機(jī)關(guān)檔案管理工作培訓(xùn)PPT課件

1、第一部分什么是檔案第二部分機(jī)關(guān)檔案室和檔案人員的基本職責(zé) 第三部分機(jī)關(guān)檔案管理的主要環(huán)節(jié)第四部分歸檔范圍和保管期限劃分一、檔案的定義一、檔案的定義二、檔案的特性二、檔案的特性三、檔案與文件的區(qū)別三、檔案與文件的區(qū)別中華人民共和國(guó)檔案法中檔案的定義：中華人民共和國(guó)檔案法中檔案的定義：檔案，是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組檔案，是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像

2、等不同形式的歷史記錄。的歷史記錄。國(guó)家檔案局行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)國(guó)家檔案局行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T-2000DA/T-2000檔案工作檔案工作基本術(shù)語中檔案的定義：基本術(shù)語中檔案的定義：國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。記錄。檔案產(chǎn)生的主體檔案產(chǎn)生的主體：多元性多元性個(gè)人、黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)組織個(gè)人、黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)組織檔案的本質(zhì)屬性檔案的本質(zhì)屬性: :原始記錄性原始記錄性憑證作用、參考價(jià)值憑證作用、參考價(jià)值檔案表現(xiàn)的形式檔案表現(xiàn)的形式: :多樣性多樣性載體多樣：甲骨、青銅、石材、竹簡(jiǎn)載體

3、多樣：甲骨、青銅、石材、竹簡(jiǎn) 紙張、膠帶、光盤紙張、膠帶、光盤形式多樣：文字、圖表、聲音、圖像形式多樣：文字、圖表、聲音、圖像 處理完畢的文件才成為檔案處理完畢的文件才成為檔案 對(duì)日后工作有查考價(jià)值利用價(jià)值的文件對(duì)日后工作有查考價(jià)值利用價(jià)值的文件才有必要作為檔案保存才有必要作為檔案保存 通過立卷歸檔集中整理保存起來的文件通過立卷歸檔集中整理保存起來的文件才能轉(zhuǎn)化為檔案才能轉(zhuǎn)化為檔案 （一）建立健全本單位的檔案工作規(guī)章制度；（一）建立健全本單位的檔案工作規(guī)章制度；（二）指導(dǎo)本單位文件、資料的形成、積累和歸（二）指導(dǎo)本單位文件、資料的形成、積累和歸檔；檔；（三）集中統(tǒng)一管理本單位檔案，并按照規(guī)定向

4、（三）集中統(tǒng)一管理本單位檔案，并按照規(guī)定向綜合檔案館移交檔案；綜合檔案館移交檔案；（四）監(jiān)督指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。（四）監(jiān)督指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。（一）負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)檔案材料的立卷歸檔和保管工（一）負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)檔案材料的立卷歸檔和保管工作，確保歸檔案文件材料收集齊全、整理規(guī)范、作，確保歸檔案文件材料收集齊全、整理規(guī)范、科學(xué)保管；科學(xué)保管；（二）負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)綜合檔案室的日常管理，確保（二）負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)綜合檔案室的日常管理，確保檔案安全；檔案安全；（三）負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)室藏檔案的查閱利用，迅速、（三）負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)室藏檔案的查閱利用，迅速、準(zhǔn)確提供檔案資料；準(zhǔn)確提供檔案資料；（四）負(fù)責(zé)本系統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。（四

5、）負(fù)責(zé)本系統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。一、建立檔案工作管理體制一、建立檔案工作管理體制二、建立檔案管理制度二、建立檔案管理制度三、檔案管理的具體環(huán)節(jié)三、檔案管理的具體環(huán)節(jié)1.明確檔案工作領(lǐng)導(dǎo)明確檔案工作領(lǐng)導(dǎo)2.設(shè)置檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)置檔案工作機(jī)構(gòu)3.配備檔案工作人員配備檔案工作人員4. 建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系1、歸檔制度2、整理制度3、統(tǒng)計(jì)制度4、鑒定與銷毀制度5、保管制度6、保密制度7、利用制度8、交接制度第一環(huán)節(jié)：收集關(guān)鍵詞：齊全完整關(guān)鍵詞：齊全完整v制度約束規(guī)范收制度約束規(guī)范收v辦理完畢馬上收辦理完畢馬上收v會(huì)議文件及時(shí)收會(huì)議文件及時(shí)收v帳外文件催促收帳外文件催促收v人員變動(dòng)提前收

