中海國際協(xié)同讓異地集中管控更快捷

1、中海國際：協(xié)同讓異地集中管控更快捷中海國際船舶管理有限公司A8協(xié)同應(yīng)用紀(jì)實中海國際船舶管理有限公司（以下簡稱中海國際）負(fù)責(zé)中國海運(yùn)（集團(tuán)）總公司下屬的船員管理、船舶管理及教育培訓(xùn)等方面的管理工作。公司總部在上海，在廣州、大連設(shè)有分公司，管理著位于北京的中海海員對外技術(shù)服務(wù)有限公司，以及上海、廣州兩地的教育培訓(xùn)中心。分散各地的現(xiàn)狀，使得集團(tuán)總部領(lǐng)導(dǎo)對異地企業(yè)之間的管理極為重視，為更好地管理異地企業(yè)，降低異地分支機(jī)構(gòu)管理與溝通的難度，提高集團(tuán)公司的管理效率，加強(qiáng)集團(tuán)內(nèi)部的集中管控，中海國際決定采用IT技術(shù)手段來實現(xiàn)管理目標(biāo)?！凹薪y(tǒng)一”與“相對獨(dú)立”下的唯一選擇OA系統(tǒng)建設(shè)，是中海國際業(yè)務(wù)和管理的

2、需要，是提升管理水平、提高管理質(zhì)量的需要，是提升管理效率、規(guī)范管理流程的需要。為此，對OA系統(tǒng)的選型成為中海國際2008年信息化建設(shè)項目之一，并成為由總經(jīng)理丁農(nóng)直接領(lǐng)導(dǎo)的“一把手”工程。丁總為選型制定了以下原則，即：系統(tǒng)功能必須滿足企業(yè)管理要求，適應(yīng)公司的管理體制，能最大程度地實現(xiàn)公司上?？偛颗c下屬廣州、北京、大連等異地單位間的總部集中統(tǒng)一管理，下屬單位相對獨(dú)立的管理模式。根據(jù)上述要求，中海國際對市面上的OA系統(tǒng)進(jìn)行了解、選型，并進(jìn)行了部分試用。通過三個月的時間，他們最后發(fā)現(xiàn)，唯一能滿足中海國際現(xiàn)行企業(yè)架構(gòu)，最大程度地適應(yīng)企業(yè)管理要求的，就是用友致遠(yuǎn)A8集團(tuán)版協(xié)同管理系統(tǒng)。其“集團(tuán)版”特征充分

3、體現(xiàn)了公司上下級管理層級，總部與下屬單位之間能集中又能獨(dú)立的管理模式。公告、新聞等板塊既能集中、統(tǒng)一在全公司范圍的“集團(tuán)空間”內(nèi)發(fā)布，又能獨(dú)立、自主在各所屬單位范圍的“單位空間”內(nèi)發(fā)布；各單位擁有各自的“公文管理”流程，收文、發(fā)文自成體系、互不干擾，而“公文交換”，能快速、高效、便捷地實現(xiàn)總部與所屬單位間上、下行文的傳遞，公文處理的時效性得以充分發(fā)揮；“協(xié)同辦公”功能實現(xiàn)了個人辦公事務(wù)的統(tǒng)一和靈活，每個人都能跨部門、跨單位，與系統(tǒng)中的任何人進(jìn)行事務(wù)處理；定制的各類“表單”，規(guī)范了事務(wù)處理流程，行政審批制度得以嚴(yán)格執(zhí)行等等。自主實施 系統(tǒng)順暢的秘訣中海國際A8協(xié)同系統(tǒng)，從2008年6月1日開始在

4、總部機(jī)關(guān)試運(yùn)行，7月1日其在公司全面運(yùn)行，至今已穩(wěn)定運(yùn)行一年有余。系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行的關(guān)鍵，是產(chǎn)品實施的優(yōu)秀，而這同中海國際企管部發(fā)展科李國棟科長的辛勤努力分不開。在整個項目實施過程中，李國棟作為項目負(fù)責(zé)人及A8系統(tǒng)管理員，具體負(fù)責(zé)整個項目的實施和運(yùn)行工作。在短短2個月的時間里，先后完成了公司總部和7個下屬單位的公文管理的全部配置，并進(jìn)行了系統(tǒng)搭建、系統(tǒng)初始化、流程梳理等工作，為OA系統(tǒng)的全面啟用奠定了基礎(chǔ)。與其他企業(yè)不同的是，中海國際A8協(xié)同中，大部分的表單、公文模板的設(shè)計、流程綁定等，全部由李科長自己獨(dú)立完成。由客戶自己實施，也是中海國際A8協(xié)同系統(tǒng)成功應(yīng)用的重要因素。這樣做的好處顯而易見：內(nèi)部

