公務(wù)文書的處理與管理

1、公務(wù)文書的處理與管理公務(wù)文書的處理與管理內(nèi)容提要內(nèi)容提要基本概念基本概念基本原則基本原則基本程序基本程序 基本內(nèi)容和方法基本內(nèi)容和方法公文的概念和特征公文的概念和特征 公文：就是公務(wù)文件。公文：就是公務(wù)文件。國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中為行使在公務(wù)活動(dòng)中為行使職權(quán)所制作的、具有職權(quán)所制作的、具有規(guī)范體式和法定執(zhí)行規(guī)范體式和法定執(zhí)行效用的信息記錄。效用的信息記錄。l特殊性：特殊性：1、制作主體：依法成立并能以自己名義行使權(quán)力、制作主體：依法成立并能以自己名義行使權(quán)力和承擔(dān)義務(wù)的國(guó)家機(jī)構(gòu)或社會(huì)組織；和承擔(dān)義務(wù)的國(guó)家機(jī)構(gòu)或社會(huì)組織；2、內(nèi)容屬性：處理公共活動(dòng)；、內(nèi)容屬性：處理公共

2、活動(dòng)；3、法律規(guī)定屬性：文體、結(jié)構(gòu)、格式都以法律、法規(guī)、法律規(guī)定屬性：文體、結(jié)構(gòu)、格式都以法律、法規(guī)的形式加以嚴(yán)格規(guī)范；的形式加以嚴(yán)格規(guī)范；4、程序?qū)傩裕郝男袊?yán)格的生效程序；、程序?qū)傩裕郝男袊?yán)格的生效程序；5、效力屬性：對(duì)對(duì)象具有普遍的權(quán)威性。、效力屬性：對(duì)對(duì)象具有普遍的權(quán)威性。公文的功能公文的功能1.有效傳達(dá)方針政策；有效傳達(dá)方針政策；2.發(fā)布法律、法規(guī)和規(guī)章；發(fā)布法律、法規(guī)和規(guī)章；3.采取管理措施；采取管理措施；4.請(qǐng)示和答復(fù)問題；請(qǐng)示和答復(fù)問題；5.指導(dǎo)、布置和商洽工作；指導(dǎo)、布置和商洽工作；6.報(bào)告情況，反映意見和建議；報(bào)告情況，反映意見和建議；7.交流經(jīng)驗(yàn)等交流經(jīng)驗(yàn)等公文處理的概念公

3、文處理的概念 公文處理就是對(duì)公文的公文處理就是對(duì)公文的 創(chuàng)造、處置和管理。創(chuàng)造、處置和管理。 就是在公文從形成、傳遞、就是在公文從形成、傳遞、存儲(chǔ)到轉(zhuǎn)換為檔案存儲(chǔ)到轉(zhuǎn)換為檔案 或毀滅的完整生命周期中，或毀滅的完整生命周期中，以特定的方法和原則對(duì)公以特定的方法和原則對(duì)公文進(jìn)行創(chuàng)制、加工、理由、文進(jìn)行創(chuàng)制、加工、理由、保管、料理，使其完善并保管、料理，使其完善并獲得必要功效的行為和過獲得必要功效的行為和過程。程。公文處理的基本任務(wù)公文處理的基本任務(wù)l 創(chuàng)制公文：收集信息，擬撰文稿，審核簽發(fā)，注發(fā)、整理、創(chuàng)制公文：收集信息，擬撰文稿，審核簽發(fā)，注發(fā)、整理、印制等印制等正式公文的產(chǎn)生過程。正式公文的產(chǎn)

4、生過程。l 傳遞公文：發(fā)文、收文傳遞公文：發(fā)文、收文l 辦理公文：公文的閱讀和加工。分辦、批辦、擬辦、傳閱、辦理公文：公文的閱讀和加工。分辦、批辦、擬辦、傳閱、承辦等，解決問題。承辦等，解決問題。l 處置辦畢公文：立卷、歸檔；移交、退還；暫存，銷毀等處置辦畢公文：立卷、歸檔；移交、退還；暫存，銷毀等l 管理公文：科學(xué)管理、保管和使用等的制度化工作。管理公文：科學(xué)管理、保管和使用等的制度化工作。公文處理基本原則公文處理基本原則 法制法制 實(shí)事求是實(shí)事求是 全面質(zhì)量全面質(zhì)量 時(shí)效時(shí)效 集中統(tǒng)一集中統(tǒng)一 黨政分工黨政分工 保密保密 精簡(jiǎn)精簡(jiǎn)公文處理主要內(nèi)容公文處理主要內(nèi)容 收文處理收文處理 公文閱讀

