文件管理制度

1、文件管理制度1 目的為建立健全公司文件管理制度，規(guī)范文件制作、發(fā)文、收文、保管及存檔流程， 提高文件形成和使用的效率， 保證文件長期有效保存，確保公司經(jīng)營管理活動信息暢通， 充分發(fā)揮公文在各項工作中的指導作用，保障公司各項經(jīng)營管理政策的落實，特制訂本制度。2 適用范圍本制度適用于公司各種行政類文件的管理；以公司名義進行的發(fā)文：各部門以本部門名義發(fā)出或下發(fā)的文件， 以及各部門收到的外來文件，參照本制度執(zhí)行。3 職責管理部： 公司行政類紅頭文件的歸口管理部門， 負責公司級行政類文件的校核、繕印、發(fā)文、收文等工作；科技管理部： 公司制度文件的歸口管理部門， 負責公司級制度類文件的校核、繕印、發(fā)文、收

2、文等工作；各部門：負責本部門職責范圍內(nèi)文件的草擬、組織評審、會簽、修訂與審稿工作；各部門分管領導：負責所分管部門文件的簽發(fā)、外來文件的批閱等工作。4 發(fā)文流程擬稿文件的提出部門為擬稿人，負責文件的起草；文件的草擬，應符合公文行文規(guī)范，情況要確實，觀點要明確，文 字要精煉，條理要清楚，層次要分明，標點符號要正確，篇幅要力求 簡短，編輯格式要全篇統(tǒng)一；文件草擬完成，擬稿人填寫文件擬制審批單中相關內(nèi)容，在擬 稿人處簽字后隨文件一并轉(zhuǎn)入審稿流程。審稿由擬稿部門負責人對文件進行審稿；審核的重點是行文的必要性，法規(guī)的符合性，內(nèi)容是否真實可靠、明確具體、切實可行，行文關系、公文格式是否正確，文字是否規(guī)范;

3、審稿完成，審稿人在文件擬制審批單審稿人處簽字； 需要其他部門評審或會簽的文稿，須經(jīng)其他部門評審或會簽審核通過后，由會簽人在文件擬制審批單會簽人處簽字。校核擬文部門應向管理部提交電子文檔和書面文檔， 由管理部對需簽 發(fā)的文件進行文字校核，檢查行文的語言和格式是否符合公文規(guī)范， 如有文字和格式上的問題，應進行修正；若發(fā)現(xiàn)內(nèi)容上有不明確或爭 議的地方，須及時與擬稿部門進行溝通確認，并提出修改建議；文稿 校核完畢后，由校核人在文件擬制審批單校核人處簽字，并將校 核后的文稿返回擬稿部門。簽發(fā)經(jīng)過管理部校核簽字的文件，由擬稿部門報送分管擬稿部門的分管領導對擬制文件進行審批簽發(fā)；審批時如有修改，由文件擬稿部

4、門按審批意見完成修改，審批稿為終審稿，原則上任何人不得再行改動；文件通過審批或完成修改，分管領導在文件擬制審批單上簽發(fā)。發(fā)文格式公司各類文件發(fā)文均須采用公司擬定的統(tǒng)一文件頭格式；須按照公司紅頭文件格式要求進行的發(fā)文：公司（*司）對外的重要行文應使用紅頭文件；公司對內(nèi)下發(fā)需要遵照的決定、決議、紀要、任命、通報等使用紅頭文件；紅頭文件僅用于公司級文件，無部門級的紅頭文件；紅頭文件由管理部統(tǒng)一分配文件號，其中文件號由發(fā)文機關+年份+序號組成（序號不編虛位）。以公司名義對內(nèi)下發(fā)的須要遵照執(zhí)行的各類制度、 規(guī)定、規(guī)范采用管理標準文件模版要求進行發(fā)文，發(fā)文時需進行文件編號、編號 由科技管理部標準化組統(tǒng)一分

5、配，版本號、部門號及修改次數(shù)標識詳 見企業(yè)標準體系表及企業(yè)標準文件編號規(guī)則。以公司名義或各部門名義行文解決一般性事項的通知、說明等，可使用分別以公司名義或部門名義按公司便簽格式要求進行發(fā)文?？樣〗?jīng)過簽發(fā)的文件，由擬文單位送交管理部，管理部在XXXX年 發(fā)文總目錄臺賬上記錄行文日期、文件號、文件名稱和擬文部門等；管理部根據(jù)文件擬制審批單上填寫的數(shù)量對文件進行繕??；管理部將繕印完畢的文件裝訂成冊，裝訂時認真檢查，不得缺頁、 錯頁或多頁。用印公司級文件對外發(fā)送時，須加蓋公司公章，具體要求參見公司印 章管理規(guī)定；部門級文件對外發(fā)送時無須加蓋印章，僅需部門負責 人簽字以表確認即可；文件用印前應檢查文件擬

