醫(yī)院物資管理規(guī)章制度(共7頁(yè))

1、醫(yī)院物資管理規(guī)章制度物資管理辦法為規(guī)范我院的物資管理工作，提高經(jīng)濟(jì)效益，降低經(jīng)營(yíng)成本同步杜絕物資管理工作中的跑、冒、滴、漏，特制定本管理辦法。適用范圍:凡醫(yī)院所需的所有物資均適用此辦法。 一、采購(gòu)/入庫(kù)管理流程：1、招標(biāo)流程采購(gòu)部門（采購(gòu)員）組織供應(yīng)商招標(biāo)，招標(biāo)完成后，由采購(gòu)部門（采購(gòu)員）打印中標(biāo)的物資材信息交到物價(jià)辦確認(rèn)是否收費(fèi)，采購(gòu)部門（采購(gòu)員）將中標(biāo)的供應(yīng)商信息和中標(biāo)的物資材料信息錄入望海物流系統(tǒng)中；2、采購(gòu)/通知供應(yīng)商對(duì)于常備物資：庫(kù)房庫(kù)管員對(duì)常備物資設(shè)置安全庫(kù)存基數(shù)，采購(gòu)部門（采購(gòu)員）每周四下午根據(jù)庫(kù)存基數(shù)生成采購(gòu)訂單，并通知供應(yīng)商安排送貨；對(duì)于零庫(kù)存物資：1)、業(yè)務(wù)科室每周一上午，

2、在HERP系統(tǒng)中錄入本周物資材料的需求計(jì)劃，并提報(bào)到相應(yīng)庫(kù)房；2)、藥劑科每周一下午完成對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)科室的需求計(jì)劃匯總，3)、根據(jù)匯總后的科室需求計(jì)劃編制采購(gòu)計(jì)劃，審核后并提交采購(gòu)部門；3、送貨供應(yīng)商根據(jù)采購(gòu)部門（采購(gòu)員）通知所采購(gòu)的材料進(jìn)行備貨，并集中在每周三送貨到庫(kù)房，業(yè)務(wù)科室急用的材料隨時(shí)送貨；4、驗(yàn)貨前提條件：供應(yīng)商將所采購(gòu)的物資材料送到庫(kù)房，附帶隨貨清單、采購(gòu)驗(yàn)收單；驗(yàn)貨人員：庫(kù)管、采購(gòu)部門的采購(gòu)員；驗(yàn)貨內(nèi)容：物資材料的效期、批號(hào)、品種、數(shù)量、單價(jià)；必須保證發(fā)票上的品種、數(shù)量與實(shí)物保持一致；發(fā)票上的供應(yīng)商必須與采購(gòu)?fù)ㄖ獑紊系墓?yīng)商保持一致，否則視為驗(yàn)收不通過(guò)。驗(yàn)收完成后，采購(gòu)部門的采購(gòu)

3、員、庫(kù)管員共同在采購(gòu)驗(yàn)收通知單上簽字確認(rèn)，由物資會(huì)計(jì)及時(shí)進(jìn)行入庫(kù)單的編制及實(shí)物的入庫(kù)。驗(yàn)貨職責(zé)：采購(gòu)部門負(fù)責(zé)驗(yàn)收物資材料的質(zhì)量；庫(kù)管員負(fù)責(zé)物資材料的品種、數(shù)量、批號(hào)、效期等信息；采購(gòu)部門必須參加所有物資材料的驗(yàn)貨；二、物資材料入庫(kù)及日常管理1、在物資材料通過(guò)驗(yàn)收后，由物資會(huì)計(jì)在HERP物流系統(tǒng)中進(jìn)行入庫(kù)操作，在填制入庫(kù)單時(shí)應(yīng)注意：A、選擇提供材料的供應(yīng)商和入庫(kù)的庫(kù)房；B、在錄入材料信息時(shí)，除了錄入單價(jià)、數(shù)量外，針對(duì)醫(yī)用衛(wèi)生材料同時(shí)要錄入材料的效期、批號(hào)，并保存入庫(kù)單；同時(shí)由物資會(huì)計(jì)對(duì)入庫(kù)單進(jìn)行審核、入庫(kù)確認(rèn)，并打印入庫(kù)單，物資會(huì)計(jì)、庫(kù)管員、采購(gòu)部門的采購(gòu)員在入庫(kù)單上簽字確認(rèn)，最后由庫(kù)管員做實(shí)物