6、人員變動(dòng)提前收v責(zé)任到人督促收責(zé)任到人督促收v發(fā)現(xiàn)不齊補(bǔ)充收發(fā)現(xiàn)不齊補(bǔ)充收收集環(huán)節(jié)注意事宜：齊全完整 反映本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)全過程的文件必須齊全完整有密切聯(lián)系的同一組文件必須齊全完整文件過程齊全完整耐久字跡 書寫材料破損件易退變件聲像檔案 重大活動(dòng)重要會(huì)議重要職能活動(dòng)和工作成果 關(guān)鍵詞：系統(tǒng)關(guān)鍵詞：系統(tǒng)檔案的整理就是按照一定原則對(duì)檔案檔案的整理就是按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過程?；揪幠?，使之有序化的過程。機(jī)關(guān)檔案的整理工作，主要包括機(jī)關(guān)機(jī)關(guān)檔案的整理工作，主要包括機(jī)關(guān)文件的平時(shí)歸卷與調(diào)整、文件組卷、排列、文件的

7、平時(shí)歸卷與調(diào)整、文件組卷、排列、目錄的編制、局部案卷或保管單位的調(diào)整等目錄的編制、局部案卷或保管單位的調(diào)整等項(xiàng)工作內(nèi)容。項(xiàng)工作內(nèi)容。關(guān)鍵詞安全關(guān)鍵詞安全檔案保管工作的具體任務(wù)：檔案保管工作的具體任務(wù)：防止檔案的損壞防止檔案的損壞, ,延長(zhǎng)檔案的壽命延長(zhǎng)檔案的壽命, ,維護(hù)檔案的安全。維護(hù)檔案的安全。 1.1.檔案庫(kù)房建設(shè)要求檔案庫(kù)房建設(shè)要求2.2.檔案用房配備與安排檔案用房配備與安排3.3.編制存放示意圖編制存放示意圖.檔案庫(kù)房基本設(shè)施設(shè)備：去濕降溫設(shè)備（去濕機(jī)、空調(diào)機(jī)）溫濕度記錄儀+每日記錄白熾燈小開窗+厚型防光窗簾消防設(shè)備防盜門窗（三鐵：鐵門、鐵窗、鐵柜）檔案裝具（密集架、鐵皮柜、防磁柜等

8、）防蟲藥物5.5.檔案庫(kù)房管理要求檔案庫(kù)房管理要求八防：防火、防水、防潮（霉）、防有害八防：防火、防水、防潮（霉）、防有害氣體、防蟲、防光、防塵、防盜。氣體、防蟲、防光、防塵、防盜。紙質(zhì)檔案適宜溫度：紙質(zhì)檔案適宜溫度：14 14 2424； 相對(duì)濕度相對(duì)濕度: 45% : 45% 60%60% 電子文件適宜溫度：電子文件適宜溫度：15 15 2727； 相對(duì)濕度相對(duì)濕度: 40% : 40% 60%60%關(guān)鍵詞服務(wù)關(guān)鍵詞服務(wù)檔案的編研檔案的編研檔案編研工作的主要內(nèi)容：編輯檔案檔案編研工作的主要內(nèi)容：編輯檔案史料和現(xiàn)行檔案文件匯編，編輯檔案文摘史料和現(xiàn)行檔案文件匯編，編輯檔案文摘匯編，編寫檔案參

