文件控制管理程序

1、XXX有限公司文件編號：程序文件版本：文件控制管理程序頁碼：1/14目錄1、目的2、范圍3、相關(guān)文件4、職責(zé)5、工作程序6、報告和記錄修改履歷日期修改碼頁次修改單號修改內(nèi)容簡述修改人備注XXX有限公司編號文件控制管理程序版本A|第2頁共14頁編制/日期1審核/日期批準(zhǔn)/日期11 .目的對質(zhì)量體系有關(guān)的文件，進(jìn)行控制管理，確保有關(guān)場所使用的文件，均為有效版本。2 .范圍適用于本公司與質(zhì)量體系有關(guān)文件的控制管理，包括電子媒體的文件。3 .相關(guān)文件無4 .職責(zé)總經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊的批準(zhǔn)和發(fā)布。管理者代表負(fù)責(zé)除質(zhì)量方針目標(biāo)、質(zhì)量手冊以外的批準(zhǔn)及發(fā)布。各部門主管負(fù)責(zé)本部門編制和提供的文件的審核。各部門經(jīng)辦

2、人員負(fù)責(zé)各類文件的編制、收集（包括外來）文件和統(tǒng)計。并指定兼職資料員，負(fù)責(zé)保管好本部門收到的文件，做好文件清單的記錄。行政辦公室負(fù)責(zé)文件的文檔登記、保管、借用、更改、回收和銷毀（包括外來文件）等管理工作。5 .工作程序行政辦公室負(fù)責(zé)制訂文件控制管理程序，相關(guān)部門程序要求實施。文件控制的流程。文件的分類質(zhì)量手冊-一是本公司質(zhì)量體系描述的綱領(lǐng)性文件。程序文件-是本公司各過程中，質(zhì)量的作業(yè)技術(shù)活動應(yīng)遵循的途徑和方法。其他管理性和技術(shù)性文件（第三層次文件）-一如管理性的有：規(guī)章制度、管理辦理、各種管理標(biāo)準(zhǔn)、工作計劃、記錄和報告的表示等；技術(shù)性的有：產(chǎn)品圖紙、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、工藝文件和標(biāo)準(zhǔn)、檢驗和檢測規(guī)范、作

3、業(yè)指導(dǎo)書、操作法規(guī)等。外來文件等-一國標(biāo)、國家和行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)、國家和地方的法律法規(guī)、適用法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，顧客提供的工程規(guī)范等，被本公司收集引用的文件。文件的編寫導(dǎo)則本公司的各類文件都必須有：標(biāo)題、編號、擬（編）寫人、審核人、批準(zhǔn)人的簽名方為有效。文件必須要有版本、修改碼和目錄及最新狀態(tài)清單。外來文件被采用必須要有提供部門領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可簽名。4-1-1文件控制管理程序版本：A第#頁共14頁質(zhì)量手冊和程序文件由管理者代表組織編寫，質(zhì)量手冊由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。程序文件由相關(guān)部門經(jīng)理審核、管理者代表批準(zhǔn)。研發(fā)部門負(fù)責(zé)編寫技術(shù)文件，包括產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)圖樣、工藝文件、采購、規(guī)范、檢驗和試驗規(guī)范、工序控制大

4、綱、工序操作規(guī)范、設(shè)備維護(hù)和操作規(guī)范等。部門經(jīng)理批準(zhǔn)。質(zhì)量手冊的編寫手冊的編號辦法：WS/QMXX手冊更換順序號（即板序版時分別以順序號表示）表示質(zhì)量手冊企業(yè)代旦手冊的結(jié)構(gòu)（1）手冊由概述部分、正文部分和附錄三部分組成。A.概述部分：封面、目錄及最新狀態(tài)清單、批準(zhǔn)實施令、修改履歷、手冊的管理和說明、術(shù)語、企業(yè)概況等。B.正文部分：按IATF16949-2016版的標(biāo)準(zhǔn)敘述五大部分（一個要求四個過程的體系控制要求。正文的每個部分目的一一采用本過程的目的；應(yīng)具有以下適用范圍-一本過程在體系中適用的領(lǐng)域；結(jié)構(gòu)：職責(zé)-完成本過程實施控制所設(shè)計的責(zé)任者；1） 程序概要-一本過程實施控制的主要活動內(nèi)容；支

