某某地產(chǎn)股份有限公司檔案管理實(shí)施細(xì)則

1、圓富力地產(chǎn)濯電尹 RAF PIOPERTIES春哄合噸期上稀蟾4 am廣州富力地產(chǎn)股份有限公司 檔案管理實(shí)施細(xì)則文件編號(hào)RF-XZ-ZD-05版本/修訂A/0日期2013年8月1日檔案管理實(shí)施細(xì)則編制日期審核日期批準(zhǔn)日期第2頁共15頁禽力地產(chǎn)98 RAF PIOPERTIES青春聯(lián)合交JJ朝上黨蟾號(hào)日”77廣州富力地產(chǎn)股份有限公司 檔案管理實(shí)施細(xì)則文件編號(hào)RF-XZ-ZD-05版本/修訂A/0日期2013年8月1日第一章總則第一條 為加強(qiáng)對(duì)檔案的收集、 整理和管理工作，提高科學(xué)管理水平， 逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范 化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，保證公司檔案全方位地服務(wù)于公司的各項(xiàng)工作，發(fā)揮公司檔案應(yīng)有的功效

2、， 結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本細(xì)則。第二條 本細(xì)則所稱檔案，是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和各項(xiàng)管理工作中形成的具有保存價(jià)值 的各種門類和載體的全部檔案，包括各部門、子公司（以下簡(jiǎn)稱各部）的各種文字、圖表、聲像等 不同形式的文書檔案、工程圖紙、開發(fā)檔案、聲像檔案、榮譽(yù)實(shí)物檔案等。第三條 公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則。 在行政部下設(shè)立檔案室， 檔案室配備專職檔案管理人員，集中統(tǒng)一管理公司及下屬子公司部分檔案。公司各部門、子公司配備檔案員， 業(yè)務(wù)上接受行政部檔案室的指導(dǎo)，負(fù)責(zé)收集、整理各部門、子公司的文件材料并定期移交給檔案室。第四條 檔案管理采取專人負(fù)責(zé)、按時(shí)交接、定期檢查的管理模式。專人

3、負(fù)責(zé)是指檔案保管部門及各經(jīng)辦部門對(duì)應(yīng)設(shè)置專職或兼職檔案人員負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理與保管職責(zé)；按時(shí)交接是指各經(jīng)辦部門每周兩次 （逢周二及周五）將辦理對(duì)外業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的文件資料、 證照、 合同原件及時(shí)交行政部檔案室， 按規(guī)范做好移交登記手續(xù)，檔案管理員實(shí)時(shí)監(jiān)督，確保于規(guī)定的時(shí)限內(nèi)辦理檔案移交，避免因環(huán)節(jié)疏漏或延遲移交造成的風(fēng)險(xiǎn)隱患。定期檢查是指集團(tuán)相關(guān)管理、保管部門及各相應(yīng)部門應(yīng)建立檔案定期檢查制度。第二章檔案密級(jí)的劃分第五條 列入密級(jí)的檔案是關(guān)系公司權(quán)利和利益，依照特定程序確定， 在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。一般包括下列事項(xiàng)：1 .公司重大決策中的秘密事項(xiàng)。公司尚未付之實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)

4、略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng) 目及經(jīng)營(yíng)決策。2 .公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見書、可行性報(bào)告以及重要的會(huì)議記錄和材料。3 .公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。4 .公司所掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的各類信息。5 .其它經(jīng)公司確認(rèn)應(yīng)保密的事項(xiàng)。第六條 檔案的密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。禽力地產(chǎn)98 RAF PIOPERTIES青春聯(lián)合交JJ朝上黨蟾號(hào)日”77廣州富力地產(chǎn)股份有限公司 檔案管理實(shí)施細(xì)則文件編號(hào)RF-XZ-ZD-05版本/修訂A/0日期2013年8月1日1 .絕密是公司最重要的秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)益遭受特別嚴(yán)重的損失。絕密檔案包括：董事 長(zhǎng)私人文件、公

5、司名下房地產(chǎn)權(quán)證、各地區(qū)公司的業(yè)務(wù)審批流程、集團(tuán)及下屬公司供應(yīng)商名錄、承 建商名錄；股份公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、薪酬委員會(huì)決議及會(huì)議紀(jì)要等。上述文件直接影響 公司權(quán)益的重要決策文件、資料設(shè)為絕密級(jí)。借調(diào)此類文件必須嚴(yán)格審核，經(jīng)辦人員清晰填寫借調(diào)文件申請(qǐng)審批表里的各項(xiàng)內(nèi)容，由經(jīng) 辦部門經(jīng)理審核、報(bào)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批同意后，交行政部主管領(lǐng)導(dǎo)最終審批。2 .機(jī)密是公司重要的秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)益遭受嚴(yán)重的損害。機(jī)密檔案包括：公司規(guī)劃、 統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議記錄、協(xié)議、聲像檔案等。此類文件需經(jīng)辦部門經(jīng)理審核、集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批同意后方可借調(diào)。3.秘密是公司一般的秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)益受到損害。秘密級(jí)

