崗位分析與崗位說明書培訓知識

1、、崗位工作分析崗位工作分析也就是崗位分析，即是指對某工作進行完整的描述或說明，以便為人力 資源管理活動提供有關崗位方面的信息， 從而進行一系列崗位信息的收集、 分析和綜合的人 力資源管理的基礎性活動。 很多企業(yè)由于缺乏準確的工作說明而付出了很大的代價， 結果導 致了很多人力資源工作缺乏針對性， 難以開展。 那么如何制訂崗位工作說明書呢？崗位分析 要從以下八個要素開始著手進行分析，即 (7W1H):WHO: 誰從事此項工作，責任人是誰，對人員的學歷及文化程度、專業(yè)知識與技能、經 驗以及職業(yè)化素質等資格要求。WHAT: 在雇員要完成的工作任務當位中，哪些是屬于體力勞動的范疇、哪些又是屬于 智力勞動

2、的范疇呢？WHOM: 為誰做，即顧客是誰。這里的顧客不僅指外部的客戶，也指企業(yè)內部的員工， 包括與從事該工作的人有直接關系的人：直接上級、下級、同事、客戶等。WHY: 為什么做，即工作對從事該崗位工作者的意義所在。WHEN: 工作任務應該被要求在什么時候完成呢？WHERE: 工作的地點、環(huán)境等。What qualificatiaons：從事這項工作的雇員應該具備哪些資質條件呢？HOW: 如何從事或者要求如何從事此項工作，即工作程序、規(guī)范以及為從事該工作所需 要的權利。崗位工作分析是一項復雜的系統(tǒng)工程，企業(yè)進行崗位工作分析，必須統(tǒng)籌規(guī)劃，分階 段、按步驟地進行。 進行崗位工作分析通常使用的方法有

3、： 問卷調查、 總結分析、 員工記錄、 直接面談、 觀察法等方法。 有了崗位工作分析的結果以后， 我們就可以著手制定崗位工作說 明書了。二、崗位工作說明書也稱崗位說明書，是表明企業(yè)期望員工做些什么、員工應該做些什么、應該怎么做和 在什么樣的情況下履行職責的總匯。崗位工作說明書最好是根據公司的具體情況進行制定， 而且在編制時，要注意文字簡單明了，并使用淺顯易懂的文字填寫；內容要越具體越好，避 免形式化、書面化。另外，在實際工作當中，隨著公司規(guī)模的不斷擴大，崗位說明書在制定之后，還要在 一定的時間內，有必要給予一定程度的修正和補充，以便與公司的實際發(fā)展狀況保持同步。 而且，崗位工作說明書的基本格式

4、，也要因不同的情況而異，但是大多數情況下，崗位說明 書應該包括以下的主要內容：1. 崗位基本資料：包括崗位名稱、崗位工作編號、匯報關系、直屬主管、所屬部門、 工資等級、工資標準、所轄人數、工作性質、工作地點、崗位分析日期、崗位分析人等等。2. 崗位分析日期：目的是為了避免使用過期的崗位說明書。3. 崗位工作概述：簡要說明崗位工作的內容 , 并逐項加以說明崗位工作活動的內容， 以及各活動內容所占時間百分比，活動內容的權限；執(zhí)行的依據等。4. 崗位工作責任：包括直接責任與領導責任（非管理崗位則沒有此項內容），要逐項 列出任職者工作職責。5. 崗位工作資格：即從事該項崗位工作所必須具備的基本資格條件

5、，主要有學歷、個 性特點、體力要求以及其他方面的要求。崗位說明書是指對對崗位工作的性質、任務、責任、環(huán)境、處理方法以及對崗位工作 人員的資格條件的要求所做的書面記錄。 它是根據崗位分析的各種調查資料， 加以整理、 分 析、判斷所得出的結論，編寫成的一種文件，是崗位工作分析的結果。此外，有必要注意的 是，崗位工作說明書的內容，可依據崗位工作分析的目標加以調整，內容可繁可簡。崗位工作說明書的外在形式，是根據一項工作編制一份書面材料，可用表格顯示，也 可用文字敘述。編制崗位工作說明書的目的，是為企業(yè)的招聘錄用、工作分派、簽訂勞動合 同以及職業(yè)指導等現代企業(yè)管理業(yè)務，提供原始資料和科學依據。崗位工作說

