公司文檔管理制度

1、1 .目的為規(guī)范公司各種文檔的管理，保證公司文件的完整，便于查找利用，促進(jìn)公司各種文 檔的標(biāo)準(zhǔn)化，特制定本規(guī)則。2 .適用范圍適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。3 .內(nèi)容3.1 文件資料的收集3.1.1收集范圍凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、電報(bào)、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項(xiàng)：3.1.1.1 上級來文(1)上級機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；(2)上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料。3.1.1.2 公司文件

2、材料(1)會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的講話稿等；(2)公司發(fā)布(包括轉(zhuǎn)發(fā))的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿；(3)公司的請示與上級批復(fù)文件，下級單位的請示與公司的批復(fù)文件；(4)公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；(5)反映公司業(yè)務(wù)活動和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料；(6)公司檢查下級單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料；(7)公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料(包括計(jì)算機(jī)盤片等)、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料；(8)公司領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動中形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄；從外單位帶回公司有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料；(9)公司基本建設(shè)工程施工

3、竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料；(10)公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料;(11)公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；(12)公司制定的工作條例、章程、規(guī)則等文件材料；(13)公司干部任免(包括備案)、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、員工名冊、 報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、退職、退休等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料；(14)公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)組織介紹信及存根；(15)公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接

4、憑證、清冊；(16)公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本；(17)公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料；(18)公司外事活動中形成的請示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡報(bào)、會議紀(jì)要、記錄 聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；(19)各種普查工作中形成的文件材料。3.1.2收集中應(yīng)注意的問題3.1.2.1 公務(wù)電報(bào)要同其他文件材料一起收集立卷。3.1.2.2 正文和附件要同時(shí)收集。3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。3.1.2.4 作者、時(shí)間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁殘缺的文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補(bǔ)充 完整后再立卷歸檔。3.1.

5、2.5 有領(lǐng)導(dǎo)重要批示意見的文件處理單，應(yīng)隨文件一起存檔。3.1.2.6 有請示無批復(fù)的文件，應(yīng)當(dāng)查明原因，采取補(bǔ)救措施補(bǔ)齊，沒有書面文件的，應(yīng) 注明情況，并加蓋公章。3.1.2.7 用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫的文件底稿，應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。3.1.2.8 經(jīng)多方查找，證明確實(shí)已丟失的文件，應(yīng)用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原 因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。3.2 立卷歸檔3.2.1 公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整， 能 反映公司的主要情況，以便于保管和利用。3.2.2 文件材料的分類應(yīng)先按文件材料的重要性，在收藏時(shí)間上分為永久、長期、短期三種，然后依據(jù)事

6、先編好 的立卷類目，從文件材料的聯(lián)系中采取相應(yīng)的措施進(jìn)行分門別類。3.2.3 立卷分工3.2.3.1 各單位形成的文件，自行立卷；3.2.3.2 下級單位報(bào)來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷；3.2.3.3 上級單位頒發(fā)的專業(yè)性文件，由承辦單位立卷；非專業(yè)性文件，由總經(jīng)辦立卷。3.2.4 歸檔3.2.4.1 各單位于 月底前將上年度文件材料立卷完畢，交總經(jīng)辦檔案室統(tǒng)一存檔（人事 檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負(fù)責(zé)管理） 。3.2.4.2 各種文件、資料，按一定的特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化，必須層次分明、編寫頁碼、 填寫卷內(nèi)文件目錄。3.2.4.3 不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件

7、資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷。3.2.4.4 卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。3.3 檔案保管3.3.1 檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。3.3.2 膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。3.3.3 底圖入庫要認(rèn)真檢查，平放或卷放。3.3.4 庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。3.4 檔案借閱3.4.1 借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護(hù)，不得丟失、 損壞、涂改，要如期歸還。3.4.2 借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。3.4.3 借

8、閱時(shí)間最長不得超過一個(gè)月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理 續(xù)借手續(xù)。3.4.4 歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上及時(shí)注銷。3.4.5 凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、 抄錄、復(fù)印。3.4.6 底圖一般不予外借。3.5 檔案銷毀對于過期并失去保存價(jià)值的文件材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。3.6 檔案統(tǒng)計(jì)3.6.1 銷毀秘密公文，應(yīng)進(jìn)行登記，有 2人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。3.6.2 要及時(shí)對檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。3.6.3 除按上級主管部門的要求及時(shí)填報(bào)統(tǒng)計(jì)資料外，還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作。3.