6、檔案包括：公司開展對(duì)外業(yè) 務(wù)所產(chǎn)生的資料文檔、證照及合同、協(xié)議等。借調(diào)此類文件需經(jīng)辦部門經(jīng)理審核，集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批同意。第三章檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則。第七條集團(tuán)行政部檔案管理員工作職責(zé)1 .規(guī)劃公司檔案工作，起草公司檔案工作的各項(xiàng)管理制度，組織公司專兼職檔案管理員學(xué)習(xí)， 執(zhí)行公司檔案工作規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況。2 .收集、整理各部門、子公司移交的各種文件材料，并對(duì)接收入庫(kù)的檔案資料進(jìn)行分類、整理、立卷、歸檔；有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行檔案史料匯編，編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極做好 檔案信息資源的開發(fā)工作。3 .集中統(tǒng)一管理各種門類、載體

7、的公司檔案，積極做好鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研，主動(dòng) 提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)。4 .督促公司各部門、子公司檔案員收集、整理和移交各種檔案材料，指導(dǎo)各部門、子公司的檔案工作。5 .堅(jiān)持平時(shí)立卷，根據(jù)本部門不同種類文件材料形成的特征，制定其案卷類目，合理分類存放，便于利用和立卷歸檔。6 .加強(qiáng)對(duì)各部門、子公司檔案員的業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查工作，協(xié)助各部門文書立卷人員做好文件材料的形成、積累和整理歸檔工作，保證歸檔檔案的質(zhì)量。第3頁共15頁禽力地產(chǎn)98 RAF PIOPERTIES青春聯(lián)合交JJ朝上黨蟾號(hào)日”77廣州富力地產(chǎn)股份有限公司 檔案管理實(shí)施細(xì)則文件編號(hào)RF-XZ-ZD-05版本/修訂A/

8、0日期2013年8月1日7 .對(duì)保存的文書檔案數(shù)量進(jìn)行準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)。第八條檔案整理員應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定，且不得由直接經(jīng)辦業(yè)務(wù)的人員兼任。第九條檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須在辦理檔案移交手續(xù)后方可離開崗位。因交接手續(xù)不全致使文件和檔案損毀、遺失的，要查明情況并追究有關(guān)人員責(zé)任。第四章檔案分類和立卷整理第十條 公司本部檔案按照樓盤名稱及子公司名稱分別立卷，在卷下又分為八個(gè)子目錄： 公司證照、文書檔案、聲像檔案、銷售合同、開發(fā)合同、開發(fā)資料、工程圖紙、榮譽(yù)實(shí)物檔案。在此大 類下根據(jù)年度按照流水號(hào)立卷。1 .文書檔案，以單位-年度-順序號(hào)立卷。2 .聲像檔案，以事由立卷，在事由原則下按照聲像檔案產(chǎn)生的先后順序，將每

9、一事由的檔案選取有代表性的6-10張像片存檔，依時(shí)間先后排列立卷。3 .銷售合同，以項(xiàng)目名稱立卷，在項(xiàng)目下按照合同產(chǎn)生的時(shí)間先后順序立卷。4 .開發(fā)合同，以項(xiàng)目名稱立卷，在項(xiàng)目下按照合同產(chǎn)生的時(shí)間先后順序立卷。5 .開發(fā)資料，以項(xiàng)目立卷，在項(xiàng)目下按照資料移交的時(shí)間先后順序立卷。6 . 公司證照，以單位立卷。7 .工程圖紙，以單位立卷，按照文件產(chǎn)生的先后順序立卷。8 .榮譽(yù)實(shí)物檔案，在公司檔案室或其它適合場(chǎng)所陳列實(shí)物，編制成冊(cè)，以備查考。第十一條 立卷原則立卷應(yīng)按部門、時(shí)間、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，適當(dāng)照顧保存價(jià)值，分類組卷，以能準(zhǔn)確、全面反映公司真實(shí)面貌和部門的主要職

10、能活動(dòng)，便于查找利用為原則。第五章 檔案管理工作的內(nèi)容及相關(guān)要求第一節(jié)公司證照的管理第十二條公司重要證照類別1 .內(nèi)資企業(yè)證照包括：企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照正副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證正副本、IC卡（或數(shù)字證書）、國(guó)稅證正副本、地稅證正副本、統(tǒng)計(jì)證、社保登記證；2 .外資企業(yè)證照包括：企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照正副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證正副本、IC卡（或數(shù)字證髓博力地產(chǎn)R&F PBOPFRTIES袤聯(lián)合交易期上稀蟾舔-”于7廣州富力地產(chǎn)股份有限公司 檔案管理實(shí)施細(xì)則文件編號(hào)RF-XZ-ZD-05版本/修訂A/0日期2013年8月1日書）、國(guó)稅證正副本、地稅證正副本、統(tǒng)計(jì)證、外商投資企業(yè)批準(zhǔn)證書正副本、財(cái)政登記證正

11、副本、海關(guān)登記證正副本、社保登記證、外匯登記證；3 .新設(shè)立公司工商登記材料存檔原件有： 內(nèi)資企業(yè)設(shè)立登記材料：全體股東簽署的公司章程；驗(yàn)資報(bào)告；法定代表人、董事、監(jiān)事 和經(jīng)理的任職文件（股東會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議）；公司場(chǎng)地使用證明（無償使用證明或房管局備案的租賃合同）；外資企業(yè)設(shè)立登記材料：公司章程；合營(yíng)合同（外經(jīng)審批用）；驗(yàn)資證明；法定代表人、董事、監(jiān)事和經(jīng)理的任職文件（董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議）；公司場(chǎng)地使用證明（無償使用證明或房管局備案的租賃合同）。4.各類資質(zhì)證（括號(hào)內(nèi)為證書申辦及日常管理部門）：房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)資質(zhì)證（市政部）、建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)證（建筑公司）、物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)證（物 業(yè)公司

