最好最完整的外貿(mào)訂單安排流程

1、.最好的外貿(mào)訂單安排流程第 1 步：當(dāng)業(yè)務(wù)員和客戶在網(wǎng)上進(jìn)行溝通，確定初步意向后?？蛻敉ㄟ^(guò)快遞把樣品和加工的細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)傳過(guò)來(lái)。 此時(shí)，將樣品和相關(guān)的加工制作的要求通過(guò)打樣申請(qǐng)單反映出來(lái)。之后，經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)部經(jīng)理簽字，將樣品和打樣單 ( 打樣單要復(fù)印一份，正本留自己保存 ) 。給打樣室，打樣。第 2 步：樣品出來(lái)后通過(guò)快遞寄給客戶，注意即使向快遞詢問(wèn)ups 號(hào)。第 3 步：客戶確認(rèn)樣品并將樣品寄回，同時(shí)下單。第 4 步：根據(jù)回傳樣品， 制做簡(jiǎn)單的定貨單給技術(shù)部。 定貨單要業(yè)務(wù)員和部門經(jīng)理簽字。將單和樣品留技術(shù)部。要求其制作工藝流程。第 5 步：之后將合同傳給財(cái)務(wù)部簽字和老總簽字。 并連同工藝流程樣品

2、3 樣物品，下正式的訂貨單。訂貨單要根據(jù)合同來(lái)做，把品質(zhì)要求，包裝要求，和備注事項(xiàng)，交貨日期。寫(xiě)清楚。之后把訂貨單復(fù)印5 份，分別傳生產(chǎn) - 品管 - 財(cái)務(wù) - 物控 - 出貨。并在正本上簽字。正本訂貨單留給自己。把工藝流程書(shū)復(fù)印5 份，傳財(cái)務(wù) - 技術(shù)部 - 物控 - 生產(chǎn) - 品管。正本留技術(shù)部，副本自己留著。第 6 步：將合同復(fù)印 2 份，正本自己歸檔。 副本分別傳老總辦公室和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。第 7 步：即使反映工廠在生產(chǎn)過(guò)程中的問(wèn)題， 并和業(yè)務(wù)員溝通。 在業(yè)務(wù)員和客戶溝通達(dá)成協(xié)議后， 將結(jié)果通過(guò)工作聯(lián)系單將變更要求傳達(dá)到生產(chǎn)車間。 工作聯(lián)系單正本留己，副本傳達(dá)。第 8 步：快出貨時(shí)，聯(lián)系貨

3、代。做報(bào)關(guān)單據(jù)。 并提前寄交貨代。 若生產(chǎn)有問(wèn)題，導(dǎo)致不能即使出貨要提前通知貨代，以便其另做船期安排。第 9 步：若即使完貨。則提前兩天將貨代傳來(lái)的進(jìn)倉(cāng)單或相關(guān)單據(jù)交給出貨部門。并將出貨通知單復(fù)印 3 份，傳生產(chǎn) - 品管 - 出貨部。正本留己。第 10 步：即使做好議付單據(jù)連同貨代送來(lái)的提單進(jìn)行議付。如前t/t下，則先傳副本給對(duì)方，要其付款。l/c項(xiàng)下，則交由財(cái)務(wù)部到銀行進(jìn)行相關(guān)事項(xiàng)。第 11 步：到核銷單等相關(guān)單據(jù)回來(lái)后，將單據(jù)交由財(cái)務(wù)部進(jìn)行結(jié)匯，辦理核銷退稅手續(xù)。以上所有自己保存的單據(jù)按合同和客戶編號(hào)先后順序進(jìn)行分檔管理。.以服裝跟單為例 , 跟單過(guò)程如下 :一般程序如下：接受客戶指示單

