淺議綜合檔案館信息化建設(shè)的途徑

1、淺議綜合檔案館信息化建設(shè)的途徑    論文摘要：信息技術(shù)的飛速發(fā)展，使得國(guó)家綜合檔案館的信息化建設(shè)越來(lái)越迫切。本文結(jié)合*市檔案館的實(shí)際，就檔案館信息化建設(shè)的途徑作了初步的探討，主要從辦公自動(dòng)化、立檔單位檔案信息化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、人才引進(jìn)培養(yǎng)等方面進(jìn)行具體闡述。 關(guān)鍵詞：信息化建設(shè) 途徑 以信息技術(shù)為先導(dǎo)的二十一世紀(jì)是一個(gè)充滿機(jī)遇和挑戰(zhàn)的信息時(shí)代，人類正從工業(yè)社會(huì)走向信息社會(huì)，社會(huì)信息化已經(jīng)成為世界發(fā)展不可逆轉(zhuǎn)的歷史進(jìn)程。信息資源是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源，信息技術(shù)是當(dāng)代新興的生產(chǎn)力。國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展對(duì)信息資源、信息技術(shù)、信息產(chǎn)業(yè)的依賴程度愈來(lái)愈大。

2、檔案工作要圍繞黨和政府中心工作服務(wù)，在*市經(jīng)濟(jì)和社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展進(jìn)程中發(fā)揮特殊的作用，加快檔案館信息化建設(shè)是必由之路。近年來(lái)，*市檔案信息化建設(shè)工作從起步到現(xiàn)在開(kāi)展得有聲有色，曾是全省經(jīng)驗(yàn)交流的7個(gè)地市州之一。但是檔案信息化建設(shè)的步伐還不夠快，要進(jìn)一步整合檔案信息資源、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源全社會(huì)共享還有許多工作要做。結(jié)合*實(shí)際，我認(rèn)為積極開(kāi)展檔案數(shù)字化工作、立檔單位檔案信息化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、人才引進(jìn)培養(yǎng)培養(yǎng)信息技術(shù)人才是四條有效的途徑。 一、努力實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，為檔案館信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)辦公方式已逐漸被現(xiàn)代化的辦公方式所替代。辦公自

3、動(dòng)化程度的高低在一定意義反映了工作效率高低，同時(shí)，掌握現(xiàn)代化辦公技能，也是檔案館信息化建設(shè)的第一道門檻。 1、適應(yīng)信息化的需要，加快實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)辦公方式向現(xiàn)代化辦公方式的轉(zhuǎn)變。 (1)充分利用電腦外部設(shè)備，實(shí)現(xiàn)文件、資料完全電子化。局、館所有聯(lián)網(wǎng)的電腦共享打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等外部設(shè)備，除領(lǐng)導(dǎo)起草的文件外，各科室形成的文件材料由各科室文件起草人負(fù)責(zé)輸入、編輯和打印，不再全部交打字員負(fù)責(zé)，這樣既節(jié)約了設(shè)備投資，節(jié)省了人力和時(shí)間，減少文件“流通”環(huán)節(jié)，同時(shí)鍛煉了隊(duì)伍，從而提高工作效率。 (2)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)資源，實(shí)現(xiàn)辦公室自動(dòng)化。依托黨政網(wǎng)（電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)）或局域網(wǎng)和辦公自動(dòng)化軟件，實(shí)現(xiàn)文件網(wǎng)上收發(fā)，即文

4、件的起草、簽發(fā)、審核、文印、傳遞、簽批等基本上在網(wǎng)上進(jìn)行，從而真正實(shí)現(xiàn)資源共享，同時(shí)一定程度上增加局館內(nèi)部與外界的聯(lián)系渠道。 (3)建立局域網(wǎng)信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上資源共享。根據(jù)市館的實(shí)際研究可行的網(wǎng)上共享方式，用最少的錢辦更多的事。如，可單設(shè)1臺(tái)性能較好的電腦為服務(wù)器，建立1個(gè)局域網(wǎng)共享信息庫(kù)，將常用的軟件、各科室起草可公開(kāi)的文件材料、各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和資料都放入共享信息庫(kù)，各科室和個(gè)人在需要時(shí)可隨時(shí)進(jìn)入共享信息庫(kù)目錄即可查找使用，將極大地方便工作，提高整體工作效率。至于日常維護(hù)工作可由單位指定專人負(fù)責(zé)。 2、突出局館主體地位，積極開(kāi)展檔案數(shù)字化工作。 我局從98年升省二級(jí)館開(kāi)始用檔案軟件著

