公文處理工作培訓(xùn)課件

1、L/O/G/O公文處理工作培訓(xùn)管委會辦公室文電機要科王 晶公文處理工作培訓(xùn)公文處理工作培訓(xùn)公文處理工作培訓(xùn) 二、公文種類和格式二、公文種類和格式 三、公文處理應(yīng)當遵守的原則三、公文處理應(yīng)當遵守的原則 四、公文處理工作中發(fā)現(xiàn)的問題四、公文處理工作中發(fā)現(xiàn)的問題 一、公文和公文處理工作的定義一、公文和公文處理工作的定義培訓(xùn)內(nèi)容培訓(xùn)內(nèi)容 五、公文處理流程五、公文處理流程公文處理工作培訓(xùn) 公公 文：文： 是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書 是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具公文處理工作培訓(xùn)鮮明的政策性鮮明的政策性Description of the contents 法定的權(quán)威

2、性法定的權(quán)威性公文的特征公文的特征嚴格的規(guī)范性嚴格的規(guī)范性 較強的時效性較強的時效性 公文處理工作培訓(xùn)傳達指令傳達指令Description of the contents 指導(dǎo)工作指導(dǎo)工作公文的作用公文的作用公務(wù)聯(lián)系公務(wù)聯(lián)系 記載憑證記載憑證 公文處理工作培訓(xùn)文書、公文和文件三個概念的異同：文書、公文和文件三個概念的異同： 相同點相同點： 都是指在處理公共事務(wù)的過程中形成的 具有一定格式的書面文字材料。 不同點：不同點： 文書文書 公文、文件、電報以及在公文處理過 程中形成的其他有關(guān)文字材料的總稱。 公文公文 包括文件和電報 文件文件 不包括電報的其他公文公文處理工作培訓(xùn)公文處理：公文處理：

3、 指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理工作培訓(xùn)公文處理公文處理公文整理公文整理公文管理公文管理公文歸檔公文歸檔公文辦理公文辦理收文辦理：收文辦理：簽收、登記、審核、 擬辦、批辦、承辦、 催辦發(fā)文辦理發(fā)文辦理：草擬、審核、簽發(fā)、 復(fù)核、繕印、用印、 登記、分發(fā) 公文處理工作培訓(xùn) 公文種類和格式黨的公文種類黨的公文種類1414種：種：決議、決定、指示、意見、通知、決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀要條例、規(guī)定、函、會議紀要 公文處理工作培訓(xùn)行政機關(guān)的公文種類行政機關(guān)的公文種類1

4、313種：種：命令（令）、決定、公告、通告、命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要。批復(fù)、意見、函、會議紀要。 公文種類和格式公文處理工作培訓(xùn)長白山管委會機關(guān)公文長白山管委會機關(guān)公文12種：種： 決議、決定、意見、通知、通報、通告、決議、決定、意見、通知、通報、通告、報告、請示、批復(fù)、規(guī)定、函、會議紀要報告、請示、批復(fù)、規(guī)定、函、會議紀要 公文種類和格式公文處理工作培訓(xùn)選擇文種需注意的問題：選擇文種需注意的問題： 1.1.總的原則是，文種選擇要根據(jù)總的原則是，文種選擇要根據(jù) 行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和行文目的、發(fā)文機關(guān)

5、的職權(quán)和 與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。 2. 2.如何確定使用如何確定使用“請示請示”或或“報報告告”。 3. 3.如何使用如何使用“意見意見”。 公文種類和格式公文處理工作培訓(xùn)公文格式公文格式 現(xiàn)行的行政公文用紙一般采用現(xiàn)行的行政公文用紙一般采用A4A4紙紙型（型（210210毫米毫米 297297毫米）毫米） 黨的公文用紙一般采用黨的公文用紙一般采用1616開紙型開紙型 公文種類和格式公文處理工作培訓(xùn) 公文種類和格式公文處理工作培訓(xùn)公文格式公文格式 特特 殊殊 格格 式式一般格式（文件格式）一般格式（文件格式） 公文種類和格式公文處理工作培訓(xùn)一般格式（文件式格式）的

6、一般格式（文件式格式）的1515個組成部分個組成部分 1.1.秘密等級和保密期限秘密等級和保密期限 公文秘密等級分為絕密、機密、秘密，涉密公文在首頁版心第一行用3號黑體右頂格標注。如只標注密級而不標注保密期限，密級兩字之間空一字，如需同時標注密級和保密期限，之間用“”隔開，秘級兩字之間不空字；黨的機關(guān)公文密級放在公文首頁的左上角。 公文種類和格式公文處理工作培訓(xùn)2.2.緊急程度緊急程度 與秘密等級和保密期限標注位置相同,如需同時標注緊急程度和密級，緊急程度位于密級下一行右頂格標注。黨的公文左頂格標注。 公文種類和格式公文處理工作培訓(xùn)3.3.發(fā)文機關(guān)標識發(fā)文機關(guān)標識 由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后