4、，分析產(chǎn)品來(lái)料，采購(gòu)來(lái)料，制作樣品（主要下工廠了解樣品的落實(shí)情況， 生產(chǎn)工藝適合客戶的產(chǎn)品要求， 緊抓生產(chǎn)進(jìn)度滿足交貨日期），發(fā)樣品給客戶認(rèn)可，大貨投產(chǎn)。制作過(guò)程煩瑣易出錯(cuò)，加工工廠會(huì)給你麻煩的，客戶也會(huì)的，要做好心理準(zhǔn)備。一、 工藝單1. 先對(duì)工藝單進(jìn)行文字處理，翻譯成中文。2. 參照和對(duì)照往年的工藝單進(jìn)行核對(duì)（主要指老客戶） ，研究是否有新的變化或者是有不對(duì)的地方， 著重看一下有無(wú)特殊要求， 工藝單指示不明的地方要及時(shí)和客戶溝通，如客戶有不明白的地方可按照訂單常規(guī)操作要求處理。3. 對(duì)著工藝單進(jìn)行逐項(xiàng)檢查：（1）首先是主料，如面料的品種、紗支、結(jié)構(gòu)、克重、顏色（特別注意特殊色， 如麻灰）；

5、（2）輔料，包括拉鏈（是否特指，如 ykk ）、繩、扣、風(fēng)眼、花邊、松緊帶、梭織布（應(yīng)注意是否需要染色） 、橫機(jī)羅紋、主標(biāo)、水洗標(biāo)、吊牌、裝飾牌等。4. 對(duì)照工藝單認(rèn)真研究印、 繡花及其它處理方式， 如面料絲光、水洗、扎染等（有關(guān) htp 訂單中對(duì)印、繡花方面沒(méi)有詳細(xì)的資料，甚至在最初打樣時(shí)連印花顏色、印花尺寸也沒(méi)有明確指示， 客戶只有一個(gè)要求： 效果好就行。 雖然客戶把這個(gè)權(quán)利給了工廠， 但也給工廠帶來(lái)一定難度， 要揣測(cè)客戶的心態(tài)， 自己要主動(dòng)去創(chuàng)新設(shè)計(jì)一些東西。在這點(diǎn)上，應(yīng)盡快適應(yīng)客戶的這種要求） 。二、 核價(jià)認(rèn)真研究完工藝單后， 安排進(jìn)行核價(jià)， 即填寫(xiě)核價(jià)單， 在填寫(xiě)核價(jià)單時(shí)一定要清晰、

6、認(rèn)真，經(jīng)過(guò)誰(shuí)手該把關(guān)的沒(méi)把好關(guān)的要負(fù)首要責(zé)任； 建議跟單員最好整理一份工廠面料、紗支、克重、幅寬一覽表，以便以后核價(jià)遇到相同的面料時(shí)，可按固定的工藝去填制核價(jià)單，印、繡花價(jià)格最好也有價(jià)格一覽表。1. 核實(shí)工藝單上客戶要求的紗支、 克重、幅寬或有關(guān)面料生產(chǎn)的生產(chǎn)難易度， 主要是與染整廠溝通， 落實(shí)確定后， 明確面料有關(guān)資料， 以便工藝人員核算用料時(shí)與染整廠核對(duì)面料幅寬、 克重資料，注意面料的紗支與克重的對(duì)比， 方便用料的核算。2. 工藝室人員進(jìn)行有關(guān)工藝用量的計(jì)算， 此時(shí)要對(duì)輔料情況 （特別是百家好事客.戶對(duì)輔料一般都是指定廠家， 要對(duì)輔料的價(jià)格進(jìn)一步落實(shí)好， 以免大貨投產(chǎn)后出現(xiàn)價(jià)格上的差異）