5、持性文件-對本過程2） 實施控制活動的具體的遵循途徑的文件。3）4）5）C.附錄：1.質(zhì)量記錄一覽表。2.本手冊各章節(jié)月標(biāo)準(zhǔn)各章節(jié)的對照表。3.程序文件清單等。（2）手冊每頁的題頭格式WS威索公司質(zhì)量手冊編號WS/QM-XX（章節(jié)號）（名稱）修改碼第頁共頁手冊編寫時的注意事項:A.應(yīng)明確質(zhì)量體系建立的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。B.應(yīng)明確質(zhì)量體系覆蓋的產(chǎn)品范圍。C.應(yīng)闡明體系所包含的管理過程及過程之間的相互作用和關(guān)系。D.按標(biāo)準(zhǔn)要求，本公司體系所要刪減的細(xì)節(jié)及其合理性的說明（僅限第七章）程序文件的編寫程序文件的編號方法XWS/QPXF表示程序文件所屬部分中的次序表示程序文件屬五大部分中的哪一部分表示程序文件企業(yè)

6、代旦4-1-2文件控制管理程序版本：A第5頁共14頁程序文件的結(jié)構(gòu)(1)(2)(3)(4)目的-采用本程序的目的。范圍-該程序所包含活動的領(lǐng)域。相關(guān)文件-該程序所 引用的設(shè)計的文件。職責(zé)-該程序所設(shè)計的責(zé)任者。工作程序-該車工女婿質(zhì)量活動所應(yīng)遵循的途徑。記錄和報告-該程序活動實施后所 證實的見證記錄。附件：（需要時）程序文件的首頁格式和續(xù)頁格式（1）首頁格式(5)(6)威索公司編號WS/QPX-X（XXXX程序）版本編制/日期審核/日期批準(zhǔn)日期（2）續(xù)頁格式:程序文件編寫時的注意事項：A.魘號）（程序文件）版本：A第頁共頁C規(guī)定的職責(zé)在質(zhì)量活動中都應(yīng)有體現(xiàn)。每項活動的各個環(huán)節(jié)都應(yīng)有人承擔(dān)責(zé)任。

7、所有活動都可有驗證有效性的方法，都應(yīng)有記錄?；顒拥拿枋鲆w現(xiàn)5W1H（為什么、做什么、怎么做、何地做、誰來做）注意邏輯性和可操作性。其他管理和技術(shù)文件（即第三層次文件）的編寫本公司已有的管理和技術(shù)文件一般繼續(xù)延用已規(guī)定的編制及編號方法，只要與本導(dǎo)則不矛盾，也繼續(xù)采用，文件保持原狀態(tài)，不重新編寫。出于實施質(zhì)量管理體系而要新增的第三層次管理和技術(shù)文件時，或已有的第三層次文件需要新修訂時可用如下規(guī)定。A.文件編號方法_WSXXXX一|一"一匚該文件的順序號；文件屬性（技術(shù)的用JS,管理的用GU企業(yè)代旦B.文件的結(jié)構(gòu)（-）主題和適用范圍（二）工作內(nèi)容和要求（三）應(yīng)用的表示和必要的記錄文件的首

8、頁和續(xù)頁格式（1）首頁格式:文件標(biāo)號WS/XXXX編制/日期修改碼審核/日期第頁共頁批準(zhǔn)/日期4-1-3WS/QP-1文件控制管理程序版本：A第5頁共14頁（B）逐頁格式：修改碼：（編號）（文件名稱）版本：A第頁共頁文件的控制各類文件的版序和狀態(tài)控制為了文件的有效性進(jìn)行識別，必須實行版序控制。即對質(zhì)量手冊、程序文件及其他管理性和技術(shù)性文件都要標(biāo)明版本。版本以大寫英文字母AB、C、D-表示。修改碼以版本號和修改次序號（以小寫英文字母a、b、c、d-表示）相接個來表示。如Aa、Ab、Ac、Ba、BbBe以此類推。這樣的修改碼既體現(xiàn)了版本，又體現(xiàn)了修改次序。文件第一次發(fā)布尚未有修改時以AoBoCo表

