員工費用報銷流程及辦法.DOC

1、員工費用報銷流程及辦法DOC一、通則1、任何一種類型之請購及支出，包含物品設(shè)備請購、差旅 費、車費、交際費等，必須于事件發(fā)生前依照“預(yù)算及費用之審 核權(quán)限”規(guī)定取得權(quán)責(zé)人的書面核準(zhǔn)。2、報銷人員必須取得完整真實、合法之原始憑證（發(fā)票之單 位名稱必須是正確無誤（合富生化/合益信息/合康生物），由報 銷人整齊地自行粘貼在A4紙大小之粘存單上，同類性質(zhì)必須粘在 一起?！罢埧顔巍焙汀百M用及出差旅費報銷申請表”按原始憑證 之交易發(fā)生時間分類詳細(xì)填寫，并自行編號以便參照。付款一般 采用支票、轉(zhuǎn)帳及匯入員工帳戶等方式，經(jīng)授權(quán)人員核準(zhǔn)并經(jīng)財 務(wù)部復(fù)核通過，方可付款。3、報銷以“周”為單位，并附相關(guān)憑證，不得幾

2、周憑證粘 于一起，否則財務(wù)部將予以退單處理。當(dāng)月發(fā)生的費用應(yīng)盡量在 當(dāng)月報銷，最晚不得超過發(fā)生月份的次月，如逾期須經(jīng)總經(jīng)理書 面批準(zhǔn)，否則財務(wù)部將不予報銷。4、對于報銷時出現(xiàn)填寫或計算的錯誤，公司采取只減不加 的方式，針對不寫小計數(shù)和總計數(shù)，報銷總額的20%將會被扣除； 針對加總錯誤，差額部分的50%將會被扣除。5、簽名的規(guī)定：所有員工在任何憑單上簽字，表示對該 憑單所載事項以及金額完全同意，并已盡到誠實申報或認(rèn)真審核第1頁共1頁 之責(zé)。 所有簽名應(yīng)同時附注日期，如不附注日期，當(dāng)產(chǎn)生爭議 時，未簽注日期之員工將承擔(dān)最不利之結(jié)果。6、財務(wù)復(fù)核結(jié)果視情況做下列處置： 退回報銷單（注明 退回原因）。

3、 剔除部分不合格、不合理、說明不全之金額后付 款（附剔除原因）。要求報銷人員補充說明或補必要單證。 交出納付（匯）款。7、每周匯員工報銷款一次，每月的最后一個周五不匯款。8、每周匯員工報銷款后，差異表會E-咗訂給各部門主管及 秘書或助理，各位員工如有疑問可向各部門秘書或助理查詢。9、在報銷流程前，所有單據(jù)未齊備的，必須補齊手續(xù)后方 可進(jìn)入報銷流程。二、報銷流程：1、事先核準(zhǔn)及事后報銷表單流程如下：實物報銷：報銷條件 為發(fā)票、驗收（入庫）單、采購單原件，三者缺一不可，特別情 況為采購單帶支票提貨，請先填寫公洽借款單，經(jīng)核準(zhǔn)入帳 后再開出支票，三日內(nèi)繳回支票簽收之存根及發(fā)票、驗收單。 出差：“出差

4、（預(yù)算）申請書”一“費用及出差旅費報銷申請表" 和“交通費用報銷單”（附已經(jīng)核準(zhǔn)之“出差（預(yù)算）申請 書”）;銷售人員須另附行動周報及時間分配表。交際 費：“出差（預(yù)算）申請書（交際欄）”“報銷請款單”或“費用及出差旅費報銷申請表”（附已經(jīng)核準(zhǔn)之“出差預(yù)算申請書 （交際欄）”）。 車費：“合富用車申請書"一 “費用及出差旅第1頁共1頁 費報銷申請表"和“交通費用報銷單"（出租車車費，附已經(jīng)核準(zhǔn) 乘坐出租車之"合富用車申請書"）。驗收單據(jù)：公司自用物 品采購驗收，請?zhí)顚懯聞?wù)用品驗收單，生產(chǎn)，經(jīng)營用存貨驗 收，經(jīng)IQC核驗后填寫入庫單?！?/p>

