會展策劃實務(wù)第三章ppt課件

1、會展策劃實務(wù)1會展策劃實務(wù)2案例一、案例一、CISMA(中國國際縫制設(shè)備展覽會)自1986年創(chuàng)辦以來，一年一屆。自2000年后，中國進行縫制機械結(jié)構(gòu)調(diào)整，切葉需要花更多的時間、精力、成本研發(fā)具有自主知識產(chǎn)權(quán)的高、精、尖產(chǎn)品。參展企業(yè)尤其是大型企業(yè)普遍感到在精力、參展成本以及新產(chǎn)品開發(fā)速度上都面臨越來越大的壓力。舉辦周期應(yīng)該如何調(diào)整？舉辦周期應(yīng)該如何調(diào)整？案例二、案例二、日用電子產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)處于競爭激烈、技術(shù)革新迅速的市場環(huán)境，需適時通過參加日用電子產(chǎn)品展銷投放新產(chǎn)品，進行產(chǎn)品營銷，展會周期應(yīng)該如何確定？展會周期應(yīng)該如何確定？3案例三、案例三、進入二十一世紀(jì)后，中國市場對建筑機械領(lǐng)域產(chǎn)品的需求迅

2、速增長，“中國國際建筑機械博覽會”的周期為每四年舉辦一次，是否合理？是否合理？案例四、案例四、“羽絨服博覽會”一年兩次，是否合理？是否合理？4會展策劃實務(wù)會展舉辦周期是指本屆會展活動舉辦到下屆會展活動舉辦所經(jīng)過的時間。如一年一屆、兩年一屆等。會展舉辦周期的確定要考慮所涉及題材、所在產(chǎn)業(yè)的特點等相關(guān)因素。 必須盡可能反必須盡可能反映相關(guān)產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟映相關(guān)產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟和技術(shù)的發(fā)展進和技術(shù)的發(fā)展進程。程。 考慮相關(guān)市場的考慮相關(guān)市場的需求。競爭激烈、需求。競爭激烈、需求旺盛的產(chǎn)品，需求旺盛的產(chǎn)品，舉辦周期短，反舉辦周期短，反之舉辦周期長。之舉辦周期長。 考慮顧客的考慮顧客的訂貨周期，并訂貨周期，并與之相適應(yīng)

3、。與之相適應(yīng)。5會展策劃實務(wù)展覽時間是指展會從開幕到閉幕所經(jīng)過的時間，即具體的開展日期。相關(guān)題材展會在展覽時間確定上要適應(yīng)行業(yè)訂貨時效性特點。避開國內(nèi)外有重大影響的同類展覽項目的舉辦時間，避免時間上的沖突。借助相關(guān)聯(lián)題材展會時間同期舉辦，共享客戶資源。展會一般在春秋兩季舉辦。國際和國內(nèi)展旺季為3-6月和9-11月。綜合性展銷會一般選擇節(jié)假日舉辦，專業(yè)性展會一般選擇工作日舉辦。6789會展策劃實務(wù)展期是指正是展出，即從開幕到閉幕的時間段。國際展期一般為3-4天，國內(nèi)展期一般為3-5天。10會展策劃實務(wù)（一）布館時間：一）布館時間： 布館又稱布展，即主辦方及參展商搭建展臺。展覽會一般應(yīng)有兩天以上的

4、布館期。大型展覽、機電設(shè)備展覽需要的布館時間應(yīng)適當(dāng)延長。11會展策劃實務(wù)（二）撤館時間：）撤館時間： 撤館是指展覽閉幕后的工作，又稱撤展。包括展品裝箱，移出展廳；拆除標(biāo)準(zhǔn)展臺和特裝展臺，并將拆除物移出展廳，展廳恢復(fù)布館前的狀態(tài)。12會展策劃實務(wù)（三）開幕式與閉幕式時間：）開幕式與閉幕式時間： 開幕式是為展覽會開幕而準(zhǔn)備的儀式，一般在展期開始當(dāng)天上午9:00以后舉行，一般不超過半小時。閉幕式是為展覽會結(jié)束而舉行的一是，大多數(shù)展覽不設(shè)閉幕式，大型節(jié)慶活動有此類儀式，一般安排在節(jié)慶活動結(jié)束當(dāng)天舉行。13課后習(xí)題1、策劃展會舉辦周期需考慮哪些因素？2、策劃展覽時間需考慮哪些因素？14會展策劃實務(wù)15會