12、、美好置業(yè)）、建筑設(shè)計(jì)企業(yè)資質(zhì)證（設(shè)計(jì)院）、工程監(jiān)理企業(yè)資質(zhì)證（監(jiān)理公司）。第十三條公司證照歸檔及管理規(guī)范1 .新公司成立后，由經(jīng)辦人將辦理出來的證照原件移交到行政部檔案管理人員處，并填寫清楚移交記錄，管理員需立刻將新證的數(shù)據(jù)條目錄入OA證照管理系統(tǒng)，并且將其彩色掃描件錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，原件分類放入相應(yīng)的檔案文件夾后存放檔案室。管理員平時(shí)應(yīng)多檢查證照保存的情況是否完好，各類證照在年檢期限前提醒相關(guān)經(jīng)辦人需辦理年檢手續(xù)。2 .證照借、調(diào)檔管理流程：由申請(qǐng)部門人員填寫借調(diào)文件審批表 申請(qǐng)部門經(jīng)理審核并簽署意見一一主管副總經(jīng)理 審批一一檔案員核對(duì)借調(diào)文件審批表上的審批手續(xù)是否完整方可借出。原則上證照必須當(dāng)

13、天借當(dāng)天歸還，遇到特殊情況需要借到外地辦理事情時(shí)，按實(shí)際情況由專員攜帶外出，辦理完畢立刻歸還行政部檔案室。發(fā)生逾期尚未歸還證照情況時(shí)，管理員應(yīng)督促經(jīng)辦人必須馬上歸還。3 .證照復(fù)印件使用管理流程：由申請(qǐng)部門人員在 復(fù)印件借用申請(qǐng)薄 上登記一一申請(qǐng)部門經(jīng)理審核并簽署意見一一行政部 經(jīng)理審批一一檔案員核對(duì)復(fù)印件借用申請(qǐng)薄上的審批手續(xù)是否完整后，在復(fù)印件上加蓋“此復(fù) 印件與原件相符，僅用于辦理 事宜，復(fù)印無效”章后方可領(lǐng)用。4 .證照年檢提示：企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照每年須進(jìn)行年度工商年檢；組織機(jī)構(gòu)代碼證每年年檢；禽力地產(chǎn)98 RAF PIOPERTIES青春聯(lián)合交JJ朝上黨蟾號(hào)日”77廣州富力地產(chǎn)股份有限

14、公司 檔案管理實(shí)施細(xì)則文件編號(hào)RF-XZ-ZD-05版本/修訂A/0日期2013年8月1日外資企業(yè)證照包括：企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、外商投資企業(yè)批準(zhǔn)證書、國(guó)稅證、地稅證、財(cái)政登記證、海關(guān)登記證、外匯登記證每年須進(jìn)行外經(jīng)聯(lián)合年檢；資質(zhì)證書按主管部門規(guī)定時(shí)間進(jìn)行年檢。第二節(jié)開發(fā)合同的管理第十四條開發(fā)合同類別新項(xiàng)目開發(fā)前期合同按成交方式主要分為兩大類：政府公開招、拍、掛形式和轉(zhuǎn)讓買賣形式。招、拍、掛形式會(huì)產(chǎn)生：確認(rèn)書和國(guó)有土地出讓合同；轉(zhuǎn)讓形式產(chǎn)生：合作意向書、框架協(xié)議和土地使用權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議 。第十五條合同歸檔及管理規(guī)范1 .紙質(zhì)合同評(píng)審類合同：申請(qǐng)部門經(jīng)辦人按合同分類依照現(xiàn)行的審批流程完成各項(xiàng)審批手續(xù)一一

15、由申請(qǐng)部門經(jīng)辦人在行政部填寫對(duì)應(yīng)部門的合同登記簿一一行政部核對(duì)合同（協(xié)議）評(píng)審記錄表上的審批手續(xù)是否齊全， 并檢查簽約代表處是否有相對(duì)應(yīng)的部門負(fù)責(zé)人簽名及填寫簽約日期一一行政部對(duì)該合同蓋公司統(tǒng)一的合同編號(hào)章（穗富字第號(hào)）按部門分類進(jìn)行編號(hào)，同時(shí)檢查每份合同是否有法津事務(wù)部的“合同文本審核章”的騎縫章一一行政部按該合同尾頁所注明的份數(shù)進(jìn)行蓋章一一申請(qǐng)部門經(jīng)辦人領(lǐng)取合同并作簽收一一我司存檔合同即時(shí)留行政部存檔。2 .ERP流程評(píng)審類合同：申請(qǐng)部門經(jīng)辦人按部門分類在ERP系統(tǒng)上進(jìn)行合同審批流程并完成各項(xiàng)審批手續(xù)一一由申請(qǐng)部門經(jīng)辦人在行政部填寫對(duì)應(yīng)部門的合同登記簿一一行政部根據(jù)ERP系統(tǒng)生成的合同編號(hào)