7、進(jìn)行詳細(xì)解說(shuō)，問(wèn)明客戶哪些輔料屬于客供及印花的種類及繡花線的種類，避免遺漏，客戶有特殊要求的，更是需要特別說(shuō)明。3. 生產(chǎn)車間對(duì)照工藝單， 進(jìn)行生產(chǎn)量及加工費(fèi)的計(jì)算， 由于車間是參照工藝單進(jìn)行計(jì)算，好多內(nèi)容僅是“紙上談兵” ，因此有條件的盡可能提供樣衣，對(duì)于工藝單上或是客戶特別指示的， 要一并詳細(xì)告知 ( 最好是書(shū)面 ) 生產(chǎn)部門，以便盡可能核算準(zhǔn)確。4. 匯總資料，核算價(jià)格。由于核價(jià)員習(xí)慣于按照自己知道的資料進(jìn)行核價(jià)， 因此在客戶有特殊要求的時(shí)候， 一定要有明確指示并做相關(guān)提醒， 如面料有特殊要求（有無(wú)水洗等），輔料比較奇特，印、繡花價(jià)格等。所有這一切 , 都必須詳細(xì)準(zhǔn)確的寫(xiě)到核價(jià)資料或者是

8、工藝單里，以便以后備查。5. 報(bào)價(jià)時(shí)如對(duì)某些輔料及印、繡花價(jià)格不明確的，報(bào)價(jià)時(shí)要注明所列輔料及印、繡花的價(jià)格， 如百家好事訂單經(jīng)常會(huì)指定輔料廠， 而唯嘉、歐美訂單牽扯到面料檢測(cè)及成衣檢測(cè)（客戶指定輔料，跟單員一定要注意，如果跟單員沒(méi)明確標(biāo)注，跟單員要負(fù)主要責(zé)任； 所有擔(dān)當(dāng)學(xué)會(huì)看核價(jià)單上的資料， 一定要看清楚， 把經(jīng)手的資料要做到心中有數(shù)；有特殊要求的，一定要告訴核價(jià)員） 。 做單證做到心力交瘁三、備樣一般來(lái)說(shuō)，報(bào)完價(jià)后，如客戶覺(jué)得價(jià)格接近或者是可以接受，會(huì)要求安排備樣（原則上先談價(jià)格，后打樣；對(duì)新客戶原則上不備樣，備樣要收樣品費(fèi)）。備樣時(shí)主要注意（備樣時(shí)關(guān)鍵在于保證交期及質(zhì)量，因此 們經(jīng)手的資

9、料務(wù)必要準(zhǔn)確，與客戶要求一致，才能保證樣品及時(shí)得到確認(rèn)，避免重復(fù)返工） ：（一）樣品1. 款式樣：一般來(lái)說(shuō)款試樣主要是看做工的，可以用代替面料，但當(dāng)有配色時(shí)，一定要搭配合適才行，尺寸做工完全按照客供指示及要求。2. 確認(rèn)樣：作為確認(rèn)樣，客戶看重的是 , 顏色要對(duì)，輔料要齊，印繡花也要按照要求的去做， 特別是代表大貨面料一定要好。 因?yàn)橐话銇?lái)說(shuō)， 確認(rèn)樣是給設(shè)計(jì)師看的，所以一定是好的和準(zhǔn)確的，符合設(shè)計(jì)師口味的，此項(xiàng)工作非常重要 . 如果做得不好，可以說(shuō)前功盡棄，一切都是白費(fèi)。.3. 產(chǎn)前樣：一般來(lái)說(shuō)是在大貨面料出來(lái)以后，為了保證大貨的準(zhǔn)確性， , 在裁剪前，做給客戶看得樣品，代表大貨水平，也是客

