提高工作效率整理好電腦里資料課件

1、提高工作效率整理好電腦里資料課件今天圍繞三個(gè)部分交流今天圍繞三個(gè)部分交流怎樣改進(jìn)怎樣改進(jìn)為什么做為什么做為什么要管好電腦文件？為什么要管好電腦文件？工欲善其事工欲善其事 必先利其器必先利其器平凡不美這些悲催的情況有木有？這些悲催的情況有木有？平凡不美電腦文件最容易亂的地方在哪里？電腦文件最容易亂的地方在哪里？我的文檔我的文檔MyDocument有木有？有木有？系統(tǒng)中用戶的文系統(tǒng)中用戶的文件夾件夾X:Documen-tsandSettings*個(gè)人下載目錄個(gè)人下載目錄X:Downloads有木有？有木有？桌面桌面Desktop有木有？有木有？平凡不美文件管理的真諦文件管理的真諦平凡不美電子文件三

2、要素電子文件三要素文件存放路徑文件存放路徑電子文件分類電子文件分類文件怎樣存放才好文件怎樣存放才好怎樣快速找到文件怎樣快速找到文件文件保存屬性文件保存屬性電子文件電子文件文件文件文件文件文件文件文件文件文件平凡不美要素之一：文件存放路徑要素之一：文件存放路徑 硬 盤 一棵樹 分 區(qū) 大的枝椏 文件夾 分枝， 內(nèi)嵌文件夾 小枝椏 文 件 樹葉， 同樣把它當(dāng)城市街道路小區(qū)單元房間 某一個(gè)文件所在的地方：分區(qū)分區(qū)文件夾文件夾子文件夾子文件夾文件名文件名， 路徑就是包含了這一些元素，找文件和安裝軟件都離不開這個(gè)路徑， 這個(gè)文件所在地地址就是由分區(qū)，文件夾，子文件夾，文件名分區(qū)，文件夾，子文件夾，文件名

3、組成。 平凡不美要素之二：文件保存屬性要素之二：文件保存屬性存檔存檔 只讀只讀 隱藏隱藏能看的！能看的！能改的！能改的！只能看！只能看！不能改！不能改！防修改！防修改！一般你看不到一般你看不到設(shè)置了才能看設(shè)置了才能看可防錯誤刪除可防錯誤刪除文件類型文件類型格式格式格式特征格式特征純文本文件純文本文件TXTTXT格式格式格式簡單透明、不含結(jié)構(gòu)信息和加密、不綁定軟硬件、能用基本文本編輯工具閱讀、數(shù)據(jù)占用字節(jié)數(shù)少。XMLXML格式格式遵循XML技術(shù)規(guī)范，格式開放、不綁定軟硬件、格式自描述、不包含加密、易于轉(zhuǎn)換。版式文件版式文件PDFPDF格式格式遵循ISO/DIS 19005文件管理 電子文件長期保

4、存格式 第1部分 PDF1.4的使用(PDF/A-1)，支持?jǐn)?shù)字簽名、格式開放、不綁定軟硬件、格式自包含、格式自描述、固定顯示、不包含加密、可向其他文本格式轉(zhuǎn)換。CEBCEB格式格式支持?jǐn)?shù)字簽名、格式自描述、固定顯示、可向其他文本格式轉(zhuǎn)換。SEPSEP格式格式支持?jǐn)?shù)字簽名、格式自描述、固定顯示、可向其他文本格式轉(zhuǎn)換。要素之三：文件分類：常見電子文件格式要素之三：文件分類：常見電子文件格式1文件類型文件類型格式格式格式特征格式特征格式化文格式化文本文件本文件RTF格式格式格式開放、不綁定軟硬件、不包含加密、易于轉(zhuǎn)換。WPS格式格式支持?jǐn)?shù)字簽名、可向其他文本格式轉(zhuǎn)換。圖像文件圖像文件TIFF格式格

5、式支持無損壓縮、不綁定軟硬件、易于轉(zhuǎn)換、聚合能力強(qiáng)。JPEG格式格式遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，格式透明、不綁定軟硬件、易于轉(zhuǎn)換。GIF格式格式支持無損壓縮、格式透明、不綁定軟硬件、易于轉(zhuǎn)換。PNG格式格式支持無損壓縮、格式透明、易于轉(zhuǎn)換。要素之三：文件分類：常見電子文件格式要素之三：文件分類：常見電子文件格式2文件類型文件類型格式格式格式特征格式特征音頻文件音頻文件WAV格式格式支持?jǐn)?shù)字水印技術(shù)、支持無損或其他公開的壓縮算法、易于轉(zhuǎn)換MP3格式格式遵循GB/T 17191-1997信息技術(shù) 具有1.5Mbit/s數(shù)據(jù)傳輸率的數(shù)字存儲媒體運(yùn)動圖像及其伴音的編碼，壓縮算法公開、格式緊湊、數(shù)據(jù)占用字節(jié)數(shù)少、

