制目的：為規(guī)范公司的財務(wù)運作，特編制此文件。二、財務(wù)原則：1、 財務(wù)部門直接對公司董事會負(fù)責(zé)，并負(fù)責(zé)執(zhí)行董事會規(guī)定的各種財務(wù)權(quán)力，負(fù)責(zé)公司財務(wù)相關(guān)的資金安全、現(xiàn)金流、費用管理以及各種財務(wù)流程的規(guī)定，任何部門和個人不能擅自變更既定的財務(wù)章程。2、 本文件由財務(wù)部制定，由董事長批準(zhǔn)，解釋權(quán)歸財務(wù)部擁有。三、會計政策單獨制定，和本文件一起生效。會計政策四、資金管理1、公司的預(yù)算管理11、公司的預(yù)算分為年度預(yù)算和月度預(yù)算，總預(yù)算由公司總經(jīng)理、行政財務(wù)總監(jiān)共同負(fù)責(zé)編制。并對董事會負(fù)責(zé)。12、部門預(yù)算分為年度預(yù)算和月度

2、預(yù)算，部門預(yù)算由主管副總經(jīng)理或部門總監(jiān)、經(jīng)理負(fù)責(zé)編制，對總經(jīng)理負(fù)責(zé)。13、預(yù)算項目：預(yù)算的項目包含業(yè)務(wù)量、利潤、成本、費用等項目。14、預(yù)算的提交：部門年度預(yù)算在提交年度每一年的元月25日前提交，總年度預(yù)算在當(dāng)年年2月底前提交。部門于每月的28日提交下月預(yù)算，公司月度總預(yù)算于每月的30日提交下月總預(yù)算。15、預(yù)算的審核：部門預(yù)算由常務(wù)副總經(jīng)理、行政財務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)審核?？傤A(yù)算由董事長進行審核，所有預(yù)算的批準(zhǔn)均由董事長簽署生效。2、部門的預(yù)算管理21、部門預(yù)算的管理責(zé)任人為部門主管公司總監(jiān)或部門總監(jiān)、經(jīng)理。預(yù)算編制的嚴(yán)肅性和個人績效薪酬掛鉤。22、財務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)控部門預(yù)算的執(zhí)行情況。3、 決算管理31

3、、決算的執(zhí)行機構(gòu)為財務(wù)部。32、預(yù)算內(nèi)的費用項目由副總經(jīng)理和行政財務(wù)總監(jiān)簽字，財務(wù)部執(zhí)行。33、預(yù)算外的開支由發(fā)生部門撰寫專門性的報告，副總經(jīng)理、行政財務(wù)總監(jiān)簽署意見后交董事長簽署，按董事長意見，交財務(wù)部執(zhí)行。4、 資金的調(diào)度管理41、預(yù)算內(nèi)的資金調(diào)度由財務(wù)部執(zhí)行。42、預(yù)算外的資金調(diào)度使用，重新報董事會批準(zhǔn)后執(zhí)行。5、 合同項目的收付款項51、項目收款：客戶部作為第一執(zhí)行人，實施部門作為第二執(zhí)行人，負(fù)責(zé)按照合同約定的收款時間回收應(yīng)收款項，未收回，按未收款項的數(shù)額以同期工商銀行短期貸款利率計算日滯留金，從當(dāng)事責(zé)任人薪酬中扣除。當(dāng)事責(zé)任人績效薪酬扣除不足部分，由其上級領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)，并逐級上移責(zé)任。5

4、2、項目付款,每個部門每月應(yīng)作付款和收款計劃,每周請一次款,周末請下周的款.5- 3、合同投放中發(fā)生撤版、改版業(yè)務(wù)的，經(jīng)辦人應(yīng)在得到通知后，二日內(nèi)立刻通知財務(wù)負(fù)責(zé)合同核算的會計，修改立項計劃及付款計劃，避免因付款有誤給公司帶來的損失；如因經(jīng)辦人未及時通知和修改立項單的（超過二日），除負(fù)擔(dān)給公司造成損失外，還要考核經(jīng)辦人50元。5- 4、業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同立項計劃，按收付款情況登記備查帳，隨時結(jié)出實踐發(fā)生額，合同完成前和次月2日前與財務(wù)對帳完成。5- 5、財務(wù)部門次月5日前，編制合同項目運營情況表。 56、未盡事宜，制定單獨文件，和本文件一起生效。6、 發(fā)票管理61、各部門每人每次開票最高限額為

