時(shí)間管理與工作效率

1、時(shí)間管理與工作效率時(shí)間與工作效率 工作效率=有效工作量/工作時(shí)間 有效工作：符合目標(biāo)要求 符合質(zhì)量要求 符合時(shí)效要求工作效率與工作效能 效率：快捷 效能：既快又好 效能與效率的區(qū)別： 1、 用正確的方法做錯(cuò)誤之事。 2、 用正確的方法做正確之事。 3、 用錯(cuò)誤的方法做正確之事。 4、 用錯(cuò)誤的方法做錯(cuò)誤之事。 一、時(shí)間與時(shí)間管理 （一）時(shí)間的特點(diǎn)：一維性 1、時(shí)間是一種一次性消耗的稀缺資源，既不能再生, 也不能被儲(chǔ)存。 2、時(shí)間對(duì)每個(gè)人都是均等的，但又是有限的。 “時(shí)間是最不偏私的，給任何人都是24小時(shí)；同時(shí)時(shí)間是最偏私的，給任何人都不是24小時(shí)?！保ㄓ?guó)博物學(xué)家赫胥黎） （二）現(xiàn)代時(shí)間觀念：

2、 時(shí)間就是生命 人生工作時(shí)間測(cè)算（20歲-80歲）： 睡眠：20年（7300天） 吃飯：7年（2190天） 穿衣梳洗：5年（1825天） 娛樂：8年（2920天） 上下班、旅行：5年（1825天） 生?。?年（1095天） 等待：3年（1095天） 打電話：1年（365天） 照鏡子：70天 擦鼻涕：10天 工作時(shí)間：8年另285天（共3205天） （二）現(xiàn)代時(shí)間觀念： 時(shí)間就是金錢 （美）本杰明.富蘭克林：“記住，時(shí)間就是金錢。假如說，一個(gè)每天能掙10個(gè)先令的人，或躺在沙發(fā)上消磨了半天，他以為在娛樂上僅僅花了6個(gè)便士而已。不對(duì)！他還失掉了他本可以掙得的5個(gè)先令。如果誰毀掉了5個(gè)先令的錢，那就是

3、毀掉了它能產(chǎn)生的一切，也就是說，毀掉了一座英鎊之山?！保ǘ┈F(xiàn)代時(shí)間觀念： 時(shí)間就是金錢 貝爾在研制電話機(jī)時(shí)，格雷也在研制。兩個(gè)人幾乎同時(shí)獲得了突破。但是貝爾到達(dá)專利局比格雷早了兩小時(shí)，貝爾就因這120分鐘取得了成功。 比爾蓋茨不會(huì)彎腰拾取地上丟失的10000元，因?yàn)樗棵肟蓲?500元，彎腰拾錢需要5秒時(shí)間。（二）現(xiàn)代時(shí)間觀念： 時(shí)間就是現(xiàn)代社會(huì) 托夫勒：20年來，計(jì)算機(jī)科學(xué)家已經(jīng)經(jīng)歷了從毫秒（千分之一秒）到毫微秒（十億分之一秒）的歸時(shí)間的壓縮。這就是說，一個(gè)人的全部工作壽命，就算80000個(gè)工作小時(shí)（40年，每年2000小時(shí)）可以壓縮為4.8分鐘。 社會(huì)學(xué)家統(tǒng)計(jì)：今天社會(huì)3年內(nèi)的變化，相當(dāng)

4、于本世紀(jì)初30年內(nèi)的變化、牛頓以前300年內(nèi)的變化、石器時(shí)代3000年內(nèi)的變化。（三)時(shí)間管理 1、時(shí)間管理，是指用最短的時(shí)間或在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)，把事情做好。 2、時(shí)間管理就是自我管理 。自我管理就是改變習(xí)慣，以令自己更富績(jī)效。 3、時(shí)間是最高貴而有限的資源，不能管理時(shí)間，便什么都不能管理。 時(shí)間竊賊 1、 缺乏明確的目標(biāo) 2、 拖延 3、 缺乏優(yōu)先順序 4、 想做的事情太多 5、 做事有頭無尾 6、 不會(huì)授權(quán) 7、 不會(huì)拒絕別人的請(qǐng)求 8、 匆匆決定，匆匆放棄； 9、 行動(dòng)緩慢 10、懶惰（四）時(shí)間管理的內(nèi)容 1、合理安排自己的時(shí)間 2、不要浪費(fèi)時(shí)間 3、不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間 4、找出隱藏的