5、采購單”（如有借款， 應(yīng)附“公洽借款單”）或“費用及出差旅費報銷申請表”（如 有借款，應(yīng)附“公洽借款單”；如有相關(guān)費用，應(yīng)附“出差（預(yù) 算）申請表”）部門主管財務(wù)復(fù)核財務(wù)長總經(jīng)理簽準(zhǔn)出納報銷。三、途中交通費標(biāo)準(zhǔn)和說明：1、標(biāo)準(zhǔn)：員工出差或培訓(xùn)應(yīng)以最經(jīng)濟、有效的方式到達(dá) 目的地，員工出差乘坐交通工具的規(guī)定按車程時間限定標(biāo)準(zhǔn)：6小 時以下乘坐硬座或長途汽車；68小時可乘坐硬臥；816小時 可乘坐軟臥；16小時以上可乘坐飛機。員工超標(biāo)申請?zhí)嘏俗w 機的，公司準(zhǔn)予按上述規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)報銷途中費用之外，最多再增加 200元/次。外地應(yīng)聘者到上?？偛縼砻嬖?，由公司負(fù)責(zé)來往異 地交通費用，如超過10小時以上，可

6、報銷火車硬臥車票；如10 小時以下，可報銷火車硬座費用。如需搭乘飛機，需事先經(jīng)總經(jīng) 理核可預(yù)算申請。員工因公出差（到常駐工作地之外地區(qū)工 作），應(yīng)事先填寫“出差預(yù)算申請書"（各地人員應(yīng)傳真或電子 郵件送至上海），詳細(xì)注明出差地點、準(zhǔn)備搭乘交通工具及其它 各項預(yù)計支出內(nèi)容、金額；并依照審批權(quán)限核準(zhǔn)后，方可作為報 銷的必備附件交財務(wù)存檔。員工出差回來后應(yīng)在一周內(nèi)將合法的 報銷單據(jù)整齊粘貼后，依核準(zhǔn)權(quán)限核準(zhǔn)后再交財務(wù)部；報銷費用第1頁共1頁 如超過所申請的出差費用，應(yīng)詳細(xì)說明理由并獲得總經(jīng)理批準(zhǔn)， 否則，超過部分費用將不予報銷。說明： 火車、長途汽車，應(yīng) 以火車、汽車票根為報銷依據(jù)。員工遇

7、規(guī)定以外的緊急公務(wù)必 須搭乘飛機者，應(yīng)事先填寫“定票單”,并報總經(jīng)理批準(zhǔn)，由公 司相關(guān)人員統(tǒng)一訂票、購買、結(jié)帳，但員工必須在抵達(dá)目的地后 一周內(nèi)將票根交還給訂票經(jīng)辦人員，并不得再報銷此費用。搭乘 任何交通工具，必須盡量利用下班時間。出差期間，由于其它 與工作無涉的事情所發(fā)生的費用，或由于員工本人的原因?qū)е掳l(fā) 生的額外費用(如退票費等)，一律由該員工本人承擔(dān)。 已參 加公司商業(yè)意外保險的員工，不得再另外報銷飛機意外保險。四、市內(nèi)交通費用標(biāo)準(zhǔn)和說明：1、標(biāo)準(zhǔn)： 凡從事銷售、業(yè)務(wù)、維修等經(jīng)常公出工作的員 工，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)日常工作所需的交通費可以選取以下方法之 一：a)據(jù)實報銷：憑公交車票據(jù)實全額報

8、銷，憑出租車票按本辦法 第3點規(guī)定限額報銷出租車票。b)定額報銷：在上海由公司行政管理人員每月集中購買與報銷最高限額每 人每月200元的當(dāng)?shù)毓步煌?，領(lǐng)卡者在當(dāng)月內(nèi)不得再報銷任 何市內(nèi)交通費。除銷售、維修、業(yè)務(wù)之外的部門員工的出租車 票報銷標(biāo)準(zhǔn)，公交車票可據(jù)實全額報銷。出租車費依本辦法第3 點規(guī)定執(zhí)行。 員工在常駐工作當(dāng)?shù)毓?，單次可以乘坐的出租?頁共1頁 車路程以單次最高車費為15元為限（從出發(fā)地到目的地單程最高 只能報銷出租車費15元，而不是單張票據(jù)最高只能報銷出租車費 15元），深夜（22： 00以后，6： 00前）允許單次報銷50元為 限。員工異地出差，在出差目的城市內(nèi)允許在出差預(yù)

9、算批準(zhǔn)范 圍內(nèi)報銷出租車費。一般不允許報銷兩個城市間的跨市出租車 費。 公司個人汽車、摩托車報銷規(guī)定:小申請報銷個人汽車、摩托車費用必須事先填寫異動審批 表，被核準(zhǔn)后方可報銷相應(yīng)費用。b）公司行政人員個人汽車、摩托車只有在辦理公司事務(wù)的前提 下，才能給予補貼。采用實報實銷的辦法，汽車的最高限額為每 月800元，若有到機場接送高層主管或公司客人，可增加每單程 30元報銷標(biāo)準(zhǔn)，超過800元須經(jīng)總經(jīng)理簽字認(rèn)可后方可報銷；異 地出差可報銷來回過橋費及相關(guān)油費；摩托車的最髙限額為每月 400元，超過400元必須經(jīng)總經(jīng)理簽字認(rèn)可后方可報銷。辦理報銷 手續(xù)時，都必須提供相應(yīng)單據(jù)（如停車費、過橋費，汽油費等）

