縣供電公司原始憑證電子化應(yīng)用研究及成效

1、縣供電公司原始憑證電子化應(yīng)用研究及成效摘要：近年來，浙江省電力公司在全面施行省地縣一體化ERP全覆蓋的根底上，不斷深化財務(wù)集約化程度，推行電子報賬等系統(tǒng)，有效提升企業(yè)管理的信息化程度，這為縣供電公司全面推行原始憑證電子化，加強會計根底工作管理提供了先決條件。X供電公司建立了以費用歸口管理為主導(dǎo)思想的電子報賬流程，以附件信息標準化標準化為核心，以預(yù)算閉環(huán)管理、流程實時更新、定期培訓(xùn)及溝通為主要措施的原始憑證電子化機制，實現(xiàn)了發(fā)票校驗費用報銷、供應(yīng)商付款等業(yè)務(wù)無紙化管理目的，打破了審批時間、空間的限制，把傳統(tǒng)的事后記帳轉(zhuǎn)變成事前籌劃與實時控制，進展全過程實時、動態(tài)地管理，進一步推動了財務(wù)信息化的建

2、立與施行。關(guān)鍵詞：供電公司原始憑證電子化應(yīng)用；研究；成效一、目的描繪1.原始憑證電子化的管理理念原始憑證電子化管理的核心內(nèi)容就是全面應(yīng)用電子報帳系統(tǒng)實現(xiàn)網(wǎng)上報銷。網(wǎng)上報銷是以企業(yè)本錢管理為核心，圍繞財務(wù)審批流程，從流程發(fā)起、審批流轉(zhuǎn)、費用支付、工程管理、資金管理、預(yù)算管理及賬務(wù)管理等環(huán)節(jié)著手，實現(xiàn)本錢費用核算管理過程的電子化。2.原始憑證電子化應(yīng)用的必要性原始憑證是會計業(yè)務(wù)起點和企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)傳輸?shù)脑敿毿问剑鳛樵紤{證的銷貨發(fā)票和收付款結(jié)算單據(jù)等原始憑證如仍采用紙介質(zhì)的形式，也勢必影響會計信息化、企業(yè)信息化的進程。因此，積極推行原始憑證電子化管理，實現(xiàn)財務(wù)工作“無紙化、“自動

3、化、“智能化，已成為現(xiàn)代企業(yè)加強自身管理、謀求更大開展的必然舉措。3.原始憑證電子化應(yīng)用的主要措施X供電公司在推進原始憑證電子化應(yīng)用工作中，主要采取了加強迫度建立、科學(xué)設(shè)計流程、施行精細管理、強化組織保障等四方面措施。其中加強迫度建立和強化組織保障是理論和理論根底，科學(xué)設(shè)計流程和施行精細管理是前提和詳細做法。原始憑證電子化應(yīng)用電子報帳側(cè)業(yè)務(wù)控制圖1加強各項制度標準建立加強財務(wù)制度標準化建立。X公司前期深化各部門做了詳細調(diào)查，根據(jù)省公司電子報賬系統(tǒng)業(yè)務(wù)標準要求，修訂并健全了相關(guān)制度。對資金審批和費用報銷管理進展了發(fā)文標準，并制定?網(wǎng)上報銷管理方法?，分備用金及出差、消費、工程費用支出等對職責(zé)和流

4、程、報銷單據(jù)編制要求、審批制度等內(nèi)容進展了明確。完善內(nèi)控制度。在前期編制了涵蓋各項業(yè)務(wù)的?企業(yè)內(nèi)控管理匯編?根底上，結(jié)合原始憑證電子化應(yīng)用工作，對原內(nèi)控制度進展了查漏補缺，完善了企業(yè)經(jīng)營管理薄弱環(huán)節(jié)的制度建立。同時，對網(wǎng)上報銷系統(tǒng)進展系統(tǒng)定義和預(yù)設(shè)，及時更新單據(jù)樣本、審批流程、人員變化、崗位權(quán)限、崗位變更等信息，使單據(jù)步入標準流程，杜絕越級審批等現(xiàn)象。強化預(yù)算指標動態(tài)管控體系。期初由財務(wù)人員將年度及月度預(yù)算目的在ERP中進展下達，確保ERP系統(tǒng)中預(yù)算與電子報帳系統(tǒng)中數(shù)據(jù)完全一致。假設(shè)出現(xiàn)超預(yù)算的情況那么無法提交流程，員工需向公司 預(yù)算管理部門提出詳細追加預(yù)算申請，經(jīng)過預(yù)算指標審批并調(diào)整到網(wǎng)上報

5、銷系統(tǒng)后才可發(fā)起流程，以此確保本錢費用列支均在預(yù)算的范圍平衡發(fā)生，將預(yù)算管理落到了實處。2科學(xué)設(shè)計審批流程及流轉(zhuǎn)時間節(jié)點梳理本錢費用類科目。對照?國網(wǎng)會計核算手冊?和?浙江省電力公司施行方案?的要求，結(jié)合最新版會計科目體系，對公司現(xiàn)有本錢費用類會計科目及二級明細科目進展全面梳理，對各科目核算內(nèi)容及歸口部門進展明確，尤其對重點關(guān)注類費用，強化費用歸口管理的責(zé)任，進步財務(wù)核算的質(zhì)量。標準審批流程設(shè)計。對審批流程進展科學(xué)設(shè)計，結(jié)合原手工審批流程，根據(jù)“崗位+經(jīng)濟活動類型設(shè)定審批流程起點，再通過審批金額設(shè)定明確的審批級次以及每個級次上需要參與的“角色，使報銷人和審批人可以明晰地知道費用報銷單所處的審批

