檔案的整理方法(WORD17頁(yè))

1、檔案的整理方法第一節(jié) 歸檔文件整理規(guī)則（文書(shū)檔案）一、整理的特點(diǎn)、原則、適用范圍歸檔文件的整理規(guī)則是以“簡(jiǎn)化整理、深化檢索”為宗旨的，它與傳統(tǒng)的立卷相比較，根本特點(diǎn)就是以件為單位，簡(jiǎn)單地說(shuō)，它所提出的整理方法就是以“件”為整理單位。 規(guī)則提出的整理原則，概括為“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。規(guī)則對(duì)歸檔文件的概念做了一個(gè)界定。專(zhuān)指辦理完畢，應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。另外， 規(guī)則對(duì)適用的歸檔文件種類(lèi)也進(jìn)行了限定，明確為紙質(zhì)文書(shū)材料。不適用于科技、會(huì)計(jì)等專(zhuān)門(mén)檔案以及聲像、電子等特殊載體的檔案的整理工作。這些檔案的整理仍然按以前的整理方法。二、整理

2、要求1 、歸檔文件要齊全完整。2、對(duì)歸檔文件要進(jìn)行修整。3、建立文檔一體化。4、 公文處理必須符合要求。這與立卷時(shí)提出的要求是完全一致的。都必須符合國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法和中國(guó)共產(chǎn)黨各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)文件處理?xiàng)l例三、整理方法（一） “件”的確定：通常情況下，一份文件就是一件，也有一些特殊情況：1 、正文與附件視為一件。正文在前，附件在后；2、正文與處理單視為一件。處理單在前，正文在后；3、正本與定稿視為一件。正本在前，定稿在后；4、原件與復(fù)制件視為一件。原件在前，復(fù)制件在后；5、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文視為一件。轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；6、一些報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等，一冊(cè)作為一件；7、來(lái)文與復(fù)文視為一件，復(fù)

3、文在前，來(lái)文在后；8、請(qǐng)示經(jīng)過(guò)若干層次形成的批復(fù)，各為一件，可作為同一事由排列在一起；9、格式統(tǒng)一的表格，視為一件；10 、不易拆開(kāi)的會(huì)議材料，視為一件；不易拆開(kāi)的會(huì)議記錄，視為一件；不易拆開(kāi)的介紹信存根，視為一件。（二）文件的修整1 、首先，對(duì)破損的文件要進(jìn)行修補(bǔ)，托裱。2、其次，對(duì)字跡模糊、褪色的文件要進(jìn)行復(fù)印。3、另外，要去掉金屬器。4、超大型紙張要處理。（三）裝訂規(guī)則提出用不銹鋼訂書(shū)釘裝訂，在件的左側(cè)用兩根不銹鋼釘裝訂，要求左齊、下齊。對(duì)于一些厚的文件，我們?nèi)耘f采用“三孔一線”的裝訂方式。密封好的書(shū)不重新裝訂。（四）分類(lèi)規(guī)則選擇年度，組織機(jī)構(gòu)（或問(wèn)題），保管期限作為通用的分類(lèi)方法，分類(lèi)

4、層次最多三層，年度問(wèn)題（或組織機(jī)構(gòu)）期限；最少兩層，按照市局的要求，我們邗江區(qū)采用兩層分類(lèi)，即按年度期限。（五）歸檔文件的排列規(guī)則對(duì)文件的排列順序作了規(guī)定，必須在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間，重要程度等排列。即堅(jiān)持了“事由”原則，因此，我們?cè)谂帕袝r(shí)，對(duì)事由的理解顯得尤為重要。事由是指一件具體的事，或一個(gè)具體的問(wèn)題，或一段較緊密的工作過(guò)程。一項(xiàng)工程、一次活動(dòng)、一次會(huì)議，均可分別視為一個(gè)事由。一次請(qǐng)示，批復(fù)收到后，可視為事由辦理完畢。同一事由內(nèi)的歸檔文件排列按文件的形成時(shí)間、日期在前的文件排列在前，日期在后的文件排列在后面。事由之間的排列，按事由辦結(jié)時(shí)間的先后順序，隨辦隨歸，會(huì)議文件、