5、五張，開據(jù)的發(fā)票應(yīng)與合同簽署單位名稱一致。62、發(fā)票開出后應(yīng)在十天內(nèi)及時回款，到期未回的或月末最后一天未回的，應(yīng)向財務(wù)部書面說明原因，嚴(yán)禁無原因拖欠帳款。63、每次開票前應(yīng)和客戶充分溝通，盡量避免因抬頭變動、金額有誤等原因頻繁更換發(fā)票。如遇客戶方面臨時變動等特殊情況需要換票的，需要對方出具相關(guān)證明。64、作廢發(fā)票，應(yīng)在以發(fā)票登記作廢日期為準(zhǔn)5日內(nèi)向客戶索取，否則每遲退一天，考核經(jīng)辦人50元，直到退回為止；退換發(fā)票時應(yīng)保持其完整性，不得刮開兌獎區(qū)域。651、收票管理：公司是先接到發(fā)票時,才與供應(yīng)商付款,經(jīng)辦人要核對好發(fā)票的抬頭是否齊全、金額、收款方是否與合同相符,如都符合要求后,填寫報銷單據(jù)，按

6、付款審批程序辦理付款手續(xù)。652、收款方與合同簽署方不符的，一律不收票及付款。66、對因本人溝通原因，造成發(fā)票作廢的，每張罰款20元。67、因業(yè)務(wù)人員沒與供應(yīng)商溝通好，影響公司的廣告、活動正常進行的，所造成直接經(jīng)濟損失，由本人和分管領(lǐng)導(dǎo)共同承擔(dān)。68、有特殊情況要開具多張發(fā)票及墊款的要以書面形式說明原因，報副總經(jīng)理及行政財務(wù)總監(jiān)審批后辦理。五、合同管理合同管理作為專項管理，單獨制定文件和本文件一起生效。六、資產(chǎn)管理制定單獨文件，和本文件一起生效。七、工資管理按公司既定的崗位薪酬，經(jīng)過績效評估后，總經(jīng)理簽署，每月10日如期發(fā)放。八、費用管理1、差旅費用管理11、按出差人員分為總經(jīng)理、部門總監(jiān)和其

7、他人員出差，按出差地分為特區(qū)、省府和一般地區(qū)三個標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。12、出差實行事前申請制度。長、短期出差需在外住宿的，出差人員必須填寫因公出差申請單經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)?？偨?jīng)理層級出差需由董事長批準(zhǔn)，部門經(jīng)理、總監(jiān)由主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。13、一般員工出差由部門經(jīng)理簽字后，報總經(jīng)理簽字和行政財務(wù)總監(jiān)簽字。需借款的還要同時填寫借款申請單，報財務(wù)部辦理相關(guān)借款和報銷手續(xù)。14、報銷憑證應(yīng)與實際一致的原則，憑證記錄的時間。15、地點、人員應(yīng)與出差實際情況一致，否則財務(wù)不予報銷。報銷憑證按所行路線先后分類粘貼，出差時間、出差起始地點、費用金額，部門經(jīng)理需詳加核對。16、因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的業(yè)務(wù)招待費，必須事先經(jīng)副總、行政

8、財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。未經(jīng)事先批準(zhǔn)的，一律不得報銷。17、經(jīng)理級以下人員，不得乘坐飛機、軟臥，如有特殊情況乘坐飛機須經(jīng)副總經(jīng)理級以上人員，事先書面批準(zhǔn)，至財務(wù)部核準(zhǔn)。未經(jīng)批準(zhǔn)的和核準(zhǔn)的，只按同程硬臥的價格報銷。18、如參加會議、培訓(xùn)的、組織會議單位統(tǒng)一安排住宿的、陪同客戶考察的，事先向提出申請，批準(zhǔn)后按實際發(fā)生金額給予報銷。19、差旅費在返京后,財務(wù)部五日內(nèi)辦理報銷并完成。110、附表差旅費報銷標(biāo)準(zhǔn) 職位項目總監(jiān)部門經(jīng)理員工交通工具飛機經(jīng)濟艙先請示火車硬臥硬臥硬臥輪船二等艙三等艙四等艙汽車按車補規(guī)定按車補規(guī)定按車補規(guī)定市外交通實報實銷60元天40元天住宿特區(qū)350元天300元天250元天省會300元天