5、時(shí)間（五）時(shí)間管理學(xué) 第一代時(shí)間管理理論：備忘錄型 備忘錄管理的特色就是寫紙條，這種備忘錄可以隨身攜帶，忘了就把它拿出來翻一下。如果今天一天結(jié)束完成了大部分的事情，就可以在備忘錄上劃掉，否則就要增列到明天的備忘錄上。 優(yōu)點(diǎn)：應(yīng)變力強(qiáng)，沒有壓力，或者壓力比較小。備忘錄型的管理便于追蹤那些待辦事項(xiàng)。 缺點(diǎn)：忽略了整體性的組織規(guī)劃，比較隨意，所以往往會(huì)漏掉一些事情。（五）時(shí)間管理學(xué) 第二代時(shí)間管理理論：強(qiáng)調(diào)“規(guī)劃與準(zhǔn)備” 特點(diǎn)是制定時(shí)間表，記錄應(yīng)該做的事情，標(biāo)明應(yīng)該完成的期限。 優(yōu)點(diǎn)：通過制定的目標(biāo)和規(guī)劃完成的事情達(dá)成率比較高。 缺點(diǎn)：容易產(chǎn)生凡事都要安排的習(xí)慣，找不到思考的空間。（五）時(shí)間管理學(xué)

6、第三代時(shí)間管理理論：強(qiáng)調(diào)規(guī)劃并制定優(yōu)先順序。 特色：將每天活動(dòng)寫在紙上或者輸入計(jì)算機(jī)，詳細(xì)地規(guī)劃各式各樣的規(guī)劃表或者組織表。主要是為了提高工作和生活效率。 優(yōu)點(diǎn)：強(qiáng)調(diào)以價(jià)值為導(dǎo)向的生活工作方式。能夠發(fā)揮長(zhǎng)期、中期或者短期目標(biāo)的效果，也能透過每天的規(guī)劃，安排優(yōu)先的順序，提高效率。 缺點(diǎn)：忽略了自然法則，缺乏遠(yuǎn)見。（五）時(shí)間管理學(xué) 第四代時(shí)間管理：強(qiáng)調(diào)一切以自然法則為中心的羅盤理論。 特色：它不是換一個(gè)時(shí)鐘，而是提供一個(gè)羅盤，因?yàn)槿俗叩亩嗫焓且换厥?，方向?qū)Σ攀亲钪匾?。怎么走，不是求快，而是怎么向未來的目?biāo)接近。 在你的生活過程當(dāng)中，每一個(gè)決定不是離開你人生的目標(biāo)很遠(yuǎn)，就是離你人生的目標(biāo)很近。所以

7、你每一個(gè)時(shí)刻都在做選擇，每一個(gè)時(shí)刻都在做決定。二、時(shí)間管理的原則 （一）目標(biāo)原則 1、設(shè)立明確的目標(biāo)：寫出年度4到10個(gè)目標(biāo)，找出一個(gè)核心目標(biāo)，并依次排列重要性，然后依照你的目標(biāo)設(shè)定一些詳細(xì)的計(jì)劃，你的關(guān)鍵就是依照計(jì)劃進(jìn)行。 2、進(jìn)行目標(biāo)切割； （1） 年度目標(biāo)切割成季度目標(biāo)，列出清單，每一季度要做哪一些事情； （2） 季度目標(biāo)切割成月目標(biāo)，并在每月初重新再列一遍，碰到有突發(fā)事件而更改目標(biāo)的情形便及時(shí)調(diào)整過來； （3）每一個(gè)星期天，把下周要完成的每件事列出來； （4）每天晚上把第二天要做的事情列出來。 二、時(shí)間管理的原則 （二）二八原則（帕累托原則）： 用80%的時(shí)間做20%最重要的事情。 由

8、19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出。其核心內(nèi)容是生活中80的結(jié)果幾乎源于20%的活動(dòng)。比如，總是那些20的客戶給你帶來了80的業(yè)績(jī)，可能創(chuàng)造了80的利潤(rùn)；世界上80的財(cái)富是被20%的人掌握著，世界上80的人只分享了20的財(cái)富。因此，要把注意力放在20的關(guān)鍵事情上。 時(shí)間“四象限”法 美國(guó)管理學(xué)家科維提出： “四象限”：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。 重要而緊急的事馬上做，盡快完成。 主要精力和時(shí)間放在處理重要但不緊急的事情上。 緊急而不重要的事，要學(xué)會(huì)說“不不”。 不重要也不緊急的事，盡量不去做。 二、時(shí)間管理的原則 （三）授權(quán)原則： 列出你目前工作和生活中所有覺得

9、可以授權(quán)的事情，把它們寫下來，然后開始找適當(dāng)?shù)娜擞枰允跈?quán)處理，以此提高工作效率。 二、時(shí)間管理的原則 （四）自主原則： 每天至少要有半小時(shí)到1小時(shí)的“不被干擾”時(shí)間。 假如你能有一個(gè)小時(shí)完全不受任何人干擾，自己關(guān)在自己的房間里面，思考一些事情，或是做一些你認(rèn)為最重要的事情。這一個(gè)小時(shí)可以抵過你一天的工作效率，甚至有時(shí)候這一小時(shí)比你三天工作的效率還要好。 二、時(shí)間管理的原則 （五）合并使用原則： 在安排工作時(shí)間時(shí)，應(yīng)當(dāng)把類似的工作集中起來，以便消除重復(fù)的活動(dòng)。假如你在做紙上作業(yè)，那段時(shí)間都做紙上作業(yè)；假如你是在思考,用一段時(shí)間只作思考；打電話的話，最好把電話累積到某一時(shí)間一次把它打完。當(dāng)你重復(fù)做