5、統(tǒng)一報(bào)表等成套性文件集中排列。僅僅靠手工檢索單位，文件的排列順序?yàn)椋簳簳r(shí)沒(méi)有計(jì)算機(jī)或還沒(méi)有購(gòu)置相關(guān)軟件，上級(jí)本級(jí)下級(jí) 文號(hào)無(wú)文號(hào)會(huì)議紀(jì)要如果在歸檔結(jié)束以后，又出現(xiàn)了一些零散文件，那么我們應(yīng)將零散文件排列在同一 年度，同一保管期限的所有文件的最后，并在備注欄中注明；或者并入關(guān)系密不可分的 相關(guān)文件作為一件，并在目錄備注欄注明“此件為兩件”。（六）歸檔文件編號(hào)歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)方案和排列順序逐件編寫(xiě)歸檔號(hào)。歸檔號(hào)是在整理過(guò)程中，體現(xiàn) 歸檔文件類(lèi)別、排列順序的一組數(shù)字、字符的集合，包括全宗號(hào)、年度、保管期限、件 號(hào)、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、頁(yè)數(shù)等編號(hào)項(xiàng)目。歸檔號(hào)填寫(xiě)在歸檔章內(nèi)，歸檔章設(shè)置（見(jiàn)圖）其中必填項(xiàng)為全宗

6、號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、總頁(yè)數(shù)，選擇項(xiàng)為機(jī)構(gòu) （問(wèn)題）等。（全宗）（年度）（室編 件號(hào)）* （機(jī)構(gòu)或 問(wèn)題）（保管 期限）（館編 件號(hào)）總頁(yè)數(shù)歸檔章式樣圖歸檔章采用紅色印泥，一般加蓋在文件首頁(yè)上端居中的空白位置上。文件閱辦單隨 同歸檔的可蓋在閱辦單上，以保持文件原貌。填寫(xiě)編號(hào)項(xiàng)目的字跡材料應(yīng)耐久。全宗號(hào)：填寫(xiě)檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。年度：填寫(xiě)文件歸檔年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如 2002。保管期限：填寫(xiě)歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱(chēng) （永、長(zhǎng)、短）。件號(hào)：填寫(xiě)文件的排列順序號(hào)。件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào)，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編 件號(hào)的編制方法為：在分類(lèi)方案的最低一

7、級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按文件排列順序從“1 ”開(kāi)始標(biāo)注。館編件號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注。機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：不填寫(xiě)總頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)每一件歸檔文件中有圖文的頁(yè)面的總數(shù)。（七）編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類(lèi)方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)做到準(zhǔn)確、全面、詳細(xì)、深人，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化及計(jì)算機(jī)檢索的需要。歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文作為一件的，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目，但必須在題名 欄中用（）注明有無(wú)來(lái)文，如“附請(qǐng)示”；若作為兩件，則分別編目。同一事由形成多份 文件的，應(yīng)分別編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備 注等項(xiàng)目（見(jiàn)圖）。歸檔文件目錄責(zé)任者 文號(hào)題名日期 頁(yè)數(shù)備注歸檔文件目錄式樣圖件號(hào)：填寫(xiě)室編件

8、號(hào)。責(zé)任者：填寫(xiě)制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者的名稱(chēng)。文號(hào)：填寫(xiě)文件的發(fā)文字號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成，須填寫(xiě)完整。題名：文件標(biāo)題。文件只有一個(gè)題名且能反映文件內(nèi)容的（正題名），填寫(xiě)時(shí)照實(shí)抄錄；文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容的，副題名無(wú)須抄錄；文件有并列 題名的，并列題名與正題名一并抄錄；沒(méi)有題名或題名不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加口” 號(hào)。文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，正文標(biāo)題不能反映附件內(nèi)容時(shí)附件標(biāo)題可一并抄錄。外加“（）”標(biāo)注。在計(jì)算機(jī)輔助管理?xiàng)l件下，若題名較籠統(tǒng)，需要進(jìn)一步細(xì)化著錄。如“XX 介紹信存根” 一本作為一件時(shí)，其題名可為“XX介紹信存根”，其介紹信中的人