10、 的原始發(fā)票實報實銷。受此補貼的員工原則上都不得再另行報銷 其他與其有關(guān)的費用，如出租車費用等。說明：員工已享受任何 其他車貼福利者，不享受本辦法規(guī)定待遇。公司公務(wù)用車的優(yōu)先安 排次序為：a）客戶或來賓機場接送與參觀；b）第1頁共1頁副總級以上高級管理人員公務(wù)用車；C）工程師緊急維修響 應(yīng)；d）攜帶貴、重物品或機要資料、票證的公務(wù)活動；e）單次 車程在30公里以上的遠(yuǎn)程緊急公務(wù)活動；f）其他公務(wù)用車。凡符合上述規(guī)定需要首次申請限額200元的 上海公共交通卡的員工，請?zhí)顚懭藛T異動審批表經(jīng)部門經(jīng)理 審批后在每月25日前交人事部集中報批處理，凡經(jīng)批準(zhǔn)采用公共 交通卡的員工以后每月第一周內(nèi)憑單張公共交

11、通卡沖值發(fā)票一次 性報銷上月交通費。五、住宿費用標(biāo)準(zhǔn)和說明：1、標(biāo)準(zhǔn)：辦事處住宿標(biāo)準(zhǔn)：人員地點外籍（包括臺港澳 籍）人員及副總級以上人員（以上人員限額內(nèi)實報實銷）其他員工 （參照本規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)享有出差補貼）北京福建大廈（四星、距辦 事處車程10分鐘）398元單人出差：豪威大廈（距辦事處車程10 分鐘）標(biāo)間224元、單人間190元。二人以上：匯園公寓（屬酒 店式公寓，距辦事處步行5分鐘）：一室標(biāo)間12人300元；二 室標(biāo)間34人350元。凱康國際酒店（四星、距辦事處車程10 分鐘）360元五洲大酒店（四星、距辦事處步行3分鐘）12月至 次年3月360元；4月8月及11月420元；910月550元。

12、濟 南華能大廈267元金伯利酒店（距辦事處步行5分鐘）：單人間 180元標(biāo)間160元廣州三寓賓館（距辦事處步行20分鐘）:駿暉 樓322元三寓賓館（距辦事處步行20分鐘）:春暉樓216元華泰 賓館（距辦事處車程15分鐘）:207元非辦事處住宿標(biāo)準(zhǔn)：地第1頁共1頁 點單人雙人共計三人共計天津、重慶、深圳、東莞、福州、杭 州、南京、青島、大連、廈H 250300350其他省會城市200250300 非省會城市180230280常駐住房補貼：職位地區(qū)北京、廣州其 他城市部門經(jīng)理2500元/月1500元/月非經(jīng)理員工1500元/月 1200元/月六、餐費補貼說明：1、員工因公到常駐地以外的城市出差（不

13、含上海），每天有 50元的伙食津貼，逢法定假日津貼加倍（不得再另行申請加班工 資）；如有申請報銷交際餐費（含早茶，夜宵）者，則不再享受該 餐津貼?；锸辰蛸N填寫金額應(yīng)為早餐10元，中餐和晚餐各為20 元；可享受報銷的時間限定條件是：早餐為& 00 Qin以后、午餐 為1： 00pm以后、晚餐為19： 00pm以后仍在出差途中。2、司機的餐費補貼按合富工作時間與加班管理辦法規(guī) 定執(zhí)行。3、員工因公到上海工作，一般不得享受相關(guān)出差餐費補貼 的福利待遇，但在公司未提供餐飲的情況下，在休息日可申請早 餐10元，午餐20元，晚餐20元的補貼。遇到法定節(jié)假日公司安 排外地員工來滬執(zhí)行特定緊急工作任務(wù)

