生產(chǎn)性物料采購(gòu)操作流程

1、生產(chǎn)性物料采購(gòu)操作流程一、產(chǎn)品發(fā)展方向及物料需求類型 （第二階段使用 ）1、根據(jù)公司產(chǎn)業(yè)發(fā)展方向，市場(chǎng)需要產(chǎn)品類型，研發(fā)部分研發(fā)產(chǎn)品類別，由研發(fā)部協(xié) 助，產(chǎn)生物料需要類型。2、根據(jù)物料需求類型，由采購(gòu)部按物料類型分類，選擇具備相應(yīng)物料生產(chǎn)及供貨能力 的供應(yīng)商建立供應(yīng)資源庫(kù)。二、供應(yīng)商資源庫(kù)及供應(yīng)商資料收集 （選擇采購(gòu)額前 30 位供應(yīng)商開始使用 .）1、按產(chǎn)品發(fā)展方向所需求物料類型，分行業(yè)類別和物料類型, 建立供應(yīng)商名冊(cè) 。供應(yīng)商名冊(cè)由采購(gòu)部進(jìn)行管理 ,由采購(gòu)部將每個(gè)供應(yīng)商所供物料的明細(xì)提供給產(chǎn)品研 發(fā)部門 ,供在新品開發(fā)過程中物料選型使用。2、根據(jù)供應(yīng)商名冊(cè)， 按供應(yīng)商資質(zhì)調(diào)查表 收集供應(yīng)商

2、基本信息， 三證（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、 稅務(wù)登記證、一般納稅人資格證） 、供應(yīng)商質(zhì)量體系證書、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書。3、按供應(yīng)商審核要求，由采購(gòu)部、品質(zhì)部、產(chǎn)品研發(fā)部對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行共同審核，選擇 適合我司需要的供應(yīng)商并建立供應(yīng)商資源庫(kù)，以備項(xiàng)目需求時(shí)使用。4、供應(yīng)商每年度營(yíng)業(yè)執(zhí)照與質(zhì)量認(rèn)證體系年審后，都需要提供更新的年審資料進(jìn)行備案。三、簽定合作協(xié)議 （選擇采購(gòu)額前 30 位供應(yīng)商開始使用 .）1、根據(jù)物料需求，對(duì)相應(yīng)溝通的供應(yīng)商簽訂生產(chǎn)性物料采購(gòu)框架協(xié)議、品質(zhì)保證協(xié)議、廉潔協(xié)議 。完成協(xié)議簽訂后與供應(yīng)商進(jìn)行項(xiàng)目與物料需求的傳達(dá)。2、零新生產(chǎn)性物料供應(yīng)商可選用簽訂產(chǎn)品供銷合同方式進(jìn)行采購(gòu)。四、物料信息溝通與確

3、認(rèn)，提供初步報(bào)價(jià) （日常工作流程開始使用 .）1、由工程部提供需求物料詳細(xì)信息，需求信息包括：物料名稱、型號(hào)、規(guī)格參數(shù)、圖 紙等明確的物料信息。2、對(duì)于我司研發(fā)工程師不熟悉的物料， 可由采購(gòu)工程師安排請(qǐng)供應(yīng)商對(duì)我司研發(fā)工程 師培訓(xùn)的方式增強(qiáng)技術(shù)知識(shí)以便進(jìn)行技術(shù)溝通。3、由采購(gòu)工程師將物料需求信息提供給供應(yīng)商進(jìn)行確認(rèn)并回復(fù)是否滿足要求。如需要當(dāng)面溝通技術(shù)問題， 由采購(gòu)工程師組織供應(yīng)商工程師與我司技術(shù)人員進(jìn)行當(dāng)面溝通 并確認(rèn)。確認(rèn)后生成書面物料技術(shù)資料，以便雙方為標(biāo)準(zhǔn)并執(zhí)行。4、對(duì)于我司研發(fā)工程師不熟悉的定制物料， 采購(gòu)工程師可安排我司工程師到供應(yīng)商處 進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試并確認(rèn)物料技術(shù)參數(shù)，生成書面文件