10、戶對(duì)大伙的檢驗(yàn)。為了生產(chǎn)的方便，要求產(chǎn)前樣必須符合客戶對(duì)大貨的一切要求，避免出現(xiàn)生產(chǎn)損失 , 安排起來(lái)一定要快。對(duì)于 htp 訂單，大貨下來(lái)后，再安排做大貨產(chǎn)前樣， 待產(chǎn)前樣確認(rèn)后，進(jìn)行大貨生產(chǎn)。 htp 訂單不要求打印、繡花樣。4. 廣告樣：廣告樣一般來(lái)說(shuō)是在訂單確定后，大貨出貨前，客戶用來(lái)擴(kuò)大宣傳，增加銷售量的樣品，齊色齊碼，外觀效果要好，一定要起到門面作用（廣告樣必須提前安排，不能臨近再下備樣） 。5. 齊色樣：此項(xiàng)要求的客戶比較少 , 可以靈活掌握。對(duì)于 htp 的訂單，客戶要求在工藝單下達(dá)后，安排做銷售樣，而且對(duì)于不好找的輔料可用類似或接近的代替，樣衣發(fā)走后，安排核價(jià)、報(bào)價(jià)，然后等客

11、戶確認(rèn)意見(jiàn)。6. 水洗樣：要保證成衣水洗尺寸，必須做好前提工作面料縮水率。7. 船樣：大多數(shù)客戶船樣要并到大貨里，如該并入大貨收費(fèi)的船樣未并入大貨，跟單員應(yīng)負(fù)主要責(zé)任。（二）色樣1. 色樣，制作要好看、及時(shí)，保存要完整，一式三份：自己必須留存一份，以免以后的生產(chǎn)過(guò)程中， 對(duì)大貨的顏色進(jìn)行核對(duì)， 問(wèn)明客戶是在自然光還是在燈光下對(duì)色，以便及時(shí)確認(rèn)。2. 紗樣。3. 布樣，如麻灰：如客戶指定麻灰色號(hào)時(shí)，可與客戶溝通直接進(jìn)行大貨生產(chǎn)，如有客戶布樣，可找一些顏色比較相近的布樣待客戶確認(rèn)。 色樣在涉及到麻灰或煙灰色時(shí)，最好是讓客戶指定華孚或金蘭紗卡上的色號(hào)，便于采供部門購(gòu)紗。（三）印、繡花樣首先是要求盡可

12、能用正確顏色的布、線打樣，特別是繡花，繡花線一定要用正確顏色，如確有難度，可以與客戶溝通，變通安排。印、繡花資料必須保證準(zhǔn)確，如顏色搭配、花型等，要及時(shí)同客戶溝通不明確的地方，爭(zhēng)取縮短確認(rèn)周期 ( 印、繡花打確認(rèn)樣時(shí)間：原則上從業(yè)務(wù)員將印、繡花資料轉(zhuǎn)交外協(xié)員后三日內(nèi)應(yīng)將確認(rèn)樣轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)員， 外協(xié)員要注意打確認(rèn)樣布料的顏色一定要正確， 確認(rèn)樣原則上要檢驗(yàn)合格后才能出廠， 對(duì)確認(rèn)樣跟單員也要進(jìn)行檢查， 由跟單員將確認(rèn)樣.寄給客戶確認(rèn)，客戶確認(rèn)后的確認(rèn)樣要及時(shí)轉(zhuǎn)生產(chǎn)廠，并做好交接記錄 ) 。外協(xié)員要對(duì)以前及以后外加工的印、 繡花價(jià)格等資料進(jìn)行匯總， 便于以后出現(xiàn)同類加工業(yè)務(wù)時(shí)方便查詢。（四）輔料由于 們

13、的輔料開(kāi)發(fā)有一定局限性， 因此安排輔料時(shí)一定要盡可能廣。 如同行、客戶及其它部門，在此特別指出的是網(wǎng)絡(luò)查詢，重點(diǎn)是快！ ！光客戶要求的輔料確有一定難度時(shí)， 及時(shí)與客戶協(xié)商處理意見(jiàn)。 輔料管理員要對(duì)以前及以后采購(gòu)的輔料價(jià)格等資料進(jìn)行匯總， 便于以后出現(xiàn)同類輔料時(shí)方便查詢。 對(duì)于 htp 的訂單，輔料多而且雜，要特別注意染色問(wèn)題，如梭織布，人字帶等；還有一些輔料雖然好找，但達(dá)不到輔料廠的起訂量， 工廠不愿意做， 本著客戶一般確認(rèn)銷售樣上的輔料的作風(fēng)，因此，應(yīng)在打樣時(shí)，就考慮找一些好做、好找的輔料，減少大貨生產(chǎn)不必要的麻煩。 輔料總體要求為價(jià)格低及質(zhì)量好， 因此廣泛匯總各輔料廠資料是非常必需的， 以