9、考資料。如全宗介紹、匯編，編寫檔案參考資料。如全宗介紹、大事記。大事記。檔案利用服務(wù)工作的含義：提供檔案檔案利用服務(wù)工作的含義：提供檔案信息，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)。信息，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)。 關(guān)鍵詞關(guān)鍵詞數(shù)字?jǐn)?shù)字檔案統(tǒng)計(jì)工作是以表冊(cè)、指標(biāo)數(shù)字等形式揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。是定量和科學(xué)的方法搜集、整理、研究和人提供檔案統(tǒng)計(jì)資料的工作。填寫統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳關(guān)鍵詞關(guān)鍵詞價(jià)值價(jià)值1.1.成立檔案鑒定工作機(jī)構(gòu)成立檔案鑒定工作機(jī)構(gòu)單位應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門和檔案人單位應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(huì)員組成的檔案鑒定委員會(huì)( (或小組或小組) )，負(fù)責(zé)確定文，負(fù)責(zé)確定文

10、件保管期限和到期檔案定。件保管期限和到期檔案定。2. 2. 制定檔案保管期限表制定檔案保管期限表檔案保管期限表根據(jù)檔案保管期限表根據(jù)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定圍和文書檔案保管期限規(guī)定（國(guó)家檔案局令第（國(guó)家檔案局令第號(hào)）編制，各單位應(yīng)根據(jù)文件對(duì)本單位、國(guó)家號(hào)）編制，各單位應(yīng)根據(jù)文件對(duì)本單位、國(guó)家和社會(huì)所具有的現(xiàn)實(shí)和今后工作查考、憑證作用，和社會(huì)所具有的現(xiàn)實(shí)和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究?jī)r(jià)值確定。以及歷史研究?jī)r(jià)值確定。3.3.組織開展檔案鑒定工作組織開展檔案鑒定工作單位應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒單位應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。經(jīng)檔案鑒定委員會(huì)

11、鑒定，仍需繼續(xù)保存的定。經(jīng)檔案鑒定委員會(huì)鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)保管期滿確無保檔案應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)保管期滿確無保存價(jià)值的檔案應(yīng)登記造冊(cè)，填寫銷毀清冊(cè)，經(jīng)存價(jià)值的檔案應(yīng)登記造冊(cè)，填寫銷毀清冊(cè)，經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)督銷毀。單位主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)督銷毀。銷毀清冊(cè)永久保存。銷毀清冊(cè)永久保存。國(guó)家檔案局 第8號(hào)令2006年9月國(guó)家檔案局局務(wù)會(huì)議審議通過（歸檔范圍和保管期限劃分依據(jù)）第一條第一條 為便于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體為便于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體（以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān)）正確界定文件材料歸（以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān)）正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使所檔范圍，準(zhǔn)確劃

12、分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)保存的檔案既能反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)情況，維護(hù)其歷史面貌，又便于保管和情況，維護(hù)其歷史面貌，又便于保管和利用，根據(jù)利用，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法中華人民共和國(guó)檔案法、中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法，制定本規(guī)定。制定本規(guī)定。各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體確定歸檔范圍和保管期限確定歸檔范圍和保管期限第二條第二條 本規(guī)定中的機(jī)關(guān)文件材料是指機(jī)關(guān)本規(guī)定中的機(jī)關(guān)文件材料是指機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過程中形成的各種門類和載體在其工作活動(dòng)過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。的歷史記錄。文書、人事、基建、會(huì)計(jì)等文書、人事、基

13、建、會(huì)計(jì)等紙質(zhì)、磁性、電子等紙質(zhì)、磁性、電子等第三條 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍是： （一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料； 反映本單位職能的：如工作計(jì)劃、總結(jié)、工作會(huì)議、地方性法規(guī)規(guī)章、會(huì)議記錄紀(jì)要、中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃等 反映本單位基本歷史面貌的: 如機(jī)構(gòu)演變、大事記、人事任免等文件材料。 （二）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料； 有憑證作用的：如機(jī)關(guān)房屋、土地、財(cái)產(chǎn)、物資和檔案等交接憑證、合同和協(xié)議、職工購(gòu)置福利住房的合同、協(xié)議和有關(guān)手續(xù)及國(guó)有資產(chǎn)管理等 文件材料。 （三）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上