5、錄檔案條目，但迄今為止，只著錄了7萬(wàn)余條，現(xiàn)行文件500余篇，與館藏量相比還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。檔案數(shù)字化工作是進(jìn)行檔案館資源建設(shè)的基礎(chǔ)，首先要從館藏檔案的數(shù)字化開(kāi)始。 (1)在已經(jīng)建好的局域網(wǎng)基礎(chǔ)上，充分利用統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理軟件網(wǎng)絡(luò)版，所有聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)都可以安裝客戶端程序，進(jìn)行條目錄入、查詢檢索，根據(jù)各科室工作實(shí)際，合理分配時(shí)間和工作量，使各科室均有機(jī)會(huì)錄入館藏檔案目錄，加大目錄著錄量。 (2)進(jìn)一步對(duì)文件級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行調(diào)整，逐步實(shí)現(xiàn)全息化。從我館的實(shí)際出發(fā)，可優(yōu)先重要全宗和珍貴歷史檔案的數(shù)字化，做到突出重點(diǎn)，分步實(shí)施。對(duì)重點(diǎn)檔案要內(nèi)容全部數(shù)字化，要盡快建立起檔案全息數(shù)據(jù)庫(kù)。 (3)開(kāi)展多媒體檔案數(shù)字

6、化工作。爭(zhēng)取政府投入，研究解決多媒體檔案數(shù)字化的技術(shù)難題，探索多媒體數(shù)字化檔案管理模式。充分利用多媒體設(shè)備對(duì)重要的音像檔案資料進(jìn)行采集、編輯并刻錄成光盤，增加數(shù)字化載體檔案，為檔案館信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。 (4)應(yīng)加強(qiáng)已形成的電子文件進(jìn)行有效管理。近年來(lái)，電子文件量不斷增大，除本機(jī)關(guān)自身發(fā)文已全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化外，對(duì)黨政網(wǎng)上的電子文件如收文、政策法規(guī)性文件等數(shù)字化的信息要按電子文件和檔案管理相關(guān)制度和辦法，進(jìn)行收集、整理、分類保管，刻錄到光盤，做好光盤編目，并妥善保管。重要的電子文件有必要保留雙套制。 二、促進(jìn)各檔單位檔案信息化建設(shè)，為檔案館信息化建設(shè)全面發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。 積極探索研究電子

7、政務(wù)信息資源與檔案信息資源的合作共建，實(shí)現(xiàn)兩者的合作開(kāi)發(fā)，共建高水平的基礎(chǔ)信息資源庫(kù)，不僅加快檔案信息化建設(shè)步伐，同時(shí)也是促進(jìn)政府電子政務(wù)發(fā)展的有效途徑。檔案信息化建設(shè)是各立檔單位信息化建設(shè)的重要組成部分，也是政府電子政務(wù)信息資源的組成部分。市局      應(yīng)加大指導(dǎo)力度，大力推動(dòng)全市立檔單位中檔案信息化工作進(jìn)程。把信息化工作延伸綜合檔案館外，推進(jìn)各立檔單位機(jī)關(guān)檔案室信息資源建設(shè)，不僅為各單位信息化工作打下基礎(chǔ)，也是為綜合檔案館的信息化建設(shè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展創(chuàng)設(shè)良好的條件。 1、通過(guò)加強(qiáng)檔案行政執(zhí)法、目標(biāo)管理、建規(guī)范化檔案室等有效手段，推行文檔一體化管理

8、。使各立檔單位檔案現(xiàn)代化進(jìn)程加速發(fā)展，為將來(lái)接收進(jìn)館檔案的同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化奠定基礎(chǔ)。 2、大力推行建立數(shù)字化檔案室，把各單位的檔案信息化工作納入辦公自動(dòng)化體系和單位的信息化建設(shè)中，并納入“十一五”規(guī)劃，使檔案工作更好地為各單位工作服好務(wù)。 3、不斷改進(jìn)和完善規(guī)范檔案管理軟件。開(kāi)發(fā)并推廣適應(yīng)技術(shù)發(fā)展的檔案管理軟件綜合網(wǎng)絡(luò)版，并與各單位的辦公自動(dòng)化軟件接軌，做好數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)有效接收、轉(zhuǎn)化。有了良好的裝備才能更好地開(kāi)展檔案室信息化工作，推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案室信息資源建設(shè)和發(fā)展。 三、加快建設(shè)*檔案信息資源網(wǎng)，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享。 *有兩千多年的歷史，是歷史文化名城，國(guó)家衛(wèi)生城，全國(guó)雙擁模范