4、的入庫(kù)處理。注：入庫(kù)單一式三份，第一聯(lián)交供貨商；第二聯(lián)交物資會(huì)計(jì)、第三聯(lián)交總會(huì)計(jì)；2、總務(wù)科、藥劑科在物資的保管過(guò)程中，應(yīng)按照不同的規(guī)格型號(hào)、用途、形狀實(shí)行科學(xué)合理的擺放，以便于發(fā)放和清點(diǎn)，對(duì)于保質(zhì)期管理的物資，應(yīng)按照采用先進(jìn)先出的方式進(jìn)行管理，為了保證倉(cāng)庫(kù)的安全和防止物資變質(zhì)，要做好防火、防盜、防潮工作，還需要建立健全檔案管理，及時(shí)掌握和反饋需求、供應(yīng)、耗用和儲(chǔ)存等狀況，對(duì)于設(shè)置安全庫(kù)存管理的物資，由藥劑科負(fù)責(zé)向采購(gòu)部門提報(bào)采購(gòu)需求計(jì)劃；3、 物資材料需要按季盤點(diǎn)，季度和年終進(jìn)行全面清查，檢查物資賬面數(shù)量和實(shí)際是否相符，檢查各種物資有無(wú)超積壓、損壞、變質(zhì)等情況，在清點(diǎn)工作中發(fā)現(xiàn)盤虧、盤盈應(yīng)分

5、析原因，并及時(shí)處理；六、物資材料出庫(kù)A模式：由業(yè)務(wù)科室(臨床與醫(yī)技部門)每周二通過(guò)客戶端編制下一周的“科室領(lǐng)用申請(qǐng)”單，經(jīng)過(guò)各科護(hù)士長(zhǎng)或科主任審批后，于每周二24點(diǎn)前“發(fā)送”給藥劑科或總務(wù)科庫(kù)房，由藥劑科、總務(wù)科的物資會(huì)計(jì)進(jìn)行“科室領(lǐng)用申請(qǐng)審核”功能對(duì)科室提交的申領(lǐng)單進(jìn)行處理，根據(jù)申領(lǐng)單生成出庫(kù)單，同時(shí)進(jìn)行審核，并打印出庫(kù)單交給庫(kù)管員，各科室每周三派人到庫(kù)房領(lǐng)取材料，領(lǐng)料人及庫(kù)管一并在出庫(kù)單上簽字確認(rèn)，庫(kù)管員辦理完材料領(lǐng)用后將簽字確認(rèn)的出庫(kù)單交回物資會(huì)計(jì)處。B模式：主要針對(duì)行政后勤科室，未在客戶端通過(guò)網(wǎng)上申領(lǐng)而獲取材料的領(lǐng)用，由使用部門直接到藥劑科、總務(wù)科庫(kù)房通過(guò)其它途徑（如：電話通知）申領(lǐng)材

6、料，由藥劑科、總務(wù)科的物資會(huì)計(jì)直接辦理材料出庫(kù)單并打印出庫(kù)單，各科室人員自行領(lǐng)取材料并在出庫(kù)單上簽字確認(rèn)；出庫(kù)單一式四份：物資會(huì)計(jì)、保管員、財(cái)務(wù)科、使用科室各一份；七、發(fā)票管理1、貨票同行在物資材料驗(yàn)收、入庫(kù)完成后，由物資會(huì)計(jì)將同一供應(yīng)商的入庫(kù)單、采購(gòu)驗(yàn)收通知單整理在一起，每月底轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)，同時(shí)辦理發(fā)票及入庫(kù)單交接手續(xù)；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)對(duì)收到的入庫(kù)單進(jìn)行審核，并且要審核供應(yīng)商提供發(fā)票的真?zhèn)危?、貨票不同行針對(duì)一些小額的后勤物資供應(yīng)商不能做到票貨同行時(shí)，物資會(huì)計(jì)以隨貨清單入庫(kù)；在物資材料驗(yàn)收、入庫(kù)完成后，物資會(huì)計(jì)將簽完字的入庫(kù)單保存起來(lái)，等供應(yīng)商在月底前（每月25號(hào)）把發(fā)票送到后，再將采購(gòu)驗(yàn)收通知單、

7、發(fā)票、入庫(kù)單對(duì)應(yīng)后交財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)，同時(shí)辦理發(fā)票及入庫(kù)單的交接手續(xù)；3、物資會(huì)計(jì)對(duì)發(fā)票的審核財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)對(duì)物資會(huì)計(jì)交來(lái)的發(fā)票和入庫(kù)單進(jìn)行審核，審核的內(nèi)容包括發(fā)票與入庫(kù)單的材料品種、金額、供應(yīng)商名稱是否一致等信息；4、月底發(fā)票未到的處理方式待月底供應(yīng)商仍沒(méi)有將發(fā)票送到庫(kù)房物資會(huì)計(jì)處時(shí)，物資會(huì)計(jì)要將發(fā)票未到的入庫(kù)單交到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)處，暫由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)保存發(fā)票未到的入庫(kù)單，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)通知采購(gòu)部門，啟動(dòng)對(duì)供應(yīng)商的處罰措施；5、未到發(fā)票的通知和處罰措施采購(gòu)部門每月26日通知供應(yīng)商在28號(hào)前把截止到本月25日送貨的發(fā)票送到庫(kù)房物資會(huì)計(jì)處。如供應(yīng)商不能按時(shí)將發(fā)票送到藥劑科物資會(huì)計(jì)處時(shí)，則對(duì)該供應(yīng)商當(dāng)月發(fā)生的材料款在規(guī)定付款時(shí)

