檔案的整理方法(WORD17頁)

1、檔案的整理方法第一節(jié) 歸檔文件整理規(guī)則（文書檔案）一、整理的特點、原則、適用范圍歸檔文件的整理規(guī)則是以“簡化整理、深化檢索”為宗旨的，它與傳統(tǒng)的立卷相比較，根本特點就是以件為單位，簡單地說，它所提出的整理方法就是以“件”為整理單位。 規(guī)則提出的整理原則，概括為“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。規(guī)則對歸檔文件的概念做了一個界定。專指辦理完畢，應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。另外， 規(guī)則對適用的歸檔文件種類也進行了限定，明確為紙質(zhì)文書材料。不適用于科技、會計等專門檔案以及聲像、電子等特殊載體的檔案的整理工作。這些檔案的整理仍然按以前的整理方法。二、整理

2、要求1 、歸檔文件要齊全完整。2、對歸檔文件要進行修整。3、建立文檔一體化。4、 公文處理必須符合要求。這與立卷時提出的要求是完全一致的。都必須符合國家行政機關(guān)公文處理辦法和中國共產(chǎn)黨各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)文件處理條例三、整理方法（一） “件”的確定：通常情況下，一份文件就是一件，也有一些特殊情況：1 、正文與附件視為一件。正文在前，附件在后；2、正文與處理單視為一件。處理單在前，正文在后；3、正本與定稿視為一件。正本在前，定稿在后；4、原件與復(fù)制件視為一件。原件在前，復(fù)制件在后；5、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文視為一件。轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；6、一些報表、名冊、圖冊等，一冊作為一件；7、來文與復(fù)文視為一件，復(fù)

3、文在前，來文在后；8、請示經(jīng)過若干層次形成的批復(fù)，各為一件，可作為同一事由排列在一起；9、格式統(tǒng)一的表格，視為一件；10 、不易拆開的會議材料，視為一件；不易拆開的會議記錄，視為一件；不易拆開的介紹信存根，視為一件。（二）文件的修整1 、首先，對破損的文件要進行修補，托裱。2、其次，對字跡模糊、褪色的文件要進行復(fù)印。3、另外，要去掉金屬器。4、超大型紙張要處理。（三）裝訂規(guī)則提出用不銹鋼訂書釘裝訂，在件的左側(cè)用兩根不銹鋼釘裝訂，要求左齊、下齊。對于一些厚的文件，我們?nèi)耘f采用“三孔一線”的裝訂方式。密封好的書不重新裝訂。（四）分類規(guī)則選擇年度，組織機構(gòu)（或問題），保管期限作為通用的分類方法，分類

4、層次最多三層，年度問題（或組織機構(gòu)）期限；最少兩層，按照市局的要求，我們邗江區(qū)采用兩層分類，即按年度期限。（五）歸檔文件的排列規(guī)則對文件的排列順序作了規(guī)定，必須在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間，重要程度等排列。即堅持了“事由”原則，因此，我們在排列時，對事由的理解顯得尤為重要。事由是指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程。一項工程、一次活動、一次會議，均可分別視為一個事由。一次請示，批復(fù)收到后，可視為事由辦理完畢。同一事由內(nèi)的歸檔文件排列按文件的形成時間、日期在前的文件排列在前，日期在后的文件排列在后面。事由之間的排列，按事由辦結(jié)時間的先后順序，隨辦隨歸，會議文件、

5、統(tǒng)一報表等成套性文件集中排列。僅僅靠手工檢索單位，文件的排列順序為：暫時沒有計算機或還沒有購置相關(guān)軟件，上級本級下級 文號無文號會議紀(jì)要如果在歸檔結(jié)束以后，又出現(xiàn)了一些零散文件，那么我們應(yīng)將零散文件排列在同一 年度，同一保管期限的所有文件的最后，并在備注欄中注明；或者并入關(guān)系密不可分的 相關(guān)文件作為一件，并在目錄備注欄注明“此件為兩件”。（六）歸檔文件編號歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編寫歸檔號。歸檔號是在整理過程中，體現(xiàn) 歸檔文件類別、排列順序的一組數(shù)字、字符的集合，包括全宗號、年度、保管期限、件 號、機構(gòu)（問題）、頁數(shù)等編號項目。歸檔號填寫在歸檔章內(nèi)，歸檔章設(shè)置（見圖）其中必填項為全宗

