溝通創(chuàng)造價值－－信息化成功之道

1、    溝通創(chuàng)造價值信息化成功之道        信息技術的飛速發(fā)展，為財務信息化提供了廣闊的發(fā)展空間。財務軟件經(jīng)過幾代的發(fā)展，已從最初的“基本核算型”發(fā)展到現(xiàn)在的“業(yè)務整合型”，即：以企業(yè)內(nèi)部進、銷、存、配等主要業(yè)務管理為主線，成功融入業(yè)務流程，實現(xiàn)業(yè)務管理，財務管理以及涉及財務外延的人力資源管理，客戶關系管理等財務業(yè)務協(xié)同化管理的整合。隨著“業(yè)務整合型”軟件在一些比較規(guī)范的大型企業(yè)（聯(lián)想、海爾等）的成功實施（比如聯(lián)想過去需要一個月才能做出的集團財務報表，現(xiàn)在只需兩天就可以

2、實現(xiàn)）， “業(yè)務整合型”軟件的魅力，影響深遠，一時間財務信息化被炒得美輪美奐，無所不能，無論大型企業(yè)還是中小型企業(yè)都難抵信息化的誘惑，似乎只要上了信息化，便可高枕無憂了。一些企業(yè)往往頭腦一熱，盲目上馬信息化。事實又是怎樣呢？ 哈佛大學在一次關于ERP的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，雖然ERP潛在的效益是巨大的，但是，在被訪問的60多個CEO里面，有將近二分之一的人對本企業(yè)實施ERP不是很滿意。國際如此，我們國內(nèi)的情況又是如何呢？事實上是，由于我們國內(nèi)的企業(yè)在實施信息化過程缺乏必要的溝通，所以在信息化建設過程常常存在著這樣那樣的問題，有的甚至會反受其累。 其實，在信息化建設的過程中，溝通無處不在，溝通無時不在。誰

3、忽視了溝通，誰就要多走彎路，甚至說把自己逼進死胡同；誰忽視了溝通，誰就要為自己的失誤買單。在信息化建設過程應如何做好溝通，筆者認為，應做好以下幾個方面的工作： 一、 準備階段的溝通是關鍵 我們常說良好的開端是成功的一半，因此前期的準備工作至關重要，如果前期工作做得不好，甚至會出現(xiàn)一著不慎，全盤皆輸?shù)木置?。在準備階段既要做好內(nèi)部溝通，又要做好外部溝通。首先是內(nèi)部溝通，第一個就是要搞清楚企業(yè)信息化，到底能為企業(yè)帶來什么？企業(yè)要非常清楚這一點，要明白自己并不是簡單地為了趕時髦，不是為信息化而信息化。這就要求企業(yè)和內(nèi)部各職能部門的相互溝通，比如，內(nèi)部運作效率的提高，使得庫存成本能降低多少？生產(chǎn)計劃功能

4、能提前快速完成幾天？企業(yè)未來發(fā)展的可能方向？未來發(fā)展中可能會出現(xiàn)的“或有事項”？通過溝通，了解企業(yè)的真正需要，規(guī)范基礎管理和數(shù)據(jù)管理，理順、優(yōu)化業(yè)務流程。然后是外部溝通，明白了真正的需要，企業(yè)就要開始選型，在選型時，同外部的溝通顯得尤為必要，由于選型時溝通不力，企業(yè)實施信息化失敗的例子比比皆是。信息化說白了，就是一種工具。因此在選型時，我們的目標就是這種工具在使用的過程中，要盡可能地做到傻瓜操作， 也就是軟件正式運行時，小事企業(yè)自己能解決；結(jié)合企業(yè)未來發(fā)展的可能方向？未來發(fā)展中可能會出現(xiàn)的“或有事項”，去了解軟件的拓展功能，一旦企業(yè)有了較大的調(diào)整，軟件是否能夠支持。河南許繼集團實施ERP失敗的

5、一個重要因素，就是因為忽視了企業(yè)未來發(fā)展中可能會出現(xiàn)的“或有事項”，當新的大調(diào)整出現(xiàn)時，定死的流程無法滿足企業(yè)新的需要，500萬元白白打了水漂。 二、 實施階段的溝通是基礎。 如果實施階段溝通不力，等到ERP一旦上線，再做這樣那樣的改動，往往會事倍功半，有時還會出現(xiàn)勞而無功的情況。在實施階段應做好三方溝通：一個是企業(yè)內(nèi)部部門和部門之間的溝通，一個是企業(yè)跟ERP的行業(yè)顧問，然后還有企業(yè)跟業(yè)務人員的溝通。三方就是說：雙方都要懂IT，又都要懂財務，這樣大家才能交流在一起，就是有語言溝通的時候，你不能用的太深奧的IT語言，去講這個ERP框架，包括底層的一些東西。企業(yè)又不能完全單獨去談這個財務管理或者是

6、財務預算到底是怎么一個問題，所以說三方要找一個比較好的溝通平臺。只有大家對ERP產(chǎn)品或者是這個工具都要有了一定的認識之后，才能一起溝通交流。 三、實施后的溝通也不容忽視 ERP系統(tǒng)的運用在企業(yè)內(nèi)是個長期工程，并不是實施工作結(jié)束后就可以高枕無憂了。ERP系統(tǒng)一旦運行起來，企業(yè)與員工的溝通不可忽視，企業(yè)不但要對可能接觸和使用ERP系統(tǒng)的員工給予ERP理念的灌輸，還要在運行初期監(jiān)督員工是否嚴格按照ERP的流程操作。通過企業(yè)與員工的不斷溝通，使ERP系統(tǒng)中的新功能不斷得到開發(fā)利用。 四、ERP系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)問題要及時溝通 除非“量身定做”的軟件，據(jù)說，一般軟件都難逃二次開發(fā)的命運。這就牽涉一個有效

7、溝通的問題，因為軟件商或?qū)嵤┥滩皇瞧髽I(yè)員工，無法對企業(yè)的整個流程（尤其是細節(jié)方面）完全做到心知肚明，企業(yè)中可能接觸和使用ERP系統(tǒng)的員工由于對ERP的一知半解，無法把企業(yè)的整個流程以ERP的形式向?qū)嵤┥虃鬟f。因此，即使在準備和實施階段做了100%的溝通努力，系統(tǒng)在運行過程中也會出現(xiàn)這樣那樣的問題。當系統(tǒng)在運行過程中出現(xiàn)問題時，員工要與企業(yè)及時溝通，通過溝通，了解問題的癥結(jié)所在：到底是企業(yè)的流程有問題，還是系統(tǒng)的功能有問題或者說是因未正確按系統(tǒng)的程序操作而出現(xiàn)的問題？如果是流程的問題，是否可通過流程的改動來適應系統(tǒng)。如果流程不能改動，就不可避免的要對系統(tǒng)進行二次開發(fā)。對運行過程中出現(xiàn)問題及時溝通，一方面可保證系統(tǒng)的高效運轉(zhuǎn)，另一方面，即使問題無法解決，也可給二次開發(fā)積累大量的寶貴經(jīng)驗。 五、企業(yè)應加強會計人員溝通協(xié)調(diào)能力的培養(yǎng) 隨著ERP系統(tǒng)在企業(yè)的實施，對會計人員的要求也水漲船高了。由于ERP系統(tǒng)的導入，會計數(shù)據(jù)收集渠道向下延伸到各個業(yè)務部門，會計部門的部分職能也分散到各個部門，為了使得各個部門能夠順利按要求完成這些職能，就要求會計人員走出去，對各個業(yè)務部門人員進行相