9、示。文件如有封面，封面和文件上只需表示版本，不標(biāo)修改碼。修改碼只在文件的修改履歷上和修改通知單及最新狀態(tài)氫彈上表示。裝可大大簡化更改文件中的工作，又能節(jié)約紙張。文件的目錄和最新狀態(tài)清單控制。a.每份文件入檔前由編制部門編寫文件目錄，以便查閱，并編制“最新狀態(tài)清單”b.每份文件一經(jīng)舊該，必須在“最新狀態(tài)清單”中得到反映，不斷地更新“最新狀態(tài)清單”“最新狀態(tài)清單”的編制，可視不同的文件而頂，可作單獨一個文件編制，也可綜或根據(jù)目錄的編寫?！白钚聽顟B(tài)清單”和目錄放在一起是最簡單的方法。能做到一和目錄放在一起時可采用的表示如下：序號文件名稱（或早節(jié)）編號頁次版號/修改次序1234561234C.合匯編，

10、目了然。文件的歸檔和保管控制所有文件和資料在形成正式稿后交辦公室入檔（經(jīng)審核、批準(zhǔn)以后，均需按規(guī)定的分工到辦公室辦理入檔手續(xù)）。辦公室應(yīng)立即使辦理登記，記錄在“文件入檔登記表"（WS/QP4-l-01o文件和資料的提供部門對其正確性負(fù)責(zé)。所有入檔的文件和資料均為受控文件，經(jīng)登記的原版文件和資料存放在檔案料柜中作出標(biāo)識，不外借和外發(fā)。發(fā)給文件時均制作復(fù)印件發(fā)放。入檔的原版文件保管部門（辦公室）必須分門別類，排列整齊。做到查找方便，防止誤用和錯用。并必須存放于防霉、防潮、防盜、防火等安全良好的櫥柜內(nèi)，以免損壞。并由專人負(fù)責(zé)。保管人員應(yīng)負(fù)責(zé)日常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。因工作需要，需臨時借閱

11、文件和資料的人員，需經(jīng)保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，填寫“文件和記錄（查）閱單“（WS/QP44-1-02在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，到期不還的由辦公室文件管理員收回。4-1-#電子媒體形式的文件，歸檔和保管方式相同，并視情況必要時。需制作備份，以免丟失。文件按“受控“和”非受控“二大方式控制。受除”質(zhì)量手冊“向顧客提供時作為“非非控”文件發(fā)放外，其余文件都屬“受控”文件。受控文件發(fā)放時也應(yīng)登記。需特別存檔的文件，必須保存十五年。在任何情況下不得銷毀。文件的領(lǐng)用和發(fā)放控制文件按領(lǐng)用或規(guī)定進(jìn)行發(fā)放時，入檔保管部門必須在“文件發(fā)放/收回登記表”(WS/QP4-1-03上作記錄，并在發(fā)放的文件上蓋上“受控”或“非受控

12、”紅色印章，在印章上寫上發(fā)放部門的代碼，以便必要時文件追溯。其形式如下：受控第XX號非受控第XX號程序文件發(fā)放給各部門的以“程序文件”的合訂本發(fā)放。給需要的崗位或個人，以單行本發(fā)放。其他文件根據(jù)實際需要發(fā)放。做到需要的地方一定要有文件，且必須保證所有使用文件的場所，均為最新有效版本。要確保文件的清晰、整潔和完好。任何人不得在文件上亂改亂涂。使用部門，應(yīng)有在用文件的清單(也可用WS/QP4-4-01表示作記錄)。所有文件不得自行復(fù)印。如出現(xiàn)黑色“受控”、“非受控”印章的文件肯定是復(fù)印的，均為非法文件，出現(xiàn)問題由復(fù)印者負(fù)責(zé)。管理部門和領(lǐng)導(dǎo)如有發(fā)現(xiàn)，要及時沒收，必要時要追究責(zé)任。文件的更改，收回和銷

