如何寫年度報告

1、如何寫年度報告學習目標：學習什么是年度報告知道聽眾的概念以及它對年度報告寫作的影響知道闡述數(shù)據(jù)的基本概念懂得清晰的字跡的重要行為目標知道如何組織一個年度報告知道如何從一個年度報告中選擇數(shù)據(jù)知道一些基本的分析方法來解釋你的報告中的數(shù)據(jù)的意義知道如何寫一個年度報告介紹 年度報告是你一年內(nèi)你的工作的快照 年度報告可以包含對過去工作的分析以及來年的改進方法在開始之前誰是你的聽眾？ 你的老板 大眾 外界官員 聽眾決定了報告的內(nèi)容和風格在開始之前我寫這個報告的目的是什么？ 技術性報告 公共關系性的報告 給上級留下深刻印象 “為什么寫這個報告”決定了報告了風格和內(nèi)容。如果是面向公眾，則需要更多的陳述。如果是

2、技術性報告則需要更多的分析。在開始之前細節(jié) 這個報告的篇幅應該是多大？ 這個報告應該是多詳細？ 我制作這個報告的預算是什么？ 細節(jié)從一開始就限制了報告的范圍在開始之前寫作 你知道如何寫嗎？ 你數(shù)據(jù)分析的技術怎么樣？ 知道你的弱項。 如果遇到困難，你可以尋求外界的協(xié)助，參加培訓課程或者讓其他人來對你的工作進行評價。在開始之前寫作技巧 簡單的聲明性語句 絕對不要用修飾語作為一個句子的開始不要說“因為工作人員的流失，產(chǎn)量降低了”，而要說“產(chǎn)量降低是由于工作人員的流失” 在詳細的數(shù)據(jù)分析和細節(jié)的寫作上多花時間。在開始之前排版 盡量簡單 標明頁數(shù) 如果你寫得非?；靵y，你最好尋求專業(yè)人士的幫助 不要把好的

3、版式與好的報告混為一談在開始之前排版 要避免：把文字放在頁面的邊緣奇怪的圖表（除非是用LOTUS或者EXCEL做的優(yōu)秀的圖表）沒有加入內(nèi)容的圖表在開始之前排版 數(shù)字和表格：你的報告中標明數(shù)字和引用的數(shù)字和表格數(shù)字必須有圖像信息表格是一系列數(shù)字的集合如果參考到具體的數(shù)字和表格，必須馬上把數(shù)字、表格附在后面現(xiàn)在開始 年度報告包括四個部分：概要統(tǒng)計數(shù)據(jù)解釋結論概要 概要是非常重要的，通過它你可以讓聽眾知道你的目的 這是大部分人都會看的唯一的部分 僅有一頁（除非你寫的是非常長的報告，比如說25頁或者更多）概要的結構 介紹1 張圖表 主要發(fā)現(xiàn)2張圖表 主要結論1張圖表概要的寫作 全部使用簡單的陳述句 不

4、要限定范圍 不要解釋 包含重要的概述和統(tǒng)計數(shù)據(jù) 包含重要的結論 不要包含數(shù)字或者圖表，但是你可以參考它們概要寫作練習 閱讀下面這個摘自一個年度報告中的范文 指出它的錯誤 試著重寫這一段概要寫作練習 上面的概要的錯誤：冗長而枯燥易讓人混淆寫作技巧差，犯了很常見的錯誤，比如在一句話中重復用一個單詞與報告后面的觀點不符合概要寫作練習 把你重寫的段落與下面的范例進行比較你是否運用了簡單句你的句子和范例的一樣長嗎？你的段落是否包含了所有來自原段落的相關信息？統(tǒng)計數(shù)據(jù) 這部分提供了具體的數(shù)據(jù) 這部分的結構：預定目標的完成組織結構的結果，如工程和部門 必須將每年的統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行比較統(tǒng)計數(shù)據(jù) 統(tǒng)計數(shù)據(jù)占的比例應

5、當根據(jù)聽眾以及報告的用途而定內(nèi)部技術報告對外技術報告內(nèi)部信息公開報告簡要報告從上到下，統(tǒng)計數(shù)據(jù)的比例越來越少。統(tǒng)計數(shù)據(jù)在報告中的位置 放置在報告的正文中：概要的統(tǒng)計數(shù)據(jù)（如例/年）概率（如例/100000病人）與過去一年的比較3年、5 年或10年內(nèi)的發(fā)展趨勢統(tǒng)計數(shù)據(jù)在報告中的位置 放置在附錄中月統(tǒng)計數(shù)據(jù)單元統(tǒng)計大型數(shù)據(jù)表解釋介紹 數(shù)據(jù)本身是沒有意義的，所以你必須告訴聽眾這些數(shù)據(jù)意味著什么。 你的“故事”是用數(shù)據(jù)，標準和度量來表述的。 你可以把統(tǒng)計數(shù)據(jù)部分和解釋部分結合起來，用目標，組織單元來創(chuàng)建一個報告。解釋分析 把你的數(shù)據(jù)與標準，目標或者其他可以接受的規(guī)范相比較 問題：有時問題并不存在 制訂

6、內(nèi)部共識的目標 把你數(shù)據(jù)與發(fā)展趨勢相比較：與去年比較我們的成績怎么樣？在過去的3、5、10里我們做得怎么樣？解釋分析 將5到10年間的數(shù)據(jù)列成圖表。連線的總體方向是有利的還是不利的？ 5到10年間的圖表是典型的 基于事件做一個比較解釋一個例子 從1990年開始，感染率的增長變緩慢了解釋技巧 時間這是你的報告最重要的部分，所以要在這部分花最多的時間 強調(diào)詞你的聽眾期望聽到什么？用足夠的強調(diào)詞給他們留給深刻印象，但是強調(diào)詞不能用得太多。 縮寫詞非常好用，因為他們都很短如果是強調(diào)詞，參考上面解釋技巧 內(nèi)部交流時，用縮寫詞比較好 缺點外行人不懂縮寫詞 比較恰當?shù)姆椒ㄊ窍葘懗鰡卧~的全稱，然后寫出縮寫詞Trisodi