會(huì)議室服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與流程

1、會(huì)議室服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與流程版 次1.0頁 碼5文件標(biāo)題會(huì)議室服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與流程文件編號(hào)簽發(fā)部門集團(tuán)行政管理部簽發(fā)人簽發(fā)日期一、 目的為提升集團(tuán)公司會(huì)議室服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量，確保會(huì)議室合理有效使用，現(xiàn)結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。二、 適用范圍適用于集團(tuán)辦公各部門。會(huì)議室預(yù)訂及服務(wù)由集團(tuán)前臺(tái)文員負(fù)責(zé)管理，負(fù)責(zé)使用預(yù)訂、調(diào)度、會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后驗(yàn)收等相關(guān)內(nèi)容，保潔員負(fù)責(zé)會(huì)議室衛(wèi)生保潔工作。由前臺(tái)文員與保潔員共同管理會(huì)議室鑰匙。會(huì)議室使用預(yù)訂使用會(huì)議室須在集團(tuán)OA“會(huì)議室管理”中點(diǎn)擊有關(guān)會(huì)議設(shè)備、會(huì)議耗材及相關(guān)服務(wù)等需求預(yù)訂。會(huì)議室服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與流程1、會(huì)前準(zhǔn)備工作前臺(tái)文員1.1根據(jù)OA“會(huì)議室管理”預(yù)訂信

2、息做好會(huì)議室預(yù)留及相應(yīng)會(huì)議室設(shè)備、物料、耗材的準(zhǔn)備。 如需使用投影儀、電子白板設(shè)備及麥克風(fēng)，須提前30分鐘聯(lián)系IT部將設(shè)備調(diào)試好。1.2會(huì)議開始前10分鐘檢查該會(huì)議所需設(shè)備（如投影儀、投影幕布、激光筆）、會(huì)議物料及耗材（如白板、電子白板、紙筆、茶水等），桌椅必須按會(huì)議要求擺放整齊，并打開照明燈光和空氣凈化器（靜音狀態(tài)）。室內(nèi)溫度高于26攝氏度時(shí)，須提前20分鐘打開中央空調(diào)控制面板調(diào)至制冷狀態(tài)、26攝氏度。1.3如需熱茶服務(wù)，提前20分鐘準(zhǔn)備茶葉（紅茶、綠茶）、茶杯、茶壺清洗消毒并擦干，待會(huì)議開始前5分鐘，將沖泡好的熱茶倒入會(huì)議杯，按會(huì)議人數(shù)擺放整齊。1.4如需水果，提前與供應(yīng)商聯(lián)系送貨(盡量選

3、當(dāng)季且方便食用的水果)，提前20分鐘內(nèi)洗好擺盤。圖示：1.5如遇需要協(xié)調(diào)會(huì)議室時(shí)，須盡量提前與需求部門協(xié)調(diào)確認(rèn)，確保使用不沖突。部門及個(gè)人應(yīng)在預(yù)定時(shí)間內(nèi)使用會(huì)議室。若需延時(shí)使用，須做臨時(shí)電話或口頭預(yù)訂，在獲知前臺(tái)文員回復(fù)該會(huì)議室可延時(shí)使用時(shí)的情況下方可超時(shí)使用。1.6會(huì)議室預(yù)訂及使用的臨時(shí)調(diào)整須遵循按預(yù)訂時(shí)間安排、先緊急后延緩、先全局后部門的原則；各部門之間可本著緊急重要會(huì)議優(yōu)先的原則自行協(xié)商會(huì)議室使用時(shí)間。 注：我們的會(huì)議室為無煙會(huì)議室，會(huì)議全程禁煙。特殊情況（如董事會(huì)或重要客人要求）可視情形而定。保潔人員1.7會(huì)議桌面、座椅、窗臺(tái)、地面、墻面的保潔；1.8辦公椅與會(huì)議桌距離20厘米，椅子與

4、椅子之間距離30厘米，整齊排列；圖示：2、會(huì)中服務(wù)工作 前臺(tái)文員會(huì)議期間定時(shí)巡查（根據(jù)會(huì)議進(jìn)程，超過兩小時(shí)的會(huì)議20-30分鐘巡查一次，兩小時(shí)以內(nèi)的會(huì)議10-15分鐘巡查一次），及時(shí)加水/熱茶，確保投影儀、激光筆、麥克風(fēng)等設(shè)備及物料的正常使用。3、會(huì)后整理工作前臺(tái)文員3.1根據(jù)預(yù)訂信息中會(huì)議結(jié)束時(shí)間，提前5分鐘巡查會(huì)議是否即將或提前結(jié)束。3.2及時(shí)收回借用的電子產(chǎn)品及其它會(huì)議設(shè)備，并檢查是否完好無損。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障和物損壞應(yīng)及時(shí)告知IT部與行政主管，以便及時(shí)修理。3.3關(guān)閉投影儀、電子白板、話筒、空氣凈化器等電子設(shè)備，收起投影幕布，確保各種電子設(shè)備電源關(guān)閉，收納好各種電子設(shè)備電源線路。3.4會(huì)議使用的水果或點(diǎn)心等食品交由申請(qǐng)部門自行處理。3.5會(huì)議椅歸位整齊后及時(shí)通知保潔員進(jìn)行清理打掃保潔。保潔人員3.6如清掃樓層會(huì)議室有會(huì)議，必須不定時(shí)的巡查，若會(huì)議室已無人使用，需及時(shí)跟前臺(tái)確認(rèn)是否會(huì)議結(jié)束，便于進(jìn)行清理。3.7將清潔告示牌擺放后，將清潔車停在會(huì)議室門口靠墻20公分；3.8清掃桌面、煙灰缸、地面垃圾，擦拭會(huì)議桌面、座椅、窗臺(tái)、地面（濕布擦后馬上用干布擦拭，地面用干塵推推干凈）；3.9清洗會(huì)議茶杯，擦干、消毒；清洗煙灰缸、擦干后放置指定位置；3.10會(huì)