7、加“文件”二字組成,使用小標宋體字，字號不得大于2215毫米（高寬），工作中按照局(區(qū))級單位字高20毫米，科級單位18毫米使用,用紅色標識。 下發(fā)的公文發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至上頁邊為62毫米，上報的公文發(fā)文機關(guān)標志上邊緣距上頁邊為117毫米。 公文種類和格式公文處理工作培訓(xùn)4.4.發(fā)文字號發(fā)文字號 由機關(guān)代字、年份和序號三部分組成，在發(fā)文機關(guān)標識下空兩行，3號仿宋字標識，發(fā)文字號下4毫米處印一條與版心同寬的紅色反線。聯(lián)合行文，一般只編主辦機關(guān)的發(fā)文字號。 公文種類和格式公文處理工作培訓(xùn)5.5.簽發(fā)人簽發(fā)人 只有報告、請示、意見這樣的上行文標注，應(yīng)標注發(fā)文機關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)，和發(fā)文字號平行排列，排列時

8、發(fā)文字號左空一字，簽發(fā)人右空一字。行政公文的“簽發(fā)人”三字用3號仿宋，簽發(fā)人姓名用3號楷體，黨的公文中，“簽發(fā)人”三字和簽發(fā)人姓名均用3號楷體標識。 公文種類和格式公文處理工作培訓(xùn)6.6.標題標題 公文的標題具有三個要素，即發(fā)文機關(guān)、主要內(nèi)容、文種，紅色反線下空兩行用2號小標宋體標識，居中排布。標題的三個要素一般缺一不可，特殊情況下可省略發(fā)文機關(guān) 。 公文種類和格式公文處理工作培訓(xùn)7.7.主送機關(guān)主送機關(guān) 應(yīng)標明主送機關(guān)的全稱或規(guī)范化簡稱，也可使用同類型機關(guān)的統(tǒng)稱。主送機關(guān)位于標題下空出一行，左側(cè)頂格，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后加冒號。 公文種類和格式公文處理工作培訓(xùn) 8.8.正文正文

9、在主送機關(guān)下一行，是公文主體中的最重要部分，使用3號仿宋體。 公文種類和格式公文處理工作培訓(xùn) 公文處理工作 文電機要科 王晶 （2010年5月18日）一、3號黑體 （一）3號楷體 1.3號普通仿宋 （1）3號普通仿宋 注：第一層標題的末尾不加標點符號，第二三四層次小標題末尾均須加標點符號。 公文種類和格式公文處理工作培訓(xùn) 9.9.附件說明附件說明 有附件的公文要在正文下一行左空兩字用3號仿宋體標識附件，附件后加冒號，附件內(nèi)容不加標點符號；如有序號使用阿拉伯數(shù)字標識，回行時應(yīng)與上一行開頭部分對齊。 附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格用3號仿宋體標識“附件”二字，有序號時標注序號；附件

10、的序號和名稱前后標識應(yīng)一致。 公文種類和格式公文處理工作培訓(xùn)10.10.成文日期成文日期 是公文生效的時間，以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責人的簽發(fā)日期為準。單一機關(guān)制發(fā)的公文落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只右空4字標注成文日期，行政機關(guān)公文以漢字標識時間，黨的公文以阿拉伯數(shù)字標識。 公文種類和格式公文處理工作培訓(xùn)11.11.印章印章 印章是公文生效的標志，也是鑒別公文真?zhèn)蔚闹匾獦酥?。行政公文除會議紀要、明傳電報等格式外，均應(yīng)加蓋印章;黨的機關(guān)印制的有特定版頭的普發(fā)性公文可不加蓋印章。 公文種類和格式公文處理工作培訓(xùn) 聯(lián)合行文的印章和成文日期聯(lián)合行文的印章和成文日期 當聯(lián)合行文需加

11、蓋兩個印章時當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，落款處，落款處也不署發(fā)文機關(guān)名稱，應(yīng)將成文日期拉開，也不署發(fā)文機關(guān)名稱，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空左右各空7 7個字，主辦機關(guān)印章排列在前，兩個字，主辦機關(guān)印章排列在前，兩個印章平行排列，不得相交或相切個印章平行排列，不得相交或相切。 公文種類和格式公文處理工作培訓(xùn)公文處理工作培訓(xùn) 當聯(lián)合行文需蓋當聯(lián)合行文需蓋3 3個或個或3 3個以上印章時個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)落款發(fā)文機關(guān)名稱，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)落款發(fā)文機關(guān)名稱，可使用簡稱。主辦機關(guān)名稱在前，每排最多可使用簡稱。主辦機關(guān)名稱在前，每排最多排排3 3個印章。最后一排如余一個或兩個印章，