5、公文閱讀 發(fā)文處理發(fā)文處理 公文印制公文印制 辦畢公文處理辦畢公文處理機(jī)要員的工作 辦公室的機(jī)要員辦公室的機(jī)要員機(jī)要是什么？聽起來(lái)象和所有單位重大的事情都有關(guān)的人，機(jī)要是什么？聽起來(lái)象和所有單位重大的事情都有關(guān)的人，要不怎么叫機(jī)要，這個(gè)要不怎么叫機(jī)要，這個(gè)“機(jī)機(jī)”就是機(jī)關(guān)的機(jī)，就是機(jī)關(guān)的機(jī)，“要要”當(dāng)然是重要的當(dāng)然是重要的“要要”，“機(jī)要員機(jī)要員”似乎字面的意思就是似乎字面的意思就是“攙和重要事情的那個(gè)攙和重要事情的那個(gè)人人”，舒簡(jiǎn)本來(lái)是這么理解的。幸好有馮寧幫她掃盲，馮寧說：舒簡(jiǎn)本來(lái)是這么理解的。幸好有馮寧幫她掃盲，馮寧說：“機(jī)要，不就是收發(fā)文件！機(jī)要，不就是收發(fā)文件！”機(jī)要就是收發(fā)文件，機(jī)

6、要員的工作職責(zé)就是每天定時(shí)兩次到機(jī)要就是收發(fā)文件，機(jī)要員的工作職責(zé)就是每天定時(shí)兩次到交通站拿文件，回來(lái)以后分門別類，貼好辦文單，一個(gè)一個(gè)交通站拿文件，回來(lái)以后分門別類，貼好辦文單，一個(gè)一個(gè)按程序送去給領(lǐng)導(dǎo)批閱，再一個(gè)一個(gè)把領(lǐng)導(dǎo)有批示要辦的文件按程序送去給領(lǐng)導(dǎo)批閱，再一個(gè)一個(gè)把領(lǐng)導(dǎo)有批示要辦的文件送到各個(gè)業(yè)務(wù)處去。當(dāng)然，機(jī)要還要負(fù)責(zé)保管和登記所有文件送到各個(gè)業(yè)務(wù)處去。當(dāng)然，機(jī)要還要負(fù)責(zé)保管和登記所有文件的辦理情況，領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)都可能來(lái)查，同事也會(huì)來(lái)查，機(jī)要要隨時(shí)的辦理情況，領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)都可能來(lái)查，同事也會(huì)來(lái)查，機(jī)要要隨時(shí)提供出來(lái)。提供出來(lái)。 省府大院：機(jī)關(guān)女博士省府大院：機(jī)關(guān)女博士（作者：王瓷玫）描述的

7、場(chǎng)景作者：王瓷玫）描述的場(chǎng)景收文處理收文處理 收文處理是指對(duì)來(lái)自本機(jī)收文處理是指對(duì)來(lái)自本機(jī)關(guān)外部的公文所實(shí)施的處關(guān)外部的公文所實(shí)施的處置與管理活動(dòng)。置與管理活動(dòng)。 收文處理的一般程序?yàn)椋菏瘴奶幚淼囊话愠绦驗(yàn)椋汉炇铡⑼馐瘴牡怯?、啟封、簽收、外收文登記、啟封、?nèi)收文登記、分辦、摘編，內(nèi)收文登記、分辦、摘編，擬辦、承辦、注辦，組織擬辦、承辦、注辦，組織傳閱、催辦、查辦，處置傳閱、催辦、查辦，處置辦畢公文。辦畢公文。收文辦理活動(dòng)方法要點(diǎn)收文辦理活動(dòng)方法要點(diǎn)（一）擬辦：（一）擬辦：擬辦實(shí)際上是一項(xiàng)輔助決策活動(dòng)，目的在于擬辦實(shí)際上是一項(xiàng)輔助決策活動(dòng)，目的在于為決策活動(dòng)提供可供選擇的方案為決策活動(dòng)提供可供選