6、易于轉(zhuǎn)換。WMA格式格式內(nèi)置版權(quán)保護(hù)技術(shù)、格式緊湊、數(shù)據(jù)占用字節(jié)數(shù)少、易于轉(zhuǎn)換。視頻文件視頻文件AVI格式格式支持?jǐn)?shù)字水印技術(shù)、支持無損或其他公開的壓縮算法、易于轉(zhuǎn)換。MOV格式格式格式緊湊、易于轉(zhuǎn)換。 MPEG格式格式遵循GB/T 17191-1997信息技術(shù) 具有1.5Mbit/s數(shù)據(jù)傳輸率的數(shù)字存儲媒體運(yùn)動圖像及其伴音的編碼，壓縮算法公開、不綁定軟硬件、易于轉(zhuǎn)換。 要素之三：文件分類：常見電子文件格式要素之三：文件分類：常見電子文件格式3如何去做如何去做怎樣改進(jìn)怎樣改進(jìn)為什么做為什么做平凡不美電腦文件的電腦文件的“5S”管理管理整理整理(Seiri)、整頓、整頓(Seiton)、清掃、清

7、掃(Seiso)、清潔、清潔(Seiketsu)、素養(yǎng)素養(yǎng)(Shitsuke)平凡不美整理整理 Seiri1S盤符盤符固定化固定化整理整理三要點(diǎn)三要點(diǎn)結(jié)構(gòu)結(jié)構(gòu)科學(xué)化科學(xué)化存放存放目視化目視化目標(biāo)：目標(biāo)：把需要的文件以把需要的文件以定定位位、定定量量以便用最快的速度取得所需以便用最快的速度取得所需。平凡不美整理整理 Seiri盤符固定化盤符固定化1SC:D:E:F:四個(gè)盤符標(biāo)準(zhǔn)規(guī)劃為：四個(gè)盤符標(biāo)準(zhǔn)規(guī)劃為：操作系統(tǒng)盤操作系統(tǒng)盤應(yīng)用軟件盤應(yīng)用軟件盤工作文件盤工作文件盤私人文件盤私人文件盤本地磁盤(C:)本地磁盤(D:)本地磁盤(F:)本地磁盤(E:)計(jì)算機(jī)計(jì)算機(jī)盤符固定化整理整理三要點(diǎn)三要點(diǎn)存放目視

8、化結(jié)構(gòu)科學(xué)化平凡不美整理整理 Seiri結(jié)構(gòu)科學(xué)化結(jié)構(gòu)科學(xué)化1S適合的文件夾適合的文件夾(科學(xué)地分類科學(xué)地分類)適中的層級數(shù)適中的層級數(shù)(結(jié)構(gòu)的深度結(jié)構(gòu)的深度)盤符固定化整理整理三要點(diǎn)三要點(diǎn)存放目視化結(jié)構(gòu)科學(xué)化工具軟件工具軟件精選精選PPT參考文件參考文件項(xiàng)目文件項(xiàng)目文件常用軟件常用軟件控制文件夾控制文件夾與文件的數(shù)目與文件的數(shù)目50-100個(gè)個(gè)項(xiàng)目管理01-MyFiles-RS02-MyFiles-YW提交文件03-MyFiles-LA10-MyFiles-BB調(diào)研文件工作安排終端支持會議管理人事管理財(cái)務(wù)管理商品管理培訓(xùn)管理平凡不美整理整理 Seiri存放目視化存放目視化1S盤符固定化整理整

9、理三要點(diǎn)三要點(diǎn)存放目視化結(jié)構(gòu)科學(xué)化文件的命名與排序是有關(guān)聯(lián)的。常用的命名方法是： 文件夾名文件夾名 2位位數(shù)字?jǐn)?shù)字 +“-”+ 文件夾名文件夾名” 如：“01- 常用軟件”、“02 -系統(tǒng)軟件”。 文件名文件名 2位位數(shù)字?jǐn)?shù)字 +“-”+ 文件名文件名 如：“01- 演講比賽”、“02 培訓(xùn)課件”。這樣文件夾會按數(shù)字的大小進(jìn)行升序或降序的排列。這就看個(gè)人愛好了。一般命名的方法，還會用上日期，這樣用的時(shí)候就可以以日期排序。像存儲照片的文件夾就可以這樣命名：“20070801 演講比賽”、“20070910 嵩山秋景”規(guī)范化地命名文件夾和文件規(guī)范化地命名文件夾和文件平凡不美對把有用與無用的文件分開