6、制審批單上的簽字是否齊全，不符合 本制度規(guī)定流程的公文，管理部有權不予蓋章；文件用印須與發(fā)文單位名稱一致，并做好用印登記。加蓋印章應下 壓在成文時間上，如遇公文恰好滿頁，發(fā)文時間和文尾部分需另起一 頁，應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一 頁，不得采取此頁無正文的方法解決。分發(fā)管理部負責對文件進行分發(fā)；分發(fā)的范圍報：發(fā)文部門的直接上級領導或部門；送：發(fā)文部門的平級部門或間接責任單位；發(fā)：文件資料所及的各下屬單位；分發(fā)形式公司的所有行政文件，原則上均須將文件轉(zhuǎn)換為PDF格式后以電子版 形式進行發(fā)放，不便于形成電子版的文件或必須以紙質(zhì)形式發(fā)放的文件仍以紙質(zhì)文件形式進行發(fā)放；所有

7、發(fā)文的公司行政文件均須通過用戶名為“公司發(fā)文”專用OA郵箱發(fā)出；所有行政文件均需在公司公告欄進行書面公示，原則上公示期為十 個工作日；所有行政文件均以電子版PDF#式共享于公司網(wǎng)絡共享平臺。擬稿部門如對紙質(zhì)文件的發(fā)文數(shù)量有特別要求， 可在文件擬制審批單備注上說明；凡屬于秘密文件，應注明“機密、秘密、絕密”字樣，并確定報送 范圍，由專人印制、報送；5收文登記收到發(fā)給公司的外來文件，由管理部統(tǒng)一進行登記；由公司各部門帶回的發(fā)給公司的外來文件，應送管理部進行登記，不得自行處理；收文登記應填寫收文登記表。擬辦經(jīng)過登記的外來文件，由管理部負責擬辦；根據(jù)來文的性質(zhì)和內(nèi)容，由管理部提出文件辦理意見，包括呈報

8、公 司領導閱批、直接轉(zhuǎn)有關部門承辦、安排傳閱、直接存檔或必要的其 它方式等；來文擬辦時應填寫文件處理單；管理部則將附帶文件處理單的來文按照辦理單提出的辦理方式, 報領導閱批，或傳遞、分發(fā)給承辦部門辦理。辦理需要公司領導批辦的文件，由公司領導在文件處理單上簽署辦理意見；文件承辦部門負責按領導的批示或文件的要求， 對文件內(nèi)容進行及時處理，需要匯報、協(xié)調(diào)的，及時進行反饋；管理部負責對來文的辦理進行督促、催辦，避免積壓和漏辦；需要在領導之間或部門之間傳遞的文件， 不應直接橫向傳遞；傳遞 應通過管理部指定人員進行，以避免延誤進度或傳失；文件辦理完畢，承辦部門在文件處理單上記錄辦理情況及結(jié)果，并將附帶文件

9、處理單的文件傳回管理部。6文件管理移交所有按照本制度規(guī)定的程序辦理完畢的公司的發(fā)文及收文，均移交管理部統(tǒng)一存檔保管；文件的承辦部門或主辦人員不應自行保管文件， 若有必要，可對文件 進行復印使用，但不得違反相關保密制度。保管管理部應對公司文件指定專人進行統(tǒng)一保管；應對保管的文件進行分類、編號，分類和編號的辦法由管理部根據(jù)非技術類檔案管理制度執(zhí)行；應對每類文件建立單獨的文件袋，文件袋上應有文件類別和 卷內(nèi) 文件目錄；應在每份文件首頁的右上角標明文件編號；應將保管的文件袋統(tǒng)一存放在專門的資料柜中。借用文件使用應辦理借閱手續(xù)，填寫文件借閱登記表；文件使用完畢，應及時歸還；借閱后歸還的文件應完整，不得有

10、損壞、遺失、隨意涂改；文件借閱的辦法，應符合公司相關保密規(guī)定；復制帶有“秘密”的 文件資料需經(jīng)總經(jīng)理批準后，由公司指定人員統(tǒng)一復制并作好登記。修改與作廢文件的修改，一般由原編制部門修改并填寫文件更改單 ，提出 對文件修改、更改的理由，修改好的文件，應經(jīng)部門負責人審核及相 關部門會簽、校核，分管領導審批后，才能頒布執(zhí)行；文件經(jīng)多次修改（平均更改達3次）或文件需要進行大幅度修改時， 應換發(fā)新版本，但保持原編號，同時需要在文件的眉頭標注新版次。 當新版次的文件一經(jīng)頒布，以新版文件為準，原老版本文件自動失效， 公司不對老版本文件回收；文件作廢由文件編制部門填寫報廢申請，提出該文件的作廢理由， 經(jīng)部門負責人及相關部門評審、會簽，分管領導審批后，交公司管理 部公布并備案，公布之日起該文件自動失效，公司不對該文件回收；已作廢文件的編號應當保留，不能被注銷或被新文件所使用。歸檔應定期對保管的文件進行清理歸檔；每年管理部根據(jù)非技術類檔案管理制度要求將所管文件的歸檔到公司