9、6.4 統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確真實(shí)。3.6.5 對永久、長期、短期保存的文件資料分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以便反映檔案的不同價(jià)值和庫存發(fā)展趨勢。3.7 檔案保密3.7.1 檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸3.7.2 不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。3.7.3 檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場所。俗話說得好：“滴水之恩，當(dāng)涌泉相報(bào)”知恩圖報(bào)，是做人的良知；忘恩負(fù)義，被人們所不齒。何謂恩情？恩情即施惠人給受惠人的好處，恩惠情誼。恩情言其大，有“養(yǎng)育之恩”、“救命之恩”；恩情言其小，有“滴水之恩”、“幫扶之恩”大恩大德，人們會沒齒不忘，刻骨銘心；小的恩惠,我們同樣會念念不忘，記掛在心。恩情，難以用確切的言

10、辭來表述，只能用心靈去感受，用行動去報(bào)答。恩情，就是當(dāng)你身處困境時(shí)，有人愿意幫你的那份情；恩情，就是當(dāng)你失意落魄時(shí)，有人不離不棄的那份情；恩情，就是當(dāng)你遇事有難時(shí)，有人無私幫助你的那份情。做人千萬不能忘恩，忘了恩，就負(fù)了義；忘了恩，就負(fù)了人；忘了恩，就沒有了良心！何謂真情？真情，就是寒冷時(shí)的一把火，讓人感覺暖意融融；真情，就是嚴(yán)冬里的一輪暖陽，它的光和熱都灑在了你的身上；真情，就是黑暗中的一盞燈，照亮了你前行的方向；真情就是一眼清泉，滋潤著 每個(gè)人的心田，讓我們精神旺盛，生命茁壯！真情，就是一首動聽的歌曲，它能將你的煩惱驅(qū)趕；真情，就是一個(gè)燦爛的微笑，它能讓你心花怒放；真情，就是一場及時(shí)雨，它

11、能讓你干涸的心靈滋潤舒暢！真情，是無私的奉獻(xiàn)；真情，是真誠的情誼；真情，是純潔的愛心。做人，真情不可少，感恩最重要。一顆感恩的心，人人都需要；有了感恩的心，彼此都溫暖；捧出感恩的心，個(gè)個(gè)皆歡笑。恩情很貴，真心難得，真情莫傷。傷了真情，就傷了真心，傷了真心，就傷了好人，傷了好人，就落下了悔恨。恩情最怕忘，真情最怕傷！母親的恩情不能忘，生我九死一生，養(yǎng)我含辛茹苦，襁褓中奶我喂我，懷抱中親我寵我，雙手中托我舉我，出門時(shí)想我盼我，病痛中憐我惜我。父母的真情不能傷。自古以來，父母千萬倍的付出，難以換回子女百分之一的回報(bào)。父母一生真情付出，他們用心血和汗水滋養(yǎng)我們成長、成熟和成功，誰如果傷害了父母的真心真情，誰將悔恨終生！老師的恩情不可忘，老師的真情不可傷。為人之師，盡心盡力，小小三尺講臺，乃育人之天地；著那滿頭銀發(fā)，皆是歲月里積聚。絞盡腦汁，為讓學(xué)生們多獲取些知識；千方百計(jì)，為的是讓自己問心無愧， 良心得到慰藉。朋友的恩情不可忘，朋友的真情不可傷。真正的朋友，總能想你所想，急你所急；真正的朋友，總是雪中為你送炭，風(fēng)雨中為你遮風(fēng)擋雨。當(dāng)你遇有不順時(shí)，他總是無私的