16、進(jìn)入 ERP 系統(tǒng)核對(duì)相對(duì)應(yīng)的合同審批流程是否一致，并檢查簽約代表處是否有相對(duì)應(yīng)的部門負(fù)責(zé)人簽名及填寫簽約日期一一行政部對(duì)該合同蓋公司統(tǒng)一的合同編號(hào)章（穗富字第號(hào)）按部門分類進(jìn)行編號(hào)，并將此編號(hào)手動(dòng)錄入至ERP系統(tǒng)里相對(duì)應(yīng)的合同編號(hào)欄一一行政部按該合同尾頁所注明的份數(shù)進(jìn)行蓋章一一申請(qǐng)部門經(jīng)辦人領(lǐng)取合同并作簽收一一我司存檔合同即時(shí)留行政部存檔上述兩類合同如遇到需要我司先蓋章時(shí)，蓋章后復(fù)印一份連同合同（協(xié)議）評(píng)審記錄表原件一并交行政部留底，并仔細(xì)填寫先蓋章合同登記簿上的相關(guān)內(nèi)容，歸還時(shí)用原件換取之前留底 的復(fù)印件，在先蓋章合同登記簿上注明歸還時(shí)間及歸還人，將一份完整的合同原件交行政部存 檔，此流程

17、結(jié)束。3 .非執(zhí)行合同（名臨時(shí)合同）：此合同為特殊情況時(shí)辦手續(xù)所用，如與外單位簽定此類合同，髓博力地產(chǎn)R&F PBOPFRTIES袤聯(lián)合交易期上稀蟾舔-”于7廣州富力地產(chǎn)股份有限公司 檔案管理實(shí)施細(xì)則文件編號(hào)RF-XZ-ZD-05版本/修訂A/0日期2013年8月1日必須是因我司業(yè)務(wù)需要的情況下方可執(zhí)行。按規(guī)定非執(zhí)行合同只能簽蓋一份，并同時(shí)附有一份公司統(tǒng)一格式的補(bǔ)充協(xié)議，注明此合同是辦手續(xù)所需，并約定此合同無效日期為何時(shí)。由申請(qǐng)部門經(jīng)辦人在行政部領(lǐng)取臨時(shí)合同蓋章簿一一認(rèn)真填寫蓋章簿上的相關(guān)信息內(nèi)容一一申請(qǐng)部門主管負(fù)責(zé) 人審批一一集團(tuán)決策委員會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)審批一一法律事務(wù)部審批并加蓋“合同文

18、本審核章”的騎縫 章一一行政部核對(duì)臨時(shí)合同蓋章簿上的審批手續(xù)是否齊全，并檢查簽約代表處是否有相對(duì)應(yīng)的 部門負(fù)責(zé)人簽名及填寫簽約日期一一行政部對(duì)該類合同只蓋一份，如有特殊情況必須加蓋份數(shù)時(shí)， 需在臨時(shí)合同蓋章簿上注明申請(qǐng)?jiān)颍⒂刹块T負(fù)責(zé)人及法律事務(wù)部特批后方可進(jìn)行蓋章一一 申請(qǐng)部門經(jīng)辦人只能領(lǐng)取蓋章后的合同復(fù)印件一份一一合同原件即時(shí)留行政部存檔，如需借用合同原件，需填寫借調(diào)文件審批表，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批手續(xù)齊全后，由檔案管理員借出。4 .合同借、調(diào)檔流程：由申請(qǐng)部門人員填寫借調(diào)文件審批表（附件一）一一申請(qǐng)部門經(jīng)理審核并簽署意見一一主管副總經(jīng)理審批一一檔案員核對(duì)借調(diào)文件審批表上的審批手續(xù)是否完整方可借

19、出。 合同借出期限一般不能超過三天，遇特殊情況按借檔實(shí)際事宜處理。發(fā)生逾期尚未歸還證照情況時(shí)，管理員應(yīng)馬上督促經(jīng)辦人必須即時(shí)歸還。5 .合同復(fù)印件借用流程：由申請(qǐng)部門人員在 復(fù)印件借用申請(qǐng)薄 上登記一一申請(qǐng)部門經(jīng)理審核并簽署意見一一行政部 經(jīng)理審批一一檔案員核對(duì)復(fù)印件借用申請(qǐng)薄上的審批手續(xù)是否完整后，在復(fù)印件上加蓋“此復(fù) 印件與原件相符，僅用于辦理 事宜，復(fù)印無效”章后方可領(lǐng)用。6 .日常合同維護(hù)：合同歸檔后，管理員平時(shí)應(yīng)多抽檢錄入信息是否有誤，及時(shí)更新和修改，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī) 范，細(xì)心做好每一份文件的錄入、歸檔、管理、維護(hù)等工作，多鉆研能提高檔案管理有效的方式方 法。第三節(jié)銷售合同的管理第

20、十六條商品房買賣合同蓋章及歸檔流程1 .銷售合同的蓋章：銷售買賣合同必需是法律事務(wù)部審核及房管局要求的格式合同為依據(jù)。合同蓋章前，由簽約部經(jīng)辦人在銷售買賣合同蓋章登記表（附件二）上做好登記，具體登記內(nèi)容：日期、樓盤名稱、合同編號(hào)、房號(hào)、業(yè)主名，登記完畢即可到行政部蓋章，蓋章前必須核對(duì)登記內(nèi)容與紙質(zhì)合同是否第7頁共15頁禽力地產(chǎn)98 RAF PIOPERTIES青春聯(lián)合交JJ朝上黨蟾號(hào)日”77廣州富力地產(chǎn)股份有限公司 檔案管理實(shí)施細(xì)則文件編號(hào)RF-XZ-ZD-05版本/修訂A/0日期2013年8月1日一致，確認(rèn)完全無誤即可蓋章。蓋章完畢再打印該登記表，由經(jīng)辦人-簽約主管-銷售部負(fù)責(zé)人審批 簽名后