8、擇的方案（二）批辦：（二）批辦：批辦是一項(xiàng)由法定責(zé)任者履行法定的事務(wù)處置權(quán)批辦是一項(xiàng)由法定責(zé)任者履行法定的事務(wù)處置權(quán)的決策性活動(dòng)，它規(guī)定了對(duì)具體公文的處置方法、的決策性活動(dòng)，它規(guī)定了對(duì)具體公文的處置方法、程序、具體承辦責(zé)任、承辦原則與要求等，對(duì)公文程序、具體承辦責(zé)任、承辦原則與要求等，對(duì)公文效用的實(shí)現(xiàn)具有決定性影響。效用的實(shí)現(xiàn)具有決定性影響。我國(guó)各級(jí)行政機(jī)關(guān)的公文批辦工作實(shí)行合理分工、我國(guó)各級(jí)行政機(jī)關(guān)的公文批辦工作實(shí)行合理分工、分層負(fù)責(zé)的制度。分層負(fù)責(zé)的制度。 （三）承辦：（三）承辦：由于公文只有經(jīng)過承辦才能產(chǎn)生切實(shí)的效用，因此，由于公文只有經(jīng)過承辦才能產(chǎn)生切實(shí)的效用，因此，它是公文辦理中的中

9、心環(huán)節(jié)。它是公文辦理中的中心環(huán)節(jié)。 承辦公文的方式有多種。承辦公文的方式有多種。 承辦公文是公務(wù)機(jī)關(guān)各級(jí)工作人員的重要職責(zé)，承辦承辦公文是公務(wù)機(jī)關(guān)各級(jí)工作人員的重要職責(zé)，承辦工作的依工作的依（四）注辦：（四）注辦：注辦的主要作用是備忘待查，為日后查考了解某一公文注辦的主要作用是備忘待查，為日后查考了解某一公文的承辦過程、承辦方式、承辦結(jié)果提供依據(jù)。同時(shí)，這項(xiàng)的承辦過程、承辦方式、承辦結(jié)果提供依據(jù)。同時(shí)，這項(xiàng)活動(dòng)還有利于建立井然有序的承辦工作秩序，避免重復(fù)和活動(dòng)還有利于建立井然有序的承辦工作秩序，避免重復(fù)和混亂?；靵y。 注辦由承辦人隨手完成。注辦由承辦人隨手完成。 收文管理活動(dòng)的方法要點(diǎn)收文管理

10、活動(dòng)的方法要點(diǎn)（一）公文簽收：簽收是指履行規(guī)定的確認(rèn)、清點(diǎn)、核對(duì)、（一）公文簽收：簽收是指履行規(guī)定的確認(rèn)、清點(diǎn)、核對(duì)、檢查、簽注手續(xù)之后，分別從發(fā)文機(jī)關(guān)、郵政部門、機(jī)要檢查、簽注手續(xù)之后，分別從發(fā)文機(jī)關(guān)、郵政部門、機(jī)要通信部門、文件交換站，或者通過自備的通信設(shè)備收取公文。通信部門、文件交換站，或者通過自備的通信設(shè)備收取公文。（二）公文登記：公文登記的形式主要有簿式、卡片式、（二）公文登記：公文登記的形式主要有簿式、卡片式、聯(lián)單式三種。聯(lián)單式三種。（三）啟封：公文在啟封時(shí)必須注意遵循特定的規(guī)則。（三）啟封：公文在啟封時(shí)必須注意遵循特定的規(guī)則。（四）分辦：分辦的實(shí)質(zhì)是為公文確定運(yùn)轉(zhuǎn)方向，它是一項(xiàng)（

11、四）分辦：分辦的實(shí)質(zhì)是為公文確定運(yùn)轉(zhuǎn)方向，它是一項(xiàng)事關(guān)公文能否準(zhǔn)事關(guān)公文能否準(zhǔn) 確、迅速、有效地得到實(shí)質(zhì)性辦理的決定性確、迅速、有效地得到實(shí)質(zhì)性辦理的決定性的工作。分辦的主要依據(jù)。的工作。分辦的主要依據(jù)。（五）公文摘編：（五）公文摘編：摘編指對(duì)重要公文在投入辦理之前所做的加工，包括摘編指對(duì)重要公文在投入辦理之前所做的加工，包括編寫文摘或提要，編寫綜述，匯集有關(guān)數(shù)據(jù)資料等。編寫文摘或提要，編寫綜述，匯集有關(guān)數(shù)據(jù)資料等。摘編的目的主要在于為公文的辦理提供便利，節(jié)省辦理摘編的目的主要在于為公文的辦理提供便利，節(jié)省辦理時(shí)間，使公文能更加快捷、有效地得到辦理。時(shí)間，使公文能更加快捷、有效地得到辦理。（六