14、，且公司沒有統(tǒng)一安排就 餐，員工也不申報加班補償?shù)那樾蜗?，員工可按公司既定出差餐 費補貼政策申請補貼。即早餐20元、午餐40元、晚餐40元標(biāo)準(zhǔn) 申報出差補貼。七、交際費用說明：員工外出聚（就）餐、請 客：為加強公司內(nèi)部員工之間的溝通，或為某一特別的主題、或 作公關(guān)和銷售活動，公司經(jīng)理級以上員工（如有必要，銷售人第1頁共1頁 員）可以安排公司內(nèi)部的員工聚（就）餐；為公關(guān)或銷售的目 的，公司經(jīng)理級及以上員工（如有必要，銷售員）可以請客，但 必須遵守以下規(guī)定：a.屬于事先預(yù)知的情況，必須事先取得書面 核準(zhǔn)；屬于臨時發(fā)生的緊急情況的，必須在事后補得上述書面核 準(zhǔn)。b、這類費用產(chǎn)生的原因必須是有必要的、

15、合理的和可解釋 的。c、所產(chǎn)生的費用必須由當(dāng)時在場的最高主管進(jìn)行報銷，并在 報銷時向其上一級主管說明具體原因。d、各級經(jīng)理有責(zé)任和義務(wù) 對此類費用的發(fā)生加以控制和管理。e、報銷時應(yīng)注明所有在場人 員姓名。八、雜費報銷說明：1、勞務(wù)費：總部勞務(wù)費需事先填報使用臨時勞務(wù)人員申請 表，經(jīng)核準(zhǔn)后由人事部統(tǒng)一報銷，非總部所在地發(fā)生大宗貨 運，如有大批貨物（儀器、試劑）到公司或各辦事處而人手不夠 時，在取得部門主管同意后可外請人員幫忙。如無法取得完整、 真實、有效的原始憑證，請相關(guān)人員另簽簽收單并附該外請人員 之身份證復(fù)印件以備報銷。其它費用：除另有特別規(guī)定外，一律 以合法之憑證為可否報銷之依據(jù)。九、手機

16、費用標(biāo)準(zhǔn)和說明：1、標(biāo)準(zhǔn)：合富集團手機費用報銷標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)勤外勤銷售類工程類 職級最高報銷限額職級最高報銷限額職級最高報銷限額有辦事處 無辦事處有辦事處無辦事處兼職工程師臺籍內(nèi)勤經(jīng)理/總監(jiān)/財務(wù) 長350副總、總監(jiān)、臺籍經(jīng)理及以上職務(wù)500550800手機450負(fù) 責(zé)1-3臺機50元；負(fù)責(zé)4臺及以上機的70元聯(lián)系全國部門經(jīng)第1頁共1頁 理、駕駛員200銷售經(jīng)理250350維修經(jīng)理250300主任；助理100 其他銷售類人員180280其他維修人員180200其他因公休息日經(jīng) 常待命職員50凡屬于管理類經(jīng)理費用報銷參照上述銷售、維修經(jīng) 理標(biāo)準(zhǔn)，其余不屬于管理類經(jīng)理一律參照其他人員標(biāo)準(zhǔn)。2、說明：員工必

17、須嚴(yán)格按照“合富集團手機費用報銷標(biāo) 準(zhǔn)”規(guī)定的部門，職務(wù)和級別，報銷限額標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行報銷。報 銷必須憑手機費發(fā)票（帳單），填寫“費用及差旅費報銷申請 單”進(jìn)行報銷，其他非手機費發(fā)票（帳單）一律不得報銷。凡 在公司報銷手機費用的員工，必須提供其手機號碼，每天8： 00- 23： 00開機。如發(fā)現(xiàn)由于關(guān)機聯(lián)系不上，且無合理原因，則員工 直屬經(jīng)理有權(quán)決定停止該員工報銷手機費。 凡在“合富集團手 機費用報銷標(biāo)準(zhǔn)”上未列出的其他員工，若確因工作需要報銷手 機費的或遇公務(wù)需要用自己手機的，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可比 照“合富集團手機費用報銷標(biāo)準(zhǔn)”進(jìn)行報銷。若當(dāng)月確有特殊情 況，造成持公司手機的員工手機費超出正常的報銷標(biāo)準(zhǔn)，有總經(jīng) 理特批后方可報銷，否則超出部分從其報銷中扣除。原則上除在 以上情況以外的其他情況下，員工將不被允許報銷手機費。 異 地臨時支援是指員工為完成維修、裝機等臨時專項任務(wù)被公司安 排至常駐地以外城市臨時工作1-3個月的情形。a）員工除臨時工作城市外不需要在到其他城市出差的，員工可 以在臨時工作地城市購買充值卡，用于在當(dāng)?shù)氐耐ㄓ?，限額報銷 標(biāo)準(zhǔn)為200元/月，憑定額發(fā)票報銷。同時員工可繼續(xù)使用其本人第1頁共1頁 原有手機卡，方便與原常駐工作地的聯(lián)系，原有卡的報銷保持原 有標(biāo)準(zhǔn)。期間停止享