管理報表的及優(yōu)化工作效率的精進(jìn)-V02

1、 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 總廠辦高專總廠辦高專:黃哲鋒黃哲鋒Dec 31, 20122 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 3 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 所有做報表的人要了解一件事所有做報表的人要了解一件事,你是領(lǐng)導(dǎo)的眼睛你是領(lǐng)導(dǎo)的眼睛,你代替領(lǐng)導(dǎo)收集資料你代替領(lǐng)導(dǎo)收集資料,集結(jié)成冊集結(jié)成冊,然后讓領(lǐng)

2、導(dǎo)可以然后讓領(lǐng)導(dǎo)可以花很少的時間花很少的時間,很快的了解單位內(nèi)的大小事很快的了解單位內(nèi)的大小事 所以必須掌握以下幾個原則所以必須掌握以下幾個原則 幫領(lǐng)導(dǎo)挑出錯誤幫領(lǐng)導(dǎo)挑出錯誤,而不是讓領(lǐng)導(dǎo)來挑出你的錯誤而不是讓領(lǐng)導(dǎo)來挑出你的錯誤 幫領(lǐng)導(dǎo)調(diào)好格式幫領(lǐng)導(dǎo)調(diào)好格式,所有信息盡可能濃縮在一頁中所有信息盡可能濃縮在一頁中,不要讓領(lǐng)導(dǎo)邊看邊調(diào)格式不要讓領(lǐng)導(dǎo)邊看邊調(diào)格式,浪費領(lǐng)導(dǎo)的時間浪費領(lǐng)導(dǎo)的時間 做表格的人自己要了解所做出來的數(shù)據(jù)是什么做表格的人自己要了解所做出來的數(shù)據(jù)是什么,別把狗屁不通的東西都一股腦兒的往上丟別把狗屁不通的東西都一股腦兒的往上丟 做表格不是枯燥無味的事情做表格不是枯燥無味的事情,當(dāng)你

3、有能力從數(shù)據(jù)當(dāng)你有能力從數(shù)據(jù)里挑出管理的重點里挑出管理的重點,那你離領(lǐng)導(dǎo)也不遠(yuǎn)了那你離領(lǐng)導(dǎo)也不遠(yuǎn)了4 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 1.將原本的目錄加上將原本的目錄加上A.數(shù)據(jù)來源數(shù)據(jù)來源 B.來源表格名稱來源表格名稱 C.制表人制表人 D.表格產(chǎn)出時間表格產(chǎn)出時間 E制表耗時制表耗時2.如此領(lǐng)導(dǎo)可以知道各報表的產(chǎn)出過程及耗時如此領(lǐng)導(dǎo)可以知道各報表的產(chǎn)出過程及耗時,針對耗時高重要性低的報表可以進(jìn)行優(yōu)化針對耗時高重要性低的報表可以進(jìn)行優(yōu)化5 2012 Tingyi (Cayman Islands)

4、Holding Corp. All rights reserved. 1.簡化板面簡化板面-刪除并簡化無用的信息刪除并簡化無用的信息6 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 2.簡化板面簡化板面-簡化數(shù)字位數(shù)簡化數(shù)字位數(shù)3.明確信息明確信息-加上單位加上單位7 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 4.加大字體加大字體-方便閱讀方便閱讀8 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Co

5、rp. All rights reserved. 5.優(yōu)化板面優(yōu)化板面-使用較短的日期格式以節(jié)省欄寬使用較短的日期格式以節(jié)省欄寬6.優(yōu)化板面優(yōu)化板面-將抬頭改為二行以節(jié)省欄寬將抬頭改為二行以節(jié)省欄寬7.優(yōu)化板面優(yōu)化板面-適當(dāng)調(diào)整欄寬適當(dāng)調(diào)整欄寬,將所有信息在一個頁面里顯示將所有信息在一個頁面里顯示,不要讓閱讀者自己動手調(diào)格式不要讓閱讀者自己動手調(diào)格式5679 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 8.優(yōu)化板面優(yōu)化板面-由由R3系統(tǒng)導(dǎo)出的報表系統(tǒng)導(dǎo)出的報表,隱藏?zé)o用的垃圾字符串隱藏?zé)o用的垃圾字符串10 20

6、12 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 8.優(yōu)化板面優(yōu)化板面-對于長篇幅記錄式表格對于長篇幅記錄式表格,將表頭凍結(jié)窗格將表頭凍結(jié)窗格,并將最底下累計值置于上方凍結(jié)內(nèi)并將最底下累計值置于上方凍結(jié)內(nèi)凍凍結(jié)結(jié)窗窗格格11 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 1.統(tǒng)計數(shù)據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)-列出最大值列出最大值,平均值平均值,最小值最小值,供閱讀者參考供閱讀者參考2.顏色管理顏色管理-將重點管理字段標(biāo)出顏色將重點管理字段標(biāo)出顏色,字體加大

7、加粗字體加大加粗 -并以三色管理來標(biāo)示出異常之?dāng)?shù)值并以三色管理來標(biāo)示出異常之?dāng)?shù)值,分為輕微分為輕微,中等中等,嚴(yán)重三級嚴(yán)重三級,并算出百分占比并算出百分占比12 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 3.合并報表合并報表-將各報表間將各報表間,利用相同字段進(jìn)行合并與連結(jié)利用相同字段進(jìn)行合并與連結(jié) 例例-利用車號來連結(jié)利用車號來連結(jié),將過磅信息將過磅信息,裝卸速度及配零記錄裝卸速度及配零記錄,串連在一起串連在一起,以前后對照以前后對照13 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holdi

