245 聯(lián)想集團(tuán)會議組織和管理制度ppt課件

1、12 會議的組織和管理 目錄一、會前準(zhǔn)備一、會前準(zhǔn)備二、會務(wù)實(shí)施二、會務(wù)實(shí)施三、會后總結(jié)和決算三、會后總結(jié)和決算四、中小型會議的會務(wù)管理四、中小型會議的會務(wù)管理目錄目錄3 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 目錄會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 策劃案的內(nèi)容策劃案的內(nèi)容 Team Team小組小組 會場勘察會場勘察 起草協(xié)議起草協(xié)議 會務(wù)分工會務(wù)分工 制定會議費(fèi)預(yù)制定會議費(fèi)預(yù)算算4 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 策劃案的內(nèi)容會務(wù)工作是圍繞會議的內(nèi)容、形式進(jìn)行的會務(wù)工作是圍繞會議的內(nèi)容、形式進(jìn)行的目的、主題、時間、參會人員類型、人目的、主題、時間、參會人員類型、人數(shù)）、地點(diǎn)、會議日程、議程、人員分工、數(shù)）、地點(diǎn)、

2、會議日程、議程、人員分工、各項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人、各項(xiàng)活動的推進(jìn)時間等各項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人、各項(xiàng)活動的推進(jìn)時間等策劃案的內(nèi)容策劃案的內(nèi)容5 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 策劃案的內(nèi)容案例：案例：9999年代理會及年代理會及聯(lián)歡會策劃實(shí)施案聯(lián)歡會策劃實(shí)施案6 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 策劃案的內(nèi)容會務(wù)工作要保證策劃案會務(wù)工作要保證策劃案的順利實(shí)現(xiàn)的順利實(shí)現(xiàn)7 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 成立TEAM組TEAM組組負(fù)負(fù) 責(zé)責(zé) 人人職職 責(zé)責(zé)總總 指指 揮揮整整 個個 活活 動動 的的 總總 負(fù)負(fù) 責(zé)責(zé) 、 總總 協(xié)協(xié) 調(diào)調(diào)副副 總總 指指 揮揮協(xié)協(xié) 助助 總總 指指 揮揮 ， 負(fù)負(fù) 責(zé)責(zé) 常常 務(wù)務(wù)

3、 工工 作作策策 劃劃 組組會會 議議 形形 式式 、 發(fā)發(fā) 獎獎 形形 式式 、 布布 展展 、 A V、 獎獎 品品 禮禮 品品 定定制制 、 條條 幅幅 內(nèi)內(nèi) 容容 、 制制 作作 、 娛娛 樂樂 活活 動動 策策 劃劃 會會 務(wù)務(wù) 組組負(fù)負(fù) 責(zé)責(zé) 參參 會會 代代 表表 的的 吃吃 、 住住 、 行行 、 接接 送送 站站 等等 ， 以以 及及 相相關(guān)關(guān) 物物 資資 、 資資 料料 的的 準(zhǔn)準(zhǔn) 備備 ， 費(fèi)費(fèi) 用用 的的 預(yù)預(yù) 算算 、 決決 算算 等等秘秘 書書 組組會會 議議 內(nèi)內(nèi) 容容 的的 策策 劃劃 、 發(fā)發(fā) 言言 稿稿 的的 跟跟 蹤蹤 、 PPT制制 作作 、會會 議議

4、資資 料料 的的 整整 理理 、 匯匯 編編8 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會場勘察會場勘察會場院勘察俗稱會場院勘察俗稱“踩點(diǎn)踩點(diǎn)”是會前必須要做是會前必須要做的基礎(chǔ)性工作的基礎(chǔ)性工作9 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會場勘察勘察原則：勘察原則：會務(wù)工作為會議內(nèi)容服務(wù)會務(wù)工作為會議內(nèi)容服務(wù)以策劃案為依據(jù)，方便操以策劃案為依據(jù)，方便操 作、節(jié)約資金，保證會議作、節(jié)約資金，保證會議 順利進(jìn)行順利進(jìn)行10 留意留意 事項(xiàng)事項(xiàng) 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會場勘察 會場方面會場方面賓館的軟硬件賓館的軟硬件11 留意留意 事項(xiàng)事項(xiàng) 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會場勘察 餐飲方面餐飲方面租車

5、問題租車問題價格問題價格問題12起草協(xié)起草協(xié)議的內(nèi)議的內(nèi)容和注容和注意事項(xiàng)意事項(xiàng) 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 起草協(xié)議 協(xié)議協(xié)議是會務(wù)組與是會務(wù)組與賓館合作的基礎(chǔ)和標(biāo)賓館合作的基礎(chǔ)和標(biāo)準(zhǔn)，要細(xì)致、全面、準(zhǔn)，要細(xì)致、全面、對等、破綻。對等、破綻。13 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 起草協(xié)議 1、 會議日期會議日期2、 住房標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)用住房標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)用3、 場地安排及費(fèi)用場地安排及費(fèi)用內(nèi)容涉及內(nèi)容涉及14 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 起草協(xié)議 4、 餐飲及費(fèi)用餐飲及費(fèi)用5、 甲方對乙方的規(guī)定甲方對乙方的規(guī)定6、 乙方對甲方的規(guī)定乙方對甲方的規(guī)定7、 結(jié)算等結(jié)算等內(nèi)容涉及內(nèi)容涉及15 會前準(zhǔn)備

