工程公司發(fā)文管理辦法

1、發(fā)文管理辦法第一章 總則第一條 為規(guī)范和嚴(yán)肅公司發(fā)文工作， 提高發(fā)文效率、保證發(fā)文質(zhì)量，保 證文書(shū)的安全、及時(shí)傳遞，特制定本管理辦法。第二條 公司所有文書(shū)的呈批和發(fā)文由辦公室統(tǒng)一管理。第二章 行文規(guī)則第三條 公文的種類公文類別主要有：通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、決定、決議、批復(fù)、函、會(huì)議 紀(jì)要、總結(jié)、計(jì)劃、簡(jiǎn)報(bào)、制度、規(guī)定、辦法等。第四條 公文格式公文格式一般包括：標(biāo)題、主送部門（領(lǐng)導(dǎo)） 、正文、附件、發(fā)文單位（單 位公章）、發(fā)文時(shí)間、抄送單位、文件版頭、公文編號(hào)、機(jī)密等級(jí)、緊急程度、 閱讀范圍等項(xiàng)。1. 標(biāo)題：公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、 簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明發(fā)文部門、 事由和公文種類。2.

2、主送部門：指公文主要送達(dá)的單位（領(lǐng)導(dǎo)）或部門，凡是向上級(jí)報(bào)送均為 主送部門；一般只寫(xiě)一個(gè)主送部門， 不得多頭主送。 如需要，同時(shí)報(bào)送另一上級(jí)， 可以用抄報(bào)的形式。3. 正式公文的主體：文字簡(jiǎn)明扼要、條理清楚、實(shí)事求是。4. 發(fā)文單位：寫(xiě)在公文下面偏右，要寫(xiě)全稱，如以領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人名義行文，應(yīng)冠 以職務(wù)身份。5. 發(fā)文日期：公文必須注明發(fā)文日期，以表明從何時(shí)開(kāi)始下文。發(fā)文日期在 發(fā)文部門下面向右錯(cuò)開(kāi)，要寫(xiě)全年月日。發(fā)文日期一般以簽發(fā)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。6. 抄報(bào)、抄送單位：屬上級(jí)的列入抄報(bào)，平行或下級(jí)列入抄送。7. 文件版頭：正式公文一般都有版頭，版頭以紅色大寫(xiě)印上“廣西創(chuàng)新港灣 工程有限公司文件” ，下

3、面加一道紅線，通常稱為紅頭文件。所有以公司名義下發(fā)的公文一律用紅頭文件形式。8. 公文編號(hào)：一般包括編字、年號(hào)、順序號(hào)。9. 機(jī)密等級(jí)：機(jī)密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)機(jī)密程度劃分等級(jí)，分別注明“絕密”，“機(jī)密”，“秘密”，“普通”字樣。10. 附件：公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，發(fā)文部門之前注明附件名稱和件 數(shù)。11. 其它：公文排版要求詳見(jiàn)附件。第五條 行文要求1行文須嚴(yán)格區(qū)分公文類別，并嚴(yán)格按相應(yīng)格式書(shū)寫(xiě)、排版；2. 明確發(fā)文權(quán)限。屬于全面的，重要的方針政策性問(wèn)題，以公司名義行文。 屬于限定方針?lè)秶鷥?nèi)的日常業(yè)務(wù)工作問(wèn)題，以有關(guān)部門名義行文。3. 公文由主辦部門經(jīng)辦人擬稿，經(jīng)部門經(jīng)理審核、簽字后交辦公室登

4、記。由辦公室送呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。發(fā)文涉及幾個(gè)部門的，經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門 會(huì)簽后，再上交辦公室。第六條關(guān)于公司的公文編字為便于公司公文的使用、保管、立卷、歸檔和查閱，將公司公文編字明確為:發(fā)文部門或人員編字說(shuō)明執(zhí)行董事桂新董字1、發(fā)文由辦公室統(tǒng)一編號(hào)；2、發(fā)文字號(hào)3號(hào)仿木體；序號(hào)為3位；年 份用六角括號(hào)如“桂新辦字2002第001號(hào)”；總經(jīng)理班子桂新總字經(jīng)營(yíng)部桂新經(jīng)字辦公室桂新辦字人力資桂新人源部字財(cái)務(wù)部桂新財(cái)字生產(chǎn)中桂新生心字總工室桂新工字供應(yīng)部桂新供字第三章發(fā)文程序及要求第七條發(fā)文程序包括擬稿、校對(duì)、審核、簽發(fā)、用印、發(fā)文、歸檔等程序。（一）公文的草擬、打印、校對(duì)。1. 經(jīng)辦人負(fù)責(zé)公文的