14、后再遇到此類輔料時(shí)能有據(jù)可查。 輔料打確認(rèn)樣時(shí)間： 原則上從業(yè)務(wù)員將打輔料確認(rèn)樣的資料轉(zhuǎn)交輔料管理員后三日內(nèi)應(yīng)將確認(rèn)樣寄給客戶確認(rèn)。四、合同的執(zhí)行在征得客戶同意或簽定合同并確認(rèn)客戶已執(zhí)行合同后（如開(kāi) l/c 、電匯、預(yù)付款等），以 l/c 結(jié)算的，要盡快催信用證，以預(yù)付款結(jié)算的，款要及時(shí)催，以電匯結(jié)算的，風(fēng)險(xiǎn)較大，通常適用于老客戶。下達(dá)生產(chǎn)通知單，生產(chǎn)通知必須盡可能資料齊全、 完備、正確，并在指令下達(dá)后落實(shí)相關(guān)部門在合理的時(shí)間內(nèi)接收到了正確的指令， 并已開(kāi)始執(zhí)行。 向生產(chǎn)廠要生產(chǎn)計(jì)劃， 監(jiān)督生產(chǎn)指令在各環(huán)節(jié)中的進(jìn)行，保證其順暢。 如有客戶資料未到時(shí)， 要及時(shí)與相關(guān)部門和客戶進(jìn)行溝通和調(diào)解，做出

15、最合理的生產(chǎn)計(jì)劃。五、確認(rèn)在合同簽定后，對(duì)于擔(dān)當(dāng)來(lái)說(shuō)，確認(rèn)工作是最重要的。在安排確認(rèn)時(shí)，要掌握以下幾條原則：a) 首先排列生產(chǎn)計(jì)劃，盤查確認(rèn)點(diǎn)，首先要清點(diǎn)好輔料，核對(duì)好來(lái)料顏色是否一致，特別是對(duì)主、輔料的盤查，保證生產(chǎn)安期順利開(kāi)始。b) 監(jiān)督和督促生產(chǎn)計(jì)劃，確認(rèn)所有保證生產(chǎn)順利進(jìn)行的有關(guān)指示，書(shū)面或?qū)嵨?已交待到有關(guān)部門的責(zé)任人心中，并已得到認(rèn)真執(zhí)行。如正確的工藝單、樣品、印繡花樣、客戶的最終確認(rèn)意見(jiàn)或修改意見(jiàn)要及時(shí)傳達(dá)，對(duì)生產(chǎn)中出現(xiàn)的各種問(wèn)題進(jìn)行監(jiān)督、反饋，對(duì)于生產(chǎn)中出現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)和客戶進(jìn)行溝通和處理。c) 核對(duì)所有來(lái)物，與客戶確認(rèn)意見(jiàn)相符一致。d) 要注意客戶的變更，如面料顏色、合同數(shù)量