6、會前準(zhǔn)備 - - 起草協(xié)議起草協(xié)議 會議的組織和管理 案例：案例：20002000與成都銀河與成都銀河 王朝酒店的協(xié)議王朝酒店的協(xié)議16 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會務(wù)組的分工人人員員分分工工負(fù)負(fù)責(zé)責(zé)人人會會 前前會會 中中會會 后后總總負(fù)負(fù)責(zé)責(zé)會會務(wù)務(wù)總總協(xié)協(xié)調(diào)調(diào)、考考察察、簽簽約約、預(yù)預(yù)算算、組組織織等等 內(nèi)內(nèi)外外溝溝通通、協(xié)協(xié)調(diào)調(diào)、處處理理突突發(fā)發(fā)事事件件結(jié)結(jié)算算、善善后后、總總結(jié)結(jié)物物資資組組采采購購會會議議物物品品、印印刷刷、制制作作、旗旗、落落實(shí)實(shí)設(shè)設(shè)備備分分發(fā)發(fā)物物資資歷歷、采采購購會會中中物物品品食食品品、保保證證設(shè)設(shè)備備到到位位結(jié)結(jié)帳帳、剩剩余余物物資資處處理理簽簽到到

7、組組邀邀請請、人人員員落落實(shí)實(shí)、房房間間餐餐桌桌車車輛輛分分配配簽簽到到、發(fā)發(fā)資資料料、安安排排代代表表的的食食宿宿、訂訂餐餐落落實(shí)實(shí)退退房房、回回收收問問卷卷、結(jié)結(jié)帳帳車車輛輛調(diào)調(diào)度度尋尋租租車車資資源源、簽簽約約、接接站站場場地地租租用用、領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)行行程程接接站站組組織織、車車輛輛調(diào)調(diào)節(jié)節(jié)器器度度交交警警聯(lián)聯(lián)系系、司司機(jī)機(jī)安安排排結(jié)結(jié)帳帳17 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會務(wù)組的分工案例：案例：9999代理會人員分代理會人員分 工職責(zé)工職責(zé)18 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會務(wù)組的分工案例：案例：20002000年代理會年代理會邀請信邀請信內(nèi)容：內(nèi)容：1 1、前言、前言2 2、會議

8、日程、會議日程3 3、本卷須知、本卷須知4 4、入住賓館地點(diǎn)及電、入住賓館地點(diǎn)及電話話5 5、回執(zhí)、回執(zhí)19 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會務(wù)組的分工 工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)心、耐心工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)心、耐心 溝通協(xié)調(diào)能力強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)能力強(qiáng) 任勞任怨能連續(xù)作戰(zhàn)任勞任怨能連續(xù)作戰(zhàn) 服從分配協(xié)作意識好服從分配協(xié)作意識好 原則性強(qiáng)原則性強(qiáng) 應(yīng)變能力強(qiáng)應(yīng)變能力強(qiáng)20 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 制定會議預(yù)算21 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 制定會議預(yù)算22 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 制定會議預(yù)算案例：案例：9999年代理會預(yù)算表年代理會預(yù)算表 9999年代理會費(fèi)用申年代理會費(fèi)用申 請文件請文件

9、23 會議的組織和管理 案例案例：西安活動費(fèi)用使用案例：西安活動費(fèi)用使用 審批、報(bào)銷規(guī)定審批、報(bào)銷規(guī)定 關(guān)于參加西安活關(guān)于參加西安活 動的人員通知動的人員通知24 會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施會務(wù)的會務(wù)的實(shí)施實(shí)施 會務(wù)組：出發(fā)時會務(wù)組：出發(fā)時 間及工作內(nèi)容間及工作內(nèi)容 簽到注意事項(xiàng)簽到注意事項(xiàng) 會議期間的工作會議期間的工作 會議結(jié)束的工作會議結(jié)束的工作25 會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施 - 出發(fā)時間 提前兩天出發(fā)提前兩天出發(fā) 熟悉環(huán)境檢查工作熟悉環(huán)境檢查工作 熟悉各自接口人熟悉各自接口人 購物及準(zhǔn)備工作購物及準(zhǔn)備工作 開預(yù)備會開預(yù)備會 26 留意留意 事項(xiàng)事項(xiàng) 會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施 - 簽到 關(guān)鍵點(diǎn)：住房鑰匙關(guān)鍵點(diǎn)：住房鑰匙簽到臺簽到臺住房分配住房分配其它其它27 會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施 - 簽到 案例：案例： 簽到程序界面演示簽到程序界面演示28 會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施 - 開會期間 與餐廳的聯(lián)系與餐廳的聯(lián)系 與會場的聯(lián)系與會場的聯(lián)系 與服務(wù)臺的聯(lián)系與服務(wù)臺的聯(lián)系 與客房部的聯(lián)系與客房部的聯(lián)系 處理突發(fā)事件處理突發(fā)事件29 會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施 - 會議結(jié)束30 會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施 - 會議結(jié)束案例：意見反饋樣式案例：意見反饋樣式31 會議的組織和管理 會后總結(jié)和決算會后