9、名可在備注 欄中錄入，以便二次檢索。日期：文件的形成時(shí)間，以 8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如 20020909 。頁(yè)數(shù)：規(guī)則不要求編制頁(yè)碼，而以數(shù)數(shù)來(lái)確定這份文件有效張數(shù)。備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄一年裝訂成一本，亦可每年區(qū) 分保管期限裝訂成三本，或每年區(qū)分機(jī)構(gòu) （問(wèn)題）裝訂成若于本。封面設(shè)置全宗名稱(chēng)、 年度、保管期限、機(jī)構(gòu) （問(wèn)題）（見(jiàn)圖），內(nèi)頁(yè)加目錄或口取紙以區(qū)分保管期限和機(jī)構(gòu) （問(wèn)題）。其中全宗名稱(chēng)即立檔單位的名稱(chēng)，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。歸檔文件目錄全宗名稱(chēng)年 度保管期限稱(chēng)勾(唯歸檔文件目錄

10、封面式樣圖用符合要求的檔案管理軟件所形成的歸檔文件電子目錄須拷貝到可脫機(jī)保存的耐久 的載體上備份。載體推薦為一次寫(xiě)光盤(pán)。(八)裝盒1、備考表裝盒之前要放一張備考表，備考表要填寫(xiě)準(zhǔn)確完整。備考表項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況 說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。備考表盒內(nèi)文件情況說(shuō)明整理人:檢查人:年 月日備考表式樣圖(1)盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。(2)整理人：填寫(xiě)負(fù)責(zé)整理本盒歸檔文件的人員姓名。(3)檢查人：填寫(xiě)負(fù)責(zé)檢查本盒歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。(4)日期：填寫(xiě)歸檔文件整理完畢的日期，也可以填寫(xiě)該盒歸檔文件整理完畢的 日期。2、裝盒時(shí)要注意兩點(diǎn)：(1)不同形成年度

11、的歸檔文件不應(yīng)放在同一檔案盒；（2）不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放在同一檔案盒3、檔案盒項(xiàng)目填寫(xiě)w保管期限對(duì)L構(gòu)（問(wèn)題）起止件一館號(hào)盒號(hào)檔案盒背脊式樣圖（1）檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱(chēng)。（2）檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、 起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)。其中，起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“一”號(hào)連接。檔案盒不編制盒號(hào)。四、排架歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類(lèi)方案一致，即分 別采用“年度一一保管期限”。第二節(jié)聲像檔案聲像檔案從載體上分為照片檔案、錄音錄像檔案、光盤(pán)檔案。這三種載體的檔案應(yīng)

12、 分別整理，設(shè)置不同的目錄號(hào)。一、照片檔案（一）定義照片檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)社會(huì)組織及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的以感光 材料為載體、以影像為主要反映方式的歷史記錄。常規(guī)的照片檔案包括底片、照片和文字說(shuō)明三個(gè)部分。（二）收藏范圍1 、反映某單位主要職能活動(dòng)和工作成果的照片檔案。2、領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與某單位、某地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片檔案。3、某單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片檔案。4、記錄某單位、某地區(qū)重大事件、重大事故、自然災(zāi)害及異?，F(xiàn)象的照片檔案。5 反映某地區(qū)地理、古跡以及自然風(fēng)光和民間風(fēng)俗的照片檔案。6 與其他載體檔案有密切聯(lián)系的照片檔案。7、其他具有保存價(jià)值的照片檔案。

13、（三）照片檔案的整理原則照片檔案的整理應(yīng)以有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、便于為利用者提供服務(wù)為整理原則，有條件的照片檔案的底片應(yīng)單獨(dú)整理和存放，照片和說(shuō)明一同整理和存放。（四）照片的整理要求1 、照片要組成案卷（保管單位）。2、案卷題名應(yīng)概括案卷內(nèi)全部照片的基本主題。3、檔號(hào)規(guī)范、準(zhǔn)確、清晰，不得出現(xiàn)重編、漏編及空號(hào)現(xiàn)象。4 說(shuō)明格式正確，項(xiàng)目齊全，能準(zhǔn)確揭示照片內(nèi)容，反映整理情況。5 案卷裝訂美觀，要有卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表。6、有完整的、符合標(biāo)準(zhǔn)格式的案卷目錄。（五）照片檔案的整理方法1 、分類(lèi)照片檔案采用時(shí)間問(wèn)題兩層分類(lèi)法?？紤]到我們邗江各機(jī)關(guān)每年形成的照片不是很多，所以我們直