10、一件事情時(shí)，你會(huì)熟能生巧，效率一定會(huì)提高。三、時(shí)間管理的方法（一）如何合理安排自己的時(shí)間？ 1、一定要抓住今天?！敖裉煨拍睢保?就在今天，我要開始工作 就在今天，我要擬訂目標(biāo)和計(jì)劃 就在今天，我要考慮只能活到今天 就在今天，我要健全身心 就在今天，我要走向成功（一）如何合理安排自己的時(shí)間？ 2、每天開始都有一張時(shí)間安排表： （1）列出一天必須完成的事項(xiàng)。 （2）用符號(hào)標(biāo)出事項(xiàng)的輕重緩急程度。 （3）排列事項(xiàng)完成的先后順序。 （4）按照排列順序處理有關(guān)事項(xiàng)。 （5）每天晚上檢查事項(xiàng)完成情況，列出第二天的時(shí)間安排表。六點(diǎn)優(yōu)先工作制 該方法是效率大師艾維利在向美國(guó)一家鋼鐵公司提供咨詢時(shí)提出的，它使這

11、家公司用了5年的時(shí)間，從瀕臨破產(chǎn)一躍成為當(dāng)時(shí)全美最大的私營(yíng)鋼鐵企業(yè)，艾維利因此獲得了2.5萬美元咨詢費(fèi)，故管理界將該方法喻為“價(jià)值2.5萬美元的時(shí)間管理方法”。這一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分別從1到6標(biāo)出6件最重要的事情。每天一開始，先全力以赴做好標(biāo)號(hào)為“1”的事情，直到它被完成或被完全準(zhǔn)備好，然后再全力以赴地做標(biāo)號(hào)為“2”的事，依此類推艾維利認(rèn)為，一般情況下，如果一個(gè)人每天都能全力以赴地完成6件最重要的事，那么，他一定是一位高效率人士。（一）如何合理安排自己的時(shí)間？ 3、制作中長(zhǎng)期計(jì)劃表： （1）對(duì)全年的目標(biāo)管理任務(wù)按季、按月制訂進(jìn)度表。 （2）一周一安排，與進(jìn)度表緊密銜接。

12、 （3）每周抽出半天時(shí)間檢查本周任務(wù)完成情況。 （4）對(duì)個(gè)人進(jìn)修項(xiàng)目和進(jìn)度也要作出相應(yīng)安排。（一）如何合理安排自己的時(shí)間？ 4、做好與上下級(jí)時(shí)間安排的銜接： （1）仔細(xì)了解上級(jí)的時(shí)間安排信息和安排習(xí)慣。 （2）要求并幫助下級(jí)制作時(shí)間安排表。（二）如何做到不浪費(fèi)時(shí)間？ 1、不值得做的，千萬別做： （1）不值得做的事會(huì)讓你誤以為自己完成了某些事情。 （2）不值得做的事會(huì)消耗時(shí)間和精力。 （3）不值得做的事會(huì)浪費(fèi)生命。 （4）不值得做的事會(huì)生生不息。（二）如何做到不浪費(fèi)時(shí)間？ 2、不要輕言放棄： 最浪費(fèi)時(shí)間的一件事就是太早放棄。人們經(jīng)常做了90%的工作后，放棄了最后可以讓他們成功的10%。這不但輸?shù)?/p>

13、了開始的投資，更喪失了經(jīng)由最后努力而發(fā)現(xiàn)寶藏的喜悅。（“積土為山，功虧一簣”；開羅博物館陳列的法老墓寶藏發(fā)現(xiàn)于最后一錘的努力。）（二）如何做到不浪費(fèi)時(shí)間？ 3、適時(shí)知難而退： （1）你可以取得更多信息嗎？ （2）是否有無法克服的困難？ （3）你的本錢有多少？ （4）有沒有暗盤、手腳？（二）如何做到不浪費(fèi)時(shí)間？ 4、適時(shí)見好就收： （1）按照“滿意”原則，控制期望值。 （2）按照“物極必反”大規(guī)律，把握事物發(fā)展的“度”。（二）如何做到不浪費(fèi)時(shí)間？ 5、果斷決策： （1）清楚地了解決策目標(biāo)。 （2）明確價(jià)值準(zhǔn)則。 （3）將各種可行方案寫出來，列出優(yōu)缺點(diǎn)，分別打分，作出選擇。 （4）盡量規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。（