6、號、年度、保管期限、件號、總頁數(shù)，選擇項為機構(gòu) （問題）等。（全宗）（年度）（室編 件號）* （機構(gòu)或 問題）（保管 期限）（館編 件號）總頁數(shù)歸檔章式樣圖歸檔章采用紅色印泥，一般加蓋在文件首頁上端居中的空白位置上。文件閱辦單隨 同歸檔的可蓋在閱辦單上，以保持文件原貌。填寫編號項目的字跡材料應(yīng)耐久。全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。年度：填寫文件歸檔年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如 2002。保管期限：填寫歸檔文件保管期限的簡稱 （永、長、短）。件號：填寫文件的排列順序號。件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編 件號的編制方法為：在分類方案的最低一

7、級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1 ”開始標(biāo)注。館編件號按進館要求標(biāo)注。機構(gòu)（問題）：不填寫總頁數(shù)：填寫每一件歸檔文件中有圖文的頁面的總數(shù)。（七）編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)做到準(zhǔn)確、全面、詳細、深人，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化及計算機檢索的需要。歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件的，只對復(fù)文進行編目，但必須在題名 欄中用（）注明有無來文，如“附請示”；若作為兩件，則分別編目。同一事由形成多份 文件的，應(yīng)分別編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備 注等項目（見圖）。歸檔文件目錄責(zé)任者 文號題名日期 頁數(shù)備注歸檔文件目錄式樣圖件號：填寫室編件

8、號。責(zé)任者：填寫制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者的名稱。文號：填寫文件的發(fā)文字號，一般由機關(guān)代字、年度、順序號組成，須填寫完整。題名：文件標(biāo)題。文件只有一個題名且能反映文件內(nèi)容的（正題名），填寫時照實抄錄；文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容的，副題名無須抄錄；文件有并列 題名的，并列題名與正題名一并抄錄；沒有題名或題名不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加口” 號。文件的附件獨立性強，正文標(biāo)題不能反映附件內(nèi)容時附件標(biāo)題可一并抄錄。外加“（）”標(biāo)注。在計算機輔助管理條件下，若題名較籠統(tǒng)，需要進一步細化著錄。如“XX 介紹信存根” 一本作為一件時，其題名可為“XX介紹信存根”，其介紹信中的人

9、名可在備注 欄中錄入，以便二次檢索。日期：文件的形成時間，以 8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如 20020909 。頁數(shù)：規(guī)則不要求編制頁碼，而以數(shù)數(shù)來確定這份文件有效張數(shù)。備注：注釋文件需說明的情況。歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄一年裝訂成一本，亦可每年區(qū) 分保管期限裝訂成三本，或每年區(qū)分機構(gòu) （問題）裝訂成若于本。封面設(shè)置全宗名稱、 年度、保管期限、機構(gòu) （問題）（見圖），內(nèi)頁加目錄或口取紙以區(qū)分保管期限和機構(gòu) （問題）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄全宗名稱年 度保管期限稱勾(唯歸檔文件目錄

10、封面式樣圖用符合要求的檔案管理軟件所形成的歸檔文件電子目錄須拷貝到可脫機保存的耐久 的載體上備份。載體推薦為一次寫光盤。(八)裝盒1、備考表裝盒之前要放一張備考表，備考表要填寫準(zhǔn)確完整。備考表項目包括盒內(nèi)文件情況 說明、整理人、檢查人和日期。備考表盒內(nèi)文件情況說明整理人:檢查人:年 月日備考表式樣圖(1)盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。(2)整理人：填寫負責(zé)整理本盒歸檔文件的人員姓名。(3)檢查人：填寫負責(zé)檢查本盒歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。(4)日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期，也可以填寫該盒歸檔文件整理完畢的 日期。2、裝盒時要注意兩點：(1)不同形成年度