6、明書一般由人力資源部門統(tǒng)一歸檔管理。爾后，崗位工作說明書的編寫， 也并不是一勞永逸的工作。實際中，當企業(yè)組織系統(tǒng)內經常有出現職位增加、撤消的情況， 更常見的情形便是崗位的某項工作職責和內容的變動， 甚至于每一次工作信息的變動， 都應 該要求及時記錄在案， 并迅速反映到崗位工作說明書的調整之中。 在遇到崗位工作說明書要 加以調整的情況下， 一般由崗位所在部門的負責人， 向人力資源部提出申請， 并填寫標準的 崗位說明書修改表，由人力資源部門進行信息收集，并對職位說明書做出相應的修改。三、崗位說明書的填寫崗位說明書的格式可以是多種多樣的 , 關鍵是要在使用了統(tǒng)一格式的崗位說明書后， 應 該用準確、

7、簡潔的語言， 將上述的五大部份全部或主要部份加以表述， 以便形成規(guī)范、 準確、 使用方便的管理文件。眾所周知，不同的企業(yè)和組織都有各自特點和急需解決的問題。有的是為設計培訓方 案，提高員工的技術素質； 有的是為了制定更切合實際的獎勵制度， 調動員工工作的積極性； 還有的是為根據工作要求，改善工作環(huán)境、提高安全性。因此，這些企業(yè)和組織所要進行的 崗位工作分析的側重點就不一樣?？梢话銇碚f，崗位工作分析主要包括兩方面的內容：（一）崗位描述崗位描述就是確定崗位工作的具體特征。它包括以下幾個方面的內容：1 、 崗位名稱。即指崗位所從事的是什么工作。2 、 崗位活動和程序。包括所要完成的工作任務、工作職責

8、、完成工作所需要的資料、 機器設備與材料、工作流程、工作中與其他工作人員的正式聯系以及上下級關系。3 、 工作條件和物理環(huán)境。包括正常的溫度、適當的光照度、通風設備、安全措施、 建筑條件，甚至工作的地理位置。4 、 社會環(huán)境。包括工作團體的情況、社會心理氣氛、同事的特征及相互關系、各部 門之間的關系等。此外，應該說明企業(yè)和組織內以及附近的文化和生活設施。5 、 職業(yè)條件。由于人們常常根據職業(yè)條件來判斷和解釋職務描述中的其它內容，因 而這部分內容特別重要。職業(yè)條件說明了工作的各方面特點：工資報酬、獎金制度、工作時 間、工作季節(jié)性、晉級機會、進修和提高的機會、該工作在本組織中的地位以及與其它工作

9、的關系，等等。（二）崗位要求崗位要求說明了從事某項工作的人所必須具備的知識、技能、能力、興趣、體格和行 為特點等心理及生理要求。 制定工作要求的目的是決定重要的個體特征， 以此作為人員篩選、 任用和調配的基礎。崗位要求包括：有關工作程序和技術的要求、獨立判斷與思考能力、記憶力、注意力、 知覺能力、警覺性、操作能力（速度、準確性和協調性）、工作態(tài)度和各種特殊能力要求。 崗位要求還包括文化程度、 工作經驗、 生活經歷和健康狀況等。 崗位要求可以用經驗判斷的 方法獲得，也可以通過統(tǒng)計分析方式來確定?；谝陨蠉徫环治龅幕A理論，是從大的方面加以分析出崗位說明書的成果。若根據 某公司職（崗）位說明書的描

10、述，再加以細化分析，具體可從以下幾個方面進行考慮：崗位基本信息崗位基本信息也稱為工作標識。包括崗（職）位名稱、崗位編號、姓名、所屬部門、 直接上級、職等職級、定員等。2 、 工作內容描述這是最主要的內容，此欄詳細描述該職位所從事的具體的工作，應全面、詳盡地寫出 完成工作目標所要做的每一項工作， 包括每項工作的綜述、 活動過程、 工作聯系和工作權限。 同時， 在這一項中還可以同時描述每項工作的環(huán)境和工作條件， 以及在不同階段所用到的不 同的工具和設備。3 、 任職資格（1 ）教育背景此項填寫從事該職位目前應具有的最低學歷要求。在進行工作分析時，經常有這樣的情況：某職員是一位有多年工齡、經驗豐富的