5、人員了解公司的應(yīng)用實際和工作流程，且內(nèi)部人員去試試，也免除了內(nèi)外溝通的過程，讓配合更加輕松，實施更加順暢。但值得注意的是，李國棟科長畢業(yè)于計算機(jī)專業(yè)，擁有較強(qiáng)的計算機(jī)應(yīng)用能力；多年從事行政管理及辦公室主任的工作，讓他對公司內(nèi)部事務(wù)，特別是公文的收發(fā)規(guī)范及處理流程極為熟悉；且有極強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力讓公司內(nèi)跨部門的協(xié)調(diào)得心應(yīng)手，這讓整個的A8實施及后續(xù)深化應(yīng)用開發(fā)順利。且李科長自己編寫了適合中海國際要求的A8使用說明書，總部機(jī)關(guān)及7個下屬單位的OA系統(tǒng)操作培訓(xùn)均由他一人完成，讓公司內(nèi)部人員在最短時間就掌握了A8協(xié)同的操作方法。他笑著說：“現(xiàn)在，我可以充當(dāng)A8系統(tǒng)的客服了，而且我可以很自豪地說，A8集

6、團(tuán)版在我們公司的應(yīng)用情況是屬于比較好的”。協(xié)同改變辦公模式“OA上面有的，你自己去看吧！”普通的一句話代表著一個企業(yè)辦公管理方面的改變。對此，李國棟科長有著深刻的體會，“協(xié)同辦公已成為中海國際全體管理人員的辦公新習(xí)慣”是他對筆者說的第一句話。他告訴筆者，在使用協(xié)同之前，總部機(jī)關(guān)的管理人員，每天都要接到大量下屬單位的長途電話、傳真，每天要花相當(dāng)?shù)臅r間在與異地單位的溝通上。而且，紙介材料的傳遞，總部機(jī)關(guān)下屬單位間只能通過郵寄方式實現(xiàn)，時間長、費(fèi)用高、易出錯。如：對于公文管理，原先的紙質(zhì)公文，從印制完畢到送達(dá)總部，總部流轉(zhuǎn)完畢，起碼需要一周時間，大多花在了郵寄的路途上、等待領(lǐng)導(dǎo)的審批上。而如果是某一

7、下屬單位的請示文，等他們收到總部的批復(fù)文至少需三周，遇到有些緊急的事務(wù)，只能是先電話告知，正式文件隨后寄達(dá)。而如果領(lǐng)導(dǎo)外出，不在公司，則直接影響到文件的流轉(zhuǎn)速度。而A8上線后，“基本上我們電話、傳真都明顯減少”，李科長的感受十分明顯。目前，中海國際各下屬單位已基本放棄紙質(zhì)辦公方式，全部改為了OA方式流轉(zhuǎn)。初步估計，單是傳真一項，就可比原來減少20%-30%的長話費(fèi)用。特別是原來大量收發(fā)的公文，現(xiàn)在全部使用A8協(xié)同流轉(zhuǎn)，不僅免去了在途時間，更節(jié)省了相當(dāng)?shù)馁M(fèi)用（如印刷費(fèi)、紙張費(fèi)、快遞費(fèi)等），從根本上提高了辦公效率，更為企業(yè)在“科學(xué)發(fā)展觀”的指引下提升企業(yè)管理水平作出了重要貢獻(xiàn)?！艾F(xiàn)在，我們每天上班的第一件事情，就是登錄到OA系統(tǒng)，看看自己有什么事務(wù)要處理，再看看集團(tuán)空間，看看全公司層面有什么新聞、公告，看看單位空間，看看本單位的新聞、公告，OA系統(tǒng)就這樣伴隨著每個人