11、的歸檔文件不應(yīng)放在同一檔案盒；（2）不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放在同一檔案盒3、檔案盒項目填寫w保管期限對L構(gòu)（問題）起止件一館號盒號檔案盒背脊式樣圖（1）檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。（2）檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、 起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu)（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“一”號連接。檔案盒不編制盒號。四、排架歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，即分 別采用“年度一一保管期限”。第二節(jié)聲像檔案聲像檔案從載體上分為照片檔案、錄音錄像檔案、光盤檔案。這三種載體的檔案應(yīng)

12、 分別整理，設(shè)置不同的目錄號。一、照片檔案（一）定義照片檔案是國家機構(gòu)社會組織及個人在社會活動中直接形成的有保存價值的以感光 材料為載體、以影像為主要反映方式的歷史記錄。常規(guī)的照片檔案包括底片、照片和文字說明三個部分。（二）收藏范圍1 、反映某單位主要職能活動和工作成果的照片檔案。2、領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與某單位、某地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動的照片檔案。3、某單位組織或參加的重要外事活動的照片檔案。4、記錄某單位、某地區(qū)重大事件、重大事故、自然災(zāi)害及異?，F(xiàn)象的照片檔案。5 反映某地區(qū)地理、古跡以及自然風(fēng)光和民間風(fēng)俗的照片檔案。6 與其他載體檔案有密切聯(lián)系的照片檔案。7、其他具有保存價值的照片檔案。

13、（三）照片檔案的整理原則照片檔案的整理應(yīng)以有利于保持照片檔案的有機聯(lián)系、有利于保管、便于為利用者提供服務(wù)為整理原則，有條件的照片檔案的底片應(yīng)單獨整理和存放，照片和說明一同整理和存放。（四）照片的整理要求1 、照片要組成案卷（保管單位）。2、案卷題名應(yīng)概括案卷內(nèi)全部照片的基本主題。3、檔號規(guī)范、準(zhǔn)確、清晰，不得出現(xiàn)重編、漏編及空號現(xiàn)象。4 說明格式正確，項目齊全，能準(zhǔn)確揭示照片內(nèi)容，反映整理情況。5 案卷裝訂美觀，要有卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表。6、有完整的、符合標(biāo)準(zhǔn)格式的案卷目錄。（五）照片檔案的整理方法1 、分類照片檔案采用時間問題兩層分類法?？紤]到我們邗江各機關(guān)每年形成的照片不是很多，所以我們直

14、接就按時間進行分類，即按照片形成的時間。2、排列同一年度的照片按時間先后排列以后，要結(jié)合事由的原則，即要將反映同一活動的一組照片相對集中，比如，我們召開的工作會議形成一組照片，要排放在一起。3、組卷照片檔案的組卷實際上就是根據(jù)分類情況，將照片底片和文字說明一起固定在相冊的芯頁上。在一本標(biāo)準(zhǔn)相冊里，左側(cè)是放照片的地方，右側(cè)上方是文字說明，右側(cè)下方是放底片。文字說明是由照片號、底片號、事由、時間、地點、攝影者、參見號組成。照片/底片號案卷內(nèi)照片的順序號。在同一本相冊內(nèi)，照片號從“1”開始編流水號，直至編到最后一張照片。第二冊照片照片號仍然從“1 ”開始編流水號。事由照片影像所反映事件、事物的情由。

15、時間事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時間和拍攝時間。一般用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，年月日之間用“.”表示，例如2006 年 3 月 5 日，應(yīng)寫作“2006.3.5 ”。地點被攝物所在的具體地點。攝影者照片的拍攝單位和拍攝人。參見號與本張（組）照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號。整個文字說明部分不應(yīng)超過200 字。底片我們在接觸底片時應(yīng)戴潔凈的手套操作，防止汗?jié)n污染底片。（六）編制卷內(nèi)目錄以照片的自然張或有總說明的若干張（即一組照片）為單位填寫卷內(nèi)目錄。照片檔案卷內(nèi)目錄的格式照片/底片號即卡片文字說明中的照片/底片號。照片題名在盡量保證基本要素內(nèi)容完整的前提下， 將文字說明改寫成照片題名，照片題名不應(yīng)超過50 字。