5、展策劃實務(wù)新立題材就是通過對搜集到的各種信息進行整理和分析，選定一個本辦展機構(gòu)從來沒有涉足過的產(chǎn)業(yè)，并從中選擇展覽題材。（一）選擇新立題材的方法（一）選擇新立題材的方法1.市場調(diào)查法：選擇一個或幾個產(chǎn)業(yè)作為候選對象，通過調(diào)查從中甄選幾個比較有利的候選題材，然后進行項目可行性分析，最終確定展覽題材。2.模仿法：從國內(nèi)外已經(jīng)舉辦的展覽題材中選擇自己從未涉及的新題材，借鑒經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)適合的新題材。16會展策劃實務(wù)（二）新立題材的優(yōu)點（二）新立題材的優(yōu)點1.舉辦成功的幾率大。新立題材往往是新興行業(yè)，適應(yīng)市場的發(fā)展趨勢，且同題材展會競爭少，成功的幾率大。2.開發(fā)了新的業(yè)務(wù)范圍，有利于辦展機構(gòu)拓展新的投資空

6、間17會展策劃實務(wù)（三）新立題材的缺點（三）新立題材的缺點1.不利于籌備工作的開展。由于辦展機構(gòu)缺乏對該領(lǐng)域的足夠了解和相應(yīng)資源，不利于前期工作的開展。2.市場號召力弱。由于缺乏對該行業(yè)的了解，缺乏權(quán)威性，因而削弱了市場號召力。18會展策劃實務(wù)所謂分列題材，就是當(dāng)某個題材展會發(fā)展到一定規(guī)模后，辦展機構(gòu)將現(xiàn)有展覽題材按一定標(biāo)準(zhǔn)細(xì)分成不同小題材，并將小題材分列出來，辦成獨立展覽會的一種選題方式。19會展策劃實務(wù)（一）分列題材的選擇條件（一）分列題材的選擇條件1.原有的展覽會已經(jīng)發(fā)展到一定規(guī)模，某一細(xì)分題材在原有展覽會中已經(jīng)占有一定的展覽面積。2.由于場地限制、專業(yè)性等原因，某一細(xì)分題材在原有展覽會

7、中的面積已經(jīng)很難再進一步擴大。3.將細(xì)分題材分列出來單獨辦展，原有的會展項目不會受到太大影響，或可以得到更好發(fā)展。4.某一細(xì)分題材與原有展覽會其他題材之間有相對獨立性。5.收集到的各種信息表明，這一細(xì)分題材適合單獨舉辦會展。20會展策劃實務(wù)（二）采用分列題材的優(yōu)點（二）采用分列題材的優(yōu)點1.新會展易舉辦成功。2.利于原有展會的發(fā)展。3.原有展覽會和依據(jù)細(xì)分題材所辦的新展覽都將更加專業(yè)化。（三）分列題材的缺點1.分列的時機難以把握。2.辦展機構(gòu)要具備分列題材獨立辦展的實力。21會展策劃實務(wù)所謂拓展題材，就是將現(xiàn)有展覽會所沒有包含的，但與現(xiàn)有展覽會密切相關(guān)的題材，或者是將現(xiàn)有展覽大題材中還未包含的

8、某一細(xì)分題材列入現(xiàn)有展覽題材的一種方法。（一）拓展題材的選定條件（一）拓展題材的選定條件1.計劃拓展的題材與現(xiàn)有的展覽題材要有一定的關(guān)聯(lián)性。2.現(xiàn)有展覽會能容納計劃拓展題材的加入。22會展策劃實務(wù)（二）拓展題材的優(yōu)點（二）拓展題材的優(yōu)點拓展題材的加入可以擴大展覽會的參展展品范圍，使原有展覽會更加專業(yè)、完整和具有代表性；可以拓展會展參展商規(guī)模和觀眾規(guī)模；能夠拓展會展發(fā)展空間，從而擴大會展影響力。（三）拓展題材的缺點（三）拓展題材的缺點1.拓展的展覽題材可能會破壞現(xiàn)有的展覽會專業(yè)性。2.新題材的加入可能會影響到現(xiàn)有的展覽會展區(qū)劃分，影響到現(xiàn)有展覽會的現(xiàn)場布置和管理。23會展策劃實務(wù)合并題材有兩層含

