某軟件股份公司文書管理制度

1、XX軟件股份有限公司文書管理制度第一章總 則第一條為確保公司的文書事務(wù)正常順利進行，促進與提髙組織管理工作的效率,特制左本制度。第二條本制度所指文書，包括以下內(nèi)容：1、高層決策文件以及對基層下達的文件2、會議文件、紀要與傳閱文件3、公司規(guī)圧的務(wù)項基本制度4、業(yè)務(wù)工作往來公文、信件、傳真5、公司購置的圖書、報刊、雜志第三條 全部文書歸公司所有并收藏，任何個人不得占有。第四條 必須嚴格保守公司文件的。第五條 凡公司重要事宜的指示、請示、匯報、報告、傳達、答復(fù)等等，一律以書 面形式進行。第六條 文件的起草、領(lǐng)取與寄送,原則上由公司行政部負責(zé)。第二章文件的起草第七條 凡公司內(nèi)的公務(wù)文件，除有特殊規(guī)定外

2、，一律依照本制度制作。發(fā)往公司以外的文件除有特殊規(guī)左外，也適用本制度。第八條 公務(wù)文件應(yīng)簡明扼要，一事一議，語言描辭力求準確規(guī)范。第九條文件的起草必須征得主管同意，并且在主管有了明確的決泄之后進行。文件起草只是一個“文書化”的過程與結(jié)果。第十條文件上應(yīng)有公司制發(fā)單位規(guī)圧的編碼,還應(yīng)標明與此份文件有關(guān)的關(guān)鍵詞及復(fù)文文件的號碼和年月日，以便處理。第十一條在文件有必要加蓋公司印章時，須經(jīng)主管同意批準后，去印章保管員處申請加蓋公司印章。第十二條公文印章加印在發(fā)文日期中間。第十三條第十四條第十五條第十六條第十七條第十八條第十九條第二十條第二十一條第二十二條1、2、第二十三條第二十四條第二十五條制作文件的

3、用紙,除特殊情況外，原則上采用A4規(guī)格。文件注明密級。附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序號、標題。文件書寫需符合公文種類,使用規(guī)范格式，詳見附表1。第三章文件的簽發(fā)公司文件按類別分為公司經(jīng)營管理類文件，財務(wù)業(yè)務(wù)檔案類文件,組織人事檔案類文件，普通文件等。公司經(jīng)營管理類文件（如公司股東會議文件、決策委員會文件、執(zhí)委員會 文件、行政人事任免調(diào)整通知、經(jīng)營計劃書、合同書、公司制左的規(guī)章制 度等）原則上由行政辦公室起草，公司董事長或總經(jīng)理審核簽發(fā)。公司類財務(wù)業(yè)務(wù)檔案文件（如年度決算報告，軟件注冊證等業(yè)務(wù)用公文等） 由財務(wù)部門起草，公司董事長或總經(jīng)理審核簽發(fā)。公司組織人事檔案類文件（如短期勞動契約

4、書、勞動合同書、合同等）由 行政辦公室起草，公司董事長或總經(jīng)理審核簽發(fā)。公司普通文件（如部門提案、會議紀要、通知、申請等）由各部門負責(zé)起 草、辦公室審核編號，部門負責(zé)人簽發(fā)。文件的署名按下列規(guī)左進行：公司內(nèi)文件，一般往來文件只需主管署名：單純的上報文件，或者不涉及各 部門且內(nèi)容不重要的文件，只需部門署名：重要文件，按責(zé)任范用由董事 長、總經(jīng)理、常務(wù)董事署名，或者署有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)。對外文件，如合同書、責(zé)任狀、回執(zhí)、通告等重要對外文件，一律署董事長職務(wù)與姓名。如果是董事長委托事項可由指名責(zé)任者署爼。文件經(jīng)審核、簽發(fā)，由行政辦公室校對無誤后方能復(fù)印、蓋章。第四章文書的收發(fā)公司所有文書的收發(fā)