21、即可領(lǐng)取已加蓋公章合同。簽約中心每月定期將已經(jīng)房管局鑒證過的有效合同移交到檔案 室，由經(jīng)辦人填寫移交登記本，檔案員按各樓盤和自編號(hào)分類存放檔案室。蓋章過程中注意事項(xiàng)：廣州市房地產(chǎn)交易與權(quán)屬登記詢問記錄表；家庭成員情況申報(bào)表；戶口簿復(fù)印件；結(jié)婚證（或未婚證等等其他婚姻情況證明復(fù)印件）；個(gè)人所得稅繳納證明或社會(huì)保險(xiǎn)繳納證明等復(fù)印件；合同涂改的內(nèi)容等等都要加蓋公章。蓋完公章后加蓋法人代表私章的同時(shí)，必需認(rèn)真檢查合同是否漏蓋章的地方。銷售買賣合同蓋章登記簿交給檔案管理員，合同備案后其中一份原件合同交回行政部存檔，該登記表作為對(duì)應(yīng)蓋出的合同與歸還存檔的合同數(shù)量是否一致的憑證。2 .銷售空白認(rèn)購(gòu)書、贈(zèng)送管

22、理費(fèi)確認(rèn)書、車位使用權(quán)確認(rèn)書蓋章及歸檔流程：由于空白認(rèn)購(gòu)書、贈(zèng)送管理費(fèi)確認(rèn)書、車位使用權(quán)確認(rèn)書印刷文件內(nèi)容必須經(jīng)過銷售策劃中心及法律事務(wù)部審批后格 式文版確認(rèn)，固必需由行政部統(tǒng)一印刷，方可執(zhí)行蓋章。由銷售部經(jīng)辦人電話先通知，電話中會(huì)告 訴樓盤名、數(shù)量、用途，行政部提前蓋好章，然后按照對(duì)應(yīng)表格作登記商品房認(rèn)購(gòu)蓋章登記表（附件三）、贈(zèng)送管理費(fèi)確認(rèn)書蓋章登記表 （附件四）、車位使用權(quán)確認(rèn)書蓋章登記表 （附件五）， 具體登記內(nèi)容日期、樓盤、編號(hào)、份數(shù)、權(quán)屬、領(lǐng)用人，再由使用人呈遞銷售部負(fù)責(zé)人審批簽名后即可領(lǐng)取。手續(xù)齊全后商品房認(rèn)購(gòu)蓋章登記表、贈(zèng)送管理費(fèi)確認(rèn)書蓋章登記表、車位使用權(quán)確認(rèn)書蓋章登記表，轉(zhuǎn)交

23、給檔案管理員，由于蓋章的都是一式肆聯(lián)，樓盤用完后其中一聯(lián)要交回行政部存檔的，該登記表作為對(duì)應(yīng)蓋出與歸還存檔數(shù)量是否一致的憑證。簽約中心定期將已經(jīng)過房管局鑒證過的有效合同移交到檔案室， 由經(jīng)辦人填寫移交登記本， 檔案員按各樓盤和自編號(hào)分類存 放檔案室。3 .美好兒童世界租賃合同、美好二手買賣合同、美好租賃合同、解約協(xié)議蓋章及歸檔流程：美好兒童世界租賃合同必須附有李生簽字審批的租價(jià)表或者報(bào)告為依據(jù)，美好租賃合同、解約協(xié)議金額100萬元以下（含100萬元）由王琦總審批，超過 100萬以上的合同由李生審批。以上美好置 業(yè)兩類合同均附有合同（協(xié)議）評(píng)審記錄表（附件六）由美好毛躍華、程怡、潘繼軍審批后呈法

24、律事務(wù)部負(fù)責(zé)人審批。 然后對(duì)應(yīng)前置依據(jù)手續(xù)齊全的合同，經(jīng)辦人做合同登記，具體登記內(nèi)容 要求：序號(hào)、日期、項(xiàng)目、合同名稱、合同類別、詳細(xì)地址、對(duì)方單位、合同編號(hào)、蓋章份數(shù)、經(jīng) 辦人、行政存檔、行政部簽收。行政執(zhí)行蓋章人核對(duì)登記內(nèi)容與紙質(zhì)合同是否一致。確認(rèn)無誤即可蓋章，蓋章完畢打印該登記表由經(jīng)辦人呈遞潘繼軍簽名確認(rèn)。富力美好租賃合同登記表（附件七）轉(zhuǎn)交給檔案管理員，租賃合同一式肆份蓋完章所有合同原件由經(jīng)辦部門呈送房管局備案后，第8頁共15頁髓博力地產(chǎn)R&F PBOPFRTIES袤聯(lián)合交易期上稀蟾舔-”于7廣州富力地產(chǎn)股份有限公司 檔案管理實(shí)施細(xì)則文件編號(hào)RF-XZ-ZD-05版本/修訂A/