14、級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料； （四）其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。上級(jí)機(jī)關(guān)需要本機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行的文件；上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)的本機(jī)關(guān)文件（包括報(bào)刊轉(zhuǎn)載）；被上級(jí)機(jī)關(guān)采用、由本機(jī)關(guān)草擬的文件。反映本機(jī)關(guān)歷史面貌及職能活動(dòng)的文件。歷次重要會(huì)議文件；本機(jī)關(guān)印發(fā)的正式文件；與上下級(jí)機(jī)關(guān)形成的請(qǐng)示與批復(fù)文件；工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)及反映有關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)的專業(yè)性文件；統(tǒng)計(jì)、會(huì)計(jì)、調(diào)研活動(dòng)、規(guī)章制度；黨團(tuán)、工會(huì)的重要文件；內(nèi)容重要的人民來信及其處理方面的文件；本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人參與公務(wù)活動(dòng)的重要信函、電話記錄以及從外機(jī)關(guān)帶回來的重要文件；解決各種糾紛、征用土地和有關(guān)工程建設(shè)、設(shè)備購(gòu)買的合同、文

15、件；歸本機(jī)關(guān)直接管理的科研與生產(chǎn)建設(shè)方面的文件；反映本機(jī)關(guān)歷史沿革如機(jī)構(gòu)成立、撤銷、更名、干部與職工變動(dòng)情況的各種文件；本機(jī)關(guān)與外單位簽訂的合同、協(xié)議等文件；本機(jī)關(guān)參與外事活動(dòng)的文件材料等。需要本機(jī)關(guān)執(zhí)行的法規(guī)性文件；有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)在檢查本單位活動(dòng)中形成的重要文件；與本機(jī)關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的重要往來文件等。重要的計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、決算文件典型材料、法規(guī)性備案文件等。機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定 第四條第四條 機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是：機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是： （一）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的（一）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件

16、材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；作參考的抄件等；（不需辦理的）（不需辦理的） （二）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的（二）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來信、稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)

17、無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；考的文件材料；（臨時(shí)、重份的）（臨時(shí)、重份的） （三）同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，（三）同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；不需辦理的抄送文件材料；（不需執(zhí)行的）（不需執(zhí)行的） （四）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，（四）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。（參閱的）（參閱的）機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第五條 凡屬機(jī)關(guān)歸檔范圍的文件材料，必凡屬機(jī)關(guān)歸檔范圍的文件

18、材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門須按有關(guān)規(guī)定向本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。為己有或拒絕歸檔。本條規(guī)定了機(jī)關(guān)歸檔文件材料的流向、管本條規(guī)定了機(jī)關(guān)歸檔文件材料的流向、管理主體理主體機(jī)關(guān)檔案部門處理歸檔文件材料的職責(zé)。機(jī)關(guān)檔案部門處理歸檔文件材料的職責(zé)。機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第六條第六條 機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久永久、定期定期兩種。兩種。定期一般分為定期一般分為3030年、年、1010年。年。機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第七條 永久

19、保管的文書檔案主要包括： ( (一) )本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料； ( (二) )本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料 ( (三) )本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料 ( (四) )本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定 國(guó)家檔案局 第8號(hào)令 （五）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料 （六) )本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登等憑證性文件材料 ( (七) )上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料 ( (八) )同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本

20、機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定 國(guó)家檔案局 第8號(hào)令劃分永久時(shí)，需要注意以下問題：（原則：以我為主，以人為本） 1.1.突出本機(jī)關(guān)自身的文件材料 2.2.突出本機(jī)關(guān)主要職能的文件材料 3.3.突出反映本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變及人事任免的文件材料 4. 4.機(jī)關(guān)文件材料是否永久保管，還要從機(jī)關(guān)職能活動(dòng)的規(guī)模大小、規(guī)格層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備法規(guī)政策性等因素來考慮機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第八條 定期保管的文書檔案主要包括： （一）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料； （二）本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料 （三）本機(jī)關(guān)人

21、事管理工作形成的一般性文件材料 （四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料 （五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定 （六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料； （七）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料； （八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料； （九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定 第九條 機(jī)關(guān)形成的科技、基建、照片、電子、會(huì)計(jì)、人事等專門文件