9、220元天180元天一般地區(qū)250元天180元天150元天餐補特區(qū)120元天100元天80元天省會100元天80元天60元天一般地區(qū)80元天60元天50元天通訊手機漫游費40元天30元天20元天注:(1).報銷說明:必須按照可報銷的標(biāo)準(zhǔn)金額提供出差當(dāng)?shù)氐亩悇?wù)發(fā)票(住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票、交通發(fā)票等票據(jù)), 票據(jù)不足報銷標(biāo)準(zhǔn)的以實際票據(jù)金額為準(zhǔn).超過部分自己承擔(dān),節(jié)約部分歸己。(2).出差人員在出差期間不再享受誤餐補助。2、日常費用管理21、加班費單:每天加班前將申請單交給考勤員，每月五日前交到考勤員處，統(tǒng)一計算完加班費后交財務(wù)部,無特出情況過時不收、跨月不補。22、手機費報銷單,每月十日前,由各部

10、門指派一人負(fù)責(zé)收齊本部門的報銷單,經(jīng)部門總監(jiān)簽字確認(rèn)后，一起報到財務(wù)部辦理報銷手續(xù)。23、車補,每月十日統(tǒng)一報銷。2- 4、誤餐補助，公司考勤員于次月5日前做出考勤統(tǒng)計表，填寫報銷單據(jù)，按報銷程序報銷。24、未盡事宜，制定單獨文件，和本文件一起生效。3、出租車費管理31、員工日常外出辦公乘坐出租車輛,應(yīng)優(yōu)先選擇乘坐1.6元/公里的出租車。32、公司員工如因工作需要,前往福田或超過20公里外地區(qū),需先行申請,經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并知會財務(wù)行政部后方可執(zhí)行,否則不予報銷費用。33、員工因工作需要加班的,應(yīng)優(yōu)先選擇乘坐1.6元/公里的出租車,車費30元內(nèi)實報實銷,超過部分自行承擔(dān)。34、公司員工外出時

11、,要注意相應(yīng)的安全,不得乘坐非法出租車,如因此發(fā)生的任何意外,公司不承擔(dān)任何責(zé)任。35、外出車費報銷每月九號、二十八號,將填好的外出出租車報銷單,由部門經(jīng)理簽字后，部門總監(jiān)和財務(wù)總監(jiān)簽字后，財務(wù)予以報銷。4、辦公費用管理41、資料費用管理：411、購買的書籍、光盤要提前寫書面的申請，報經(jīng)分管的總監(jiān)和財務(wù)批準(zhǔn)后購買。412、因工作需要，須向外單位或個人購買的數(shù)據(jù)，要報經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后，才能購買。413、部門因工作需要，購買光盤和其他資料的，也要提前申請報批后購買。414、資料所有權(quán)歸公司所有，任何個人不得舉為己有，在離職時或換崗位、不需用時要及時歸還和交接。5、教育經(jīng)費管理單獨制定文件，和本文件一起生效。6、業(yè)務(wù)費用管理單獨制定文件，和本文件一起生效。九、部門成本管理單獨制定文件，和本文件一起生效。1、 公司員工因公借款十五日內(nèi)必須結(jié)清，如無特殊原因，逾期未結(jié)的從本人工資中扣除。所有借款必須當(dāng)年還清，不能跨年度。2、 為確保財務(wù)資料保存的長久性，所有報銷單據(jù)必須用黑、蘭色簽字筆按不同費用填寫不同單據(jù)；字跡要清晰、無涂改。未達(dá)到要