16、拍攝時間即卡片文字說明中的時間。備注即需要說明的情況，有就填，沒有就空白。（七）填寫卷內(nèi)備考表備考表中填寫立卷人、檢查人和日期，有需要說明的情況要加以說明。（八）編制檔號在相冊的脊背上貼一張綠色的文書檔案標(biāo)簽，標(biāo)簽上注明全宗號、目錄號、年度、卷號。（九）編制目錄案卷目錄可參考文書檔案的目錄格式。檔案室編號案卷的流水號，從“ 1 ”開始編。題名責(zé)任者、時間、事由三要素構(gòu)成。即 *單位*年度形成的關(guān)于*方方面面的照片” ， 起止日期，這一冊中最早拍攝時間至最后拍攝時間。二、錄音錄像只在錄音錄像脊背上貼上標(biāo)簽，標(biāo)注檔號，放入檔案盒即可，同時要編制案卷目錄。三、光盤光盤的整理方法參照照片的整理方法。具

17、體放光盤的檔案盒檔案局有專門銷售。第三節(jié) 實物檔案一、實物檔案的歸檔范圍凡是本單位在行使職能活動時，形成、獲得或者收集的，對具有長遠保存利用價值的實物均屬實物檔案歸檔范圍，實物檔案歸檔范圍如下：1 、本單位獲得的縣級（含）以上涉及綜合工作的各種榮譽證書、獎狀、錦旗、獎懷、牌匾等。2、本單位舉辦或承辦重大活動形成的有保存價值的憑證性實物，包括活動標(biāo)志、證件、證書、獎?wù)?、紀(jì)念品、首日封、紀(jì)念郵票、組織機構(gòu)印章、贈送的禮品等。3、本單位外事活動中獲贈的紀(jì)念品、禮品。4、其它有重要保存利用價值的實物。二、實物檔案的歸檔要求1 、實物檔案應(yīng)在形成或獲得實物一個月內(nèi)向本單位檔案部門移交，任何單位、部門或個

18、人不得將實物損壞或轉(zhuǎn)送他人。2、歸檔實物沒有明確標(biāo)明主題和時間的，移交單位或個人應(yīng)在移交時對實物的主題和時間進行說明。3、歸檔的實物檔案應(yīng)保持整潔、無破損。三、實物檔案的整理（一）分類實物檔案原則上按實物形狀分類，實物形狀具體分為平面實物、立體實物等類別、考慮到我們邗江各機關(guān)每年形成的實物檔案內(nèi)容單一，主要是一些榮譽實物檔案、數(shù)量較少，所以可以不分類，打破載體形式界限，直接按歸檔時間順序統(tǒng)一編號。（二）編號依照實物形成的時間先后順序排列，從1 開始編制流水號，實物檔案應(yīng)以“件”為單位，按一件一號的原則進行編號，并在實物上粘貼標(biāo)簽，平面實物粘貼在實物反面的右下方，立體實物將標(biāo)簽粘貼在實物底部。歸

19、檔章項目包括：全宗號、目錄號、年度、案卷號。全宗號：同級檔案館給立檔單位編制的代號。目錄號：全宗號所屬目錄的編號，一般情況下為8。年度：實物形成的時間，注明到年份。案卷號：每件實物檔案的流水編號。歸檔章項目應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫，書寫材料應(yīng)符合檔案管理要求。（三）編目實物檔案應(yīng)按分類編號要求，將目錄錄入計算機，編制實物檔案案卷目錄，案卷目錄的格式用文書檔案案卷目錄格式，題名注意要注明標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容外，要注明載體。（四）保管實物檔案從某種程度上體現(xiàn)著一個單位的發(fā)展史和光榮史，有著不可替代的地位和作用。許多實物都具有較強的代表性、可參考性，所以它的保存又不能象文書檔案、科技檔案那樣簡單地放在檔案柜中，而是要