4、進(jìn)行確認(rèn)。5、雙方確認(rèn)物料技術(shù)需求后，由供應(yīng)商提供物料的階梯報(bào)價(jià)形式的報(bào)價(jià)單，階梯價(jià)格按數(shù)量等級(jí)為不同階梯。也可由采購(gòu)工程師發(fā)出物料詢價(jià) / 報(bào)價(jià)單取得供 應(yīng)商報(bào)價(jià)，報(bào)價(jià)單最終由采購(gòu)部進(jìn)行處理存檔。6、報(bào)價(jià)單需要明確以下信息：報(bào)價(jià)方、報(bào)價(jià)日期、產(chǎn)品名稱、型號(hào)、規(guī)格參數(shù)、 圖紙型號(hào)、單位、階梯單價(jià)、稅率、交貨周期、送貨方式、送貨地點(diǎn)、結(jié)款周期等 信息。五、供應(yīng)商審核 （第二階段使用 ）1、供應(yīng)商確認(rèn)可滿足我司物料要求時(shí)， 對(duì)于生產(chǎn)性物料供應(yīng)商， 由采購(gòu)部協(xié)調(diào)工程部、 品質(zhì)部三方共同對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行審核，審核分為書面審核和現(xiàn)場(chǎng)審核。2、針對(duì)代理商、貿(mào)易商主要采用書面審核方式，必要時(shí)也可進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核。對(duì)

5、生產(chǎn)商 主要采用現(xiàn)場(chǎng)審核方式。3、審核期限主要為年度審核方式， 即供應(yīng)商提供年審的營(yíng)業(yè)執(zhí)照后由采購(gòu)部組織對(duì)供 應(yīng)商進(jìn)行年審。六、供應(yīng)商選擇與價(jià)格 （日常工作流程開始使用 .）1、供應(yīng)商需要簽定生產(chǎn)性物料采購(gòu)框架協(xié)議、品質(zhì)保證協(xié)議 ，書面回復(fù)滿足我司物料需求并提供按數(shù)量階梯報(bào)價(jià)并蓋章的物料報(bào)價(jià)單 ，審核合格后方可進(jìn)行 比價(jià)。2、供應(yīng)商性質(zhì)分為：生產(chǎn)商、代理商、貿(mào)易商等三種方式，供應(yīng)商選擇優(yōu)先順序分別為：A、生產(chǎn)商。B、代理商。C、貿(mào)易商。3、按供應(yīng)商提供的階梯報(bào)價(jià)，由采購(gòu)工程師對(duì)二至三家及以上數(shù)量的供應(yīng)商物料報(bào) 價(jià)單按生產(chǎn)性物料比價(jià)表進(jìn)行比價(jià)，產(chǎn)生最低價(jià)格供應(yīng)商后進(jìn)行議價(jià)，產(chǎn)生 最終最低價(jià)格，方

6、能確認(rèn)供應(yīng)商與物料采購(gòu)價(jià)格。4、比價(jià)結(jié)果高于現(xiàn)有采購(gòu)價(jià)格或者選用供應(yīng)商單價(jià)高于其他供應(yīng)商單價(jià)時(shí)，需要說明情況并將比價(jià)表報(bào)由副總進(jìn)行審批。5、如供應(yīng)商由客戶進(jìn)行指定， 需由客服部提供由公司副總簽字的客戶指定供應(yīng)商通知 書。若研發(fā)技術(shù)部門指定供應(yīng)商， 生產(chǎn)性物料比價(jià)表則由研發(fā)技術(shù)部門向公司 申請(qǐng)，由研發(fā)技術(shù)部分領(lǐng)導(dǎo)與公司總經(jīng)理審批簽字同意。6、臨星采購(gòu)需求，也需要進(jìn)行詢價(jià)，比價(jià)，議價(jià)，應(yīng)選擇最低價(jià)格供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)； 若未選用最低單價(jià)供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)，采購(gòu)總金額在 2000 元以下的采購(gòu)訂單，由采 購(gòu)部經(jīng)理查明情況后進(jìn)行審批；采購(gòu)總金額在 2000 元以上的采購(gòu)訂單，應(yīng)向公司 副總說明情況并獲得批準(zhǔn)后

7、，方能最終選擇供應(yīng)商與確定價(jià)格。七、訂單 （日常工作流程開始使用 .）1、采購(gòu)工程師根據(jù)物料請(qǐng)購(gòu)單 、生產(chǎn)性物料比價(jià)表選擇結(jié)果，制定采購(gòu)訂 單，經(jīng)采購(gòu)工程師簽字確認(rèn)，蓋章后書面發(fā)送給供應(yīng)商， 由供應(yīng)商書面確認(rèn)并蓋 章回復(fù)，采購(gòu)工程師必須收到供應(yīng)商確認(rèn)回傳的采購(gòu)訂單后方算采購(gòu)下單完成。2、臨時(shí)重要生產(chǎn)性物料采購(gòu)，零星供應(yīng)商雙方簽訂產(chǎn)品供銷合同以保證雙方利 益。八、跟單 （日常工作流程開始使用 .）1、采購(gòu)工程師根據(jù)確認(rèn)回傳的采購(gòu)訂單，按交期長(zhǎng)短進(jìn)行分類，7 天內(nèi)交期的分為一類， 7 天以上交期的分為一類。2、根據(jù)訂單交期分類，采購(gòu)工程師必須將每份訂單在每周內(nèi)進(jìn)行確認(rèn)一次，判斷供 應(yīng)商備貨進(jìn)度、生