13、毀的控制文件需要更改時，更改者用填寫“文件更改通知單”(WS/QP4-1-04由原制訂文件的部門進(jìn)行更改，審核和批準(zhǔn)。文件的更改每次應(yīng)標(biāo)識其“修改碼”，方法按本程序第條實施。如修改的內(nèi)容，對其他文件產(chǎn)生影響時，應(yīng)同時及時進(jìn)行修改。所有被更改的原文件必須從使用處全部收回，同時按規(guī)定發(fā)放更改后經(jīng)批準(zhǔn)的新文件，以確保文件的唯一有效版本。收回舊文件時，應(yīng)作好記錄，記錄在原“文件發(fā)放/收回登記表的收回一欄內(nèi)，并在收回文件的每頁上加蓋“作廢”紅章“，以免混用或錯用。如需要保留一份留作參考的，則需在文件上加蓋”保留“紅印章，并附條寫明保留原因，隔離存放，防止非預(yù)期使用。收回舊文件應(yīng)與銷毀，相關(guān)部門在銷毀時填

14、寫“文件和記錄銷毀申請單“(WS/QP4-1-04。質(zhì)量手冊”設(shè)為'更改履歷"頁。故所有質(zhì)量手冊內(nèi)容的修改均應(yīng)在此”更改履歷“頁上作出記錄，并在文件的最新狀態(tài)清單”上也得到體現(xiàn)。并在此兩單上有修改碼表示次數(shù)，便于修改的追溯。在每個程序文件前也設(shè)置一個同樣的封面和修改頁(WS/QP4-1-09,該文件的每次修改均應(yīng)在該頁上作出記錄。程序文件的最新狀態(tài)清單，也應(yīng)在程序文件匯編目錄上得到反映。方法同。4-1-6WS/Q P-1文件控制管理程序版本：A第7頁共14頁外來文件的控制外來文件出各相關(guān)部門收集提供。包括國家標(biāo)準(zhǔn)、國際標(biāo)準(zhǔn)、各類檢驗規(guī)程、設(shè)備校準(zhǔn)規(guī)程、有關(guān)的管理和技術(shù)文件等。

15、提供時用識別其可用性和有效性，并經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可入檔。提供的部門應(yīng)跟蹤外來文件的有效本本及時更新，控制管理納入本程序管理軌道。當(dāng)顧客提供工程規(guī)程時，必須按顧客的時間計劃，及時進(jìn)行評審。并在不超過兩個星期內(nèi)，進(jìn)行分發(fā)和實施。同時更新所有相關(guān)文件。保存每項更改在試生產(chǎn)中實施的日期的舊路，記錄在“工程規(guī)范更改和實施記錄”(WS/QP4-1-07上。文件的評審和再批準(zhǔn)各級文件的管理人員，應(yīng)隨時檢查文件的有效性，并確保文件的清晰，整潔和完好，不得亂涂、亂改、亂畫。每年年底或年初，由管理者代表組織各部門文件管理人員對文件進(jìn)行依次全面評審，以確定文件是否需要更新，需經(jīng)再次批準(zhǔn)(按條執(zhí)行)6.記錄和報告文件入檔

16、登記表文件和記錄借(查)閱單文件發(fā)放/收回登記表文件更改通知單文件和記錄銷毀申請單封面和修改頁WS/QP4-1-01)工程規(guī)范更改和實施記錄WS/QP4-1-02)WS/QP4-1-03)WS/QP4-1-04)WS/QP4-1-05)WS/QP4-1-06)WS/QP4-1-07)4-1-7文件入檔登記單WS/QP4-1-01序號文件名稱文件編號版本總頁數(shù)生效期提供部門提交人接受人日期備注1234567891011121314XXX有限公司文件借（查）閱單WS/AP4-1-02借（查）閱人部門借（查）閱人姓名借（查）閱人口期部門負(fù)責(zé)人主管（副）總經(jīng)理審批借（查）閱內(nèi)容：借（查）閱原因：調(diào)卷情況：文件密級歸還日期備注：調(diào)卷人:4-1-#文件發(fā)放/收回登記表WS/QP4-1-03序號文件名稱文件編號數(shù)量部門發(fā)放收回備注簽收人日期經(jīng)辦人日期12345678910111213文件更改通知單編號：WS/QP4-1-04名稱代號分區(qū)使用于1.作令更改實施日期適用產(chǎn)品分發(fā)單位更改修改碼修改處數(shù)制品處理可用修復(fù)報廢備用原為應(yīng)改為同時更改資