12、）傳閱的組織：（六）傳閱的組織：正確組織公文傳閱可使公文得到及時(shí)有效的運(yùn)轉(zhuǎn)處理，正確組織公文傳閱可使公文得到及時(shí)有效的運(yùn)轉(zhuǎn)處理，避免延誤時(shí)機(jī)、空費(fèi)時(shí)間和精力，從而實(shí)現(xiàn)并放大公文避免延誤時(shí)機(jī)、空費(fèi)時(shí)間和精力，從而實(shí)現(xiàn)并放大公文的效能。為使組織傳閱的活動(dòng)能取得更好的效果，應(yīng)注意的效能。為使組織傳閱的活動(dòng)能取得更好的效果，應(yīng)注意遵循特定規(guī)則。遵循特定規(guī)則。（七）公文的催辦：（七）公文的催辦：催辦是指根據(jù)承辦時(shí)限和有關(guān)要求對(duì)公文承辦過程所實(shí)施的催促和催辦是指根據(jù)承辦時(shí)限和有關(guān)要求對(duì)公文承辦過程所實(shí)施的催促和檢查活動(dòng)。這項(xiàng)活動(dòng)有利于加速公文的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，防止失控，有助于檢查活動(dòng)。這項(xiàng)活動(dòng)有利于加速公文的有

13、效運(yùn)轉(zhuǎn)，防止失控，有助于避免公文的積壓延誤，對(duì)公文效用的迅速有效地實(shí)現(xiàn)具有推動(dòng)作用。避免公文的積壓延誤，對(duì)公文效用的迅速有效地實(shí)現(xiàn)具有推動(dòng)作用。催辦有兩種形式，一種是內(nèi)催辦，一種是外催辦。催辦有兩種形式，一種是內(nèi)催辦，一種是外催辦。（八）公文的查辦：（八）公文的查辦：公文查辦是指核查重要公文的執(zhí)行情況，督促并協(xié)助承辦單位全面、公文查辦是指核查重要公文的執(zhí)行情況，督促并協(xié)助承辦單位全面、具體地落實(shí)公文精神，解決有關(guān)問題的活動(dòng)。具體地落實(shí)公文精神，解決有關(guān)問題的活動(dòng)。查辦工作的常用方式與催辦方式基本相同，并往往結(jié)合并用幾種具體查辦工作的常用方式與催辦方式基本相同，并往往結(jié)合并用幾種具體方式。方式。

14、發(fā)文處理發(fā)文處理l 發(fā)文處理是指機(jī)關(guān)內(nèi)部為制發(fā)公文所進(jìn)行的創(chuàng)制、處置發(fā)文處理是指機(jī)關(guān)內(nèi)部為制發(fā)公文所進(jìn)行的創(chuàng)制、處置與管理活動(dòng)。與管理活動(dòng)。l 發(fā)文處理的一般程序?yàn)椋簲M稿、會(huì)簽、核稿、簽發(fā)，注發(fā)文處理的一般程序?yàn)椋簲M稿、會(huì)簽、核稿、簽發(fā)，注 發(fā)、發(fā)、繕印、用印或簽署，分裝、發(fā)出，處置辦畢公文?？樣?、用印或簽署，分裝、發(fā)出，處置辦畢公文。l 這一程序具有很強(qiáng)的確定性與不可逆性。這一程序具有很強(qiáng)的確定性與不可逆性。 發(fā)文辦理活動(dòng)的方法要點(diǎn)發(fā)文辦理活動(dòng)的方法要點(diǎn)（一）文稿撰擬（一）文稿撰擬（二）會(huì)商（二）會(huì)商由發(fā)文機(jī)關(guān)主動(dòng)組織，就有關(guān)問題協(xié)商完畢后，應(yīng)請(qǐng)由發(fā)文機(jī)關(guān)主動(dòng)組織，就有關(guān)問題協(xié)商完畢后，應(yīng)請(qǐng)

15、 這些機(jī)關(guān)或部門的有關(guān)責(zé)任者簽注會(huì)商意見。這些機(jī)關(guān)或部門的有關(guān)責(zé)任者簽注會(huì)商意見。（三）核稿（三）核稿審核具有全面性，無(wú)論公文內(nèi)容還是形式或程序都在審核具有全面性，無(wú)論公文內(nèi)容還是形式或程序都在核查之列。核查之列。（四）簽發(fā)（四）簽發(fā)簽發(fā)是對(duì)文稿的又一次全面核查，更是對(duì)公文質(zhì)量與正式效用簽發(fā)是對(duì)文稿的又一次全面核查，更是對(duì)公文質(zhì)量與正式效用的最終確認(rèn)。簽發(fā)人在批注之前，必須對(duì)文稿做全面審核，及的最終確認(rèn)。簽發(fā)人在批注之前，必須對(duì)文稿做全面審核，及時(shí)糾正或彌補(bǔ)文稿中的錯(cuò)漏，確認(rèn)無(wú)誤后再行批注正式發(fā)出意時(shí)糾正或彌補(bǔ)文稿中的錯(cuò)漏，確認(rèn)無(wú)誤后再行批注正式發(fā)出意見并簽注姓名和日期。文稿經(jīng)簽發(fā)成為定稿后，