12、個印章。最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布。成文日期在最后一排印章之下均居中排布。成文日期在最后一排印章之下空一行位置，右空空一行位置，右空2 2個字。個字。 公文種類和格式公文處理工作培訓(xùn)公文處理工作培訓(xùn)12.12.附注附注 是指公文使用時需要注意的其他事項的說明，如請示性公文應(yīng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話號。在成文日期下一行，居左空兩字，用圓括號括起。 公文種類和格式公文處理工作培訓(xùn)13.13.主題詞主題詞 主題詞是用于揭示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢的規(guī)范化詞。標注時，“主題詞”三字居左頂格用3號黑體標在抄送機關(guān)上一行，后標冒號，詞目用3號小標宋體字，一般不超過6個，各詞目之間空1字

13、。 公文種類和格式公文處理工作培訓(xùn) 14. 14.抄送機關(guān)抄送機關(guān) 是指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)。在主題詞下一行，左空1字用3號仿宋體標識抄送內(nèi)容，后標冒號，抄送機關(guān)名稱間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊，最后標注句號。 公文種類和格式公文處理工作培訓(xùn) 15. 15.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期 印發(fā)機關(guān)是指公文印制的主管部門，一般是各機關(guān)的辦公室或文秘部門，印發(fā)日期，以公文制發(fā)日期為準，用阿拉伯數(shù)字標識。位于抄送機關(guān)下一行，無抄送機關(guān)的位于主題詞下一行，印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字，用3號仿宋體標識。 公文種類和格式公文處理工作培訓(xùn)公文處理工作培訓(xùn)公文處

14、理工作培訓(xùn)公文處理工作培訓(xùn)眉首眉首( (文頭文頭):):秘密等級和保密期限、 緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、 發(fā)文字號、簽發(fā)人 主體主體( (文腰文腰):):標題、主送機關(guān)、正文、 附件說明、成文日期、 印章、附注 版記版記( (文尾文尾):):主題詞、抄送機關(guān)、 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期 公文種類和格式公文處理工作培訓(xùn)（一）信函式格式（一）信函式格式 是用于處理日常事務(wù)的平行文、下行文所使用的一種特定格式，其“發(fā)文機關(guān)標識”只標注發(fā)文機關(guān)全稱而不標注“文件”二字。 公文種類和格式公文處理工作培訓(xùn)信函式格式需注意的問題信函式格式需注意的問題 一、一、信函式格式是指公文的一種特定格式，而不是指函這一文種 。

15、 二、二、信函式格式“發(fā)文機關(guān)標識”的位置和首頁設(shè)計與文件式公文有所不同，首頁的安排均突破了文件式公文的版心。 三、三、信函式公文的“秘密等級和保密期限”、“緊急程度”、“發(fā)文字號”、“標題”的標注位置不同于文件式公文。 公文種類和格式公文處理工作培訓(xùn)公文處理工作培訓(xùn)（二）會議紀要格式（二）會議紀要格式 是以固定形式印發(fā)機關(guān)辦公會議紀要的一種格式，會議紀要標識，由機關(guān)會議名稱加“紀要”二字組成，位置與下發(fā)公文的文件式格式相同。它的主送機關(guān)和抄送機關(guān)均標注在版記中，也可用“分送”形式。會議紀要不加蓋印章，其他組成部分參照文件式格式公文的相關(guān)規(guī)定。 公文種類和格式公文處理工作培訓(xùn)公文處理工作培訓(xùn)公

16、文處理應(yīng)當遵守的原則 總原則總原則 實事求是實事求是 精簡高效精簡高效 及時準確及時準確 安全保密安全保密公文處理工作培訓(xùn)（一）集中統(tǒng)一管理原則（一）集中統(tǒng)一管理原則 各區(qū)、各部門單位的辦公室或綜合科是公文處理的管理機構(gòu)，主管本機關(guān)的公文處理工作并負責指導(dǎo)下級機關(guān)的公文處理工作。辦公室或綜合科應(yīng)對公文實行五統(tǒng)一管理，即統(tǒng)一收發(fā)、統(tǒng)一審核、統(tǒng)一用印、統(tǒng)一歸檔和統(tǒng)一銷毀。公文處理應(yīng)當遵守的原則公文處理工作培訓(xùn)（二）不得越級請示和報告的原則。（二）不得越級請示和報告的原則。 “請示”、“報告”、上行文的“意見”只能向有隸屬上下級關(guān)系的上一級機關(guān)行文，不得越過自己的直接上級機關(guān)請示和報告工作。向上級機