9、義：第一，將兩個或兩個以上的展覽會中相同或相關(guān)的展覽題材合并在一起統(tǒng)一展出；第二，將兩個或兩個以上的展覽題材相同或相關(guān)的會展合并為一個會展。24會展策劃實務(wù)（一）合并題材的選定方法（一）合并題材的選定方法1.同一題材或關(guān)聯(lián)性很強的題材或展會才可以進行合并。2.充分估計展會或題材合并后給會展帶來的影響。3.展會或題材合并后，辦展機構(gòu)之間能夠根據(jù)協(xié)議進行分工協(xié)作。4.選擇合并時機，使該行業(yè)的參展商和專業(yè)觀眾等能充分了解并接受。25會展策劃實務(wù)（二）合并題材的優(yōu)點（二）合并題材的優(yōu)點1.題材合并后，兩個或兩個以上的辦展機構(gòu)可以互相配合，減少競爭，整合資源，發(fā)揮各自優(yōu)勢，提高辦展質(zhì)量。2.合并后的會展

10、具有規(guī)模效應(yīng)、提高會展檔次。3.便于安排展覽時間和展區(qū)設(shè)置，使展會的布置更趨合理化。26會展策劃實務(wù)（三）合并題材的缺點（三）合并題材的缺點如過采用兩個會展合并為一個會展舉辦的方法，涉及會展產(chǎn)權(quán)歸屬、辦展機構(gòu)利益再分配等問題，容易出現(xiàn)磨合問題，增加展會的不確定性。27會展策劃實務(wù)28會展策劃實務(wù)29會展策劃實務(wù) 擁有會展所有權(quán)，對會展承擔(dān)主要法律責(zé)任，并負(fù)責(zé)會展的實際策劃、組織、操作與管理。 擁有會展所有權(quán)并對會展承擔(dān)主要法律責(zé)任，但不參與會展的實際策劃、組織、操作與管理。 擁有會展所有權(quán)但不承擔(dān)法律責(zé)任，也不參與會展的策劃、組織、操作與管理。30會展策劃實務(wù)（一）合辦方式產(chǎn)生的原因（一）合辦

11、方式產(chǎn)生的原因1.優(yōu)勢互補，發(fā)揮各方的特長和強項2.節(jié)省成本，減少風(fēng)險 一些展覽會由兩個或兩個以上的主辦單位聯(lián)合舉辦，這樣的單位稱為合辦單位。31會展策劃實務(wù)（二）合辦方式類型（二）合辦方式類型1.行業(yè)協(xié)會（商會）與展覽公司之間合辦2.地方政府之間合辦3.海內(nèi)外展覽機構(gòu)的合辦4.國內(nèi)展覽機構(gòu)的合辦32會展策劃實務(wù)（三）合辦展覽的要點（三）合辦展覽的要點1.明確合辦各方的責(zé)、權(quán)、利。2.及時溝通。3.嚴(yán)格履約。4.利益分配合理 （1）多勞多得，難勞多得。 （2）分成比例確定33會展策劃實務(wù) 承辦單位是指展覽主題由主辦方確定，受主辦方授權(quán)或委托，雙方簽訂明確的承辦協(xié)議書，按照承辦協(xié)議的相關(guān)條款，處

