湖南省制造業(yè)信息化工程第二

1、湖南省制造業(yè)信息化工程第二批示范企業(yè)經(jīng)驗交流會資料(五)信息化工作實施體會長沙三德實業(yè)有限公司二OO四年七月二十三日信息化工作實施體會一、 公司基本情況長沙三德實業(yè)有限公司成立于1993年，專業(yè)從事煤質(zhì)分析儀器的研發(fā)、生產(chǎn)與銷售，為電力、煤炭、冶金、石化、水泥、科研院校等與煤燃燒相關(guān)領(lǐng)域提供煤質(zhì)分析儀器和實驗室整體解決方案，是中國煤質(zhì)分析儀器的主要供應(yīng)商之一，是國內(nèi)煤質(zhì)分析儀器行業(yè)人均勞動生產(chǎn)率最高的公司。公司用戶遍及全國各地，共有四千多戶。公司形成了量熱儀、自動工業(yè)分析儀、定硫儀、盤煤儀、灰熔融性測試儀、馬弗爐、灰分揮發(fā)份測試儀等7類21種產(chǎn)品，擁有60多項國家專利。從1999年起，三德開始

2、系統(tǒng)進(jìn)行管理建設(shè)，建立了基于ISO9001的管理體系；2001年在研發(fā)、生產(chǎn)、質(zhì)量、服務(wù)、銷售、管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行了大刀闊斧的改革，重組業(yè)務(wù)流程，并取得了顯著成效。2002年公司開始實施ERP，實施企業(yè)信息化管理，2003年ERP得到全面應(yīng)用。二、 公司實施ERP取得的成果1 實施ERP提高了公司的勞動生產(chǎn)率：a總體勞動生產(chǎn)率的提高：年份2000年2001年2002年2003年2004年銷售收入（萬元）20002800330040005500（預(yù)計）人數(shù)（人）132145156165160人均銷售收入（萬元）15.1519.3121.1524.2434.37b項目研發(fā)進(jìn)度的提高：實施ERP后，系統(tǒng)

3、對新產(chǎn)品信息收集、調(diào)研、立項、項目實施及驗收全過程進(jìn)行動態(tài)管理。引入甘特圖和工作網(wǎng)絡(luò)圖直觀地反映項目進(jìn)展情況，使每一環(huán)節(jié)的研發(fā)時間、費用、技術(shù)、問題等都得到有效的監(jiān)控。新產(chǎn)品推向市場的時間由原來的平均6個月提前為平均4個月。2 回款率明顯改善：年 份2000年2001年2002年2003年按時回款率17%22%44%63%全年回款率70%72%76%85%3 及時交貨率上升：使用ERP前使用ERP后及時交貨率90%97%4 計劃的指導(dǎo)性更強：在實施ERP之前，銷售計劃只是一個預(yù)測值，這就使以銷售計劃為基礎(chǔ)制定的生產(chǎn)計劃、采購計劃、資金使用計劃等都有一定的不確定性。當(dāng)市場情況變化較快時，這些計劃

4、的調(diào)整總是滯后于市場的需求，常使公司的供貨陷于“緊張”狀態(tài)。實施ERP后，由于信息的全面、及時和共享，系統(tǒng)可以自動生成相應(yīng)滾動計劃，使計劃的指導(dǎo)性比原來更強,交貨“緊張”狀況也得到了緩解。5 物流管理的準(zhǔn)確度大大提高系統(tǒng)引入“虛擬庫存”概念解決庫存動態(tài)變化給物流管理帶來的難度。入庫、領(lǐng)料、退料各環(huán)節(jié)的操作都可以根據(jù)相應(yīng)的生產(chǎn)令號、采購令號、產(chǎn)品編號、合同編號自動生成單據(jù)，避免了人工操作中經(jīng)常發(fā)生的漏料、錯量等現(xiàn)象。而且可隨時統(tǒng)計每一環(huán)節(jié)的相關(guān)數(shù)據(jù)，如品種，數(shù)量，金額，庫存余額等，大大提高了物流管理的質(zhì)量。三、 實施ERP的一些體會1 合適的就是最好的我們在決策實施ERP的時候重視四個“實”，即

5、“實力、實例、實際、實踐”，一切從企業(yè)的實際情況出發(fā)。最初有部分高層領(lǐng)導(dǎo)有很多不切實際的想法，對ERP抱有過高的期望，甚至希望多年來在企業(yè)管理過程中遇到的主要問題都通過ERP項目的實施得以解決，這個目標(biāo)在現(xiàn)實中實現(xiàn)是幾乎不可能的，經(jīng)過充分溝通，公司上下基本能統(tǒng)一思想，回到“實”字上，確定項目的范圍、功能，明確系統(tǒng)實施的策略和方法、建立組織并明確各成員的職責(zé)。2“一把手”工程和全員的參與在ERP項目實施的各關(guān)鍵階段，始終保持“一把手”的高度關(guān)注是很關(guān)鍵的。一方面是整個企業(yè)的信息化建設(shè)需要企業(yè)“一把手”能高瞻遠(yuǎn)矚，另一方面需要企業(yè)“一把手”能很好地推動企業(yè)信息化的建設(shè)。同時，全員的參與也很重要。由