14、二）如何做到不浪費(fèi)時(shí)間？ 6、不要時(shí)斷時(shí)續(xù)： （1）在自己和經(jīng)常打斷你工作的人們之間安置一個(gè)人。 （2）安排一段時(shí)間讓同事隨時(shí)找你。 （3）學(xué)會(huì)在大段時(shí)間內(nèi)工作（4-6小時(shí)）。 （4）辦公室的設(shè)計(jì)應(yīng)能避免干擾。 莫法特休息法 圣經(jīng)新約的翻譯者詹姆斯.莫法特的書房里有3張桌子：第一張擺著他正在翻譯的圣經(jīng)譯稿；第二張擺的是他的一篇論文的原稿；第三張擺的是他正在寫的一篇偵探小說。莫法特的休息方法就是從一張書桌搬到另一張書桌，繼續(xù)工作。 （二）如何做到不浪費(fèi)時(shí)間？ 7、注意會(huì)議時(shí)間管理： （1）準(zhǔn)時(shí)開會(huì)，懲罰遲到者，不要用等候遲到來懲罰準(zhǔn)時(shí)到會(huì)的人。 （2）印制會(huì)議議程，不要離題。 （3）為了控制會(huì)議

15、時(shí)間，可以考慮站著開會(huì)、設(shè)倒計(jì)時(shí)鐘、規(guī)定到時(shí)可以退場(chǎng)的制度。 （4）計(jì)算會(huì)議時(shí)間成本：每小時(shí)產(chǎn)值X3X2X與會(huì)人數(shù)X會(huì)議時(shí)間 （二）如何做到不浪費(fèi)時(shí)間？ 8、防范因?yàn)榇中拇笠舛速M(fèi)時(shí)間： （1）物盡其所，物歸原處。 （2）不要藏東西。 （3）借助記性好的朋友。 （4）細(xì)心標(biāo)示擋安與文件夾。 （5）貴重物品上寫上姓名、地址、電話和招領(lǐng)獎(jiǎng)賞。 （6）訓(xùn)練“三思而后行”。 （三）如何不讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間？ 1、認(rèn)識(shí)并避開時(shí)間大盜： （1） 浪費(fèi)別人的時(shí)間就是浪費(fèi)別人的生命。 （2） 不要成為別人的時(shí)間的人質(zhì)。 （人們一般每8分鐘受一次干擾，每小時(shí)7次，每天50-60次，平均每次5分鐘，總共4小時(shí)。大

16、約50-80%的打擾是無意義或極少價(jià)值的）麥肯錫30秒電梯理論 麥肯錫公司曾經(jīng)為一家重要的大客戶做咨詢。咨詢結(jié)束的時(shí)候，麥肯錫的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在電梯間里遇見了對(duì)方的董事長(zhǎng)，該董事長(zhǎng)問他能不能說一下現(xiàn)在的結(jié)果。由于該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人沒有準(zhǔn)備，而且即使有準(zhǔn)備也無法在電梯從30層到l層運(yùn)行的300秒鐘內(nèi)把結(jié)果說清楚。最終，麥肯錫失去了這一重要客戶。從此，麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時(shí)間內(nèi)把結(jié)果表達(dá)清楚，凡事要直奔主題、直奔結(jié)果。麥肯錫認(rèn)為，一般情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要?dú)w納在3條以內(nèi)。這就是如今在商界流傳甚廣的“30秒電梯理論”或稱“電梯演講”。（三）如何不讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間？

17、2、方法： （1）不接燙手的山芋。 （2）懂得說“不”。 （3）學(xué)會(huì)利用時(shí)間暗示：限時(shí)暗示、肢體暗示、串通暗示、找東西暗示、結(jié)語暗示、沉默暗示。 （4）在接待室接待來訪者。（四）如何找出隱藏的時(shí)間？ 1、善用等候和空擋的時(shí)間。 2、善用通勤時(shí)間。 3、創(chuàng)造時(shí)間區(qū)：早到或遲退、遠(yuǎn)離雜務(wù)、技術(shù)隔離。 4、逆勢(shì)操作。 5、“5點(diǎn)鐘俱樂部” 6、挑燈夜讀一小時(shí)。（3-5年可以讀完全日制大學(xué)課程，成為專家） 時(shí)間管理水平自測(cè) 選擇“從不”記0分，選擇“有時(shí)”記1分，選擇“經(jīng)?！庇?分，選擇“總是”記3分。 1、我在每個(gè)工作日之前都能為計(jì)劃中的工作做些準(zhǔn)備。2、凡是可交派下屬（別人）去做的，我都交派下去。3、我利用工作進(jìn)度來書面規(guī)定工作任務(wù)與目標(biāo)。4、我盡量