11、高中學歷的員工，但他的教 育背景顯然不能代表所需要的教育水平。 在確定教育背景時應該考慮， 如果讓一位新員工來 工作，他最低應是什么學歷，而不一定是當前在職員工的學歷。（2 ）經驗 此項反應從事該職位之前，應具有的最起碼的工作經驗要求，一般包括 兩方面， 一是專業(yè)經歷要求， 即相關的知識經驗背景； 另一個需要的是本組織內部的工作經 歷要求，尤其針對組織中的一些中、高層管理職位。（3 ）技能要求 此項反映從事該職位應具有的基本技能和能力。 某些職位對專業(yè)技能 要求較高， 沒有此項專業(yè)技能就無法開展工作。 而另一些職位相比之下則對某些能力要求更 為明確。（4 ）個性特質 指從事該崗位通常需要從業(yè)人

12、員具備何種性格特征。（ 5）培訓經歷 此欄反映從事該職位前，應進行的基本的專業(yè)培訓，否則將不允許上 任或不能勝任工作。具體是指員工在具備了教育水平、工作經驗、工作技能之后，還必須經 過哪些培訓。（ 6）其它 例如反映該崗位通常表現的工作特性，在流水線上可能需要三班倒；在高 科技企業(yè)中需要經常加班；建筑施工人員經常出差；一般管理人員則正常上下班等。4 、 責權范圍（1 ） 責任 指此項工作所擔負的職責和應當按時完成的任務。（2 ） 權力 一定的工作崗位要承擔一定的責任，必須要有相映成趣的人、財、物上 的支配權力。四、案例分析研究（案例摘要） “瑪麗，我真不知道你到底需要怎樣的機械操作工？ ”高爾

13、夫機械制造 有限公司人力資源部經理約翰 ? 安德森說道： “我已經為你送去了四個人給你面試，并且這 四個人看上去都大致符合所需崗位說明書的要求，可是，你卻將他們全部拒之于門外。 ”“符合崗位說明書的要求？ ”瑪麗頗為驚訝地回答道： “可我所要找的卻是那種一錄用， 就能夠直接上手做事的人； 而你送給我的人， 都不能夠勝任實際操作工作， 并不是我所要找 的人。再者，我根本就沒瞧見你所說的什么崗位說明書。 ”聞聽此言，約翰二話沒說地為瑪麗拿來崗位說明書的復印件。當他們將崗位說明書與 現實所需崗位逐條加以對照時， 才發(fā)現問題之所在： 原來這些崗位說明書已經嚴重地脫離實 際，也就是說，崗位說明書沒有將實

14、際工作中的變動寫進去。例如，崗位說明書要求從業(yè)人 員具備舊式鉆探機的工作經驗， 而實際工作卻已經采用了數控機床的最新技術。 因此， 工人 們?yōu)榱烁行实厥褂眯聶C器，必須得具備更多的數學知識。在聽完瑪麗描述機械操作工作所需的技能以及從業(yè)人員需要履行的職責后，約翰喜形 于色地說道： “我想我們現在能夠寫出一份準確描述該項工作的崗位說明書，并且使用這份 崗位說明書作為指導， 一定能夠找到你所需要的合適人選。 我堅信， 只要我們的工作更加緊 密地配合，上述那種不愉快的事情，決不會再發(fā)生了。 ”（問題分析）首先，必須要認識到，雖然崗位說明書在上述案例中，不能非常準確無 誤地界定出招聘崗位所要求的職責與

15、技能，但是，人力資源部經理約翰 . 安德森沒有崗位說 明書的幫助， 就很難確定出所需崗位應該具備何種專業(yè)技能了。 通過以上案例， 可以發(fā)現這 具有普遍規(guī)律性的人力資源管理問題， 那就是崗位說明書所描述的崗位與實際工作當中的崗 位并不是絕對同一的概念。盡管在當今二十一世紀，科技發(fā)展神速、工作崗位的內涵和要求變化如此之快，使得 那些一成不變的崗位說明書， 在實際工作當中起到的作用是如此的蒼白， 甚至于起到適得其 反的作用。 但是， 除上述案例列舉的要求人力資源部與用人單位親密無間地協作外， 持續(xù)不 斷地工作分析工作也可以用來規(guī)避崗位說明書的負面影響外。眾所周知，工作分析作為人力資源管理的一項基礎性工作，即使連用于編制崗位說明 書的全套資料， 也全都來源于通過科學的工作分析所采集到的信息。 根據現代科學管理理論， 工作分析就是指科學地規(guī)劃出組織體系中的各個崗位在從業(yè)的過程中，應該履行哪些職責， 具備哪些知識，需要何種技能的管理過程系統(tǒng)。如上述工作分析的質界定義與量化