25、0日期2013年8月1日然后其中一份合同原件歸還行政部存檔，該登記表作為對(duì)應(yīng)蓋出與歸還存檔數(shù)量是否一致的憑證。美好二手買賣合同蓋章流程則參照“銷售商品房買賣合同蓋章流程”。美好置業(yè)文員定期將已經(jīng)過房管局登記備案過的有效合同移交到檔案室， 由經(jīng)辦人填寫移交登記本，檔案員按各樓盤和自編 號(hào)分類存放檔案室。4 .管理員接收到新合同后檢查是否符合歸檔條件，各地區(qū)公司按所需類別分類編號(hào)，嚴(yán)格按照OA檔案管理系統(tǒng)內(nèi)容錄入相應(yīng)的數(shù)據(jù)，核對(duì)數(shù)據(jù)無誤后把合同原件裝訂入庫(kù)存放檔案室。第十七條銷售合同的使用1 .借、調(diào)檔流程：由申請(qǐng)部門人員填寫借調(diào)文件審批表 申請(qǐng)部門經(jīng)理審核并簽署意見一一主管副總經(jīng)理 審批一一檔案

26、員核對(duì)借調(diào)文件審批表上的審批手續(xù)是否完整方可借出。合同借出期限一般不能超過三天，遇特殊情況按借檔實(shí)際事宜處理。發(fā)生逾期尚未歸還證照情況時(shí)，管理員應(yīng)馬上督促經(jīng)辦人必須即時(shí)歸還。2 .復(fù)印件借用流程：由申請(qǐng)部門人員在 復(fù)印件借用申請(qǐng)薄 上登記一一申請(qǐng)部門經(jīng)理審核并簽署意見一一行政部 經(jīng)理審批一一檔案員核對(duì)復(fù)印件借用申請(qǐng)薄上的審批手續(xù)是否完整后，在復(fù)印件上加蓋“此復(fù) 印件與原件相符，僅用于辦理 事宜，復(fù)印無效”章后方可領(lǐng)用。第四節(jié)開發(fā)資料的管理第十八條開發(fā)資料的類別項(xiàng)目開發(fā)期間所產(chǎn)生的文件主要由三塊主干業(yè)務(wù)產(chǎn)生：國(guó)土類、規(guī)劃類、市政建設(shè)類，整個(gè)新 開發(fā)項(xiàng)目從拍賣開始到最終業(yè)主取得產(chǎn)權(quán)證總共會(huì)產(chǎn)生80

27、個(gè)節(jié)點(diǎn)，節(jié)點(diǎn)當(dāng)中也會(huì)因應(yīng)不同情況產(chǎn)生不同的開發(fā)文件（詳見附件八），管理員應(yīng)按照時(shí)間順序催促經(jīng)辦部門移交相關(guān)開發(fā)資料存檔。第十九條開發(fā)資料的歸檔及管理規(guī)范1 .管理員接收到新的開發(fā)資料后檢查是否符合歸檔條件，按類別分類編號(hào)，嚴(yán)格按照OA檔案管理系統(tǒng)內(nèi)容錄入相應(yīng)的數(shù)據(jù)，核對(duì)數(shù)據(jù)無誤后把資料原件入庫(kù)存放檔案室相應(yīng)的檔案柜。歸檔后的資料平時(shí)應(yīng)多抽檢錄入信息是否有誤，及時(shí)更新和修改，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)范，細(xì)心做好每一份文件的錄入、歸檔、管理、維護(hù)等工作。2 .開發(fā)資料借、調(diào)檔流程：由申請(qǐng)部門人員填寫借調(diào)文件審批表一一申請(qǐng)部門經(jīng)理審核并簽署意見一一主管副總經(jīng)理髓博力地產(chǎn)R&F PBOPFRTIES

28、袤聯(lián)合交易期上稀蟾舔-”于7廣州富力地產(chǎn)股份有限公司 檔案管理實(shí)施細(xì)則文件編號(hào)RF-XZ-ZD-05版本/修訂A/0日期2013年8月1日審批一一檔案員核對(duì) 借調(diào)文件審批表 上的審批手續(xù)是否完整方可借出。文件借出期限一般不能超過三天，遇特殊情況按借檔實(shí)際事宜處理。3 .開發(fā)資料復(fù)印件借用流程：由申請(qǐng)部門人員在 復(fù)印件借用申請(qǐng)薄 上登記一一申請(qǐng)部門經(jīng)理審核并簽署意見一一行政部 經(jīng)理審批一一檔案員核對(duì)復(fù)印件借用申請(qǐng)薄上的審批手續(xù)是否完整后，在復(fù)印件上加蓋“此復(fù) 印件與原件相符，僅用于辦理 事宜，復(fù)印無效”章后方可領(lǐng)用。第五節(jié)工程圖紙的管理第二十條工程圖紙的類別每個(gè)項(xiàng)目基本產(chǎn)生的圖紙包括：報(bào)建圖（報(bào)

29、建換圖）、方案復(fù)函圖、施工圖、國(guó)土證附圖、用地紅線圖、排水設(shè)計(jì)圖、竣工圖、人防施工報(bào)建圖、道路報(bào)建圖、單體方案圖、準(zhǔn)予行政許可決定 書附圖。第二十一條 圖紙的歸檔及管理規(guī)范1 .經(jīng)辦部門把辦理回來的圖紙?jiān)平坏叫姓繖n案管理員處，做好移交登記簽收手續(xù)。管理員按類別流水號(hào)編號(hào)錄入 OA系統(tǒng)，分類存放檔案室相應(yīng)的圖紙檔案柜。2 .圖紙借、調(diào)檔流程：由申請(qǐng)部門人員填寫借調(diào)文件審批表一一申請(qǐng)部門經(jīng)理審核并簽署意見一一主管副總經(jīng)理 審批一一檔案員核對(duì)借調(diào)文件審批表上的審批手續(xù)是否完整方可借出。圖紙借出期限一般不能超過三天，遇特殊情況按借檔實(shí)際事宜處理。第六節(jié)聲像檔案第二十二條 聲像資料的類別聲像檔案包

