檔案管理工作相關(guān)制度

1、關(guān)于印發(fā)檔案管理工作相關(guān)制度的通知各科室（部門）：為更好地適應(yīng)本公司發(fā)展的需要，進(jìn)一步提高檔案管理水平，現(xiàn)將檔案整理歸檔制度、檔案的保管、保密制度、公司檔案人員崗位責(zé)任制、檔案借閱制度、檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定和移交制度、檔案利用制度等相關(guān)制度印發(fā)給你們，希各科室（部門）參照?qǐng)?zhí)行。江蘇田娘農(nóng)業(yè)科技有限公司二00九年一月檔案整理歸檔制度一、本公司建立文件材料的收發(fā)登記、承辦、運(yùn)轉(zhuǎn)、借閱及移交等處理制度，并及時(shí)辦理，安全保管，隨時(shí)提供借閱。二、本公司形成的文件材料由檔案室集中處理。三、實(shí)行年度歸檔制度。四、歸檔文件材料能完整、真實(shí)反映本公司職能活動(dòng)，整理有序，方便查找利用。五、文件材料形成的次年三月前后，將

2、其目錄向檔案部門歸檔。有關(guān)資料及目錄一并歸檔。六、交接雙方在文件資料目錄上簽字。檔案的保管、保密制度一、本公司檔案室設(shè)置必需的檔案專用庫(kù)房和柜架，庫(kù)房堅(jiān)固，有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施。二、本公司檔案室應(yīng)配置溫濕計(jì)、去濕機(jī)、空調(diào)設(shè)備和電子計(jì)算機(jī)等。三、案卷多柜存放的繪制案卷存放示意圖。四、本公司建立全宗卷，積累存儲(chǔ)本公司案卷的立卷說(shuō)明、分類方案、鑒定報(bào)告、交接憑證、銷毀清冊(cè)、檢查記錄、全宗介紹等材料。五、本公司檔案部門定期組織人員對(duì)檔案保管的狀況進(jìn)行全面檢查，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取積極有效措施，保護(hù)檔案的安全。六、本公司檔案部門必須貫徹執(zhí)行黨和

3、國(guó)家的保密、保衛(wèi)制度，確保檔案和檔案機(jī)密的安全。本公司檔案人員崗位責(zé)任制一、貫徹上級(jí)檔案行政管理部門有關(guān)檔案工作的方針、政策和工作規(guī)劃、部署，執(zhí)行檔案工作的法律、規(guī)章和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。二、集中管理本公司檔案。三、負(fù)責(zé)對(duì)本公司文件材料的收集、整理、立卷、歸檔等工作。四、收集與檔案有關(guān)的資料。五、開(kāi)發(fā)檔案信息資源，提供檔案。六、檔案工作人員具備高中以上文化程度，具有檔案專業(yè)知識(shí)，保持相對(duì)穩(wěn)定。檔 案 借 閱 制 度一、查閱本本公司歸檔的檔案，可以直接到檔案室調(diào)閱。二、對(duì)各類檔案均按規(guī)定的查閱范圍提供利用，查閱人員要如實(shí)說(shuō)明查檔的目的和內(nèi)容，符合查閱條件的辦理手續(xù)，方可查閱。三、如摘抄、拍照、復(fù)制所查檔案

4、內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理人員同意，其中涉密內(nèi)容需抄錄、復(fù)制，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，且只許在檔案室內(nèi)進(jìn)行，利用者對(duì)其機(jī)密內(nèi)容要負(fù)責(zé)保密。四、利用者對(duì)所借檔案要妥善保管，不準(zhǔn)拆卷、抽頁(yè)、涂改、圈劃、污損等，如發(fā)現(xiàn)以上情況，要追究責(zé)任，嚴(yán)肅處理。五、凡借閱檔案，借閱者均須真寫借閱登記，限限歸還。如需繼續(xù)使用，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。六、借閱人員退還檔案時(shí)，檔案管理人員要認(rèn)真清點(diǎn)檔案數(shù)量，檢查案卷有無(wú)損壞，文件是否齊全等。七、利用人員應(yīng)將利用效果及時(shí)向檔案部門反饋，為總結(jié)規(guī)律、擴(kuò)大檔案宣傳積累素材，以更好地提供利用。檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定和移交制度一、本公司檔案部門應(yīng)按規(guī)定填寫檔案收進(jìn)和移出登記簿。二、準(zhǔn)確編寫檔案工作情況

5、統(tǒng)計(jì)年報(bào)，及時(shí)上報(bào)有關(guān)部門。三、根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定本公司的保管期限表，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地判定檔案的存毀。四、檔案的鑒定工作，應(yīng)在本公司分管負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員共同組成鑒定小組，按規(guī)定進(jìn)行。五、銷毀失去保存價(jià)值的檔案須由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊(cè)，經(jīng)本公司分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由二人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。六、本公司檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開(kāi)崗位。檔案利用制度一、本公司檔案人員要熟悉所藏檔案的情況，主動(dòng)了解本公司各項(xiàng)工作對(duì)利用檔案的需要，積極做好提供利用工作。二、本公司檔案部門必須編制案卷目錄，并根據(jù)利用工作的

6、需要編制檔案專題文件目錄等。三、本公司檔案部門應(yīng)編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、發(fā)文匯集和專題文件匯集等。四、凡利用者都應(yīng)按規(guī)定辦理手續(xù)，并慎寫檔案借閱登記簿。五、檔案部門在向利用者提供檔案的同時(shí)，應(yīng)根據(jù)需要附一張檔案利用效果登記表，利用工作結(jié)束后，由利用者如實(shí)填寫，及時(shí)交檔案部門存查。電子文件歸檔管理制度一、歸檔范圍凡是反映和記錄本單位公務(wù)活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的電子文件，及其相關(guān)的支持軟件和數(shù)據(jù)。參照國(guó)家、省、市現(xiàn)行紙質(zhì)及其他載體文件的歸檔范圍執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。二、歸檔時(shí)間電子文檔施行年度歸檔制度，每年度的電子文件整理合格后，于次年的6月底前將電子文件、相

7、關(guān)軟件及歸檔電子文件登記表向單位檔案部門移交一套，形成部門保存一套備用。三、歸檔方式 電子文件的歸檔方式包括邏輯歸檔和物理歸檔。歸檔分兩步進(jìn)行，對(duì)實(shí)進(jìn)進(jìn)行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。在開(kāi)展電子文件歸檔的初期以物理歸檔為主。四、電子文件的歸檔整理1、歸檔電子文件按江蘇省歸檔文件整理規(guī)則實(shí)施辦法的要求，以件為單位進(jìn)行整理。2、歸檔電子文件應(yīng)與內(nèi)容相同的紙質(zhì)或其他形式載體的文件之間建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系，一般以檔號(hào)為標(biāo)識(shí)符。3、同一全宗內(nèi)的歸檔電子文件按年度保管期限的方法進(jìn)行分類，按不同保管期限分別組盤，拷貝到耐久性脫機(jī)載體上保存，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保管。4、歸檔電子文件目錄應(yīng)同時(shí)存有機(jī)讀目錄和紙質(zhì)目錄，并同時(shí)拷貝到耐久性好的脫機(jī)載體上保存。5、存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽。五、電子文件的保管要求歸檔電子文件的保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般要法度外，環(huán)境溫度應(yīng)控制在1727度之間，相對(duì)溫度應(yīng)控制在3545%范圍內(nèi)