小型企業(yè)采購管理制度

1、采購管理制度 討論稿目的：為了合理高效地使用資金和加強采購計劃管理，規(guī)范采購工作，保證生產(chǎn)用原輔材料的供應數(shù)量和質(zhì)量。 適用范圍：適用于本公司所有采購物資管理。責任者：質(zhì)保部、綜合部、采購部和倉庫負責人、采購人員、倉庫管理人員。內(nèi)容：1、采購分類：1.1 生產(chǎn)物資采購包括：生產(chǎn)用原材料、輔料、包裝、外協(xié)構(gòu)件、五金配件、勞保用品等。1.2 研發(fā)實驗室使用物資采購包括：使用的儀器，工具，設備等。1.3 辦公用品采購包括：辦公耗材、其它零星物資、培訓資料、書刊等。1.4 固定資產(chǎn)采購1.4.1 辦公設備：如電腦、打印機、辦公桌、文件柜等固定資產(chǎn)。1.4.2 包括機器設備、新建、改建項目需用物資。2、

2、采購2.1 采購申請2.1.1 生產(chǎn)物資采購計劃2.1.1.1 常規(guī)生產(chǎn)物資由倉庫根據(jù)庫存情況填報采購需求表。2.1.1.2 非常規(guī)生產(chǎn)物資由生產(chǎn)部根據(jù)公司下達的生產(chǎn)計劃單，準確計算并填寫采購需求表 ，由總經(jīng)理簽字批 準后，交采購部統(tǒng)一采購。根據(jù)物料采購流程采購。2.1.2 研發(fā)實驗室物資采購 由使用部門填制采購需求表必須由總經(jīng)理簽字后，再交由采購部統(tǒng)一采購。2.1.3 辦公用品采購計劃 由綜合部負責公司辦公用品的采購計劃申報，部門經(jīng)理簽字批準后，交采購部統(tǒng)一采購。2.1.4 固定資產(chǎn)采購2.1.4.1 辦公設備采購由使用部門填制采購需求表 ，綜合部審核后（是否需要、是否公司可內(nèi)部調(diào)整等） ，

3、經(jīng)總 經(jīng)理批準，交由采購部統(tǒng)一采購。機器設備采購，由生產(chǎn)部填制采購需求表 ，經(jīng)生產(chǎn)部經(jīng)理簽字審核后，由總經(jīng)理批準后，由采購部及 生產(chǎn)設備部共同負責采購。2.1.4.3 新建、改建項目需用物資，由總經(jīng)理指定負責實施部門做出方案、圖紙和預算書，并用總經(jīng)理批準，職能 部門編制采購需求表 ，由采購部及相關(guān)部門共同負責采購。22 請購的撤消（ 1） 已開具請購單，并經(jīng)批準后因各種原因需撤消請購時，由請購部門以書面方式呈送采購人員，必要時應先 口頭知會計劃部以及采購部。（ 2） 請購部門回收各聯(lián)請購單，并備注“撤消”字樣。（ 3） 采購部接獲通知后應立即停止一切采購動作，采購部經(jīng)與供應商協(xié)商后應及時取消訂

4、單。（ 4） 未能及時停止采購時，采購部應通知原請購部門并協(xié)商善后工作2.3 采購詢價2.3.1 對各類申報的 采購需求表 ，采購部采購人員應與倉庫及相關(guān)部門核實采購物資品種和數(shù)量的合理合理性。2.3.2 采購人員按采購需求表 ，上的物料進行采購詢價，采購員對同品種物質(zhì)應進行質(zhì)量、價格的比較工作， 不得少于三家（特殊急需物料，和采購困難的物料的可酌情處理） ，應詳細的記錄在請購單上，包括采購品 種、數(shù)量、價格、供應商、付款條件等，由采購部經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準后方能進行下單采購。2.3.3 采購部門人員應隨時掌握市場動態(tài)， 對某些原料價格波動大的品種， 有價格空間的要及時報告采購部經(jīng)理和 總經(jīng)理

5、，為提供是否儲備作決策，總經(jīng)理一旦簽發(fā)特需采購計劃，采購部采購人員應把握機遇，從速落實。2.4 合同簽訂 采購物資原則上必須簽訂合同，特別是對于預付貨款（包括帶款提貨、款到發(fā)貨、現(xiàn)款現(xiàn)貨等情況）更應從嚴要 求，合同上應注明品種、型號、質(zhì)量要求、數(shù)量、單價、金額、運輸方式、付款方式、計劃到貨日期等。對于小 金額的小品種，可以采取電話訂單的形式與供應方進行確認。2.5 催貨2.5.1 采購合同簽訂完畢以后， 根據(jù)采購合同上要求的到貨日期， 采用時間段向供貨商反復確認到貨日期 （對于由 于特殊原因不能及時到貨的，應在第一時間通知物資采購計劃申報部門）直至物資到達我公司。25.2 各種原輔材料到貨前，

6、采購員都應通知倉庫保管員預備貨物，準備接貨。2.6 入庫2.6.1 實物入庫2.6.1.1 貨物到達廠門口后，由采購員根據(jù)對方的送貨單填制“原、輔材料收貨通知單”交給司機，司機憑此通知 單找倉庫安排后續(xù)事項。2.6.1.2 對于檢驗不合格的物資，按照不合格品管理程序處理。2.6.1.3 對因包裝數(shù)量造成破損或其它原因造成短斤缺兩（獨立包裝的品種少件數(shù)除外） ，倉庫保管員應通知采購 人員，超出合理損耗范圍的（合理損耗范圍由質(zhì)控部和采購部共同制定，質(zhì)控部、倉庫、采購部共同保存） ，采 購人員應立即與供應方協(xié)調(diào)，及時補足分量。2.6.1.4 倉庫在收到貨物后，應及時在“原、輔材料收貨通知單”簽字交由

7、司機帶回采購部，由采購部填制收貨單 交由司機帶回供應商。3、采購付款3.1 采購員填制“付款申請單” ，申請人應在“付款申請單”上填寫好付款單位、收款單位、付款用途（采購哪種 原料）、尚欠貨款金額（分別注明各分公司的欠款金額及總額，如為預付款則以單價×數(shù)量=金額的方式填寫， ）、申請付款金額， 付款方式、 申請人姓名后， 交由財務核實欠款金額、 票據(jù)是否齊全等情況后， 由采購部經(jīng)理審核， 總經(jīng)理批準，最后交給財務安排付款。3.2 采購人員在安排付款盡量要避免現(xiàn)金結(jié)算（包括從財務上領取現(xiàn)金和打入個人帳戶）。3.3 以承兌方式付款的，采購員應盡量要求對方單位人員過來領取，特殊情況可采用EMS 快遞，從財務上領出承兌匯票