30、括：公司各類大型活動(dòng)、重要會(huì)議的照片、錄像及錄音。第二十三條 聲像檔案的歸檔及管理規(guī)范1 .活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)，由活動(dòng)負(fù)責(zé)人把活動(dòng)照片、錄像的成品及電子版移交到檔案室存檔， 存檔光盤需清晰標(biāo)明活動(dòng)名稱及時(shí)間，大型活動(dòng)還需要制作精美的畫冊(cè)以存留檔。2 .聲像借檔流程：由申請(qǐng)部門人員填寫借調(diào)文件審批表一一申請(qǐng)部門經(jīng)理審核并簽署意見一一主管副總經(jīng)理 審批一一檔案員核對(duì)借調(diào)文件審批表上的審批手續(xù)是否完整方可借出。聲像檔案必須當(dāng)天借當(dāng)?shù)?0頁共15頁禽力地產(chǎn)98 RAF PIOPERTIES青春聯(lián)合交JJ朝上黨蟾號(hào)日”77廣州富力地產(chǎn)股份有限公司 檔案管理實(shí)施細(xì)則文件編號(hào)RF-XZ-ZD-05版本/修訂A

31、/0日期2013年8月1日天歸還，而且在沒有行政部主管領(lǐng)導(dǎo)同意的情況下不能擅自拷貝自用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)厲處罰。第七節(jié)榮譽(yù)實(shí)物檔案第二十四條 榮譽(yù)實(shí)物的類別榮譽(yù)實(shí)物一般包括：獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、證書、外方授予的紀(jì)念品等。第二十五條 榮譽(yù)實(shí)物的歸檔及管理規(guī)范1 .收到榮譽(yù)實(shí)物后做好簽收記錄，管理員拍照后分類留存電子版本在電腦指定文件夾，另備份在檔案室專用移動(dòng)硬盤內(nèi)。2 .榮譽(yù)實(shí)物借檔流程：由申請(qǐng)部門人員填寫借調(diào)文件審批表 申請(qǐng)部門經(jīng)理審核并簽署意見一一主管副總經(jīng)理 審批一一檔案員核對(duì)借調(diào)文件審批表上的審批手續(xù)是否完整方可借出，借出期限具體看辦理用途而界定。第八節(jié)對(duì)外發(fā)文的管理第二十六條 對(duì)外發(fā)文的蓋章復(fù)印件留

32、存方法所有對(duì)外發(fā)文的文件蓋章需一式兩份文本，一份由經(jīng)辦部門相關(guān)主管負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)，另一 份需過有公司名稱抬頭的便簽紙后方可蓋章，蓋章后復(fù)印一份與簽名原件一并由行政部存檔。第二十七條 對(duì)外發(fā)文的分類保管及管理規(guī)范收到對(duì)外發(fā)文留存的復(fù)印件后，按照公司名稱和產(chǎn)生時(shí)間的順序分類歸檔，然后放入檔案盒 保存以便日后翻查。第九節(jié)集團(tuán)公司通知通告的保存管理第二十八條 由前臺(tái)文員負(fù)責(zé)把人事通告、集團(tuán)通知及企管中心通知按類別和文號(hào)順序分類 保存在相應(yīng)的文件夾內(nèi)，檔案管理員定期進(jìn)行檢查，按月度歸檔存入檔案室。第十節(jié)集團(tuán)公司重大會(huì)議紀(jì)要的保存管理第二十九條 重大會(huì)議紀(jì)要是指由集團(tuán)董事長(zhǎng)或總經(jīng)理主持召開的重大會(huì)議，會(huì)后

33、由相關(guān)秘書將由會(huì)議主持人簽發(fā)的會(huì)議紀(jì)要移交到行政部檔案室，管理員按照類別及會(huì)議紀(jì)要的文號(hào)順序歸檔保存。翻富力地產(chǎn)R&F PBOPRRTIES泰限合噸易斯上雨蟾號(hào)-廣州富力地產(chǎn)股份有限公司 檔案管理實(shí)施細(xì)則文件編號(hào)RF-XZ-ZD-05版本/修訂A/0日期2013年8月1日第三十條 集團(tuán)重要活動(dòng)的策劃方案、預(yù)算批復(fù)、活動(dòng)流程、工作人員手冊(cè)、活動(dòng)畫冊(cè)等資料在活動(dòng)后一周內(nèi)由活動(dòng)負(fù)責(zé)人移交到檔案室，管理員按照活動(dòng)類別及時(shí)間歸檔保存。第十二節(jié) 公司集體戶戶口卡的保管第三十一條 集體戶籍卡保存及借調(diào)檔的管理1 .人事部將已辦理入戶手續(xù)的戶籍卡移交到行政部檔案室，經(jīng)辦人辦理移交手續(xù)， 管理員把戶籍卡