12、理展覽的具體事務(wù)的單位。其承擔(dān)相關(guān)責(zé)任，收取一定的承辦費用。34會展策劃實務(wù) 受主辦方授權(quán)或委托，雙方簽訂明確的承辦協(xié)議，需根據(jù)主辦方的要求和思路，具體負(fù)責(zé)展覽會前期、中期、后期的全部展會運營，承辦內(nèi)容最為繁雜。 負(fù)責(zé)除招展招商、展覽會的運行管理、財務(wù)收支等之外的若干事務(wù)。 適用于國外展覽公司在中國舉辦展覽，尋找本土展覽機構(gòu)合作承辦。承辦機構(gòu)主要負(fù)責(zé)一些溝通聯(lián)絡(luò)和手續(xù)方面的事務(wù)。 大型企業(yè)單獨舉辦促銷活動，委托中介組織承辦相關(guān)事宜。規(guī)模較小，內(nèi)容簡單。35會展策劃實務(wù) 支持單位是指對會展主辦或承辦單位的會展策劃、組織、操作與管理，或者是招展、招商、宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位。支持單位不

13、承擔(dān)展覽經(jīng)濟上的責(zé)任，對展覽只是名義上的支持。36會展策劃實務(wù) 發(fā)起或倡導(dǎo)單位，是一些規(guī)格（級別）很高的單位（組織），本身不可以從事經(jīng)濟活動或商務(wù)活動，只對某個主題的展覽會表示倡導(dǎo)，并不承擔(dān)實質(zhì)性工作，也不承擔(dān)展覽經(jīng)濟責(zé)任。37會展策劃實務(wù) 協(xié)辦單位是協(xié)助主辦和承辦單位負(fù)責(zé)展會的部分策劃、組織、操作與管理，部分地承擔(dān)展會的招展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。38會展策劃實務(wù)39會展策劃實務(wù)40會展策劃實務(wù)1.為參展商和觀眾提供良好的信息交流、商貿(mào)洽談的平臺及安全的環(huán)境。2.通過出租展位，提供配套服務(wù)和收取門票獲得一定的經(jīng)濟收益。3.在會議現(xiàn)場展示實物，將會議的聽覺和展會的視覺結(jié)合起來，使會議效

14、果倍增。41會展策劃實務(wù)1.顯示本國、本地區(qū)或本單位的經(jīng)濟實力、科技成果、環(huán)境條件和發(fā)展前景，以招商引資，促進本地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展。2.通過展示歷史文化、先進事跡、反面教材等，弘揚民族精神，倡導(dǎo)社會道德，普及科學(xué)知識、教育、感化、鼓舞、鞭策觀眾。42會展策劃實務(wù)1.加強同參展商和觀眾的溝通和聯(lián)系，建立誠信合作體系，并且不斷吸收新成員，擴大展會的影響力。2.不斷提高展覽品位，努力打造知名品牌。43會展策劃實務(wù)44會展策劃實務(wù) 國際上一般以展覽面積劃分展覽規(guī)模，國際公認(rèn)大型規(guī)模的展覽面積應(yīng)達10萬平米左右。 國內(nèi)習(xí)慣用標(biāo)準(zhǔn)展位數(shù)量衡量展覽會規(guī)模。一般而言大型展覽會的展位數(shù)在1000個以上，中型展覽會應(yīng)

15、在500-1000個，小型展覽會則在500個以下。45會展策劃實務(wù)（一）國際展覽會（一）國際展覽會 國際展覽局規(guī)定：國際展是指由兩個或兩個以上的國家和地區(qū)的廠商參加的展覽會。國際展覽協(xié)會規(guī)定：海外參展上總數(shù)20%以上或國外專業(yè)觀眾20%以上或廣告宣傳費用用于海外20%以上的展會為國際展。（二）全國（國家）展覽會（二）全國（國家）展覽會 有一定影響力，參展商來自全國各地，至少來自多個省市自治區(qū)。主辦單位是國家政府部門或全國性行業(yè)協(xié)會，觀眾來自全國主要省市。46會展策劃實務(wù)（三）地區(qū)性展覽會（三）地區(qū)性展覽會 影響力較小，展會主辦者是地區(qū)政府或地區(qū)性行業(yè)協(xié)會，或者展覽公司。觀眾以本地區(qū)為主，參展商