8、間的基礎(chǔ)上順延6個(gè)月。如果供應(yīng)商提供假的發(fā)票，根據(jù)醫(yī)院的規(guī)定有權(quán)拒付材料款，甚至取消該供應(yīng)商的供貨資格。附件2物資管理相關(guān)科室職責(zé)一、采購(gòu)部門1、負(fù)責(zé)供應(yīng)商字典的維護(hù)；在系統(tǒng)中維護(hù)供應(yīng)商的相關(guān)證件信息，對(duì)即將到期的供應(yīng)商證件進(jìn)行預(yù)警提示；2、對(duì)于資質(zhì)過(guò)期或沒(méi)有審核通過(guò)的供應(yīng)商及時(shí)停用，保證無(wú)法對(duì)其辦理入庫(kù)手續(xù)；3、需要采購(gòu)部門嚴(yán)格控制供應(yīng)商信息，如果供應(yīng)商不是中標(biāo)單位，不能錄入到物流管理系統(tǒng)中，如果在材料入庫(kù)時(shí)調(diào)不出隨貨清單或者發(fā)票上所提供的供應(yīng)商時(shí)，說(shuō)明中標(biāo)供應(yīng)商與實(shí)際提供材料的供應(yīng)商不符，則無(wú)法辦理材料入庫(kù)，這樣便可以控制提供材料的供應(yīng)商與中標(biāo)供應(yīng)商不一致的問(wèn)題；4、負(fù)責(zé)物資材料字典的維護(hù)

9、，醫(yī)用材料必須使用產(chǎn)品注冊(cè)證的名稱，可以在系統(tǒng)中維護(hù)醫(yī)用材料的生產(chǎn)許可證信息，對(duì)即將到期的證件進(jìn)行預(yù)警， 可以控制沒(méi)有通過(guò)招標(biāo)的物資材料無(wú)法辦理入庫(kù)手續(xù)；5、每周一和庫(kù)管員、物資會(huì)計(jì)共同對(duì)供應(yīng)商送來(lái)的物資進(jìn)行驗(yàn)貨，主要檢驗(yàn)物資的質(zhì)量；6、對(duì)供應(yīng)商的價(jià)格、品質(zhì)、交期及供貨能力進(jìn)行考評(píng)，以確保供應(yīng)商的供貨能力；7、及時(shí)跟蹤供應(yīng)商價(jià)格行情及品質(zhì)情況，以便提高物資材料品質(zhì)和降低采購(gòu)成本；8、采購(gòu)部門每周五下午完成對(duì)供應(yīng)商的送貨通知，如果延誤造成供應(yīng)商送貨的延遲，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)；9、因中標(biāo)物資材料信息、中標(biāo)供應(yīng)商信息維護(hù)及中標(biāo)供應(yīng)商資質(zhì)造成的相關(guān)問(wèn)題，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)。二、總務(wù)科、藥劑科、設(shè)備科1、每周一

10、和采購(gòu)部門共同對(duì)物資入庫(kù)進(jìn)行驗(yàn)收，主要驗(yàn)收物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、批號(hào)和效期等；2、藥劑科必須在每周五中午12點(diǎn)之前完成對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)科室的需求匯總并生成采購(gòu)計(jì)劃，并提交采購(gòu)部門，因提交不及時(shí)造成采購(gòu)的延誤由藥劑科負(fù)責(zé)3、藥劑科必須在每周三中午12點(diǎn)之前完成對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)科室的領(lǐng)用申請(qǐng)審批并生成出庫(kù)單；4、負(fù)責(zé)出入庫(kù)單的錄入和審核并打?。?、負(fù)責(zé)物資的盤點(diǎn)和清查；6、藥劑科存放保質(zhì)期管理的物資，一定按照先進(jìn)先出的方式出庫(kù)，對(duì)于保質(zhì)期到期之前還未出庫(kù)的物資，要及時(shí)通知供應(yīng)商協(xié)調(diào)安排更換或退貨等處理；7、物資材料在倉(cāng)庫(kù)存放過(guò)期或因存放發(fā)生的質(zhì)量等問(wèn)題，由設(shè)備科負(fù)責(zé)；8、設(shè)備科因條件不足，暫時(shí)不參與本制度制定。三、業(yè)務(wù)科室1、負(fù)責(zé)科室需求計(jì)劃的錄入及審核；2、負(fù)責(zé)對(duì)臨時(shí)領(lǐng)用物資材料領(lǐng)料申請(qǐng)單的錄入及審核；3、業(yè)務(wù)科室領(lǐng)用物資材料時(shí)一定要在物流系統(tǒng)中填寫領(lǐng)料申請(qǐng)單或需求計(jì)劃，杜絕書(shū)面形式的申請(qǐng)單及需求計(jì)劃；4、業(yè)務(wù)科室物資需求計(jì)劃必須在周二晚上24點(diǎn)完成，逾時(shí)將順延一個(gè)星期安排出庫(kù)；5、業(yè)務(wù)科室