5、起草（包括錄入、排版）。草擬公文必須使用統(tǒng)- 格式的公文稿紙（見(jiàn)附表三），起草公文的人名、地點(diǎn)、數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要準(zhǔn)確, 時(shí)間要寫(xiě)具體的年月日。人名、地名、文件名稱、事物名稱等，不得用簡(jiǎn)稱。2. 起草公文后，到辦公室統(tǒng)一打印、輸出。辦公室秘書(shū)負(fù)責(zé)核對(duì)公文 符合公文格式后加蓋“擬文專用章”。3. 公文打印后、由擬稿人校對(duì)無(wú)誤后簽字。（二）公文審核。文件起草后，由經(jīng)辦部門經(jīng)理審核、簽字。如涉及其他部門，經(jīng)辦部門送相 關(guān)部門會(huì)簽。把“文件呈批單” （具體格式見(jiàn)附表） ，同文件一并交辦公室。（三）公文的核稿。 所有公文呈批前由辦公室負(fù)責(zé)核稿。核稿的主要內(nèi)容包括：1. 文件呈批單是否填寫(xiě)準(zhǔn)確，完整。所有相

6、關(guān)部門是否都已簽字。2. 公文打印、排版格式是否符合公司要求；3. 公文意思是否得表達(dá)清楚、準(zhǔn)確。 如核稿不合格，辦公室簽署修改意見(jiàn)后交經(jīng)辦人重新辦理。（四）公文的呈批。辦公室核稿通過(guò)后，在“文件呈批單”上填寫(xiě)公文編號(hào)和密級(jí)，簽署處理意 見(jiàn)。在“發(fā)文登記表”上登記后，由辦公室主任根據(jù)事情的輕重緩急，在文件呈 批表上加蓋“特急”和“急件”字樣。按審批權(quán)限、業(yè)務(wù)性質(zhì)分類，分別呈相關(guān) 領(lǐng)導(dǎo)審批。辦公室不得積壓文件，要及時(shí)呈批或下發(fā)。（五）公文批閱。公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱文件， “特急”文件須馬上批辦，“急件”須當(dāng)天批辦。所 有文件的必須在兩個(gè)工作日之內(nèi)閱批完畢。公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為文稿與原意不符， 由辦公室退

7、回?cái)M稿人重寫(xiě)。 如果僅涉及 文字問(wèn)題，直接由辦公室負(fù)責(zé)修改。擬稿人重寫(xiě)后， 再次送簽時(shí)必須附上修改前的所有原稿。 辦公室負(fù)責(zé)核對(duì)修 改稿與原稿， 確保公文嚴(yán)格按領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)進(jìn)行了修改， 并且經(jīng)辦人已經(jīng)告知相關(guān)部 門經(jīng)理（由辦公室秘書(shū)電話查詢） 。（六）公文打印。公文簽發(fā)后， 交辦公室主任。辦公室主任審查后交辦公室秘書(shū)登記、打印正 式文稿； 打印前辦公室秘書(shū)瀏覽文件內(nèi)容， 檢查所打印文件的合法性、 并在打印 登記簿上詳細(xì)登記文件名、份數(shù)、頁(yè)數(shù)、經(jīng)辦人等，具體見(jiàn)打印登記簿 ；對(duì)于不需要蓋章的文件， 在打印正式文稿后，由辦公室秘書(shū)填寫(xiě)“發(fā)文登記 簿”后，進(jìn)行發(fā)文，同時(shí)將一份正式文件、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的原稿中的終