16、以本地為主。（四）獨展（四）獨展 單個公司的獨家展。展會主辦者為某公司，觀眾為專業(yè)觀眾，產(chǎn)品均為本公司產(chǎn)品。 47會展策劃實務(wù)48會展策劃實務(wù)49會展策劃實務(wù) 展品范圍是指計劃在展會上展出的展覽題材的范圍。辦展機構(gòu)在策劃舉辦展會過程中的一項關(guān)鍵任務(wù)式要有效地界定展品范圍，并將其清晰地呈現(xiàn)給參展商和觀眾。50會展策劃實務(wù) 展會展示的商品，應(yīng)與展會目標(biāo)相一致，并且能夠體現(xiàn)展會的目標(biāo)。如果不能體現(xiàn)展會目標(biāo)，所展示的商品就是多此一舉，甚至?xí)拐箷繕?biāo)發(fā)生偏離或破壞展會的專業(yè)性。51會展策劃實務(wù) 展會定位就是要清晰地告訴參展企業(yè)和觀眾本展會“是什么”和“有什么”。根據(jù)展會定位，展品范圍可以包括一個或是幾

17、個產(chǎn)業(yè)，或者是一個產(chǎn)業(yè)的一個或幾個產(chǎn)品大類。52會展策劃實務(wù) 展品范圍確定策劃是一項非常專業(yè)的工作。辦展機構(gòu)應(yīng)選擇在熟悉的領(lǐng)域和產(chǎn)業(yè)內(nèi)辦展、選擇和確定展品范圍。53會展策劃實務(wù)54會展策劃實務(wù) 會展財務(wù)預(yù)算是對展會舉辦期間所需要的經(jīng)費和預(yù)期收入進行的初步預(yù)算。它根據(jù)每項活動的簽約商和供應(yīng)商提供的準(zhǔn)確報價形成，用來核算語氣的收入和之處，并根據(jù)調(diào)研數(shù)據(jù)來保證每項之處可以記錄在案。會展財務(wù)預(yù)算提供了展會籌備活動中費用支出的原則，從而確保活動項目的各項財務(wù)支出充足、合理和高效。55會展策劃實務(wù)56會展策劃實務(wù) （一）展位費收入（一）展位費收入 展位費收入是指向參展商收入的展位費及其他各項服務(wù)費的收入，

18、包括國際展商的租金和國內(nèi)展商的租金。每個展位費收入根據(jù)展會不同、參展商性質(zhì)不同、展位所在位置不同、展位類型不同各有不同。57會展策劃實務(wù) （二）門票收入（二）門票收入 門票收入包括展會、技術(shù)交流會、研討會、表演等門票的收入。58會展策劃實務(wù) （三）廣告和企業(yè)贊助收（三）廣告和企業(yè)贊助收入入 辦展機構(gòu)可以借助展會自身的平臺幫助企業(yè)進行宣傳。通常包括廣告和贊助兩種形式。 常見的廣告資源包括：證件、入場券、會刊、現(xiàn)場廣告牌等。 常見的贊助形式包括：資金、勞務(wù)、實物等?；貓筚澲问接泄诿?、廣告、活動指定商品等。59會展策劃實務(wù)60會展策劃實務(wù)總收入減去總支出的所得，即為毛利。通常通過預(yù)算表列出收入與支出，來進行毛利的計算。61會展策劃實務(wù)62會展策劃實務(wù)63會展策劃實務(wù)1.市場調(diào)查、環(huán)境分析、確定展覽題材，提出展會構(gòu)想，進行可行性分析與研究。2.制定會展立項策劃方案與報批，并設(shè)立組織機構(gòu)。3.相關(guān)活動策劃4.展館租賃與場館規(guī)劃策劃5.會展服務(wù)商的確定方案6.招展招商與宣傳推廣策劃7.現(xiàn)場服務(wù)的策劃 64會展策劃實務(wù)1.招展招商的實施2.參展指南與會刊的制作與發(fā)放3.招展函與贊助商手冊的設(shè)計制作4.專業(yè)觀眾的組織和媒體、廣告投放 65會展策劃實務(wù)布展開展撤展66會展策劃實務(wù) 每次舉辦展會結(jié)束后，都應(yīng)及時進行評估總結(jié)。它的作用和意義在于為判