22、材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。1、科技檔案：GB/T118222008科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求 2、基建檔案：DAT28-2002國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案 整理規(guī)范3、照片檔案：GB/T118122002照片檔案管理規(guī)范4、電子檔案：GB/T188942002電子文件歸檔與管理規(guī)范5、會(huì)計(jì)檔案：會(huì)計(jì)檔案管理辦法（財(cái)會(huì)字199832號(hào)） 6、人事檔案：干部檔案工作條例（組通字199113號(hào)）機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第十條 機(jī)關(guān)對(duì)應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。元數(shù)據(jù)：描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件格式、硬件、軟件環(huán)境、文件

23、和圖形處理軟件等背景信息：描述生成電子 文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果等信息機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定 第十一條 機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定 8 8號(hào)令執(zhí)行時(shí)間： 各級(jí)機(jī)關(guān)20072007年及以后形成的文書檔案保管期限劃分為永久和3030年、1010年。 2007 2007年以前形成的文書檔案保管期限劃分按原規(guī)定執(zhí)行。機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)

24、定文書檔案保管期限劃分的難點(diǎn)解釋（一）同一會(huì)議材料的保管期限劃分 根據(jù)文件材料的價(jià)值大小確定每一個(gè)會(huì)議都有主要內(nèi)容、核心內(nèi)容，形成的文件材料有的是反映主要職能活動(dòng)、主要過程的，有些是反映事務(wù)活動(dòng)的，價(jià)值程度不同，不能劃分為同一期限如會(huì)議請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、議程、領(lǐng)導(dǎo)人講話、選舉結(jié)果、討論通過的決議、紀(jì)要、公報(bào)、主席團(tuán)會(huì)議記錄等 劃為 永久如重要的賀信、賀電、籌備工作、小組會(huì)議記錄等劃為 30年（二）提案答復(fù)材料的保管期限劃分機(jī)關(guān)對(duì)人大議案及答復(fù)、政協(xié)提案及辦理結(jié)果進(jìn)行歸檔時(shí)，其檔案保管期限定為永久人大、政協(xié)機(jī)關(guān)對(duì)人大議案及答復(fù)、政協(xié)提案及辦理結(jié)果進(jìn)行歸檔時(shí)，也應(yīng)定為永久協(xié)辦機(jī)關(guān)歸檔時(shí)可以定

25、為30年（三）上級(jí)檢查、視察材料的保管期限劃分上級(jí)檢查、視察材料本地區(qū)、本單位形成的文件材料分為“重要的”與“一般的”，其判斷標(biāo)準(zhǔn)是上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的行政級(jí)別和檢查、視察事由的重要程度。以省部級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作形成的文件材料，屬于“重要的”，劃分為永久。其他的作為“一般的”，劃分為30年。但也有特殊情況。如彭州市委書記到檔案局檢查工作，聽取匯報(bào)后，解決了檔案館的修建問題，在歸檔時(shí)文件材料則要?jiǎng)澏橛谰茫ㄋ模I(yè)務(wù)文件材料如何區(qū)分“重要的”和“一般的”“重要的”：涉及法規(guī)政策性，重大業(yè)務(wù)建設(shè)的內(nèi)容的文件材料“一般的”：涉及基礎(chǔ)性、技術(shù)性內(nèi)容的文件材料（五）代上級(jí)機(jī)關(guān)起草的文件材料的

26、保管期限的劃分代上級(jí)機(jī)關(guān)起草的法規(guī)政策性文件，專項(xiàng)業(yè)務(wù)文件的最后稿本，本機(jī)關(guān)定為30年上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)后，屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件，本機(jī)關(guān)也應(yīng)定為永久（六）證件辦理、審批材料的保管期限的劃分 證件辦理、審批材料的保管期限的劃分的依據(jù)是有效證件的有效時(shí)限20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料，定為永久保管20年以下的許可證、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料，定為30年保管在劃分期限時(shí)，既要以證件的有效期為依據(jù)，也要結(jié)合機(jī)關(guān)工作實(shí)際，合理確定保管期限。（七）行政處罰、處分、復(fù)議、國(guó)家賠償?shù)任募牧媳９芷谙薜膭澐帧爸匾摹焙汀耙话愕摹币蕴幜P的種類加