8、稿、文件呈批 單及該文件電子版存檔備案。對(duì)于需要蓋章的文件見(jiàn)下一步；七）公文蓋印、登記需要蓋章的文件， 打印后由辦公室秘書(shū)履行蓋章手續(xù)。 對(duì)兩張以上的文件另 外加蓋騎縫蓋?！拔募逝鷨巍庇赊k公室秘書(shū)留存?zhèn)洳?，辦公室秘書(shū)須在文件呈 批單上簽字。文件蓋章后， 將一份正式文件、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的原稿中的終稿、文件呈批單及該 文件電子版存檔備案。同時(shí)由辦公室秘書(shū)填寫(xiě)“發(fā)文登記表”后發(fā)文。（八）發(fā)文。對(duì)外發(fā)文要求：1、辦公室秘書(shū)通知經(jīng)辦人到辦公室辦理文件領(lǐng)用手續(xù)后，由經(jīng)辦人帶文件 外出自行辦理（特殊情況下，如絕密文件須有他人陪同前往） ；領(lǐng)取文書(shū)的當(dāng)事 人必須在登記簿上簽名。2、需要以信函、特快專遞或以電子郵件

9、形式發(fā)文的，統(tǒng)一由辦公室秘書(shū)辦 理。對(duì)內(nèi)發(fā)文要求：1、對(duì)內(nèi)發(fā)文采取在公司局域網(wǎng)上公布或加蓋“對(duì)內(nèi)發(fā)文章”后向相關(guān)部門 發(fā)文（紙質(zhì)文件）兩種方式；2、對(duì)于在公司局域網(wǎng)上公布的公文，由辦公室秘書(shū)通知相關(guān)人員及時(shí)上網(wǎng) 查閱，并在發(fā)文登記簿上登記；3、對(duì)于確需發(fā)紙質(zhì)文件的， 只發(fā)復(fù)印件。 并由辦公室專人在文件上加蓋 “對(duì) 內(nèi)發(fā)文章”并復(fù)印后，通知相關(guān)部門到辦公室辦理文件領(lǐng)用手續(xù)，領(lǐng)取復(fù)印件。第八條 公文的借閱和清退按檔案管理辦法有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第九條 公文的立卷、歸檔和廢除按檔案管理辦法有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第四章 附則第十條 本管理辦法由辦公室負(fù)責(zé)解釋。第十一條 本管理辦法的擬定或者修改由辦公室負(fù)責(zé)，報(bào)總經(jīng)理

10、批準(zhǔn)后執(zhí) 行。第十二條 本管理辦法自頒布之日起實(shí)施。附表一、辦文呈批單辦文呈批單文件標(biāo)題（ ）文件編號(hào)桂新字號(hào)密級(jí)附件擬稿人日期年 月曰公司領(lǐng)導(dǎo)辦公室主任經(jīng)辦部門經(jīng)相關(guān)部門經(jīng)擬 稿 說(shuō) 明辦公室秘書(shū)簽字附表二、發(fā)文登記簿發(fā)文登記簿日期文件類別編號(hào)文件名經(jīng)辦部門對(duì)方單位呈批時(shí)間審批人下發(fā)時(shí)間回復(fù)確認(rèn)備注附表三、公文格式及要求公文格式及要求; A 質(zhì)字體字號(hào)行 距 倍）字 距頁(yè)邊距（cm）用紙規(guī)格其它注意事項(xiàng)及要求標(biāo) 題正 文標(biāo) 題正 文上下左右草 稿黑 八、體幼圓號(hào)五號(hào)WPS字處 理軟 件3毫米標(biāo) 準(zhǔn)A41. 標(biāo)題與正文之間空一行；2. 落款下正文之間空3空3. 每頁(yè)標(biāo)注頁(yè)碼注明：4. 落款之后注明：注釋：（1）此件為草稿（第*稿）;（2）擬稿人：（簽名）審核：（簽名）打印人：（簽名）正 式 文 稿華文中宋加粗>仿宋體號(hào)四號(hào)WPS字處 理軟 件2 毫米標(biāo) 準(zhǔn)A41. 上報(bào)公文需識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)，發(fā)文字號(hào)居 左空1字，簽發(fā)人姓名居右字空 1字；“簽發(fā)人”用3號(hào)仿宋體字，姓名 用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)；2. 正文中小標(biāo)題用3號(hào)黑體字；3. 每一自然段首空2格；4. 正文與附件之間空1行（附件的標(biāo)注方法附件：1、2、）5. 公文排版后所剩空白處不能容下印