34、按辦理時(shí)間的順序存放在居民戶口薄內(nèi)存放檔案室保管。2 .借用戶籍卡人員需在戶籍卡借用登記薄（附件九）上登記方可借出，一般情況下在一周內(nèi)歸還。第十三節(jié) 印鑒使用申請(qǐng)薄的使用及存檔管理第三十二條 行政部按部門、子公司分別印制相應(yīng)的印鑒使用申請(qǐng)薄（附件十），統(tǒng)一存放在行政部公章管理員處，經(jīng)辦部門每次使用需辦理印鑒使用申請(qǐng)薄借出登記手續(xù)。當(dāng)印鑒使 用申請(qǐng)薄使用完畢時(shí)，由相關(guān)部門或子公司向行政部提出領(lǐng)用新薄需求申請(qǐng)，領(lǐng)用新薄必須將舊 薄同時(shí)交回，經(jīng)辦人與行政部檔案管理員辦理登記領(lǐng)用及歸還手續(xù)。使用完畢的印鑒使用申請(qǐng)薄按部門、時(shí)間排序存放檔案室。第十四節(jié)其它文件的管理第三十三條 其它需存檔文件包括：集團(tuán)屬

35、下的商標(biāo)證；各子公司刻章許可證回執(zhí)；公司內(nèi)部刊物富力號(hào)、新富力、新家園、富力東方；行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌廣州公司申請(qǐng)購(gòu)買的過節(jié)禮品、購(gòu)物卡明細(xì)匯總表；員工過節(jié)福利明細(xì)匯總表；媒體資訊匯總。以上資料均以按類別及產(chǎn)生的時(shí)間順序分類存放檔案室。第六章檔案分類大綱類目1范疇歸檔范圍公司內(nèi)資企業(yè) 證照企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照正副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證正副C卡（或數(shù)字證書）國(guó)稅證正副本、地稅證 副本、統(tǒng)計(jì)證、社保登記證。外資企業(yè) 證照企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照正副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證正副C卡（或數(shù)字證書）國(guó)稅證正副本、地稅證 副本、統(tǒng)計(jì)證、外商投資企業(yè)批準(zhǔn)證書正副棚政登記證正副本海關(guān)登記證正副本社保登記證、 外匯登記證。南富力地產(chǎn)R&a

36、mp;F PBOPRRTIES 事春聯(lián)合交JJ助上市蟾樸，廣州富力地產(chǎn)股份有限公司 檔案管理實(shí)施細(xì)則文件編號(hào)RF-XZ-ZD-05版本/修訂A/0日期2013年8月1日證新設(shè)立內(nèi)資公司工商 登記材料 存檔原件全體股東簽署的公司章程；驗(yàn)資報(bào)告；法定代表人、董事、監(jiān)事和經(jīng)理的任職文件（股東會(huì) 事會(huì)決議）公司場(chǎng)地使用證明（無償使用證明或房管局備案的租賃合同）決議、昭八、新設(shè)立外資公司工商全體股東簽署的公司章程；合營(yíng)合同（外經(jīng)審批顧資證明；法定代表人、董事、監(jiān)事和經(jīng)營(yíng)（的魚I匚化1研 存檔原件任職文件（董事會(huì)決議監(jiān)事會(huì)決議）公司場(chǎng)地使用證明:無償使用證明或房管局備案的租賃合卜J）房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)資質(zhì)證市

37、政部）建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)近建筑公司9物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)證物業(yè)公司、在欠負(fù)質(zhì)世美好置業(yè)）建筑設(shè)計(jì)企業(yè)資質(zhì)證（設(shè)計(jì)院正程監(jiān)理企業(yè)資質(zhì)證（監(jiān)理公司）其他證照集團(tuán)屬卜的商標(biāo)證；各子公司刻章許可證回執(zhí)。開 發(fā) 合招、拍、掛形式 產(chǎn)生合同成交確認(rèn)書和國(guó)有土地出讓合同轉(zhuǎn)讓形式合作意向書框架協(xié)議和土地使用權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議同產(chǎn)生合同銷集團(tuán)商品房買賣合同售銷售合同合 同美好置業(yè) 合同美好兒童世界租賃合同、美好二手買賣合同、美好租賃合同、解約協(xié)議國(guó)土類開發(fā)資料建設(shè)用地批準(zhǔn)書國(guó)有土地使用證廣東省州巾商品房預(yù)售許可證開建設(shè)用地規(guī)劃許可證或廣州市規(guī)劃局立案申請(qǐng)回執(zhí)關(guān)于同意修建性規(guī)劃調(diào)整方案的復(fù)通戶規(guī)劃類開發(fā)資料州市規(guī)劃局立案申請(qǐng)回執(zhí)雙關(guān)于送審單體建筑設(shè)計(jì)方案的復(fù)函的建設(shè)工程規(guī)劃許可證必建設(shè)工發(fā) 資程規(guī)劃驗(yàn)收合格證廣州市建設(shè)工程放線測(cè)量記錄則建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)收測(cè)量記錄冊(cè)料廣州市建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書曠州市配套設(shè)施建設(shè)費(fèi)繳交通知”于住宅區(qū)建筑設(shè)計(jì)二 生學(xué)意見的函人防工程專項(xiàng)竣工驗(yàn)收備案意見書竣工環(huán)保驗(yàn)收函設(shè)計(jì)招標(biāo)的中標(biāo)通知書 監(jiān)理招標(biāo)的中標(biāo)通知書雙施工招