6、于缺乏經(jīng)驗，我們在進(jìn)行ERP項目需求分析時，只要求部門負(fù)責(zé)人和重要崗位的員工參與，結(jié)果，公司各部門流程設(shè)計都出現(xiàn)了很多問題，出現(xiàn)了操作流程與習(xí)慣差異很大、部分功能考慮不全，部門工作效率降低等現(xiàn)象，甚至還有上系統(tǒng)比手工還差的說法，基層員工對系統(tǒng)的抱怨聲也不絕于耳。其實基層員工是ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的主要錄入者和流程的操作者，我們僅從管理的角度進(jìn)行流程設(shè)計并不科學(xué)。3數(shù)據(jù)準(zhǔn)備環(huán)節(jié)是ERP實施項目能否成功實施的關(guān)鍵之一ERP系統(tǒng)的試運行要求將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，但是在手工作業(yè)模式下，原材料、半成品、成品、用戶檔案等基礎(chǔ)檔案往往沒有統(tǒng)一的分類編碼體系，甚至沒有統(tǒng)一的名稱，在這一階段初期，我們也犯了“急于求成”

7、的錯誤，急忙錄入導(dǎo)致準(zhǔn)確性也難以保證，后期的校核、修改工作量極大。調(diào)整思路后，我們認(rèn)識到應(yīng)該對數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化分類和編碼，這樣不僅使數(shù)據(jù)整理工作有條不紊，而且減少了錄入的差錯和校核的工作量；同時對系統(tǒng)運行后的信息跟蹤與查詢提供了便利。4ERP實施項目實施過程中手工與系統(tǒng)并行階段盡可能縮短。在系統(tǒng)測試完畢后，我們采取手工與系統(tǒng)并行三個月的方式確保萬無一失。嚴(yán)格說來，這種謹(jǐn)慎的態(tài)度是可取的，但這也帶來的新的問題：員工的重復(fù)工作量很大，很多員工不得不通過加班完成工作任務(wù)；另一方面是因為有手工操作“保駕護(hù)航”，系統(tǒng)操作的及時性、準(zhǔn)確性在意識上沒有提到相應(yīng)高度。因而手工與系統(tǒng)并行階段不宜太長。5編寫業(yè)務(wù)流

8、程過程(BPP)文檔在ERP實施項目實施過程中，由于ERP實施項目的復(fù)雜性、多方人員參加以及周期比較長等因素的存在，所有ERP實施項目有關(guān)的需求、建議、解決方案和結(jié)論必須文檔化、標(biāo)準(zhǔn)化，成為ERP實施項目成果的一個組成部分，以便查閱、交流和引用。文檔管理工作是ERP實施項目實施中所不可缺少的。從一定意義上講，ERP項目的實施就是按照ERP實施項目實施計劃，生成文檔、討論文檔并最終確定文檔的一系列過程。這些文檔伴隨著ERP實施項目實施的各個階段逐漸充實、完善；與此同時，它們也記載了整個實施的過程和成果。這些文檔的價值體現(xiàn)在以下方面： 書面化的文檔有助于各崗位明晰各自的職責(zé)，信息互通，共

9、同把握實施的節(jié)奏；標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程文檔可有效地減少重復(fù)培訓(xùn)工作，并可減少對正常工作的影響。比如某操作崗位員工離崗，新到任員工可利用標(biāo)準(zhǔn)流程文檔在較短時間內(nèi)熟練操作，最大程度地減少對企業(yè)正常工作的影響。完善的ERP實施項目文檔有利于ERP實施項目后期的運行維護(hù)。實施完成后要將ERP實施項目文檔統(tǒng)一整理、歸檔，文檔成為ERP實施項目的重要構(gòu)成部分，可以供大家學(xué)習(xí)和交流，成為公司重要的知識積累。 6建立項目管理體系ERP項目是一個具有系統(tǒng)復(fù)雜、實施難度大、應(yīng)用周期長等特點的企業(yè)管理系統(tǒng)工程，因此，必須建立健全項目管理體系和運作機制，確保ERP項目的成功實施。主要內(nèi)容包括：實行ERP項目監(jiān)理制和實行ERP項目評價制等，把實施ERP看成是企業(yè)本身的重要管理改革四、 總結(jié)ERP是一個系統(tǒng)工程，強調(diào)的是建立物流、信息流、資金流高度統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，通過對相關(guān)資源的計劃管理，提高工作效率，優(yōu)化成本，加快企業(yè)決策速度。ERP系統(tǒng)切實幫助我們做好了大量基礎(chǔ)管理工作，讓我們看到了信息化帶來的實實在在的、看得見摸得著的效益。