27、以區(qū)分對(duì)受到?jīng)]收非法所得、沒收非法財(cái)物，責(zé)令停產(chǎn)、暫扣或吊銷執(zhí)照，行政拘留處罰等形成的文件材料視為“重要的”，劃定為永久對(duì)“警告”類視為“一般的”文件材料 ，劃定為30年國(guó)家賠償過程中形成的文件材料，一般來說都屬于“重要的”，劃定為永久（八）計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料的期限劃分一般年度及以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料定為永久對(duì)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行部門，對(duì)國(guó)家和本地區(qū)有重要分析價(jià)值的月度、季度、半年統(tǒng)計(jì)材料都應(yīng)歸檔對(duì)非經(jīng)濟(jì)運(yùn)行部門，月度、季度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料可不歸檔（九）表彰獎(jiǎng)勵(lì)、處分材料的保管期限劃分表彰： 受成都市級(jí)（含）以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者的文件材料 永久 受縣級(jí)表彰的獎(jiǎng)勵(lì)的先

28、進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者的文件材料，評(píng)選單位劃分為永久，其它單位劃定為30年 以下表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者的文件材料 30年 處分： 受到警告（不含）以上處分的文件材料 永久 受到警告處分的文件材料 30年 機(jī)關(guān)中還有通報(bào)批評(píng)的文件材料，鑒于違紀(jì)違規(guī)情節(jié)輕微，保管期限定為 10年 （十）紀(jì)檢、監(jiān)察工作材料保管期限劃分紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的綜合報(bào)告、調(diào)查材料分為“重要的”和“一般的”，區(qū)分標(biāo)準(zhǔn)主要看案件違規(guī)違紀(jì)程度，如果受警告以上處分的，則屬“重要的”，劃定為永久，受警告處分的，則屬“一般的”，劃定為30年。如果調(diào)查結(jié)論是查無實(shí)據(jù)，形成的綜合性報(bào)告、調(diào)查材料可劃定為10年對(duì)

29、有的機(jī)關(guān)有年度紀(jì)檢、監(jiān)察工作綜合報(bào)告，可劃定為永久，年度以下的可劃定為10年（十一）黨、團(tuán)、工會(huì)專項(xiàng)活動(dòng)材料保管期限的劃分專項(xiàng)活動(dòng)的重要性既要看規(guī)模，又要看其影響力如各單位“群眾路線教育時(shí)實(shí)踐”形成的報(bào)告、總結(jié)都很重要，應(yīng)劃分分為永久保管。如機(jī)關(guān)工會(huì)組織向?yàn)?zāi)區(qū)捐款捐物，屬一般性專項(xiàng)活動(dòng)，形成的報(bào)告、總結(jié)等材料可劃分為10年（十二）信訪材料的保管期限劃分 機(jī)關(guān)在處理人民來信、來訪過程中形成的文件材料是否歸檔，取決于來信來訪有無處理結(jié)果。如果沒有處理結(jié)果暫不歸檔 如果有處理結(jié)果，歸檔時(shí)看有無領(lǐng)導(dǎo)的重要批示，再判斷保管期限 “重要批示”指領(lǐng)導(dǎo)對(duì)解決來信來訪的明確態(tài)度、方式或方法，對(duì)事態(tài)發(fā)展態(tài)勢(shì)的估計(jì)

30、，有處理結(jié)果的，劃定為永久保管 “一般的”指領(lǐng)導(dǎo)泛泛批示、圈閱，有處理結(jié)果的，劃分為30年保管 無特殊保存價(jià)值的信封、一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般性問題的意見或建議的來信、來訪記錄不必歸檔（十三）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料保管期限的劃分把握“重要的”和“一般的”，區(qū)分原則在于上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的、屬本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料是否具有政策性、法規(guī)性、方針性如國(guó)家檔案局 第8號(hào)令 ，成都市檔案局應(yīng)劃定為永久保管（十四）機(jī)關(guān)國(guó)有資產(chǎn)管理文件材料保管期限的劃分 國(guó)有資產(chǎn)有“重要的”，“一般的”之分，其區(qū)分原則是國(guó)有資產(chǎn)的規(guī)模、數(shù)量及價(jià)值大小 如機(jī)關(guān)房產(chǎn)、機(jī)動(dòng)車等價(jià)值大、使用壽命長(zhǎng)，這類