5、管理工作均由行政部統(tǒng)一負責(zé)。收發(fā)業(yè)務(wù)范圉包括：文件、郵件、報刊、信件、傳真的發(fā)送、登記，以及 特殊文件資料的遞送。第二十六條 第二十七條第二十八條第二十九條 第三十條 第一節(jié)第三十一條第三十二條第三十三條第三十四條第三十五條第三十六條第三十七條第三十八條第二節(jié)第三十九條第四十條第四十一條文書由行政辦公室指左專人負責(zé)簽收,并分類登記。簽收人應(yīng)于接件當日即按文書的要求報送給有關(guān)部門和人員，不得積壓遲 誤，屬于急件的，應(yīng)在接件后即時報送。對于貴重物品、匯款、郵包，要進行專門登記,并由個人簽字領(lǐng)取。收件登 記表詳見附表2。寫明并部門或個人收啟的，如系公文應(yīng)主動送行政部登記處理。未經(jīng)登記的文書材料，不得

6、先行使用、閱讀。文件'理公司文件分為電子文檔和紙質(zhì)文稿兩種形式，按其重要性和程度，由行政 辦公室確認以一種或兩種形式發(fā)放，分類處理和歸檔，保存?zhèn)洳?。不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文件屬于文件，核稿人應(yīng)注明“”字樣,并請示簽發(fā)人，確定報送范用。文件按規(guī)左，由專人印制、報送。普通文件無秘級，可在公司員工層內(nèi)部流通，供員工參考。文件統(tǒng)一由辦公室負責(zé)專送或郵寄。送件人應(yīng)將文件名稱、報送日期、簽 發(fā)部門（人）、接件人等事項登記在冊備査，并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。 文件應(yīng)由專人按核立的范圍報送。文件發(fā)放登記表見附表3。有必要在各部門傳閱的文件，必須附上''文件閱辦登記表”，按規(guī)定欄

7、目填寫，并最終交還文件管理人。文件閱辦登記表見附表4o個人不得保存公司文件,借閱文件應(yīng)及時歸還，調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件 淸理務(wù)交。對于公司領(lǐng)導(dǎo)做出指示的文件，行政辦公室應(yīng)及時組織傳達和落實。下發(fā)的與部門有關(guān)的文件，在處理意見上如果存在分歧，應(yīng)上報或請示上 級領(lǐng)導(dǎo)，由上級裁決。圖書管理公司對所有購巻的圖書資料進行統(tǒng)一管理。凡公司內(nèi)各部門購買的圖書, 均需到行政辦公室登記編目，備案后方能允許借閱。員工購買業(yè)務(wù)類應(yīng)用書籍需公司報銷的，應(yīng)遵照公司圖書管理的統(tǒng)一流 程。購書人須提岀申請,提供所購書籍明細單，由部門經(jīng)理簽字：第四十二條第四十三條第四十四條第四十五條第四十六條第四十七條第四十八條第四十九條

8、第五十條第五十一條第五十二條1、2、第五十三條圖書管理員審核公司是否已有此類書籍：購書人攜所購書籍及發(fā)票到行政辦公室辦理入庫登記（內(nèi)容包括書名、價 格、購書人簽字）；行政辦公室根據(jù)購買圖書資料發(fā)票逐一登記、編號、加蓋公章。圖書借閱時限為1個月，借書人應(yīng)在期限內(nèi)及時歸還圖書；如需續(xù)借，到行政辦公室辦理續(xù)借手續(xù)：圖書歸還時要完好無缺，如圖書有損壞則由借書人按損壞程度賠償；圖書為公司的大眾財產(chǎn)，不得據(jù)為己有。第五章文件的存檔與廢除公司經(jīng)營管理類文件的存檔、編輯與廢除工作原則上由行政辦公室辦理。 文件在結(jié)辦后3天內(nèi)，交行政部專職人員歸存。文件的存檔應(yīng)按照文件的編號進行分類編輯歸檔。按年度計，年底將重要的、經(jīng)整理編號的文件按類別進行匯總，裝訂成冊， 存入檔案。保存期限按下列規(guī)定確左：永久保存。凡屬于規(guī)則、指令、決議及人