8、產(chǎn)進(jìn)度、交貨是否正常，正常訂單則等待交貨或下一次確認(rèn)； 備貨進(jìn)度、 生產(chǎn)進(jìn)度、 交貨進(jìn)度如不正常， 應(yīng)立即采取措施催促供應(yīng)商正常完成， 如采購(gòu)工程師個(gè)人無法推進(jìn)，則需要上報(bào)到部門經(jīng)理處，由部分經(jīng)理協(xié)助處理或 上報(bào)公司協(xié)助處理，保證訂單的正常交貨。3、訂單過程中的跟單信息 ,應(yīng)建立訂單進(jìn)度確認(rèn)表 ，跟蹤完成后應(yīng)在訂單進(jìn)度清 單中注明狀態(tài)，確認(rèn)每一個(gè)訂單狀態(tài)，以保證每張訂單的每一個(gè)物料準(zhǔn)時(shí)交貨。九、貨物驗(yàn)收1 、 來料由倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行收貨，清點(diǎn)數(shù)量準(zhǔn)確后，按收貨未檢驗(yàn)貨物放置于來料待檢區(qū)。中午 12 點(diǎn)前來料，倉(cāng)庫(kù)人員應(yīng)在當(dāng)天完成收貨； 12 點(diǎn)后來料，倉(cāng)庫(kù)人員應(yīng)在第 二天中午 12 點(diǎn)前完成收貨。2、

9、 由品質(zhì)部來料檢驗(yàn)人員，根據(jù)采購(gòu)明細(xì)與物料單據(jù)，按照產(chǎn)品檢驗(yàn)規(guī)范、圖紙等 檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)來料進(jìn)行檢驗(yàn)。中午 12 點(diǎn)前來料，品質(zhì)人員應(yīng)在當(dāng)天完成檢驗(yàn)并出 具來料檢驗(yàn)報(bào)告； 12 點(diǎn)后來料，品質(zhì)人員應(yīng)在第二天中午 12 點(diǎn)前完成檢驗(yàn)并出 具來料檢驗(yàn)報(bào)告。3、來料檢驗(yàn)合格，物料進(jìn)行入庫(kù)處理。4、來料檢驗(yàn)不合格，則報(bào)采購(gòu)部進(jìn)行處理。十、 異常處理及退換貨 （日常工作流程開始使用 .）1、根據(jù)品質(zhì)部反饋的來料品質(zhì)不良，采購(gòu)工程師根據(jù)不良情況，與供應(yīng)商溝通對(duì)該 批產(chǎn)品進(jìn)行退貨、換貨、挑選、降檔接收使用等方式進(jìn)行解決。對(duì)不良來料處理 的所有成本均由供應(yīng)商承擔(dān)，并從貨款中扣除。2、對(duì)品質(zhì)不良批次產(chǎn)品數(shù)量與訂單不

10、符問題，采購(gòu)工程師應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，要 做到往來賬目清楚。、 采購(gòu)數(shù)量統(tǒng)計(jì) （ 月度工作中使用 ）1、月度采購(gòu)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析。2、季度采購(gòu)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析。3、年度采購(gòu)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析。4、年度降價(jià)金額統(tǒng)計(jì)。十二、 對(duì)賬、付款 （日常工作流程開始使用 .）1、 根據(jù)訂單數(shù)量、供應(yīng)商送貨單數(shù)量、倉(cāng)庫(kù)收貨數(shù)量、退換貨數(shù)量進(jìn)行月度交貨數(shù) 量統(tǒng)計(jì)，并按訂單單價(jià)格進(jìn)行對(duì)賬。2、 根據(jù)應(yīng)付賬款數(shù)量，協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)部門合理安排月度供應(yīng)商付款計(jì)劃，做到按財(cái)務(wù)計(jì) 劃付款金額進(jìn)行分配，并且能維持好與供應(yīng)商的關(guān)系。3、為減輕公司資金壓力，采購(gòu)工程師可與供應(yīng)商溝通按項(xiàng)目進(jìn)行采購(gòu)并付款，按我 司單個(gè)項(xiàng)目中的采購(gòu)貨款按月結(jié)方式分