14、接就按時(shí)間進(jìn)行分類(lèi)，即按照片形成的時(shí)間。2、排列同一年度的照片按時(shí)間先后排列以后，要結(jié)合事由的原則，即要將反映同一活動(dòng)的一組照片相對(duì)集中，比如，我們召開(kāi)的工作會(huì)議形成一組照片，要排放在一起。3、組卷照片檔案的組卷實(shí)際上就是根據(jù)分類(lèi)情況，將照片底片和文字說(shuō)明一起固定在相冊(cè)的芯頁(yè)上。在一本標(biāo)準(zhǔn)相冊(cè)里，左側(cè)是放照片的地方，右側(cè)上方是文字說(shuō)明，右側(cè)下方是放底片。文字說(shuō)明是由照片號(hào)、底片號(hào)、事由、時(shí)間、地點(diǎn)、攝影者、參見(jiàn)號(hào)組成。照片/底片號(hào)案卷內(nèi)照片的順序號(hào)。在同一本相冊(cè)內(nèi)，照片號(hào)從“1”開(kāi)始編流水號(hào)，直至編到最后一張照片。第二冊(cè)照片照片號(hào)仍然從“1 ”開(kāi)始編流水號(hào)。事由照片影像所反映事件、事物的情由。

15、時(shí)間事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時(shí)間和拍攝時(shí)間。一般用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，年月日之間用“.”表示，例如2006 年 3 月 5 日，應(yīng)寫(xiě)作“2006.3.5 ”。地點(diǎn)被攝物所在的具體地點(diǎn)。攝影者照片的拍攝單位和拍攝人。參見(jiàn)號(hào)與本張（組）照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號(hào)。整個(gè)文字說(shuō)明部分不應(yīng)超過(guò)200 字。底片我們?cè)诮佑|底片時(shí)應(yīng)戴潔凈的手套操作，防止汗?jié)n污染底片。（六）編制卷內(nèi)目錄以照片的自然張或有總說(shuō)明的若干張（即一組照片）為單位填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。照片檔案卷內(nèi)目錄的格式照片/底片號(hào)即卡片文字說(shuō)明中的照片/底片號(hào)。照片題名在盡量保證基本要素內(nèi)容完整的前提下， 將文字說(shuō)明改寫(xiě)成照片題名，照片題名不應(yīng)超過(guò)50 字。

16、拍攝時(shí)間即卡片文字說(shuō)明中的時(shí)間。備注即需要說(shuō)明的情況，有就填，沒(méi)有就空白。（七）填寫(xiě)卷內(nèi)備考表備考表中填寫(xiě)立卷人、檢查人和日期，有需要說(shuō)明的情況要加以說(shuō)明。（八）編制檔號(hào)在相冊(cè)的脊背上貼一張綠色的文書(shū)檔案標(biāo)簽，標(biāo)簽上注明全宗號(hào)、目錄號(hào)、年度、卷號(hào)。（九）編制目錄案卷目錄可參考文書(shū)檔案的目錄格式。檔案室編號(hào)案卷的流水號(hào)，從“ 1 ”開(kāi)始編。題名責(zé)任者、時(shí)間、事由三要素構(gòu)成。即 *單位*年度形成的關(guān)于*方方面面的照片” ， 起止日期，這一冊(cè)中最早拍攝時(shí)間至最后拍攝時(shí)間。二、錄音錄像只在錄音錄像脊背上貼上標(biāo)簽，標(biāo)注檔號(hào)，放入檔案盒即可，同時(shí)要編制案卷目錄。三、光盤(pán)光盤(pán)的整理方法參照照片的整理方法。具

17、體放光盤(pán)的檔案盒檔案局有專(zhuān)門(mén)銷(xiāo)售。第三節(jié) 實(shí)物檔案一、實(shí)物檔案的歸檔范圍凡是本單位在行使職能活動(dòng)時(shí)，形成、獲得或者收集的，對(duì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存利用價(jià)值的實(shí)物均屬實(shí)物檔案歸檔范圍，實(shí)物檔案歸檔范圍如下：1 、本單位獲得的縣級(jí)（含）以上涉及綜合工作的各種榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)懷、牌匾等。2、本單位舉辦或承辦重大活動(dòng)形成的有保存價(jià)值的憑證性實(shí)物，包括活動(dòng)標(biāo)志、證件、證書(shū)、獎(jiǎng)?wù)?、紀(jì)念品、首日封、紀(jì)念郵票、組織機(jī)構(gòu)印章、贈(zèng)送的禮品等。3、本單位外事活動(dòng)中獲贈(zèng)的紀(jì)念品、禮品。4、其它有重要保存利用價(jià)值的實(shí)物。二、實(shí)物檔案的歸檔要求1 、實(shí)物檔案應(yīng)在形成或獲得實(shí)物一個(gè)月內(nèi)向本單位檔案部門(mén)移交，任何單位、部門(mén)或個(gè)