9、城。近年來(lái)，經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展呈現(xiàn)良好的態(tài)勢(shì)。在經(jīng)濟(jì)發(fā)展如工業(yè)企業(yè)改制、農(nóng)業(yè)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式支部加協(xié)會(huì)、城市建設(shè)等方面有很多全省先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，形成了豐富的檔案資料。我們除了依托黨政內(nèi)網(wǎng)建立*檔案網(wǎng)外，也應(yīng)加快步伐在政務(wù)外網(wǎng)上建立檔案網(wǎng)站。為更好地宣傳*和檔案工作，通過(guò)檔案讓人們了解*市各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展作好準(zhǔn)備。 1、研究網(wǎng)站的組成，優(yōu)化網(wǎng)站信息資源。根據(jù)實(shí)際需要，網(wǎng)站可設(shè)多個(gè)一級(jí)模塊、若干個(gè)二級(jí)模塊、數(shù)百個(gè)網(wǎng)頁(yè)?？稍O(shè)局館概況、檔案利用、檔案展覽、政策法規(guī)等十余個(gè)欄目，或參照政務(wù)內(nèi)網(wǎng)上的網(wǎng)頁(yè)建設(shè)，多設(shè)開(kāi)放式欄目，便于普通大眾接受，有效地提供網(wǎng)上服務(wù)。 2、結(jié)合實(shí)際，探索網(wǎng)站建立及維護(hù)模式。在經(jīng)費(fèi)緊張且財(cái)政

10、投入不足的情況下，可以先采取依托政府信息中心或某些實(shí)力雄厚的友好單位的網(wǎng)絡(luò)資源，在政務(wù)外網(wǎng)上建立檔案網(wǎng)站，有三種方式： 一是完全利用對(duì)方網(wǎng)絡(luò)資源。網(wǎng)站由對(duì)方制作和維護(hù)，服務(wù)器也由對(duì)方提供，我們將檔案數(shù)字化信息直接轉(zhuǎn)入對(duì)方服務(wù)器上。 二是共享網(wǎng)絡(luò)資源，網(wǎng)站由我方制作和維護(hù)，我方購(gòu)置服務(wù)器，對(duì)方建立一個(gè)鏈接到我方的服務(wù)器上。但這樣日常維護(hù)工作量較大。 三是有效利用對(duì)方人員技術(shù)優(yōu)勢(shì)和網(wǎng)絡(luò)資源。網(wǎng)站的制作和日常維護(hù)交給對(duì)方，服務(wù)器設(shè)在我館內(nèi)，數(shù)據(jù)庫(kù)由我們掌握，這樣既可保證網(wǎng)絡(luò)暢通，相對(duì)減少人員經(jīng)費(fèi)的投入，又便于檔案信息資源的安全保密。 四、注重信息化人才引進(jìn)和培養(yǎng)，促進(jìn)人才從單一型向復(fù)合型轉(zhuǎn)變。 計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備的使用維護(hù)，軟件的開(kāi)發(fā)利用，檔案信息的采集、錄入、加工、存儲(chǔ)、傳遞等都需要專門人才，既需要檔案方面的人才，又需要計(jì)算機(jī)方面的人才，更需要既懂檔案專業(yè)知識(shí)又懂計(jì)算機(jī)知識(shí)的復(fù)合型人才。 1、人才引進(jìn)上優(yōu)先考慮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)人才。特別是對(duì)既有檔案專業(yè)知識(shí)又兼通計(jì)算機(jī)知識(shí)的人才，而且來(lái)之能戰(zhàn)的掌握先進(jìn)技術(shù)的人才，為檔案館資源數(shù)字化轉(zhuǎn)換找到能手。 2、加大在局館職職工人員計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)、應(yīng)用軟件和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)以及英語(yǔ)的培訓(xùn)。要本著學(xué)以致用的宗旨，結(jié)合最迫切需要解決的技術(shù)難題和檔案館內(nèi)部最缺乏的某方面技術(shù)，側(cè)重于實(shí)際操作能力的提高。局館從領(lǐng)導(dǎo)班子成員到一般工