16、，如出現(xiàn)變更，要在第一時(shí)間內(nèi)通知生產(chǎn)部門，減少不必要的損失。六、合同的跟蹤在合同的執(zhí)行過(guò)程中， 要準(zhǔn)時(shí)填報(bào)跟單表， 及時(shí)給客戶報(bào)告生產(chǎn)進(jìn)度， 并要及時(shí)匯總資料，整理訂單，避免出現(xiàn)疏漏的地方，并及時(shí)與客戶和生產(chǎn)部門溝通，對(duì)出現(xiàn)的意外情況要及時(shí)處理， 如上報(bào)、與客戶協(xié)商拖期、 協(xié)調(diào)有關(guān)部門采取補(bǔ)救措施等。在臨近交期時(shí)， 如生產(chǎn)過(guò)程中如有妨礙大貨交期無(wú)法按合同順利執(zhí)行時(shí)， 必須事先通知客戶；當(dāng)大貨生產(chǎn)過(guò)程中，縫制、印花、繡花等出現(xiàn)妨礙生產(chǎn)順利進(jìn)行時(shí)，一定要及時(shí)通知客戶（同時(shí)發(fā)樣給客戶）采取有關(guān)補(bǔ)救措施。為了大貨生產(chǎn)能夠順利進(jìn)行， 首先要及時(shí)去生產(chǎn)廠看每天的生產(chǎn)情況。 對(duì)于客戶確認(rèn)遲緩或者提供一些資料

17、不及時(shí)， 除了溝通之外， 還應(yīng)有書(shū)面形式傳真于客戶或者把生產(chǎn)進(jìn)度情況告訴客戶， 并提醒有可能影響交期， 同時(shí)，要排查生產(chǎn)環(huán)節(jié)中還可能存在的問(wèn)題， 要及時(shí)匯總情況， 尤其是輔料。 品管主管要會(huì)同品管員一起在大貨交貨前對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)， 并出具驗(yàn)貨報(bào)告單 （對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要提出整改建議和防范措施）；客戶來(lái) 司驗(yàn)貨時(shí)，品管主管或品管員要陪同客戶一起驗(yàn)貨，并做好記錄。七、出貨根據(jù)合同的規(guī)定及與客戶協(xié)商的最后結(jié)果，及時(shí)安排出貨（ htp 的客戶可能不止一個(gè)，他對(duì)于箱嘜、條形碼、包裝袋會(huì)有不同要求，應(yīng)當(dāng)引起注意，并以書(shū)面形式下達(dá)給車間）。1. 出貨時(shí)間、數(shù)量、入貨時(shí)間，及時(shí)通知相關(guān)部門（根據(jù)入貨通知時(shí)間及時(shí)

18、安排發(fā)貨，如不能保證交貨，衣時(shí)同船運(yùn)公司或客戶協(xié)商處理） 。2. 訂艙、報(bào)關(guān)。3. 辦理內(nèi)部發(fā)貨手續(xù)。.4. 船樣及相關(guān)事宜，船樣一般在大貨出貨前一周給客戶寄出。部分單據(jù)遺失 ,如何處理 ?八、發(fā)票的開(kāi)具及貨款回收國(guó)際業(yè)務(wù)部單證員負(fù)責(zé)外銷產(chǎn)品發(fā)票的開(kāi)具， 并負(fù)責(zé)填寫(xiě)開(kāi)具外銷發(fā)票的相關(guān)表格；國(guó)際業(yè)務(wù)部核算員負(fù)責(zé)內(nèi)銷產(chǎn)品發(fā)票的開(kāi)具， 由跟單員負(fù)責(zé)填寫(xiě)開(kāi)具內(nèi)銷跟單員負(fù)責(zé)內(nèi)銷貨款的回收，及時(shí)督促客戶辦理，加快司的資金周轉(zhuǎn)。對(duì)于外銷產(chǎn)品貨款的結(jié)算方面， 信用證結(jié)算的， 由跟單員督促客戶及時(shí)為司開(kāi)具信用證，單證員負(fù)責(zé)對(duì)信用證的內(nèi)容進(jìn)行審核；電匯方式結(jié)算的， 要在發(fā)貨后， 及時(shí)督促客戶付款，避免壞帳損失的發(fā)生。九、報(bào)帳對(duì)于 部門負(fù)責(zé)的采購(gòu)及加工業(yè)務(wù)，要及時(shí)與生產(chǎn)廠進(jìn)行對(duì)帳，在業(yè)務(wù)結(jié)束確認(rèn)無(wú)誤后，讓對(duì)