6、狀態(tài)以及待審批流程，可以實時查看所在部門的費用發(fā)生情況和預(yù)算執(zhí)行情況。對福利費、辦公費、差旅費、業(yè)務(wù)招待費、會議費及科技、技改工程等費用類型落實歸口管理部門專職人員進展審批把關(guān)，控制專項費用發(fā)生的標準性和合理性。進步單據(jù)流轉(zhuǎn)的時效性。本公司對每道審批環(huán)節(jié)均設(shè)置一定的流轉(zhuǎn)時限，自提交至審批人處超過三個工作日未處理，即由協(xié)同平臺發(fā)出超時短信提醒，此舉大大進步了單據(jù)流轉(zhuǎn)及財務(wù)處理的效率。假設(shè)審批人有事外出或休假，也可通過轉(zhuǎn)發(fā)功能將審批事項流轉(zhuǎn)至工作代理人處，防止了流程因特殊事由而有所延誤，確保了財務(wù)核算的及時性。3施行精細化管理編制簡明操作手冊。考慮到大多數(shù)員工對于網(wǎng)上報帳及會計科目比較陌生，針對用

7、戶提出詳細業(yè)務(wù)對應(yīng)的費用大類及費用類型選擇確定問題，編制簡明操作手冊對常用業(yè)務(wù)填報流程進展歸類說明，進步流程填報的準確性。操作手冊中對常用業(yè)務(wù)均印制了填報模板，對需引起關(guān)注處進展重點標注，同時對詳細掃描上傳標準及事由描繪以小貼士的方式列示其中，使員工對影像放置方向、附件類型選擇、文檔命名等標準一目了然，輕松操作，保證了上傳附件和流程填報的質(zhì)量。進步憑證電子化率。對本來需手工填寫再掃描上傳的部分表式進展電子化轉(zhuǎn)換，如員工出差需填寫的差旅費報銷單、質(zhì)量保證金退款申請單以WORD或EXCEL格式存放于局域網(wǎng)“表格下載處，方便員工隨時下載使用。同時預(yù)設(shè)一定的計算公式，如在差旅費報銷單中設(shè)定了目前執(zhí)行的

8、差旅費各項標準，員工輸入出差地點、人數(shù)、天數(shù)、住宿費以及乘坐交通工具等工程后，能自動計算該筆差旅費報銷的實際金額，增加操作的便捷性和單據(jù)的標準性。加強發(fā)票管理。在網(wǎng)上報銷中發(fā)起流程時，原始發(fā)票掃描件中發(fā)票代碼、發(fā)票號碼以及密文已經(jīng)明晰可見，財務(wù)人員可先行上12366網(wǎng)站進展真?zhèn)悟炞C，便于及時發(fā)現(xiàn)并排除涉稅風(fēng)險。同時因營改增范圍的不斷擴大，對應(yīng)獲得而未獲得增值稅專用發(fā)票的情況可以及時發(fā)現(xiàn)并通知經(jīng)辦人予以換票，普及了員工稅法及發(fā)票管理知識，進步了企業(yè)依法治企和稅收管理程度。4加強組織保障并建立定期溝通機制精心組織，做好上線前準備工作。為確保網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的順利施行和廣泛應(yīng)用，財務(wù)資產(chǎn)部充分做好工程前

9、期準備工作。召開工程啟動會議，并在上線之前組織兩期報帳員專題培訓(xùn)，讓廣闊員工純熟掌握網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的設(shè)計理念及詳細操作方法，為網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的全面應(yīng)用打下根底。做好宣傳及日常效勞工作。自上線以來通過新聞稿件、操作手冊、局域網(wǎng)資料上傳等多項舉措宣傳和推廣網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，使廣闊職工對網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的認知度不斷進步。同時開通網(wǎng)上報銷咨詢效勞專線，由專職人員耐心解答職工在詳細操作中的困難問題，加大財務(wù)知識的普及力度，樹立了良好的效勞形象，促進報銷流程更加標準化、標準化。建立定期溝通機制。定期組織報賬員及各部門費用專職、預(yù)算管理員進展專題分析及聽取意見，對提出的問題落實到相關(guān)人員，并及時反響解決。對預(yù)算執(zhí)行情況

10、實行跟蹤及反響機制，不斷完善和改進流程設(shè)置和預(yù)算控制程度。二、原始憑證電子化運行成效1.降低了企業(yè)運營本錢從指導(dǎo)和員工的角度來講，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)改變了審批方式，所有審批可通過網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)，使指導(dǎo)和員工有自主的時間支配權(quán)，大大降低了審批本錢，且網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中的復(fù)制創(chuàng)立單據(jù)功能，輕松一點即可實現(xiàn)差旅單的復(fù)制創(chuàng)立，對同類型的業(yè)務(wù)只需稍做修改并上傳附件即可提交流程，減少了員工的重復(fù)勞動；從財務(wù)的角度來講，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)極大的簡化了審核和過賬的工作量，節(jié)約了大量的審核時間。2.提升了財務(wù)形象網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的施行，使得本來需要較長周期的報銷業(yè)務(wù)時間大大縮短，這極大的進步了員工的滿意度。財務(wù)從審核、入賬、付款的整個流程均透明地展示在員工面前，員工到指導(dǎo)到財務(wù)均可以隨時看到單據(jù)的狀態(tài)，這種透明的流程和業(yè)務(wù)處理形式可構(gòu)建高效的、跨越空間的、動態(tài)實時的財務(wù)集中管理形式，提升財務(wù)在員工心目中的地位。3.加強了內(nèi)部控制傳統(tǒng)的單據(jù)審批形式，有時會出現(xiàn)員工