公司會議制度流程

1、精品文檔公司會議制度流程目的：為規(guī)范公司會議管理，提高會議質(zhì)量，降低會議成本，特制定本制度。1. 適用范圍：本制度適用于 XX公司會議管理。2. 管理權(quán)責(zé)：3.1總裁辦負(fù)責(zé)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。3.2會議提擬人或主辦部門（含各中心 / 部門）負(fù)責(zé)會議的組織工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。3.3會議的審批權(quán)限詳見“ 5.1 會議提擬與審批”。3.會議分類：序號會議名稱、主題、主持人、參加人例會（含早會）：固定時間、固定匯報程序，盡量解決即席提出的問題；公司例會主辦中心 / 部負(fù)責(zé)人部門 / 中心或公司全體人員。動員會：發(fā)言固定、沒有討論程序，公司臨時行政會議；主辦中心 /

2、 部門負(fù)責(zé)人會議提擬人提擬。研討會：對某一課題或問題切磋、探討，不一定有結(jié)果；公司臨時行政會議中心 / 部門負(fù)責(zé)人會議提擬人提擬。鑒定 / 評審會：對某事物的價值、性能，質(zhì)量鑒別，必須有結(jié)論公司臨時行政會議；集團(tuán)總裁或其指定會議提擬人提擬。.精品文檔專題會：為某一專題而開，必須有結(jié)論，公司臨時行政會議；提擬人指定會議提擬人提擬。評比會：一般在年底或某一重大活動結(jié)束后召開公司例會， 人資行政中心總監(jiān)會議提擬人提擬。總結(jié)會：總結(jié)前一段工作，研究、部署下階段工作公司例會；中心 / 部門負(fù)責(zé)人會議提擬人提擬。匯報會：下級向上級或有關(guān)人員匯報工作情況，公司臨時行政會議：會議提擬人指定會議提擬人提擬。調(diào)度

3、會：任務(wù)安排，人員派遣，設(shè)備物資情況的調(diào)動，公司臨時行政會議：會議提擬人提擬會議提擬人提擬。部門例會：各中心 / 部門固定匯報程序， 部門會議中心 / 部門負(fù)責(zé)人自定。5、管理內(nèi)容：5.1 會議提擬與審批。公司月度例會無須提擬和審批。公司臨時行政會議、公司年度例會由集團(tuán)總裁直接提擬或由議題涉及業(yè)務(wù)的主辦部門負(fù)責(zé)人提擬、集團(tuán)總裁批準(zhǔn)。.精品文檔部門會議由各部門自行安排，但會議時間、參加人等，不得與公司會議沖突。其中，中心 / 部門會議屬非例會性質(zhì)且需另行核給專項費用的，應(yīng)向上一級主管部門報批同意；屬例會性質(zhì)的，由本中心另行提擬方案呈報集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后執(zhí)行。5.2 會議計劃與統(tǒng)籌。每月 28 日前，

4、總裁辦應(yīng)與各部門協(xié)調(diào)確定下月計劃召開的臨時行政會議，統(tǒng)一報集團(tuán)總裁審批后，匯同公司月例會編制月度會議計劃，于月底前發(fā)放至各部門負(fù)責(zé)人。凡總裁辦已列入計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議時， 會議召集部門應(yīng)提前 2 天完成會議提擬和報批手續(xù)，并報請總經(jīng)辦調(diào)整會議計劃。未經(jīng)總裁辦同意，任何人不得隨意打亂正常會議計劃。會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。5.3 會議準(zhǔn)備。會議通知遵照以下規(guī)定：.精品文檔1、已列入月度會議計劃表的會議，月中無調(diào)整的，不再另

5、行通知，由中心 / 部門按計劃表直接通知與會人；2、屬下列情況之一者，按“誰提擬，誰通知”的原則進(jìn)行會議通知：（ 1）未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議；（ 2）雖然已列入月度會議計劃，但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明；（ 3）其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。3、會議通知期一般應(yīng)提前一天以上，通知對象為與會人、會務(wù)服務(wù)提供部門；4、會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議， 應(yīng)以會議通知單進(jìn)行書面通知；涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議， 主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會議計劃通知相關(guān)部門。會議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定：1、會議

6、提擬部門應(yīng)提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交資料等）準(zhǔn)備的組織工作；.精品文檔2、會務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設(shè)施、用品等；3、公司總部召開的公司級會議會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸由總裁辦負(fù)責(zé)。4、部門在總部召開的會議需用公共會場的，應(yīng)向會議室管理部門（人資行政中心）書面提出，由會議室管理部門（人資行政中心）統(tǒng)籌安排。5.4 會議組織。會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。會議主持人須遵守以下規(guī)定：1、主持人應(yīng)不遲于會前5 分鐘到達(dá)會場，檢查會務(wù)落實情況，做好會前準(zhǔn)備。2、主持人