20、采取相對開放式的保管方式。如：整齊地陳列于榮譽室，使各階段、各項工作中取得的成績得展示，對本單位的工作人員是一種鼓舞和激勵， 能發(fā)揮其他檔案不可替代的作用。當(dāng)然， 并不是所有的實物檔案都要陳列出來，對于那些未被列入陳列柜中的實物檔案，并不意味著將其打入冷宮，對其置之不理，而是要妥善放置于檔案柜中，以被利用。具體保管要求有六點：1 、實物檔案一般應(yīng)專柜保管，對貴重的實物檔案，要采取相應(yīng)措施確保安全，移出檔案室必須要履行簽字手續(xù)。2、對實物檔案應(yīng)定期清點，做到帳物一致，發(fā)現(xiàn)問題及時查對清楚。3、實物檔案應(yīng)保持整潔，定期除塵，避免褪色，確保實物檔案完好無損。4、存放錦旗、證書等易蟲蛀的櫥柜，要投放防

21、蟲劑。5、獎狀可卷成筒狀保管，錦旗也可卷成保管或折疊后放入檔案盒保管。獎杯存入要避免又疊壓、擠碰。（五）利用1 、利用實物檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)。2、利用實物檔案原則上只能使用實物照片，如確需使用實物檔案原件，須寫明利用目的，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能利用3、歸還實物檔案時，檔案管理人員應(yīng)對歸還的實物檔案仔細檢查，核查無誤后方 可簽字注銷。如發(fā)現(xiàn)損壞，應(yīng)追究責(zé)任。第四節(jié)會計檔案、會計檔案的定義會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算材料，它是記錄和反映經(jīng) 濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔 案之一。1998年財政部和國家檔案局頒布的 會計檔

22、案管理辦法對會計檔案的管理作 了嚴(yán)格要求。辦法規(guī)定，各單位每年形成的會計檔案，都應(yīng)由財務(wù)會計部門按照歸檔 的要求負責(zé)整理立卷。會計檔案在會計年度終了一年后向檔案部門移交，不得自行封包 保存。二、會計檔案的整理般采用年度一形式(名稱)一保管期限分類組卷，即把一個單位形成的會計檔案先按年度分開，然后再按名稱分類，在每一類中按保管期限順序排列，一年或若干年編 一個流水序號。(一)憑證的整理1、整理要求(1)憑證要裝訂成冊；(2)加蓋封皮；(3)包角：憑證左上角用牛皮紙包角2、整理步驟(1)加貼憑證標(biāo)簽18會計憑證方形標(biāo)簽式樣圖注：標(biāo)簽內(nèi)項目統(tǒng)一用 5號鉛字黑色印泥加蓋。(2)裝憑證盒，加蓋盒脊標(biāo)簽會

23、計憑證盒脊背式樣圖注：會計憑證盒通常使用長23cm、寬3cm、高12.5cm (特別情況下可根據(jù)會計憑證厚薄程度選用相關(guān)會計憑證盒)；會計憑證盒脊背欄目統(tǒng)一用紅色印泥加蓋即可；0-9橡膠數(shù)碼可攜帶會計憑證盒式樣直接到刻字社定做。(3)編制案卷目錄會計憑證案卷目錄式樣圖注：案卷目錄內(nèi)項目統(tǒng)一用碳素墨水筆填寫，也可以用永樂文檔一體化通用軟件打印目錄。(二)帳簿的整理按照賬簿種類整理立卷，具體方法是：1、訂本賬，依次編有效頁號，并在原裝訂本正面貼上會計帳冊封面；2、活頁或卡片賬頁，先去掉空白頁并依次編排頁號，再裝訂，并貼上會計帳冊封面;3、排列：歷年賬簿的排列順序應(yīng)盡量一致。具體順序：總賬一一明細賬一一銀行日記賬一一現(xiàn)金日記賬一一往來賬等等。4、編號：賬簿類內(nèi)不再分開各種保管期限，所有各種賬簿案卷統(tǒng)一由若干年編案 卷順序號。即歷年編一個大流水號，這順序號最大不超過四位數(shù)。5、填寫案卷目錄賬簿案卷目錄直接利用“會計檔案案卷目錄”會計檔案案卷目錄類別號全宗號目錄號順序號案卷名稱起止日期卷內(nèi)張數(shù)憑證號保管期限備注51X X村X X X X年總帳20061 129025年5