18、人不得將實(shí)物損壞或轉(zhuǎn)送他人。2、歸檔實(shí)物沒(méi)有明確標(biāo)明主題和時(shí)間的，移交單位或個(gè)人應(yīng)在移交時(shí)對(duì)實(shí)物的主題和時(shí)間進(jìn)行說(shuō)明。3、歸檔的實(shí)物檔案應(yīng)保持整潔、無(wú)破損。三、實(shí)物檔案的整理（一）分類(lèi)實(shí)物檔案原則上按實(shí)物形狀分類(lèi)，實(shí)物形狀具體分為平面實(shí)物、立體實(shí)物等類(lèi)別、考慮到我們邗江各機(jī)關(guān)每年形成的實(shí)物檔案內(nèi)容單一，主要是一些榮譽(yù)實(shí)物檔案、數(shù)量較少，所以可以不分類(lèi)，打破載體形式界限，直接按歸檔時(shí)間順序統(tǒng)一編號(hào)。（二）編號(hào)依照實(shí)物形成的時(shí)間先后順序排列，從1 開(kāi)始編制流水號(hào)，實(shí)物檔案應(yīng)以“件”為單位，按一件一號(hào)的原則進(jìn)行編號(hào)，并在實(shí)物上粘貼標(biāo)簽，平面實(shí)物粘貼在實(shí)物反面的右下方，立體實(shí)物將標(biāo)簽粘貼在實(shí)物底部。歸

19、檔章項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、目錄號(hào)、年度、案卷號(hào)。全宗號(hào)：同級(jí)檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。目錄號(hào)：全宗號(hào)所屬目錄的編號(hào)，一般情況下為8。年度：實(shí)物形成的時(shí)間，注明到年份。案卷號(hào)：每件實(shí)物檔案的流水編號(hào)。歸檔章項(xiàng)目應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)，書(shū)寫(xiě)材料應(yīng)符合檔案管理要求。（三）編目實(shí)物檔案應(yīng)按分類(lèi)編號(hào)要求，將目錄錄入計(jì)算機(jī)，編制實(shí)物檔案案卷目錄，案卷目錄的格式用文書(shū)檔案案卷目錄格式，題名注意要注明標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容外，要注明載體。（四）保管實(shí)物檔案從某種程度上體現(xiàn)著一個(gè)單位的發(fā)展史和光榮史，有著不可替代的地位和作用。許多實(shí)物都具有較強(qiáng)的代表性、可參考性，所以它的保存又不能象文書(shū)檔案、科技檔案那樣簡(jiǎn)單地放在檔案柜中，而是要

20、采取相對(duì)開(kāi)放式的保管方式。如：整齊地陳列于榮譽(yù)室，使各階段、各項(xiàng)工作中取得的成績(jī)得展示，對(duì)本單位的工作人員是一種鼓舞和激勵(lì)， 能發(fā)揮其他檔案不可替代的作用。當(dāng)然， 并不是所有的實(shí)物檔案都要陳列出來(lái)，對(duì)于那些未被列入陳列柜中的實(shí)物檔案，并不意味著將其打入冷宮，對(duì)其置之不理，而是要妥善放置于檔案柜中，以被利用。具體保管要求有六點(diǎn)：1 、實(shí)物檔案一般應(yīng)專(zhuān)柜保管，對(duì)貴重的實(shí)物檔案，要采取相應(yīng)措施確保安全，移出檔案室必須要履行簽字手續(xù)。2、對(duì)實(shí)物檔案應(yīng)定期清點(diǎn)，做到帳物一致，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查對(duì)清楚。3、實(shí)物檔案應(yīng)保持整潔，定期除塵，避免褪色，確保實(shí)物檔案完好無(wú)損。4、存放錦旗、證書(shū)等易蟲(chóng)蛀的櫥柜，要投放防