17、關(guān)行文，應(yīng)以本機關(guān)名義，不得以本機關(guān)辦公室名義。如遇緊急重大情況，在特別緊急的情況下可以越級報告。公文處理應(yīng)當遵守的原則公文處理工作培訓(xùn) （三）部門一般不得向下一級政府正式行（三）部門一般不得向下一級政府正式行 文的原則。文的原則。 國家行政機關(guān)公文處理辦法中規(guī)定：政府各部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。 公文處理應(yīng)當遵守的原則公文處理工作培訓(xùn)規(guī)范性文件規(guī)范性文件 國家沒有統(tǒng)一規(guī)定。在實踐中，為了更好地界定法律文件的效力等級，逐漸從狹義上來認識規(guī)范性文件，把法律、行政法規(guī)、規(guī)章以外的具有普遍約束力的文件稱之為規(guī)范性文件。公文處理應(yīng)當遵守的原則公

18、文處理工作培訓(xùn)政策性文件政策性文件 是提出政策規(guī)定和行動準則要求收文機關(guān)貫徹執(zhí)行的文件。公文處理應(yīng)當遵守的原則公文處理工作培訓(xùn)（四）發(fā)文不升級原則（四）發(fā)文不升級原則 屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當由部門自行行文或聯(lián)合行文，聯(lián)合行文應(yīng)當明確主辦單位。須經(jīng)管委會審批的事項，經(jīng)管委會同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當注明經(jīng)管委會同意。公文處理應(yīng)當遵守的原則公文處理工作培訓(xùn) 第一，屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，第一，屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，不要升級由管委會發(fā)文。不要升級由管委會發(fā)文。 第二，各部門聯(lián)合行文應(yīng)明確主辦單第二，各部門聯(lián)合行文應(yīng)明確主辦單位，明確的辦法有兩個：一是主辦部門排位，明確的辦法有兩個：

19、一是主辦部門排列在前，即在發(fā)文機關(guān)標識中、在標題中、列在前，即在發(fā)文機關(guān)標識中、在標題中、在加蓋印章的順序中均排列在前，二是編在加蓋印章的順序中均排列在前，二是編主辦部門的發(fā)文字號。主辦部門的發(fā)文字號。公文處理應(yīng)當遵守的原則公文處理工作培訓(xùn)（五）主送機關(guān)不升級原則（五）主送機關(guān)不升級原則 屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當直接報送主管部門處理。誰主管、誰負責，就報誰審批。屬于主管部門職權(quán)范圍的事項，應(yīng)以函的形式報主管部門，不必再經(jīng)管委會轉(zhuǎn)辦，造成公文旅行。公文處理應(yīng)當遵守的原則公文處理工作培訓(xùn) （六）請示一文一事和只寫一個主（六）請示一文一事和只寫一個主送機關(guān)、不得抄送下級機關(guān)的原則送機關(guān)

20、、不得抄送下級機關(guān)的原則 請示應(yīng)當一文一事，就是在一個請示中，只能講一件事，不能一文數(shù)事；請示一般只能寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當用抄送形式，但不得抄送下級機關(guān)。公文處理應(yīng)當遵守的原則公文處理工作培訓(xùn)（七）報告不夾帶請示事項原則（七）報告不夾帶請示事項原則 報告的適用范圍是匯報工作、反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問，報告是閱件，請示是辦件，在報告中夾帶請示事項容易誤事，應(yīng)區(qū)分使用。 公文處理應(yīng)當遵守的原則公文處理工作培訓(xùn) （八）不得向上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)個人直送公文（八）不得向上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)個人直送公文原則。原則。 一是不能將報管委會的公文寫成領(lǐng)導(dǎo)人姓名或姓名加職務(wù)，更不能多頭主送幾位領(lǐng)導(dǎo)；二是不要越過管委會辦公室將公文直送領(lǐng)導(dǎo)個人；三是不能以部門單位負責人名義向管委會報文。公文處理應(yīng)當遵守的原則公文處理工作培訓(xùn)公文辦理不及時公文辦理不及時“ 文文 件件 倒倒 流流 ”發(fā)文升級和文件過多發(fā)文升級和文件過多文件統(tǒng)一管理文件統(tǒng)一管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題公文處理工作培訓(xùn)工作中發(fā)現(xiàn)的問題 取文不及時，且不履行簽字手續(xù)取文不及時，且不履行簽字手續(xù)