8、ng Corp. All rights reserved. 4.加上圖表加上圖表-畫出折線圖并加上趨勢線畫出折線圖并加上趨勢線,以利快速判讀數(shù)據(jù)以利快速判讀數(shù)據(jù) 14 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 15 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 1.收件箱下新建活頁夾收件箱下新建活頁夾,新建的活頁夾以文字筆劃排序新建的活頁夾以文字筆劃排序,可以加上數(shù)字可以加上數(shù)字,依自己的意愿排序依自己的意愿排序16 2012

9、Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 1.在任一郵件上右鍵單擊創(chuàng)建規(guī)則在任一郵件上右鍵單擊創(chuàng)建規(guī)則,可以自動把郵件分類到各自的活頁夾里可以自動把郵件分類到各自的活頁夾里2.規(guī)則可以是特定的寄件人或是特定的關(guān)鍵字規(guī)則可以是特定的寄件人或是特定的關(guān)鍵字17 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 1.時間函數(shù)時間函數(shù) : HOUR( ) MINUTE( )C2=A2-B2D2=HOUR(C2)+MINUTE(C2)*60E2=HOU

10、R(C2)*60+MINUTE(C2)18 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 注意注意:設(shè)置單元格格式設(shè)置單元格格式(使用錯的格式使用錯的格式,會讓函數(shù)公式計算結(jié)果錯誤會讓函數(shù)公式計算結(jié)果錯誤)19 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 2.絕對值函數(shù)絕對值函數(shù) : ABS( )D2=ABS(C2/B2)D3=ABS(C3/B3)20 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Co

11、rp. All rights reserved. 3.邏輯函數(shù)邏輯函數(shù) : IF(判斷式判斷式, 判斷式成立回傳的值判斷式成立回傳的值 , 判斷式否定回傳的值判斷式否定回傳的值)在原物料的過磅報表里在原物料的過磅報表里載廢料是先皮重后毛重載廢料是先皮重后毛重,(B3-C3)=7分鐘分鐘送貨是先毛重后皮重送貨是先毛重后皮重,(B3-C3)=#會產(chǎn)生錯誤是因為時間只能會產(chǎn)生錯誤是因為時間只能(后后-前前),不能不能(前前-后后)21 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 3.邏輯函數(shù)邏輯函數(shù) : IF(判斷式

12、判斷式, 判斷式成立回傳的值判斷式成立回傳的值 , 判斷式否定回傳的值判斷式否定回傳的值)D2=IF(C2B2,C2-B2,B2-C2)D3=IF(C3B3,C3-B3,B3-C3)如果如果CB成立成立,則執(zhí)行則執(zhí)行C-B如果如果CB不成立不成立,則執(zhí)行則執(zhí)行B-C22 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 4.統(tǒng)計函數(shù)統(tǒng)計函數(shù) : STDEV( )I2=STDEV(B2:H2)標(biāo)準(zhǔn)偏差越低標(biāo)準(zhǔn)偏差越低,代表車次越均衡代表車次越均衡標(biāo)準(zhǔn)偏差越高標(biāo)準(zhǔn)偏差越高,代表車次不均衡代表車次不均衡23 2012 Ti

13、ngyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 4.統(tǒng)計函數(shù)統(tǒng)計函數(shù) : COUNTIFS( )H103=COUNTIFS(I3:I101, 2%)計算差異率介于計算差異率介于2%-3%的次數(shù)的次數(shù)24 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 5.統(tǒng)計函數(shù)統(tǒng)計函數(shù) : COUNT( ) , COUNTA( ) , COUNTBLANK( )25 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All ri

14、ghts reserved. 6.邏輯函數(shù)邏輯函數(shù) : IF(A1,B1,IF(A2,B2,IF(A3,B3,B4) 多層次判斷多層次判斷J2=IF(I23,”80”,IF(I24,”70”,”60”)J3=IF(I33,”80”,IF(I34,”70”,”60”)使用二層使用二層IF,可以判別三個區(qū)間可以判別三個區(qū)間使用三層使用三層IF,可以判別四個區(qū)間可以判別四個區(qū)間,以此類推以此類推26 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 1.工作上總會遇到計算機死機或忽然斷電工作上總會遇到計算機死機或忽然斷電,

15、如何救回未保存的文件如何救回未保存的文件?2.在在EXCEL/WORD/PPT里里,點擊點擊:1文件文件2選項選項3保存保存 (1)修改時間間隔由修改時間間隔由10分鐘變?yōu)榉昼娮優(yōu)?分鐘分鐘(斷電時斷電時,只會遺失近只會遺失近2分鐘編輯的內(nèi)容分鐘編輯的內(nèi)容) (2)勾選勾選”如果我沒保存就關(guān)閉如果我沒保存就關(guān)閉,請保留上次自動保留的版本請保留上次自動保留的版本”Ps.一利必有一弊一利必有一弊,如果檔案大小超過如果檔案大小超過1M以上以上每隔每隔3分鐘就自動保存一次分鐘就自動保存一次,將會增加計算機的負(fù)載將會增加計算機的負(fù)載會降低運行的效率會降低運行的效率,速度慢的計算機會增加死機的機會速度慢的計算機會增加死機的機會應(yīng)視各人計算機速度及檔案大小應(yīng)視各人計算機速度及檔案大小,適當(dāng)設(shè)置自動保存的適當(dāng)設(shè)置自動保存的時間時間頻頻率率12327 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 1.工作上總會遇到文件貼滿圖片造成檔案過大工作上總會遇到文件貼滿圖片造成檔案過大,超過超過1M以上時以上時,儲存及郵件寄儲存及郵件寄送會變很慢送會變很慢,超過超過5M時時,無法用郵件寄送無法用郵件寄送2.壓縮圖片壓縮圖片(1)點選圖片