11、三個(gè)月付給供應(yīng)商，最遲在交貨后的按月 結(jié)方式的第三個(gè)月完成付款。4、戰(zhàn)略性供應(yīng)商，也可與供應(yīng)商溝通按分期滾動(dòng)付款方式進(jìn)行付款。5、每一類物料，應(yīng)做好相應(yīng)份額分配，以便控制單一供應(yīng)商出現(xiàn)應(yīng)付賬款過大的情 況。十三、 供應(yīng)商績(jī)效考核 （第二階段使用 ）1、 由采購(gòu)部、 品質(zhì)部、 生產(chǎn)部 / 工程部對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行月度績(jī)效考核， 按供應(yīng)商信息溝 通響應(yīng)時(shí)間、訂單確認(rèn)時(shí)間、是否按訂單交期完成交貨、來料品質(zhì)、單據(jù)信息、 異常物料的處理態(tài)度、退換貨速度、 對(duì)商務(wù)流程的配合程度進(jìn)行綜合考評(píng)。 （考評(píng) 細(xì)則由采購(gòu)、品質(zhì)、生產(chǎn)部 / 工程部共同建立供應(yīng)商績(jī)效考核表 。）2、 供應(yīng)商按得分?jǐn)?shù)量評(píng)級(jí)分為：優(yōu)、良、一般、

12、差、極差。3、 獲差、極差評(píng)級(jí)的供應(yīng)商應(yīng)按供應(yīng)商糾正預(yù)防措施單進(jìn)行查清問題、制定解 決方案、預(yù)防措施等詳細(xì)回復(fù)我司品質(zhì)部。十四、 供應(yīng)商份額分配 （第二階段使用 ）1、 根據(jù)供應(yīng)商績(jī)效考核評(píng)級(jí)， 對(duì)下季度采購(gòu)訂單進(jìn)行分額分配， 評(píng)級(jí)越高的供應(yīng)商， 獲得的采購(gòu)份額越高。由采購(gòu)部根據(jù)供應(yīng)商績(jī)效考核成績(jī)分配采購(gòu)份額。五、持續(xù)降成本 （日常工作流程開始使用 .）1、 新物料采購(gòu)按詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)方式降低物料采購(gòu)單價(jià)。2、 大訂單降價(jià)：在公司獲得大的銷售訂單或需要物料集中下單采購(gòu)時(shí)，可與供應(yīng)商 按大訂單協(xié)商一次采購(gòu)單價(jià)。3、集中采購(gòu)降價(jià)：A、將同類零散物料采購(gòu)訂單，交由同一家具有同類物料供貨能力的供應(yīng)商

13、進(jìn)行供貨，以降低零散采購(gòu)成本。B 、將同類產(chǎn)品交由一至三家具有同類物料供貨資質(zhì)的供應(yīng)商進(jìn)行供貨，集中采購(gòu)進(jìn)行降價(jià)。4、行業(yè)季節(jié)性降價(jià)： 根據(jù)采購(gòu)物料行業(yè)特性，根據(jù)行業(yè)淡旺季情況，在淡季下單時(shí)要求供應(yīng)商進(jìn)行降 價(jià)處理。5、戰(zhàn)略合作降價(jià)： 根據(jù)供應(yīng)商資質(zhì)情況與績(jī)效考核情況，選擇適合與我司長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商，建立 單一類型物料的戰(zhàn)略合作關(guān)系，以此降低采購(gòu)價(jià)格。但同時(shí)應(yīng)從同類供應(yīng)商選擇 一至兩家做為第二、三資源，以小訂單合作保持關(guān)系，防止單一資源風(fēng)險(xiǎn)。6、招標(biāo)采購(gòu)： 將我司年度需要量大的物料，進(jìn)行報(bào)標(biāo)采購(gòu)，以最合適的采購(gòu)價(jià)格按年度進(jìn)行采 購(gòu)，分訂單入庫(kù)，分訂單付款。六、降成本獎(jiǎng)勵(lì)公司按采購(gòu)部年度降成本總金額，按降成本總金額的%給予采購(gòu)部工作人員做為獎(jiǎng)勵(lì)，具體分配由公司根據(jù)采購(gòu)部人員貢獻(xiàn)具體分配。1、采購(gòu)工程師將歷史采購(gòu)物料通過談判后降低單價(jià)，此物料本年度采購(gòu)總體降低的 采購(gòu)金額為降低成本金額。2、由公司對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行核算后，交由采購(gòu)部進(jìn)行物料采購(gòu)，采購(gòu)部實(shí)際采購(gòu)金額比公 司原核算成本低的部分，也是采購(gòu)部降低成本金額。3、采購(gòu)部任何降低物料原采購(gòu)及原核算成本部分的采購(gòu)金額