10、，再對無用的文件進(jìn)行處理對把有用與無用的文件分開，再對無用的文件進(jìn)行處理整頓整頓 Seiton2S進(jìn)行整頓！進(jìn)行整頓！果斷刪除果斷刪除!平凡不美定期定期清除和歸檔清除和歸檔清掃清掃 Seiso3S2、定期清掃垃圾、定期清掃垃圾1、定期歸檔文件、定期歸檔文件 安裝目錄programfilestencent ad 這里面是 廣告 安裝目錄programfilestencent flashshow 這是你的 好友的 秀文件夾，可以放心刪除 裝目錄programfilestencent flashshow 2這是你的 好友的 秀文件夾，可以放心刪除 安裝目錄programfilestencent Mu

11、sicMhirlCache這里面的空間音樂的臨時(shí)文件夾 這里面的文件會占很大的空間，所以盡快刪除掉吧！ 桌面上下載的各種文件要處理并定期歸檔將電腦保持在無垃圾文件、桌面整潔的狀態(tài)將電腦保持在無垃圾文件、桌面整潔的狀態(tài)平凡不美經(jīng)過三個(gè)環(huán)節(jié)之后，怎樣經(jīng)過三個(gè)環(huán)節(jié)之后，怎樣保持保持電腦文件井然有序？電腦文件井然有序？結(jié)構(gòu)結(jié)構(gòu)建立完善的文件結(jié)構(gòu)命名命名規(guī)范化地命名文件夾歸檔歸檔周期性地將文件歸檔1 12 23 3清潔清潔 Seiketsu4S軟件軟件清潔清潔 Seiketsu4S2、安裝軟件、安裝軟件1、下載軟件、下載軟件 安裝軟件要安裝在合適的位置，并且記住 這個(gè)位置。 卸載軟件后要到軟件安裝的地方

12、將目錄徹 底刪除。 下載時(shí)，把軟件存放在規(guī)劃好的位置中；資料資料2、歸檔資料、歸檔資料1、下載資料、下載資料 對資料要及時(shí)看閱，有用的要整理到分類 文件夾中（注意區(qū)分已完成和未完成的） 沒有用的果斷刪除。 培養(yǎng)培養(yǎng)每天每天清潔的良好清潔的良好習(xí)慣習(xí)慣？ 下載的各種資料放在臨時(shí)文件夾；總結(jié)思想清理環(huán)境整理電腦管理工作電腦電腦的空間因整理變大！的空間因整理變大！思想思想的空間因總結(jié)變擴(kuò)！的空間因總結(jié)變擴(kuò)！生活生活的空間因清理變寬！的空間因清理變寬！素養(yǎng)素養(yǎng) Shitsuke5S理理平凡不美素養(yǎng)素養(yǎng)清潔清潔整理整理整頓整頓清掃清掃小結(jié)：電腦文件管理的小結(jié)：電腦文件管理的”5S”文件架構(gòu)建建區(qū)別文件分

13、分定期歸檔歸歸每日整理整整效果不錯推推如何去做如何去做怎樣改進(jìn)怎樣改進(jìn)為什么做為什么做平凡不美Skill 1：發(fā)揮我的文檔作用：發(fā)揮我的文檔作用1S 我的文檔我的文檔能方便地在桌面上、開始菜單、資源管理器、保存/打開窗口中找到，有利于我們方便而快捷地打開、保存文件。 利用“我的文檔我的文檔”中已有的目錄，也可以創(chuàng)建自己的目錄，將經(jīng)常需要訪問的文件存儲在這里。我 的 文 檔平凡不美Skill 2：發(fā)揮快捷方式的便利：發(fā)揮快捷方式的便利2S 如果我們經(jīng)常要快速訪問文件或文件夾，那可以右擊選擇“創(chuàng)建快捷創(chuàng)建快捷方式方式”，再將生成的快捷方式放置到你經(jīng)常停留的地方。當(dāng)然，當(dāng)文件和文件夾不再需要經(jīng)常訪問時(shí)，你需要及時(shí)將快捷方式刪除，以免快捷方式塞堵了太多空間或牽扯了你的注意力。平凡不美Skill 3：注意區(qū)分要處理的和已完成的：注意區(qū)分要處理的和已完成的3S 當(dāng)你看到一些P