16、其他人不經(jīng)簽見并簽注姓名和日期。文稿經(jīng)簽發(fā)成為定稿后，其他人不經(jīng)簽發(fā)人同意，均不得再做任何修改，否則將負(fù)行政或法律責(zé)任。發(fā)人同意，均不得再做任何修改，否則將負(fù)行政或法律責(zé)任。（五）簽署（五）簽署簽署是指簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人親筆在正式發(fā)出和使用的公文正本簽署是指簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人親筆在正式發(fā)出和使用的公文正本落款處簽注姓名的活動(dòng)。落款處簽注姓名的活動(dòng)。 簽署權(quán)的歸屬。簽署權(quán)的歸屬。 發(fā)文管理活動(dòng)的方法要點(diǎn)發(fā)文管理活動(dòng)的方法要點(diǎn)（一）注發(fā)（一）注發(fā)注發(fā)需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖（主要是簽發(fā)意見）以及有關(guān)規(guī)定和注發(fā)需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖（主要是簽發(fā)意見）以及有關(guān)規(guī)定和有效表達(dá)公文內(nèi)容的需要進(jìn)行。有效表達(dá)公文內(nèi)容的需要進(jìn)行

17、。（二）繕?。槍?、印刷）（二）繕?。槍憽⒂∷ⅲ┛槍懢褪亲u(yù)錄抄寫；印刷就是應(yīng)用專門的印刷技術(shù)批量繕寫就是譽(yù)錄抄寫；印刷就是應(yīng)用專門的印刷技術(shù)批量“復(fù)制復(fù)制”文字、圖形或圖像。它們是制作書面公文的主要方式。文字、圖形或圖像。它們是制作書面公文的主要方式。（三）校對(duì)（三）校對(duì)校對(duì)就是以定稿和格式設(shè)計(jì)要求為基準(zhǔn)，對(duì)校樣（反映印版校對(duì)就是以定稿和格式設(shè)計(jì)要求為基準(zhǔn)，對(duì)校樣（反映印版全貌的紙樣）或繕寫譽(yù)錄完畢的文件進(jìn)行全面核對(duì)檢查，以發(fā)現(xiàn)全貌的紙樣）或繕寫譽(yù)錄完畢的文件進(jìn)行全面核對(duì)檢查，以發(fā)現(xiàn)并糾正各種錯(cuò)漏，確保文件質(zhì)量。并糾正各種錯(cuò)漏，確保文件質(zhì)量。校對(duì)方法：對(duì)校法、折校法、讀校法。校對(duì)方法：對(duì)校法

18、、折校法、讀校法。（四）公文用?。ㄋ模┕挠糜?用印就是在文件上加蓋印章，以表明印章所代表的國(guó)家機(jī)構(gòu)或其他用印就是在文件上加蓋印章，以表明印章所代表的國(guó)家機(jī)構(gòu)或其他社會(huì)組織對(duì)文件承擔(dān)法律責(zé)任，表明其對(duì)公文法律效力的認(rèn)可。用印社會(huì)組織對(duì)文件承擔(dān)法律責(zé)任，表明其對(duì)公文法律效力的認(rèn)可。用印時(shí)應(yīng)注意遵循規(guī)定的原則。時(shí)應(yīng)注意遵循規(guī)定的原則。（五）公文分裝（五）公文分裝分裝是指按照規(guī)定具體揀配和封裝公文的活動(dòng)，其具體步驟一般分裝是指按照規(guī)定具體揀配和封裝公文的活動(dòng)，其具體步驟一般包括：清點(diǎn)、揀配、登記、裝封、捆包（袋）、轉(zhuǎn)交外收發(fā)簽收。包括：清點(diǎn)、揀配、登記、裝封、捆包（袋）、轉(zhuǎn)交外收發(fā)簽收。（六）公文的對(duì)外發(fā)出（六）公文的對(duì)外發(fā)出發(fā)出公文就是將已封裝完畢的公文以多種方式傳遞給受文者。公文發(fā)出公文就是將已封裝完畢的公文以多種方式傳遞給受文者。公文除需直接專門投送給規(guī)定的收文機(jī)關(guān)（通信部門）之外，大多數(shù)情況除需直接專門投送給規(guī)定的收文機(jī)關(guān)（通信部門）之外，大多數(shù)情況下