會計檔案管理制度

1、會計檔案管理制度第一章 總 則第一條 為了加強(qiáng)財務(wù)會計檔案管理，根據(jù)中華人民共和國會計法和中華人民共和國檔案法的規(guī)定，結(jié)合無錫市社會保險基金管理的特點，特制定本細(xì)則。第二條 會計檔案的范圍：會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位經(jīng)辦業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：(一)會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，其他會計憑證。(二)會計賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，其他會計賬簿。(三)財務(wù)報表類：月度、季度、年度財務(wù)報表，包括會計報表、附表、附注及文字說明，決算審計報告，其他財務(wù)報告。 (四)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，會計人員交接表，會計檔案移交清冊，會

2、計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料。第二章 整理與立卷第三條 每年形成的會計檔案，應(yīng)由檔案管理員或有關(guān)經(jīng)辦人員按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。會計檔案按其形成特點和形式分為會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、其他四類，每個類別再按年度分開存放。第四條 會計憑證的整理立卷。每月由經(jīng)辦會計人員將記賬憑證連同所附原始憑證、按照編號順序，去掉金屬物、粘貼整齊。裝訂時以上邊和左邊整齊為準(zhǔn)，選取適當(dāng)厚度(一般不超過5厘米)為一冊，加上封面封底。裝訂人將記賬憑證按順序的先后整理在左上角裝訂，并用紙包封裝訂角。一冊為一卷。會計憑證案卷封面應(yīng)寫明單位名稱、年度

3、、月份，本月共幾冊、本冊是第幾冊，記賬憑證的起訖編號、張數(shù)，并由財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、裝訂人、簽名或蓋章。 第五條 會計賬簿的整理立卷。按照賬簿的種類按年分別立卷，一本為一卷。會計賬簿案卷封面應(yīng)寫明單位名稱、賬簿名稱、所屬年度、卷內(nèi)張數(shù)，賬簿應(yīng)從第一頁到最后一頁順序編定頁碼，不得跳頁、缺號，年終結(jié)賬后裝訂成冊。賬簿封面應(yīng)寫明以賬本名稱，賬簿扉頁上的“賬簿啟用表”應(yīng)按規(guī)定逐項填寫。 第六條 財務(wù)報表的整理立卷。月度、季度、年度財務(wù)報告應(yīng)分別裝訂立卷，一本為一卷。第七條 其他類會計檔案的整理立卷。會計人員對其他類會計檔案要認(rèn)真收集、審查、核對，并分別進(jìn)行整理立卷。第三章 保管與庫房管理第八條 會計檔案按

4、類別分柜存放。每類再按年度順序依次排，并編制系統(tǒng)完整的案卷目錄表，方便查找和利用。 整理立卷的會計檔案除會計憑證類別外，其余全部分別裝入卷盒(視其厚度，一個盒子可裝一卷或數(shù)卷)，卷盒形式要統(tǒng)一、整齊、美觀。第九條 會計檔案室應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行安全保護(hù)制度，門窗要堅固，配置防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備設(shè)施。嚴(yán)禁在資料庫內(nèi)吸煙及存放易燃品，定期檢查，打開柜門通風(fēng)換氣，以防檔案材料霉潮，每月一次小整理，每年一次大檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，確保檔案的完整。第十條 檔案管理人員之間交接會計檔案，交接雙方應(yīng)辦理會計檔案交接手續(xù)。應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、檔號、冊數(shù)、起止年度

5、、存放地點、柜號等內(nèi)容。交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。第四章 查閱與利用第十一條 檔案室建立健全會計檔案的查閱、復(fù)制的登記制度，既要方便查閱會計檔案，又要保證會計檔案的安全。設(shè)立會計檔案查閱登記簿，記載查閱的時間、目的、查閱的內(nèi)容及查閱人。(一)財務(wù)統(tǒng)計部會計人員查閱檔案室資料，可自行查閱，查閱后按原位放好。(二)中心內(nèi)部人員查閱，經(jīng)財務(wù)統(tǒng)計部負(fù)責(zé)人同意，由檔案管理員陪同，并辦理查閱手續(xù)，現(xiàn)場查閱，不得外借。(三)對外單位人員查閱會計檔案，必須經(jīng)財務(wù)統(tǒng)計部

6、負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在辦理查閱、復(fù)制登記手續(xù)后方可查閱、復(fù)制，只能在檔案室查閱，原則上不得外借。(四)審計等部門確需要借出時，需出示有關(guān)文件，經(jīng)中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借出手續(xù)。查閱或復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換，未經(jīng)同意不得把內(nèi)容泄漏或任意擴(kuò)大借閱范圍。第五章 鑒定與銷毀第十二條 會計檔案的保管期限，分為永久、定期兩類。年度決算報表為永久；會計憑證為三十年；會計賬簿為二十五年。 第十三條 保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序銷毀：(一)由財務(wù)統(tǒng)計部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、檔號、冊數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會