7、一般應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等，進(jìn)行必要的說明。3、會議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進(jìn)行中的實際情況，對議程進(jìn)行適時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會議效率。.精品文檔4、屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見； 對未議決事項亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。5、主持人應(yīng)將會議決議事項付諸實施的程序、實施人（部門）、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時間等會后跟進(jìn)安排向與會人明確。與會人須遵守以下規(guī)定：1、應(yīng)準(zhǔn)時到會，并在會議簽到表（詳見附件

8、2）上簽到。2、會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題。3、遵循會議主持人對議程控制的要求。4、屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進(jìn)行討論性發(fā)言。5、遵守會議紀(jì)律， 與會期間應(yīng)將手機調(diào)到振動或?qū)⑹謾C呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場。6、做好本人的會議紀(jì)錄。多個部門參加的臨時行政會議原則上由集團(tuán)總裁主持，集團(tuán)總裁另有授權(quán)的，服從集團(tuán)總裁授權(quán)。公司月度例會、臨時行政會議一般應(yīng)控制在2 小時以內(nèi)，根據(jù)會議進(jìn)行情況確需延時的，主持人須征得與會人員同意。主持人為會議考勤的核準(zhǔn)人，考勤記錄由會議記錄員負(fù)責(zé)。.精品文檔5.5 會議記錄。公司各類會議均應(yīng)以專用記錄本進(jìn)行會議記錄

9、。公司各類會議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。會議記錄員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定：1、各部門應(yīng)常設(shè)一名會議記錄員（一般為本部門的內(nèi)務(wù)文員，名單報總裁備案） ，負(fù)責(zé)本部門會議及本部門負(fù)責(zé)組織的會議的記錄工作。2、會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主持人可根據(jù)本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時指定會議記錄員。3、集團(tuán)總經(jīng)理主持的公司例會、臨時行政會議原則上由集團(tuán)總裁秘書負(fù)責(zé)會議記錄工作，集團(tuán)總裁另有指定的，服從集團(tuán)總裁指定。會議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定：1、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀(jì)要。2、會議記錄應(yīng)盡量采用實錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。3、對會議已

10、議決事項，應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣。.精品文檔4、會議原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日、會議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽名。5、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的會議簽到表的考勤記錄報考勤人員。下列情況下，應(yīng)整理會議紀(jì)要：1、公司各類臨時行政會議；2、須會后對會議精神貫徹落實進(jìn)行跟進(jìn)的會議；3、其它主持人要求整理會議紀(jì)要的會議。會議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類臨時行政會議的會議紀(jì)要須報總裁辦一份存檔備查。會議原始記錄的備檔按以下規(guī)定：1、本部門負(fù)責(zé)組織的公司各類行政會議的會議記錄，由本部門常設(shè)會議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、 保管，但用完后的記錄本應(yīng)作為機

11、要檔案及時轉(zhuǎn)總裁辦統(tǒng)一歸檔備查。2、本部門會議記錄由本部門常設(shè)會議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。.精品文檔5.6 會議跟進(jìn)。會議決議、決策事項須會后跟進(jìn)落實的，遵照“誰組織，誰跟進(jìn)”的原則；會議主持人另有指定的，從主持人指定。集團(tuán)總裁主持的會議的會后跟進(jìn)工作原則上由總經(jīng)辦助理負(fù)責(zé)落實，集團(tuán)總裁另有指定的，服從集團(tuán)總裁指定。會議跟進(jìn)的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀(jì)要為準(zhǔn)。5.7 獎懲。獎勵。按獎懲管理制度執(zhí)行。遲到、早退、缺席。1、遲到所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間后 5 分鐘內(nèi)未到的，計為遲到。2、

12、早退凡參加會議人員， 如未經(jīng)主持人同意在會議召開結(jié)束前 5 分鐘提前離開會場的，計為早退。3、缺席.精品文檔凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準(zhǔn)而不參加會議的，計為缺席。處罰。1、無正當(dāng)理由遲到、早退每次處10 元的罰款。2、無正當(dāng)理由缺席每次處以20 元的罰款。3、凡因通知原因造成應(yīng)參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達(dá)人承擔(dān)。6、附則。6.1 本制度由集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)解釋。6.2 凡本制度未明確規(guī)定的獎懲，按獎懲管理制度有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6.3 本制度由集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后生效，自頒布之日起執(zhí)行。.精品文檔附件 1：會議流程圖會議主持人會議記錄員IT技術(shù)人員發(fā)出會議通知會議通知解決設(shè)備問題.精品文檔會場布置會議記錄形成會議紀(jì)要要會議流程說明節(jié)點控相關(guān)說明制會議主持人需先確認(rèn)會議時間、地點、與會人員、會議議程。并合理控制會議時間，收到會議通知后，負(fù)責(zé)通知各與會人員及時參與會議。.精品文檔提前 15 分鐘進(jìn)行會場布置，準(zhǔn)備投影設(shè)備、攝影、錄音器材。進(jìn)行調(diào)試試用。會議整理會議內(nèi)容， 行程文字說明的會議紀(jì)要，以及整理錄影、錄