31、財(cái)產(chǎn)登記、統(tǒng)計(jì)、核查材料，屬于“重要的”應(yīng)劃分永久保管 如機(jī)關(guān)使用的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)等，使用壽命周期短，屬于一般的，財(cái)產(chǎn)登記、統(tǒng)計(jì)、核查材料劃為10年十五、本單位與有關(guān)單位簽訂的“合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書”等材料保管期限的劃分本單位與有關(guān)單位簽訂的“合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書”等材料，都屬于法律文書，分為“重要的”與“一般的”，其區(qū)分的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)從文件材料法律價(jià)值出發(fā)，結(jié)合事由重要程度，有效時(shí)限，涉及資金的多少如單位修建辦公樓，與施工方簽訂合同，其金額大，屬于“重要的”，應(yīng)劃定為永久如單位簽定的業(yè)務(wù)外包協(xié)議，資金量不大，屬于“一般的”，應(yīng)劃定為10年全宗卷的編寫全宗卷的編寫 一、全宗卷的概念 全宗卷是

32、檔案館、室，在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專門案卷。既管理檔案中形成的檔案。它也是我們檢查一個(gè)單位檔案管理工作水平的最好材料。 全宗卷的編寫 二、全宗卷的主要內(nèi)容（共九項(xiàng)）： 1 1、全宗指南； 、大事記； 、檔案收集工作的材料； 、檔案整理工作的材料； 、檔案鑒定工作的材料； 、檔案保管工作的材料； 、檔案統(tǒng)計(jì)工作的材料； 、檔案利用工作的材料； 、檔案管理新技術(shù)運(yùn)用工作的材料。 全宗卷的編寫全 宗 指 南 全宗指南由封頁(yè)、正文、備注三部分組成 封頁(yè)部分： a a、全宗指南名稱。全宗指南名稱即單位名稱 b b、時(shí)間。注明全宗指南所介紹的檔案的起止年代

33、，并采用公元紀(jì)年。 C C、全宗號(hào)。即檔案館給每個(gè)立檔單位的代碼 全宗卷的編寫 正文部分： 包括全宗構(gòu)成者沿革簡(jiǎn)介、全宗內(nèi)檔案情況簡(jiǎn)介、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分介紹三部分。 a a、全宗構(gòu)成者沿革簡(jiǎn)介。本部分由全宗構(gòu)成者名稱、時(shí)間、主要職能、隸屬關(guān)系、單位主要負(fù)責(zé)人名錄、內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置及其各歷史階段演變情況等內(nèi)容組成。 b b、全宗內(nèi)檔案情況簡(jiǎn)介。檔案的數(shù)量及保管期限；檔案的完整程度；檔案的利用價(jià)值及鑒定情況；檢索工具的配置情況；檔案的整理情況。 c c、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分介紹。檔案內(nèi)容與成分介紹的方式，以文章敘述的形式，按全宗內(nèi)檔案的實(shí)際分類體系結(jié)合問題介紹。以組織機(jī)構(gòu)分類的檔案全宗，按機(jī)構(gòu)設(shè)類目分別介紹；以問題分類的檔案全宗，按檔案內(nèi)容所反映的問題設(shè)類目進(jìn)行介紹；以其它體系分類的檔案全宗應(yīng)根據(jù)該全宗分類的特點(diǎn)結(jié)合問題進(jìn)行介紹。 全宗卷的編寫 備注部分：本全宗指南的編制情況；有關(guān)全宗內(nèi)檔案的補(bǔ)充說明；全宗指南中需要加解釋的名詞、事件及問題；全宗指