21、蟲(chóng)劑。5、獎(jiǎng)狀可卷成筒狀保管，錦旗也可卷成保管或折疊后放入檔案盒保管。獎(jiǎng)杯存入要避免又疊壓、擠碰。（五）利用1 、利用實(shí)物檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)。2、利用實(shí)物檔案原則上只能使用實(shí)物照片，如確需使用實(shí)物檔案原件，須寫(xiě)明利用目的，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能利用3、歸還實(shí)物檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的實(shí)物檔案仔細(xì)檢查，核查無(wú)誤后方 可簽字注銷(xiāo)。如發(fā)現(xiàn)損壞，應(yīng)追究責(zé)任。第四節(jié)會(huì)計(jì)檔案、會(huì)計(jì)檔案的定義會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算材料，它是記錄和反映經(jīng) 濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔 案之一。1998年財(cái)政部和國(guó)家檔案局頒布的 會(huì)計(jì)檔

22、案管理辦法對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理作 了嚴(yán)格要求。辦法規(guī)定，各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)按照歸檔 的要求負(fù)責(zé)整理立卷。會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了一年后向檔案部門(mén)移交，不得自行封包 保存。二、會(huì)計(jì)檔案的整理般采用年度一形式(名稱(chēng))一保管期限分類(lèi)組卷，即把一個(gè)單位形成的會(huì)計(jì)檔案先按年度分開(kāi)，然后再按名稱(chēng)分類(lèi)，在每一類(lèi)中按保管期限順序排列，一年或若干年編 一個(gè)流水序號(hào)。(一)憑證的整理1、整理要求(1)憑證要裝訂成冊(cè)；(2)加蓋封皮；(3)包角：憑證左上角用牛皮紙包角2、整理步驟(1)加貼憑證標(biāo)簽18會(huì)計(jì)憑證方形標(biāo)簽式樣圖注：標(biāo)簽內(nèi)項(xiàng)目統(tǒng)一用 5號(hào)鉛字黑色印泥加蓋。(2)裝憑證盒，加蓋盒脊標(biāo)簽會(huì)

23、計(jì)憑證盒脊背式樣圖注：會(huì)計(jì)憑證盒通常使用長(zhǎng)23cm、寬3cm、高12.5cm (特別情況下可根據(jù)會(huì)計(jì)憑證厚薄程度選用相關(guān)會(huì)計(jì)憑證盒)；會(huì)計(jì)憑證盒脊背欄目統(tǒng)一用紅色印泥加蓋即可；0-9橡膠數(shù)碼可攜帶會(huì)計(jì)憑證盒式樣直接到刻字社定做。(3)編制案卷目錄會(huì)計(jì)憑證案卷目錄式樣圖注：案卷目錄內(nèi)項(xiàng)目統(tǒng)一用碳素墨水筆填寫(xiě)，也可以用永樂(lè)文檔一體化通用軟件打印目錄。(二)帳簿的整理按照賬簿種類(lèi)整理立卷，具體方法是：1、訂本賬，依次編有效頁(yè)號(hào)，并在原裝訂本正面貼上會(huì)計(jì)帳冊(cè)封面；2、活頁(yè)或卡片賬頁(yè)，先去掉空白頁(yè)并依次編排頁(yè)號(hào)，再裝訂，并貼上會(huì)計(jì)帳冊(cè)封面;3、排列：歷年賬簿的排列順序應(yīng)盡量一致。具體順序：總賬一一明細(xì)賬一一銀行日記賬一一現(xiàn)金日記賬一一往來(lái)賬等等。4、編號(hào)：賬簿類(lèi)內(nèi)不再分開(kāi)各種保管期限，所有各種賬簿案卷統(tǒng)一由若干年編案 卷順序號(hào)。即歷年編一個(gè)大流水號(hào)，這順序號(hào)最大不超過(guò)四位數(shù)。5、填寫(xiě)案卷目錄賬簿案卷目錄直接利用“會(huì)計(jì)檔案案卷目錄”會(huì)計(jì)檔案案卷目錄類(lèi)別號(hào)全宗號(hào)目錄號(hào)順序號(hào)案卷名稱(chēng)起止日期卷內(nèi)張數(shù)憑證號(hào)保管期限備注51X X村X(qián) X X X年總帳20061 129025年5